Формирование дел как технологическая процедура в структуре документооборота

 

Формирование дел как технологическая процедура в структуре документооборота

Введение

В современных условиях для повышения эффективности управления в социальной сфере необходимо совершенствование работы с документами, так как принимая решение, которое может затрагивать все уровни учреждения как в нем, так и вне его, специалист должен опираться на информацию, на служебный документ.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Работа с документами должна иметь четкий, структурированный порядок, чтобы специалисты учреждаения могли направлять свои усилия на главные цели и задачи учреждения, не отвлекаясь на косвенные проблемы, затрагивающие их работу.

Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов несекретного характера.

Документом же может являться любая информация, зафиксированная на материальном носителе. Учреждения в процессе своей деятельности создают, получают и используют документы, изготовленные различными способами: рукописные, машинописные, составленные на ПК и другие виды документов.

Документы учреждения являются информационными источниками, которые имеют юридическую силу.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в учреждении. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организации, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Объект: технология документооборота

Предмет: формирование дел как технологическая процедура

Цель: разработать систему формирования дел в учреждении ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»

Гипотеза. Соблюдение нормативных документов, методических рекомендаций по процедуре формирования дел в структуре документооборота в учреждениях федерального уровня позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы учреждения, обеспечивать их эффективное функционирование с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Задачи:

1.Изучить методические материалы по организации документооборота

2.Рассмотреть процедуру формирования дел в учреждениях федерального уровня

.Проанализировать состояние документооборота в системе учреждения

.Разработать рекомендации по формированию дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»

В работе были использованы следующие методы:

üпоисково-исследовательский (изучение и анализ литературы);

üконтент-анализ;

üсистематизации и обобщения;

В ходе работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности федерального государственного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе».

Источниковая база работы содержит комплекс разнообразных источников. При комплектовании источниковой базы были учтены современные подходы к ее классификации.

Большую роль в работе играют письменные источники. Они, в свою очередь, подразделяются на следующие виды: законодательные акты и периодическую печать.

Законодательные акты представляет собой совокупность документов отражающих принципы и правила, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях, содержащие комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов к управлению документации. Государственная система документационного обеспечения управления (документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов управлению документацией); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (способствует решению технологических задач документирования); ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли); Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, с указанием сроков хранения).

В процессе подготовки выпускной работы были использованы периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство».

1. Формирование дел в технологической цепочке организации документооборота

1.1 Документооборот в структуре документационного обеспечения предприятия

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности зависит от многих факторов. В их числе - умение юридически правильно, надлежащим образом представить информацию в письменном виде, т.е. правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организацией при работе с документами.

Сфера деятельности человека, связанная с разработкой и оформлением документов и технологией работы с ними, называется делопроизводством (документоведением, документационным обеспечением управления).

Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без ее документирования, процесса создания, оформления исполнения и хранения исполненных документов. В ежедневной практической деятельности руководителям организаций, их структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.

С документированием связана деятельность всех сотрудников организации - от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые, сколь-нибудь важные для организации решения требуют документального оформления

В организации, любой организационно - правовой формы без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно - методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Нормативно - методическую базу делопроизводства составляют:

) законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

) указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;

) нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;

) государственные стандарты на документы;

) общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

) унифицированные системы документации;

) нормативно - правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.

В нормативно - методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов РФ и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов РФ, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории [5].

Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения управления организаций и предприятий.

Основным законом, регулирующим порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), является Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.).

Закон устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, таких как:

) порядок документирования информации;

) право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

) категории информации по уровню доступа к ней;

) порядок правовой защиты информации [20].

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

·документы, поступающие из других организаций (входящие);

·документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

·документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение входящих документов включает:

·первичную обработку;

·предварительное рассмотрение;

·регистрацию;

·рассмотрение руководством;

·передачу на исполнение;

·исполнение;

·контроль за исполнением;

·списание исполненного документа в дело.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат, орготдел и т.п.), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт, секретарь, офис-менеджер, делопроизводитель и др.) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов.

документооборот формирование дело технологический

1.2 Формирование дел как технологическая процедура документооборота

Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02, бухгалтерия - 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив.

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле - регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают [8].

При формировании документов в дела используются следующие основные признаки заведения дел:

·номинальный;

·предметно-вопросный;

·авторский;

·корреспондентский;

·географический;

·хронологический.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д.

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например:

Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки).

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора, например:

Протокола испытаний ООО НПО «Энергосервис».

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса, например:

Переписка со службой социального обеспечения по вопросам назначения пенсий.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например:

Переписка с ФГУЗ Омской области (запросы, ответы).

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку, например:

Ежемесячный отчет по гриппу.

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела [1].

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

·подшивку или переплет дела;

·нумерацию листов дела;

·составление листа-заверителя;

·составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

·внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель дела (рис. 1) составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано _______________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ________________________________;

пропущенные номера листов _______________________________

+ листов внутренней описи __________________________________

Особенности физического состояния и формирования делаНомера листов12

Наименование должности работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рис. 1. Форма листа-заверителя

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела (рис. 2). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. N ______________

N п/пИндекс документаДата документаЗаголовок документаНомера листов ед. хр.Примечание123456

Итого ___________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Рис. 2. Форма внутренней описи

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за… год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно») [13].

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

) раздельно группируются:

1. документы постоянного и временного сроков хранения;
2. подлинники и копии документов;
3. годовые, квартальные и месячные планы и отчеты;
4. утвержденные документы и их проекты;
5. в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
6. каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов (например, копия документа должна иметь отметку о заверении копий);
7. каждый подшиваемый в дело документ должен иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело;
8. в дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года (например, личные дела ведутся на всем протяжении периода работы сотрудника в организации).
9. в одно дело помещается не более 250 листов (или толщина дела должна быть не более 4 сантиметров);
10. приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты.

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 2002 г., составленный в 2001 г., должен быть отнесен к 2002 г., а отчет за 2001 г., составленный в 2002 г. - к 2001 г.

Перспективные планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года.

Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последовательности, например, документы отчета о финансовой деятельности предприятия, состоящего из баланса, пояснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: пояснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела располагаются в них по алфавиту фамилий.

Протоколы заседаний, совещаний у руководства и др. группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.

Переписка группируется за календарной год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом -

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности предприятия, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса [1].

Дела формируются в организации децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях. За формирование дел отвечают руководители структурных подразделений. Контроль за правильностью формирования дел осуществляет служба ДОУ. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

·помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовком дела по номенклатуре дел;

·помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

·группировать в деле документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

·группировать отдельно документы постоянного хранения и временных сроков хранения.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет исполнитель. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы располагаются в хронологическом порядке по номерам. Обращения граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению формируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ нумеруется следом за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об исполнении и направлении документа в дело», по одному вопросу, имеющие один срок хранения в течение 10 дней после сдачи документов исполнителем.

Контроль за сроками и правильностью оформления дел, организует служба ДОУ федерального органа исполнительной власти (организации).

При наличии в деле нескольких томов (частей), номер (индекс) дела и его заголовок проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1., т. 2, и т.д.).

Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопроснологической или другой последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента РФ, и выписки из протоколов заседаний Правительства РФ.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента РФ или Правительства РФ, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на эти акты дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшивать необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы заседаний коллегиальных органов управления формируются в отдельные дела.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы федеральных органов исполнительной власти и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка федеральных органов исполнительной власти и организаций группируется, как правило, за период календарного года и систематизируются в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом, при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

) нумерацию страниц в деле;

) составление заверительной надписи дела;

) составление в необходимых случаях внутренней описи дела;

) подшивку или переплет дела;

) внесение необходимых изменений в обложку дела.

На обложке дела указываются реквизиты:

) наименование федерального органа исполнительной власти (организации);

) наименование структурного подразделения;

) номер (индекс) дела;

) заголовок дела;

) дата дела (тома, части);

) количество листов в деле;

) срок хранения дела;

) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

) наименование федерального органа исполнительной власти (организации) указывается полностью в именительном падеже, у указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования;

) наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти (организации);

) номер дела - это цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел;

) заголовок дела переносится на обложку из номенклатуры дел;

) дата дела - это год заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти (организации) или его заместителя, курирующего службу ДОУ по актам.

Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника.

Внутренняя опись документов дела, лист - заверитель дела, форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения приведены в приложениях 74-76 [5].

Номенклатура дел - это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Номенклатура дел организации разрабатывается специалистом, отвечающим за работу с документами, утверждается руководителем организации, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, например муниципальных управлений социальной защиты. При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.

Если нет типовой или примерной номенклатуры дел, то для составления конкретной необходимо ознакомиться со структурой, характером деятельности организации, изучить состав документов, принятый порядок формирования дел, требования к порядку составления конкретной номенклатуры дел. В Основных правилах приведены формы номенклатуры дел организации и номенклатуры дел ее структурного подразделения.

Как правило, номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год и состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений или направлениям деятельности, если структура организации часто меняется.

Первым разделом всегда является служба ДОУ, независимо от места в утвержденной структуре. Индексом службы ДОУ всегда будет 01, и в этой службе всегда будут формироваться важнейшие документы, фиксирующие организационно-распорядительную деятельность, положения, уставы, приказы по основной деятельности и другие распорядительные документы, инструкции, планы и т.п.

После службы ДОУ в номенклатуру дел включаются разделы, названия которых являются наименованиями других структурных подразделений в соответствии с утвержденной структурой. В номенклатуру дел организации включаются разделы, содержащие дела общественных организаций, временно действующих органов, учреждений, а также дела организации, правопреемником которой выступает организация - автор номенклатуры дел. Таким образом, документ, полученный или созданный в организации, должен быть включен в определенное дело и иметь свой адрес в виде индекса и заголовка дела. Кроме документов в номенклатуру дел включаются все справочные и регистрационные картотеки, журналы, электронные документы и базы данных. Однако не следует включать в номенклатуру дел печатные издания (журналы, книги, газеты и т.п.).

Конкретная номенклатура дел должна охватить все документируемые участки деятельности организации.

Каждое структурное подразделение составляет свою конкретную номенклатуру дел на бланке структурного подразделения, заголовком которой является год, на который она составляется. Текст строится в виде таблицы, перед которой приводится название раздела с указанием индекса этого дела

Индекс дела всегда обозначается арабскими цифрами и состоит из цифрового индекса, присвоенного в организации структурному подразделению (эти индексы фиксируются или в классификаторе индексов структурных подразделений или в приложении к инструкции по делопроизводству) и порядкового номера дела (заголовка) в пределах данного раздела. Индекс дела 01-15 будет означать, что указанное дело включено пятнадцатым по счету в номенклатуру дел службы ДОУ. Этот индекс может быть дополнен информацией из классификатора вопросов деятельности, если он разработан в организации.

Заголовок дела (тома, части) фиксируется во второй графе, и здесь необходимо соблюдать следующие требования:

заголовок дела должен быть сформулирован в соответствии с требованиями, указанными в Основных правилах работы ведомственных архивов; заголовки дел внутри разделов номенклатуры дел должны располагаться по степени их важности и во взаимосвязи.

Заголовок дела должен быть сформулирован так, чтобы по его наименованию было понятно, какие виды документов могут быть подшиты в дело и по какому вопросу, т.е. заголовок должен кратко отражать содержание и состав документов дела. Для достижения единообразия в формулировках заголовков дел Основные правила работы ведомственных архивов устанавливают максимальный набор элементов заголовка дела. К ним относятся:

·название вида дела (журнал, переписка) или разновидности документов (постановления, решения, докладные записки);

·название автора документа (организации, структурного подразделения, комиссии, должностного лица и др.);

·краткое содержание документов дела (о чем? по какому вопросу?);

·название адресата (корреспондента документа);

·название местности, с которой связано содержание документов;

·даты (период), к которым относится содержание документов дела;

·указание на копийность документов.

Как было указано, это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.

В номенклатуре дел не указывается дата (период) в заголовках дел, где осуществляется формирование документов текущего делопроизводственного года, не указывается подлинность документов, а только копийность. В этом случае к заголовку добавляют слово «копия», например: «Приказы директора Московского политехникума по личному составу. Копии».

При формулировке заголовков дел необходимо руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, Основными правилами работы ведомственных архивов и перечнями документов с указанием сроков хранения - типовыми, отраслевыми, ведомственными, в которых приводятся типовые формулировки заголовков дел. Эти заголовки после незначительного уточнения (внесение конкретного адресата, например) включаются в номенклатуру дел организации.

Количество томов, частей (графа 3) заполняется в конце года, когда становится очевидным, сколько томов дела сформировалось, учитывая, что количество листов в деле не должно превышать 250 при сдаче дела в архив.

Сроки хранения дел (графа 4) указываются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков хранения со ссылкой на

конкретную статью использованного перечня. Если используют несколько перечней, то в графе «Примечание» необходимо указать название использованного перечня. Если в номенклатуру дел включают заголовки дел, которых нет в действующих перечнях, то сроки их хранения согласовывают с экспертно-проверочной комиссией соответствующего госархива, в который организация передает дела на хранение. Основным перечнем в стране принято считать «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения». Но данный перечень не охватывает весь состав документов, образующихся в нашей стране, потому в ряде отраслей созданы отраслевые (ведомственные) перечни. Такие перечни охватывают все участки деятельности системы органов, входящих в данную отрасль, в них легче найти соответствующий заголовок дела. Кроме срока хранения в данной графе номенклатуры дел должна быть проставлена ссылка на порядковый номер статьи, например: 75 лет, ст. 508.

Примечание - эта графа номенклатуры дел заполняется не всегда, а только тогда, когда приведенное примечание уточняет, дополняет или разъясняет заголовок дела или какие-либо условия формирования или хранения данного дела. Так, в примечаниях необходимо сделать отметку о том, что данное дело является «переходящим», т.е. что оно не сдается в архив в установленные сроки, а необходимо для использования в делопроизводстве еще несколько лет. В нормативных документах не содержится особых требований к заголовкам дел электронных документов, поэтому следует придерживаться общих требований. Но в графе «Примечание» необходимо указать вид носителя и место его хранения [13].

Номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, т.е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел структурными подразделениями, редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов. Проект номенклатуры дел визируется заведующим ведомственным архивом или лицом, ответственным за архив, рассматривается экспертной комиссией организации, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. В том случае если организация передает документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения и только после этого она утверждается руководителем организации и может быть введена в действие с начала нового делопроизводственного года.

К номенклатуре дел крупной организации может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения, и др.

Номенклатура дел составляется в 4 экземплярах, из которых:

·первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;

·второй экземпляр используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;

·третий экземпляр находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве;

·четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.

При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь и ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.

В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовки; может возникнуть необходимость формирования новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесения их в номенклатуру дел и т.п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурных подразделений, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передает итоговые сведения по организации в ведомственный архив.

Данные сведения необходимы ведомственному архиву для подготовки места для приема и размещения дел постоянного и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по ведомственному архиву, контроля за передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и др.

Номенклатура дел организации является важнейшим учетным документом в делопроизводстве, определяющим основные принципы группировки и систематизации дел организации в текущем делопроизводстве, и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в ведомственном архиве. В том случае, если ведомственный архив принимает на хранение дела временного срока хранения (до 10 лет), номенклатура дел в этом архиве также используется для учета дел данной категории [16].

2. Технология формирования дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в омской области в Тарском районе»

.1 Анализ системы формирования дел в ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»

«Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе» (далее «ЦГиЭ в Тарском районе») является филиалом некоммерческой организацией федеральным государственным учреждением здравоохранения Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Центр входит в единую федеральную централизованную систему органов и учреждений, осуществляющих государственный санитарно-эпидемиологический надзор.

Структура, задачи, функции, порядок деятельности «ЦГиЭ в Тарском районе» утверждаются Федеральной службой.

Структура «ЦГиЭ в Тарском районе» иерархическая.

Полное наименование:

·филиал федерального государственного учреждения здравоохранения «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе».

Сокращенное наименование:

·Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе.

Центр создан на основании распоряжения Правительства Российской Федерации от 13 января 2005 года №23-р. как филиал областного «Центра гигиены и эпидемиологии в Омской области»

При осуществлении своей деятельности «ЦГиЭ в Тарском районе» руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, актами Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации, актами Федеральной службы, а также Уставом учреждения.

Задачами «ЦГиЭ в Тарском районе» является профессиональное и иное обеспечение деятельности Территориального управления в пределах прав и полномочий, определенных Уставом.

Для решения предусмотренных Уставом задач «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляет следующие полномочия:

·обеспечивает деятельность Управления по осуществлению надзора и контроля при проведении проверок соблюдения и выполнения юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями и гражданами требований законодательства Российской Федерации в области обеспечения санитарно-эпидемиологического благополучия населения и в сфере защиты прав потребителей, правил продажи отдельных видов товаров, выполнения работ и оказания услуг;

·выполняет определяемый Управлением перечень и объем мероприятий и работ по обеспечению государственного санитарно-эпидемиологического надзора, контроля в сфере защиты прав потребителей и соблюдения правил продажи отдельных видов товаров, выполнения работ, оказания услуг;

·проводит на основании решения Управления необходимые для осуществления надзора и контроля исследования, испытания, измерения, экспертизы и иные виды оценок.

Центр имеет право осуществлять по договорам возмездного характера с гражданами, индивидуальными предпринимателями и юридическими лицами определенные приносящие доход виды деятельности, не запрещенные законодательством Российской Федерации.

Филиал ФГУЗ «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе»:

I. Оказывает консультативные услуги по вопросам:

·санитарно-эпидемиологического благополучия населения;

·организации проведения санитарно-эпидемиологических экспертиз;

·защиты прав потребителей;

·соблюдения правил продажи отдельных видов товаров, выполнения работ, оказания услуг;

II Проводит:

·лабораторные и инструментальные исследования, измерения, токсикологические, гигиенические и иные виды оценок;

·санитарно-эпидемиологические экспертизы, обследования, исследования, испытания, а также токсикологические, гигиенические и иных видов оценок с выдачей по их результатам экспертных заключений;

III Осуществляет:

·гигиеническое воспитание населения, обучение и аттестацию с гигиенической подготовкой работников организаций и индивидуальных предпринимателей в соответствии с законодательством Российской Федерации;

·оформление, выдачу и учет личных медицинских книжек работникам отдельных профессий, производств и организаций, деятельность которых связана с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды, воспитанием и обучением детей, коммунальным и бытовым обслуживанием населения;

·оформление, выдачу и учет санитарных паспортов на транспортные средства, специально предназначенные или специально оборудованные для перевозок пищевых продуктов, медицинских иммунобиологических препаратов.

Анализ технологических процедур документооборота в «Центр гигиены и эпидемиологии в Омской области в Тарском районе» выявил сильные стороны:

·ведутся журналы входящих, исходящих и внутренних документов;

·внедряется программа электронного документооборота.

Однако наряду с эти существуют проблемы, перечислим их в порядке приоритетности:

·действует инструкция по делопроизводству старого образца;

·номенклатура дел составлена с нарушениями требований стандартов;

·инструкция предусматривает ведение единого архива, которого нет в учреждении;

·нет контроля за исполнением документов.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в «ЦГиЭ в Тарском районе» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления [4] и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ [18]. Утверждается инструкция главным врачом. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1.Общие положения

2.Документация организации

.Подготовка и оформление документов организации

.Организация документооборота

·Организация доставки документов

·Прием и обработка входящих документов

·Подготовка и обработка исходящих документов

·Движение внутренних документов

·Регистрация документов

·Информационно-справочная работа в организации

·Контроль исполнения документов

·Работа исполнителей с документами

·Учет количества документов

5. Систематизация и хранение документов

. Порядок подготовки документов к передаче в

архив организации

. Порядок передачи дел в архив организации

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении №1.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Несмотря на то, что «ЦГиЭ в Тарском районе» существует несколько лет, работы по организации технологии документационного обеспечения управления начали проводиться только с 2005 года. Документационное обеспечение управления в «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляется секретарем.

Организация работы с документами в учреждении включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или сдачи в дело [3].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления учреждения.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ [4] установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в учреждении.

Документационное обеспечение - важнейшая функция управления, нуждается в тщательно продуманной организации.

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства учреждения документной информацией.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками учреждения. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами [12].

Под объемом документооборота учреждения понимается количество документов, полученных и созданных учреждением за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

В документационном обеспечении «ЦГиЭ в Тарском районе» выделяют три группы документов:

·документы, поступающие из других организаций (входящие);

·документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

·документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние)

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы учреждения, подготовившей его [3]. Внутренние документы «ЦГиЭ в Тарском районе» по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

·Организационные документы, которые регламентируют деятельность учреждения (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

·Распорядительные документы, издаваемые главным врачом, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

·Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки и т.д.).

Внутренние документы в учреждении оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название учреждения, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера. Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в учреждении при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 97.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники учреждения используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника учреждения другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование главного врача о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляется централизованно секретарем.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

·адрес отправителя;

·время отправки и получения документа;

·при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату.

Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

На рассмотрение главного врача передаются документы, полученные от правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

После рассмотрения документов главный врач наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит на контроль и вносит данные в журнал.

В соответствии с существующими требованиями подлинник должен передаваться ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

Отправляемые учреждением документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

·составление проекта документа исполнителем;

·проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

·согласование проекта документа;

·подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);

·регистрация документа;

·отправка документа адресату;

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем. Главный врач вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации.

Для регистрации исходящих документов требуются следующие данные:

·порядковый номер документа, включающий номер дела;

·адресат (корреспондент);

·краткое содержание или заголовок;

·отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

·исполнитель;

·примечание.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [4].

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам «ЦГиЭ в Тарском районе», которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов [11].

Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам учреждения и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов учреждения.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам учреждения и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

Для «ЦГиЭ в Тарском районе», как для учреждения медицинского профиля, характерна разветвленная структура, наличие лабораторий, находящихся в других районах области. Учитывая специфику учреждения, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарем, другая же в структурных подразделениях районов. Регистрация документов, поступивших на имя главного врача, производится однократно секретарем.

В «ЦГиЭ в Тарском районе» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом (из-за отсутствия перечня документов, не подлежащих регистрации) регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д.

На входящем документе штампом в правом нижнем углу проставляется дата поступления и номер по порядку.

Регистрация входящих документов «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществляется путем занесения данных в Журнал регистрации входящих документов (рис. 3).

№ входящего документаДата поступленияЗаголовокДата и № документаИсполнительКто принял123456Рис. 3. Форма регистрационного журнала для входящих документов

Резолюция главного врача вносится в базу документов, поставленных на контроль.

На исходящих документах «ЦГиЭ в Тарском районе» проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями [4]. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата.

Регистрация исходящих документов «ЦГиЭ в Тарском районе» ведется в журнале, содержащем следующие графы (рис. 4)

Исходящий №Дата документаЗаголовокАдресатИсполнительПримечания (кто принял документ)123456Рис. 4. Форма регистрационного журнала для входящих документов

В «ЦГиЭ в Тарском районе» регистрацией внутренних документов занимается секретарь. Все внутренние документы (рис. 5), поступающие на имя главного врача, а также приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности регистрирует секретарь.

Дата и номер поступленияДата и номер документаСтруктурное подразделениеВид документаСодержаниеИсполнитель123456Рис. 5. Журнал регистрации внутренних документов

«ЦГиЭ в Тарском районе» имеет в своем составе несколько лабораторий: в Седельниковском районе, Муромцевском и Колосовском. Документы, поступающие из этих лабораторий, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации документов «ЦГиЭ в Тарском районе» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов [3]. Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах [18].

Практическая работа по контролю в «ЦГиЭ в Тарском районе» не осуществляется.

Для ведения контроля исполнения секретарь может использовать компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения. Базы данных по контролю содержат следующие графы (табл. 1).

Таблица 1. Контроль исполнения поручений

№ п/п№ док-таДата док-таВид док-таКраткое содержаниеИспол-нительСрок испол-ненияХод испол-ненияОтметка о снятии с контроля123456789

Секретарем должны осуществляться следующие операции:

·формирование базы контролируемых документов;

·направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

·напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

·получение информации о ходе и результатах исполнения;

·занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;

·регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

·снятие документов с контроля по указанию руководителя.

После указания главного врача о постановке документа на контроль секретарь должен просматреть его, поставить штамп красного цвета на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем занести номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

Затем снимается копия для исполнителя и подшивается в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов «ЦГиЭ в Тарском районе», если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ. Индивидуальные сроки устанавливает главный врач.

Изменение срока исполнения производится только по указанию главного врача в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Результаты исполнения отмечаются только в регистрационной базе в компьютере. На самом документе отметка о снятии с контроля, надпись «В дело» с подписью и датой, проставляемой в нижнем правом углу оборотной стороны последнего листа исполненного документа, не проставляется.

Ежедневно секретарь должен учитывать и обобщать данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителями. В случае существенного отставания, задержки исполнения, делается доклад главному врачу для принятия экстренных мер.

При ведении контроля используются компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel. В настоящий момент существуют программы, специально разработанные для выполнения этой функции, позволяющие вести контроль за исполнением документов централизованно, с более удобным поиском.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел [13]. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Номенклатура дел - это классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска [11].

Несмотря на то, что «ЦГиЭ в Тарском районе» существует несколько лет, номенклатура дел составлена не по требованиям стандартов.

При ее составлении учитываются требования, предъявляемые нормативно-методическими документами - Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов, Перечнем документов с указанием сроков хранения, методическими материалами по разработке номенклатуры дел.

Помимо этого используются положения о структурных подразделениях «ЦГиЭ в Тарском районе», штатное расписание, перспективные и текущие планы, а также сами документы, как входящие, так и созданные в процессе деятельности подразделений.

В унифицированную форму номенклатуры дел следует включить такие реквизиты:

·наименование организации;

·наименование структурного подразделения;

·название вида документа;

·место составления;

·на какой год;

·название разделов;

·гриф утверждения;

·гриф подписания.

Примерная номенклатура дел, разработанная для «ЦГиЭ в Тарском районе», представлена в приложении №2.

Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку [3].

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела [3]. Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

В «ЦГиЭ в Тарском районе» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (приказы, акты, контракты). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку реактивов, на оказание каких-либо услуг и т.д.

При формировании дел, секретарю «ЦГиЭ в Тарском районе» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов [4].

Дела «ЦГиЭ в Тарском районе» подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке.

В зависимости от сроков хранения секретарем проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела [13].

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.) [13].

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число [4]. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования даты.

При изменении названия структурного подразделения «ЦГиЭ в Тарском районе» в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения [4].

В структуре «ЦГиЭ в Тарском районе» до настоящего момента отсутствует такое подразделение, как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают сотрудники структурных подразделений.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на государственное хранение. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов «ЦГиЭ в Тарском районе» должна регламентироваться Положением о комиссии. В «ЦГиЭ в Тарском районе» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

Основным содержанием и результатом работы экспертной комиссии является рассмотрение, представляемых делопроизводственной службой описей дел постоянного и временного хранения, описей документов по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения [2].

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всего учреждения. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе [13]. Акт об уничтожении документов представлен в приложении №3.

Все лица, ответственные за делопроизводство в «ЦГиЭ в Тарском районе», обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

2.2 Рекомендации по формированию дел в учреждении

Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами.

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.

Для такого учреждения как «ЦГиЭ в Тарском районе», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

С вступлением в силу закона об электронной подписи [19], стало возможным обеспечение правовых условий для использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека (гражданина или индивидуального органа юридического лица) в документе на бумажном носителе.

Учитывая территориальный разброс некоторых подразделений «ЦГиЭ в Тарском районе», создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

В число основных автоматизируемых функций, которые должна обеспечивать система входят следующие:

·регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

·регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов [10];

·списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

·осуществление контроля за исполнением поручений;

·поиск документов [9, 12].

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

·на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой учреждения в этой области;

·какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в учреждении;

·какова организация распределения, хранения и обмена документами между отделами, эффективность сетевого взаимодействия;

·определиться с финансовыми затратами [12].

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации [20].

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

1.Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

2.Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

.Регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

.Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

.Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;

.Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

.Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты [6].

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

·Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

·При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает;

·Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Заключение

В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Машина предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Основной целью данной работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления «ЦГиЭ в Тарском районе» и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ нормативно-методической базы делопроизводства, законодательных актов субъектов РФ и правовых актов, принимаемых органами исполнительной власти субъектов РФ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания учреждения:

1.Следует разработать необходимые нормативные документы: инструкцию по делопроизводству.

2.Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

·первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации; при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю);

·регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

·формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с главным врачом «ЦГиЭ в Тарском районе»);

·при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с с главным врачом «ЦГиЭ в Тарском районе»

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

. Необходимо составить номенклатуры дел учреждения с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем [16].

. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

. Необходимо приступить к созданию архива для документов учреждения.

. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства.Первоначально обработка документов в «ЦГиЭ в Тарском районе» осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества отделов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов. Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов учреждения позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания «ЦГиЭ в Тарском районе», значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для учреждения.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети. Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

В целом, анализируя результаты организации делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

Список используемой литературы

1.Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. - 144 с.

2.Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.

.ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Издательство стандартов, М., 1998.

4.Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД. 1991, 75 с.

.Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации/ Непогода А.В. Семченко П.А.-М: Омега-Л. 2008. - 506 с

6.Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело 1998. №3. С. 24-29

7.Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. №1. С. 35-39

8.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. - 304 с.

9.Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.

10.Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2000. №3. С. 33-39.

.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). М., ЗАО «Бизнес-школа «Интел - синтез» 2002 - 384 с.

.Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 - 137 с.

.Основные правила работы ведомственных архивов. М., 2002, 172 с.

14.Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств и ведомств, других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Росархив. М., 2000.

15.Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М. 2008. - 304 с.

16.Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям. - М.:Мастерство, 2002. - 208 с.

.Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений. Методическое пособие. М., ВНИИДАД, 1998 - 73 с.

18.Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. М., 2006.

19.Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 №1-ФЗ. Собрание законодательства РФ. 14.01.2002. №2.

.Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изм. и доп. от 10 января 2003 г.)

Формирование дел как технологическая процедура в структуре документооборота Введение В современных условия

Больше работ по теме: