Фонд № 115 архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради як джерело вивчення історії організації товариства "Знання"

 

ЗМІСТ

ВСТУП

РОЗДІЛ 1. АРХІВНИЙ ВІДДІЛ Виконавчого КоМІТЕТУ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ - ОДНЕ З ГОЛОВНИХ ДЖЕРЕЛ ДОКУМЕНТАЛЬНОЇ СПАДЩИНИ УКРАЇНСЬКОГО НАРОДУ

.1 Нормативно - правова база діяльності архівів

.2 Історія виникнення архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

.3Фондування та облік документів архіву

1.3.1Фондування документів архіву

.3.2 Ведення обліку документів в архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

РОЗДІЛ 2. ВІДОБРАЖЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ ТОВАРИСТВА «ЗНАННЯ» В АРХІВНИХ СПРАВАХ

.1 Загальна характеристика фонду № 115 архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

.2 Класифікація документів архівного фонду № 115

2.3 Причини створення товариства «Знання» СРСР

.4 Основні напрямки діяльності товариства за матеріалами фонду

.4.1 Довідки, документи про роботу груп товариства «Знання» в установах та на підприємствах Кременчука

.4.2 Лекційна робота

.4.3 Народний університет - школа лекторської майстерності

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ Виконавчого КоМІТЕТУ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

.1 Загальна проблематика роботи архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

.2 Впровадження інформатизації та комютеризації в роботу архівної справи

.3 Розробка концепції зберігання електронного документу

.4 Створення відкритого доступу до електроних документів,через мережу Інтернет

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ

.1 Гарантування прав громадян на охорону праці

.2 Компютерна техніка та її вплив на організм людини

.3 Забезпечення оптимальних умов гігієни і санітарії в архівному відділі

.4 Організація протипожежного захисту в архівному відділі

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

ДОДАТКИ

ПЕРЕЛІК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ

КПРС - Комуністична партія радянського союзу

СРСР - Союз Радянських Соціалістичних Республік

УРСР - Українська Радянська Соціалістична Республіка

Од.зб. - одиниці зберігання

ЕК - експертна комісія

ЕПК - Експертно - перевірна комісія

МК - місцевий комітет

ПК - профспілковий комітет

ЕОМ - електронно - обчислювальна машина

НАФ - Національний архівний фонд

КПУ - Комуністична партія України

КВБЗ - Крюківський вагонобудівний завод <#"justify">Архівні установи, що функціонують у нашій державі, незалежно від форми власності, на якій вони утворені, керуються у своїй діяльності Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних і місцевих органів влади, положеннями або статутами про ці установи. Сукупність, а точніше - ієрархічна система цих нормативно-правових актів із взаємоузгодженими і взаємопов'язаними у своєму ідеалі нормами є правовою базою функціонування архівів.

Основу правової системи, її ядро становить Конституція України, де викладено низку норм, що мають безпосереднє відношення до історико-культурної спадщини, архівно-документальної інформації, а відтак - і до діяльності архівів. Ці норми розглядаються в різних аспектах: як права і свободи людини, як обов'язок держави, як результат інтелектуальної, творчої діяльності людини і об'єкт права власності. Усі інші нормативно-правові акти приймаються на основі Конституції України і мають відповідати їй [1;2].

Функціонування архівів, як суб'єктів господарювання, регламентується нормами цивільного, трудового, фінансового, майнового, господарського права. Специфічну діяльність архівів, пов'язану з формуванням Національного архівного фонду, зберіганням його документів та використанням архівної інформації, тією або іншою мірою регулюють норми близько 20 законів. Найзначнішими з них є Закон УРСР "Про охорону і використання пам'яток історії та культури", Основи законодавства України про культуру, Закон України "Про інформацію", а також, безперечно, базовий галузевий Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи"[10,с.4 - 15].

Різні аспекти діяльності архівних установ зачіпають закони про державну таємницю, про місцеве самоврядування, про місцеві державні адміністрації, про бібліотеки і бібліотечну справу, про авторське право і суміжні права, про обов'язковий примірник документів, про нотаріат, про приватизацію державного майна, про вибори народних депутатів і Президента України та ін. Нещодавно набув чинності й Закон «Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей».

На основі й на виконання Конституції та законів Президент України видає укази й розпорядження. У галузі архівної справи указами, зокрема, встановлено два професійних свята: День працівників архівних установ і День пам'яток історії та культури. Указом затверджено положення про провідну архівну установу, центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи та діловодства - Державний комітет архівів України.

Постановами Кабінету Міністрів затверджено низку підзаконних нормативних актів, зокрема типові положення про місцеві державні архівні установи, інструкції та положення по роботі з різними категоріями документів тощо.

Наступною ланкою загальної системи правових актів, що регулюють архівну діяльність, є нормативно-правові акти центральних і місцевих органів виконавчої влади, передусім Держкомархіву. Згідно з чинним законодавством такі акти для набуття ними необхідної юридичної сили мають реєструватися у відповідних органах юстиції.

Після здобуття Україною незалежності Головархівом було проаналізовано нормативну базу діяльності архівних установ. Її складали кілька десятків на той час нормативних і методичних документів різних рівнів затвердження і видів, якими керувалися архівісти. Серед них переважали союзні розробки або україномовний переказ союзних настанов.

Постало завдання створення власної нормативної бази національної архівної справи, якісно нової за своєю суттю, що не лише враховує технологічні чи національні особливості, а й виходить з одного з фундаментальних завдань нового суспільства - побудови правової держави.

На ролі нормативно-методичного забезпечення ведення архівної справи як одного з найважливіших завдань тодішнього центрального органу в цій сфері - Головархіву - наголошено й у статті 7 архівного закону, присвяченій Головному архівному управлінню.

Законодавчою основою проведення цієї роботи стали згадані вище закони, передусім Закон України "Про Національний архівний фонд і архівні установи". Його текст містить посилання на документи, що мали регламентувати порядок реалізації законодавчих норм. Передбачалося розробити близько 40 підзаконних актів.

Проблема ускладнювалася низкою обставин: постійними змінами в законодавчій базі, відсутністю досвіду роботи такого масштабу й системного підходу, підвищеними вимогами до якості, пов'язаними з держреєстрацією, відсутністю в системі юридичної служби, нерозробленістю понятійного апарату вітчизняної архівної справи.

Ці труднощі в основному вдалося подолати. На сьогодні абсолютну більшість підзаконних актів уже розроблено й затверджено.

Водначас ведеться розроблення інших нормативно-методичних документів з архівної справи, що, зрозуміло, також мають ґрунтуватися на новій законодавчій базі. Зокрема, вже підготовлено другу редакцію проекту Основних правил роботи державних архівів, розроблено проект Основних правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій.

Крім нормативних актів Головархіву, окремі питання архівної діяльності зачіпають правила, інструкції та положення, видані іншими центральними органами виконавчої влади в межах їх повноважень.

Безумовно, існуюча правова база діяльності архівних установ - доволі строката й далека від досконалості, що, не являючи собою стрункої збалансованої системи, є, скоріше, конгломератом залишків нормативних актів минулого, початкових спроб власного нормотворення, замішаного на романтизмі і добрих намірах, та першого доробку сучасної української архівістики. Неповнота, не завжди достатній професійний рівень, суперечливість, невідповідність окремих норм Основному закону, неврахування інтересів усіх учасників процесів, що регулюються, незбалансованість з реальними можливостями - ці та інші вади загальної правової бази притаманні й системі нормативно-правових актів з архівної справи.

Якими ж є шляхи вдосконалення архівної нормативно-правової бази. Вони вбачаються передусім у базуванні на найвищих досягненнях сучасної архівістики, насиченні нормами прямої дії, посиленні їх взаємоузгодженості, кореляції з міжнародно-правовими нормами, уточненні й конкретизації міри відповідальності за порушення.

За якими напрямами має здійснюватися ця робота. Передусім, це вдосконалення базового Закону. Прийняття його наприкінці 1993 року мало неабияке значення для долі українських архівів. На зламі епох, у ситуаціях невизначеності з багатьох питань Закон забезпечив правовий захист Національного архівного фонду. Він конституював поняття "Національний архівний фонд", "архівні установи", увів їх до правового простору. Причому щодо НАФ це відбулося з високим початковим потенціалом - як однієї з найвищих загальнонаціональних цінностей. Процедура прийняття Закону привернула увагу суспільства до значення й ролі архівів. Таким чином було зроблено певний внесок у розв'язання головної проблеми архівної справи - усвідомлення суспільством справжньої ролі архівів. Нарешті, поява Закону стала поштовхом до подальшого розвитку правової бази архівної справи, її реформування згідно з вимогами сучасності.

Проте за перехідної доби закони не можуть бути стабільними. Практика реалізації архівного Закону виявила необхідність вдосконалення окремих норм. Прийняття Конституції, законів про органи влади і самоврядування спричинило необхідність узгодження норм нашого Закону з цими базовими актами. За цей час прийнято чимало інших законів у близьких чи споріднених сферах. Стала очевидною нездійсненність у сучасних умовах окремих норм. Поглибилися наші знання про досвід законодавчого регулювання архівної справи за кордоном. Дещо напрацьовано вітчизняним архівознавством і в теоретичному плані, у тому числі в питаннях понятійного апарату і термінології.

Для узагальнення пропозицій щодо вдосконалення базового архівного Закону, проведення їх експертизи й редагування в центральному органі в галузі архівної справи кілька років тому було створено спеціальну робочу групу, куди, до речі, разом з іншими фахівцями увійшла більшість авторів першої редакції Закону. У ході її роботи опрацьовано й внесено до тексту Закону більш як 60 змін та доповнень, багато з яких мають суттєвий характер. Таким чином, ідеться про нову редакцію Закону. Запропоновано зміни, які, на наш погляд, розширять сферу застосування Закону і спрямовані на повнішу його реалізацію.

У пропозиціях Держкомархіву до Закону посилено регулюючу роль держави в організації архівної справи. Досвід національного архівного будівництва, у тому числі останніх років, переконливо доводить перспективність саме такого підходу. До речі, розкрито зміст самого поняття "архівна справа" як галузі життєдіяльності суспільства, що охоплює правові, наукові, технологічні, економічні та інші питання діяльності архівних установ і громадян зі збирання, обліку, зберігання архівних документів та використання їх інформації. У зв'язку з цим пропонується законодавче унормування й поняття "архівні документи", що за своїм змістом є ширшим за поняття "документи Національного архівного фонду".

Відповідно до сучасних реалій внесено уточнення до системи архівних установ. При цьому довелося відхилити спроби деяких відомств безпідставно, якщо виходити з обраних Законом критеріїв, розширити коло постійного галузевого зберігання документів НАФ. Водночас чітко визначено, які саме місцеві архівні установи є структурами органів виконавчої влади, а які - місцевого самоврядування. Суттєво, що режим регулювання щодо документів НАФ, які перебувають у комунальній власності, прирівняний до режиму регулювання щодо державних документів НАФ. У пропозиціях конституйовано новий вид місцевих архівних установ, що зараз повсюдно створюються місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, які не входять до складу НАФ, але мають соціально-правове та інше практичне значення.

У проекті нової редакції Закону значно посилено норми, спрямовані на забезпечення збереженості НАФ. Це, зокрема, зроблено шляхом заборони виселення архівів, у яких зберігаються документи НАФ, без надання іншого рівноцінного приміщення, а також регламентації дій ліквідаційних комісій щодо архівних документів, уведення зобов'язань повернення документів НАФ, вилучених для здійснення судово-слідчих дій, відшкодування користувачами завданих ними архівним установам збитків тощо.

Кілька важливих уточнень запропоновано щодо процедури експертизи цінності документів з метою активізації залучення до НАФ архівних документів, що перебувають у приватній власності. Зроблено рухомою часову межу, за якою власники архівних документів зобов'язані подавати їх на експертизу. Цей термін - 50 років від моменту створення документів - обрано не випадково, він збігається із строком у визначенні поняття антикваріату щодо культурних цінностей. Водночас зафіксовано статус документів НАФ як пам'яток культури, що сприятиме зняттю проблем у застосуванні пам'яткоохоронного законодавства щодо документальної культурно-історичної спадщини.

У чинному архівному Законі не визначено статусу державних архівних установ щодо документів, які належать державі й зберігаються у їхніх сховищах. Можливість різних інтерпретацій у цьому відношенні запропоновано усунути введенням норми про те, що ці документи передані державою архівам в оперативне управління.

Іншим напрямком удосконалення архівної правової бази є внесення змін та доповнень до інших законів, що тією чи іншою мірою стосуються архівної справи. Наприклад, посилення дієвості приписів архівних органів має забезпечити внесення відповідних змін до Кодексу України про адміністративні правопорушення; матеріально-фінансовий стан архівів можливо поліпшити внесенням змін до законів з питань фінансування, оподаткування та інших.

Ще один шлях - ініціювання розроблення і прийняття більш широкого Закону, який би охоплював більшість правових проблем галузі, - Закону про архівну справу. Видається необхідним також законодавчо впорядкувати питання документування управлінської діяльності. Це питання назріло, адже архівна стадія життя документа врегульована саме законом. Законодавчо регламентовані й окремі спеціальні системи документування.

Плідною для архівістів може стати й участь у підготовці чи вдосконаленні інших законів у частинах, що стосуються архівів. Це дозволить уникати колізій законів або затвердження таких норм, які неможливо реалізувати. На жаль, на практиці законопроекти не завжди погоджуються з усіма заінтересованими органами. Так, неучасть архівістів у формуванні нової редакції Закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" призвела до того, що визначення вжитого в ньому терміна "бібліотека" фактично нічим не відрізняється від визначення архіву ("інформаційний, культурний, освітній заклад, що має упорядкований фонд документів і надає їх у тимчасове користування фізичним та юридичним особам").

Безперечно, має продовжуватися і навіть активізуватися створення Держкомархівом підзаконних нормативних актів, у тому числі спільно з іншими центральними органами виконавчої влади. Систематичний контроль за виконанням актів законодавства, який у межах своїх повноважень здійснює Держкомархів, не лише забезпечує належну реалізацію їх норм, а й дає інформацію про недостатність, застарілість окремих норм, прогалини у правовому полі.

Чимало правових проблем щодо архівної справи потребують науково- теоретичного розроблення. Серед них першочерговими є проблеми майнових відносин на документи НАФ. У зв'язку з цим архівна наука повинна прискорити пошук критеріїв і методики грошової оцінки архівних документів. Розроблення такого синтезуючого нормативного акта, як Основні правила роботи держархівів, гальмується через затримку відповіді архівознавців на запитання щодо класифікації документів НАФ. Досі не знайдено позитивного рішення у методиці визначення нормативів кадрового забезпечення державних архівів. Потребує оновлення в сучасних умовах теорія експертизи цінності документів. Взагалі ще навіть не усвідомлюється необхідність розроблення загальної теорії Національного архівного фонду.

Активніше має провадитися нормотворча робота на місцях, адже місцеві державні архівні установи є в нас структурами органів виконавчої влади. На основі й на виконання нормативних актів вищих органів вони повинні приймати рішення про включення певних юридичних осіб до числа джерел комплектування, про терміни зберігання документів НАФ у низових державних архівних установах, про порядок користування документами, про визначення цін на платні послуги тощо.

Нормотворчою роботою в органах виконавчої влади і, зокрема, в архівних органах повинні займатися висококваліфіковані фахівці, здатні узагальнювати й аналізувати практику діяльності об'єктів управління в певній галузі, моделювати правовідносини, що мають бути врегульовані, і подавати зміст такого регулювання відповідно до вимог нормотворчої техніки, лексики та стилістики. Експертизу розроблюваних проектів нормативно-правових актів здійснює відомча юридична служба. Але її завдання в цій справі не можуть обмежуватися лише експертизою готових проектів. Вона має систематизувати галузеве законодавство, виконувати аналітичні, координаційні, прогнозні функції.

Іншим аспектом розвитку архівного права є забезпечення дотримання встановлених норм усіма суб'єктами права. Особливу роль у цьому має відігравати правова освіта архівістів, набуття ними вміння користуватися нормативно-правовими актами і використовувати їх положення в практичній діяльності. Вивчення історії та теорії архівного права, засвоєння елементів нормотворчої техніки мають стати обов'язковими складовими підготовки сучасних архівістів у вищій школі. Адже їм - не лише виконувати норми цього права, а й розвивати його. Ці питання мають бути враховані також у програмах післядипломної освіти архівних працівників.

1.2 Історія виникнення архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

Розвиток архівної справи в місті Кременчуці поділяється на три етапи: довоєнний (1933-1941), 1943-1991, періоду незалежності.

Декретом 1918 року документи відомчих архівів, державних установ і архіви приватних осіб були визначені як державна власність. Заборонялось знищення документів, і для їх зберігання створювалися державні архіви.

До Великої Вітчизняної війни в місті було створено і працювали два архіви: Кременчуцький державний історичний архів (діяв він з 1932 по 1941 рік) і Кременчуцький державний міський архів (роки його діяльності - 1933-1941).

Історичний архів був розташований в колишній Хоральній синагозі по вул. Червоноармійській, 29, а державний міський архів - у приміщенні міської ради по вул. Леніна, 48. Штатних працівників історичного архіву було 16, міського - 2.

У Кременчуцькому державному історичному архіві на початок війни на зберіганні були документи з 1648 року по 1940 рік з загальною кількістю фондів - 1753, одиниць зберігання - 487636, а також книжковий фонд бібліотеки закритого типу кількістю 15000 книг.

Дореволюційних фондів було 145, з яких 100 фондів „Церкви, решта 45 - фонди різних дореволюційних установ, підприємств міста.

Актуальні фонди:

-Кременчугская уездная управа;

-Кременчугская городская Дума;

Кременчугское жандармское управление;

Ревком.

Газетний фонд складався із 36 комплектів місцевих газет Кременчуччини - 6848 примірників.

У міському архіві зберігалося 17150 справ про діяльність підприємств, установ, організацій міста і району.

У різні роки працювали сумлінно, зберігаючи культурну спадщину кременчужан, архівісти Могилевський М.М., Павленкова В.П., Турчина Є.С., Намінас О.П., Степанченко, Шатохіна (в архіві залишилися лише такі дані про них).

Актами засвідчено, що документні матеріали Кременчуцьких державного історичного і міського архівів були знищені, спалені німецькими військами при відступі за 4 дні до звільнення міста 25 вересня 1943 року.

І тільки 50 фондів, 20000 одиниць зберігання залишилися для наступних поколінь; вони були евакуйовані в м. Шадринськ Курганської області, після звільнення Полтавщини повернені, але вже не в Кременчуцький історичний архів, а до фондів Держархіву Полтавської області.

З 1943 до 1963 року міський архів обслуговував місто і район, працював з усіма підприємствами, установами та організаціями міста і Кременчуцького району. Фонди поповнювалися документами з основної діяльності, з яких найповнішими і найцікавішими є:

1.Управління головного архітектора виконавчого комітету Кременчуцької міської Ради депутатів трудящих (Ф. 136 з 1944 року);

2.Виконавчий комітет Кременчуцької міської Ради (Ф. 1 з 1953 року);

.Крюківський машинобудівний технікум управління кадрів і учбових закладів Міністерства важкого, енергетичного і транспортного машинобудування СРСР. (Ф. 69 з 1944 року);

4.Міський відділ охорони здоровя виконавчого комітету Кременчуцької міської Ради депутатів трудящих. (Ф. 12 з 1943 року);

5.Кременчуцьке середнє професійно-технічне училище № 6 ім.М.С.Новохатька. (Ф. 237 з 1945 року);

6.Кременчуцька міська прокуратура. (Ф. 148 з 1948 року).

Завідуючими міським архівом з 1947 по 1957 рік були: Скляр Марія Іванівна, Передерій Н.Є., Князєва. Артюхова Галина Іванівна працювала на цій посаді з 1957 по 1972 рік.

Архів розташовувався за адресою вул. Пушкіна, 49, а з 1963 року він зайняв своє нинішнє приміщення у центрі міста по вулиці Жовтневій, 27.

У 60 - 80 роки у міському архіві зявилися такі нові фонди, як :

.Дирекція будівництва нафтопереробного заводу. (Ф.Р-8985 з 1959року);

. Кременчуцьке льотне училище. (Ф.Р-8781 з 1960 року);

.Дирекція будівництва заводу литва і штамповок. (Ф.Р-8984 з 1962року);

.Всесоюзний науково-дослідний проектно-технологічний інститут вагонобудування. (Ф.Р-8976 з 1965 року);

. Кременчуцький завод технічного вуглецю. (Ф.Р-8971 з 1966 року).

Вони і досі є актуальними, відображають значні успіхи Кременчука як в історії України, так і близького та далекого зарубіжжя.

Цей період відзначився стабільністю і роботою на перспективу.

У 1968 році рішенням від 05.03.1968 № 106 створюється госпрозрахун-кова група у складі 10 осіб для науково-технічного опрацювання документів.

З 1972 по 1995 рік беззмінним керівником архіву була Шаблій Людмила Миколаївна. За роки її роботи фонди зросли до 45117 од. зберігання, активно використовувалися дослідниками. Систематично велася робота в низових ланках - в архівних підрозділах підприємств, установ та організацій міста.

У період незалежності архіву, як і всій державі, довелося і створювати нові фонди, бо зявилися нові установи і підприємства, і долати проблеми, і створювати відповідні умови збереженості документів, інформатизації архівної справи, а також відповідно до вимог часу створювати ще один архів у місті - Трудовий - для зберігання і використання документів з особового складу ліквідованих підприємств, установ та організацій на території міста, у ньому налічується 705 фондів (26660 од. зберігання); за 2008 рік надано 5013 довідок, необхідних для забезпечення законних інтересів громадян.

Були створені фонди особового походження, які дуже цінуються і архівістами, і науковцями. Це такі фонди:

·«Євселевський Лев Ісаакович - доктор історичних наук, краєзнавець»;

·«Твердохліб Микола Федорович - кандидат технічних наук» (Ф. 243);

·«Заслужені люди міста Кременчука»(Ф. 234);

·«Письменник Григорій Михайлович Терещенко» (Ф. 170).

Прийнятий у грудні 1993 року Верховною Радою Закон України „Про Національний фонд та архівні установи з наступними змінами відіграв значну роль у законодавчому забезпеченні архівної справи, відкритості і доступності архівів, їх динамічному поповненні новими документами, більш широкому задоволенні потреб громадян і держави в архівній інформації, а також у піднесенні суспільного престижу архівної справи та піднятті іміджу архівістів, наданні їм соціальних гарантій.

Відповідно до цього закону міський архів з 2002 року має офіційну назву Архівний відділ Кременчуцької міської ради, є структурним підрозділом виконкому міської ради. Виконує делеговані державою повноваження: «зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на відповідній території» згідно із ст. 38 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні.

Документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, а також документи, що передані архівному відділу міської ради іншими юридичними і фізичними особами без збереження за собою права власності, є власністю територіальної громади міста Кременчука.

Змінились і списки підприємств, установ та організацій, які передають документи до архіву, комплектують Національний архівний фонд.

Станом на 01.12.2009 всього у міському архіві 120 фондів, 50796 од.зб. документів управлінської діяльності та особового походження, 43 річних комплектів журналів, фотодокументи.

1.3 Фондування та облік документів архіву

.3.1 Фондування документів архіву

Фондуванням документів архіву називається їх групування за архівними фондами і колекціями.

Архівним фондом установи є сукупність архівних документів, що мають наукову, історико-культурну цінність або практичне значення,логічно пов'язаних між собою та створених у діяльності цієї установи.

Архівна колекція - це сукупність окремих архівних документів різного походження, що мають наукову, історико-культурну цінність і об'єднані за однією або кількома ознаками (тематичною, авторською, хронологічною, номінальною тощо). Наприклад, в архіві Міністерства України з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи зберігається колекція звітів з науково-дослідних та дослідно-конструкторських робіт, виконаних різними організаціями, але пов'язаних тематично з проблемою пом'якшення наслідків катастрофи на Чорнобильській АЕС.

Установа, у діяльності якої створюється архівний фонд (колекція), називається фондоутворювачем.

Визначення фондової належності документів полягає у віднесенні їх до архівного фонду відповідної установи і здійснюється на підставі вивчення документів установи та встановлення їх належності до складу архівної документації даного фондоутворювача.

Чинниками, що впливають на визначення фондової належності документів, є:

зміна конституційного ладу держави;

зміна адміністративно-територіального поділу;

зміна форми власності фондоутворювача;

реорганізація фондоутворювача;

ліквідація фондоутворювача.

Під час визначення фондової належності документів необхідно врахувати таке:

- вхідні документи належать до фонду установи, що їх одержала;

- копії вихідних документів належать до фонду установи, що є автором документів;

- внутрішні документи належать до фонду установи, у якій вони складені. Документи установи та громадських організацій (профспілкових та ін.), що існували при ній до прийняття законодавства України про громадські об'єднання, фондуються разом.

Документи установи та профспілкової організації, що існує в ній з моменту її легалізації, можуть організовуватися або самостійно (окремими фондами), або разом - підфондами об'єднаного архівного фонду.Справи, що велись послідовно в двох або більше установах, належать до фонду тієї установи, де вони були закінчені в діловодстві.

Розширення або звуження повноважень, компетенції, обсягу або територіальних меж діяльності, зміна підпорядкованості, структури, перейменування або часткова зміна назви установи, що не супроводжувалося докорінною зміною її основних функцій, не є підставою для розмежування її документів на два архівних фонди.

Виділення з установи однієї або декількох нових з наданням їм окремих функцій першої є підставою для відокремлення архівних фондів новостворених установ. Документи установи, що реорганізується, до і після реорганізації фондуються разом.

У разі ліквідації установи з наданням усіх або частини її функцій одній або декільком особам, документи кожної з них утворюють нові архівні фонди.

Документи установ, що тимчасово припинили свою діяльність через ліквідацію, об'єднання, роз'єднання або в результаті війн і стихійних лих, а згодом були відновлені з тими самими функціями, складають єдині архівні фонди.

Особові справи, якщо вони передавалися з однієї установи до іншої у зв'язку з переведенням працівників, уключаються до фонду останньої установи.

Фондування документів установи в разі зміни конституційного ладу держави; зміни адміністративно-територіального поділу; зміни форми власності фондоутворювача визначаються державною архівною установою, архівним відділом міської ради.

Хронологічними межами фонду є:

архівного фонду установи - офіційні дати створення і ліквідації фондоутворювача;

архівної колекції - дати першого та останнього за хронологією документів у складі колекції.

Крайніми датами документів архівного фонду є дати першого та останнього за хронологією документів у складі фонду. Вони можуть не збігатися з крайніми датами діяльності фондоутворювача, якщо у фонді чомусь відсутні документи початкового та завершального етапів діяльності установи або у фонд установи були передані справи установи-попередника, не закінчені в діловодстві.

У середині архівних фондів (колекцій) документи групуються в справи. Архівна справа включає документи, об'єднані за відповідною ознакою (тематичною, кореспондентською, номінальною,хронологічною) або сукупністю ознак та єдиним строком зберігання і вміщені в окрему обкладинку. Архівна справа може складатися з одного документа, якщо відповідно до зазначених ознак він не підлягає об'єднанню з іншими документами. Наприклад, протокол засідання Наукової ради Держкомархіву, єдиний за 2000 рік, складатиме окрему справу в архівному фонді Держкомархіву.

У середині архівних фондів справи групуються відповідно до попередньо вибраної схеми систематизації, що закріплюється описом справ фонду.

В архівних фондах установ з нескладним структурним поділом застосовується хронологічно-структурна схема систематизації справ, за якою вони групуються спочатку за часом їх створення (роками), а в межах кожного року - за структурними підрозділами установи. На справи фонду, систематизованого за хронологічно-структурним принципом, складається єдиний опис.

Для фондів багатоструктурних установ, що мають декілька рівнів побудови управлінського апарату (головні управління, управління, відділи, сектори), може застосовуватися структурно-хронологічна схема систематизації справ, розділами якої будуть назви структурних підрозділів установи. У середині кожного розділу справи розташовують за роками їх створення. При цьому кожний розділ (структурний підрозділ) повинен мати окремий опис справ.

В архівних фондах безструктурних установ застосовується хронологічно - функціональна схема систематизації справ, де їх групування здійснюється спочатку за хронологічною ознакою (роками), а в межах кожного року - за функціями (напрямами) діяльності фондоутворювача.

Колекції архівних документів систематизуються, як правило, за хронологічно-номінальною ознакою (за роками та видами справ) або за хронологічно-авторською ознакою (за роками, назвами установ, прізвищами осіб - авторів документів). У деяких випадках можуть застосовуватися географічна, функціональна, тематична ознаки систематизації справ архівної колекції.

Під час розподілу справ за схемами систематизації слід мати на увазі таке: усередині розділів схеми систематизації (років, назв структурних підрозділів, функцій або напрямів діяльності, видів справ, авторів тощо) справи розташовуються за важливістю документів, що містяться в них, спочатку в опис включаються справи із законодавчими, нормативно-правовими актами, розпорядчими документами, а наприкінці розділу - з листуванням;справи відносяться до року, у якому вони започатковані в діловодстві або надійшли в дану установу для продовження діловодства;плани, звіти, кошториси та додатки до них відносяться до року, на (за) який вони складені, незалежно від часу їх підписання або затвердження; перспективні плани відносяться до початкового року їх запровадження, а звіти за ці роки - до останнього року звітного періоду;справи, започатковані в діловодстві одного структурного підрозділу установи і передані для закінчення іншому підрозділу, відносяться до останнього структурного підрозділу цієї установи;структурні підрозділи розташовуються в схемі систематизації та опису згідно із затвердженим штатним розписом установи або класифікатором структурних підрозділів.

1.3.2Ведення обліку документів в Архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

Облік документів - це визначення та відображення в облікових документах кількості, складу і стану документів в облікових одиницях. Облік документів фіксує їх належність до певних класифікаційних комплексів, забезпечує організаційну упорядкованість, можливість їх адресного пошуку та контроль за їх наявністю і станом.

В архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради (далі - архів) ведення обліку архівних документів здійснюється відповідно до вимог „Основних правил роботи державних архівів України (далі - «Основні правила») та робочої інструкції «Порядок обліку документів в архівному відділі Кременчуцької міської ради».

Обліку підлягають усі документи, що зберігаються в архіві, у тому числі неописані та непрофільні, а також самі облікові документи.

Облік здійснюється на основі надання документам, їх сукупностям облікових номерів. Облік документів, що зберігаються в архіві, їхніх описів здійснюються спеціалістами, відповідальними за облік.

Облік документів ведеться також в архівосховищах.

Для документів з паперовими носіями основними обліковими документами є архівний фонд, справа.

Неописані документи (розсип) обліковуються в неописаних (умовних) справах. Документи особового походження, що пройшли тільки первинне описування, обліковуються в документах, в окремих випадках - в неописаних справах і аркушах.

Для документів зі спеціальними носіями основними обліковими одиницями є одиниця зберігання та одиниця обліку. В одиницях обліку документи обліковуються за комплектами і видами.

Облікова документація зберігається в сховищі № 4 у спеціальних шафах, у читальному залі - в спеціальній шафі.

Облікові документи користувачам видаються лише у виняткових випадках.

Облік документів у архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів.

Перелік основних облікових документів визначений „Основними правилами і є обовязковим для архіву. До основних облікових документів прирівнюються облікові документи, що складаються для централізованого обліку документів НАФ.

Перелік основних облікових документів, які ведуться відповідальними за облік документів:

книга обліку надходжень документів на постійне зберігання;

список фондів;

картка фонду;

книга обліку аудіовізуальних документів;

архівний опис.

На кожний архівний фонд започатковується справа фонду - комплекс документів з історії фондоутворювача й фонду.

Для обліку кількості аркушів у справі складається аркуш-засвідчувач справи. Для обліку документів у справі з унікальними, особливо цінними та різновидовими документами складається внутрішній опис документів справи.

Для централізованого державного обліку документів НАФ у архіві складаються такі документи:

-паспорт архіву (додаток 1 до „Основних правил);

-паспорт архівних підрозділів підприємств, установ, організацій (у редакції наказу Держкомархіву України від 05.06.2007 №87);

відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01.______ (року);

картка фонду.

Допоміжні облікові документи архіву:

-книга обліку приймання документів особового походження;

-описи справ постійного зберігання юридичних осіб - джерел формування НАФ, які мають бути передані до архіву;

книга обліку описів справ постійного зберігання, з особового складу та довідкового апарату, направлених на ЕПК Держархіву Полтавської області; повернених підприємствам, установам, організаціям після схвалення і погодження їх на ЕПК;

журнал обліку видавання документів на паперовій основі у тимчасове користування;

книга обліку друкованих видань;

книга обліку газет, журналів;

журнал обліку видачі друкованих видань, газет, журналів.

Записи до облікових документів вносяться працівниками, що відповідають за облік.

Облік документів, що належать до організаційних груп „радянського періоду та „періоду незалежності ведуться окремо.

Підставою для внесення даних до основних і допоміжних облікових документів є акти та інші документи оперативного характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі та стані архівних фондів і окремих справ.

Акти складаються за результатами робіт з документами й фіксують підсумки цих робіт. Датою акта вважається дата затвердження його керівництвом архіву. Акти складаються за формою, встановленою «Основними правилами»:

-акт приймання-передавання документів на постійне зберігання складається працівниками, що здійснюють приймання-передавання документів;

-акт приймання-передавання документів на тимчасове зберігання складається працівниками, що здійснюють приймання-передавання документів;

акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню, складається працівниками, які проводять експертизу цінності документів;

акт приймання-передавання документів до іншого архіву складає відповідальний за облік;

акт про технічні помилки в облікових документах складає відповідальний за облік;

акт перевіряння наявності та стану документів складають зберігачі фондів та працівники, які проводять перевіряння наяності та стану документів;

акт про розсекречування документів складає працівник режимно-секретного органу;

акт приймання-передавання документів із секретного на загальне зберігання складає керівник режимно-секретного органу.

Відомості з допоміжних облікових документів вносяться до основних облікових документів.

Звіряння облікових даних проводиться у кінці року під час заповнення форми паспорта архіву.

Усі надходження до архіву на постійне зберігання (у тому числі друковані видання, аудіовізуальні документи, музейні предмети тощо), а також виявлені необліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності), реєструється у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Фонд, який уперше надійшов до архіву, вноситься до списку фондів, на нього укладається картка фонду і започатковується справа фонду.

У разі нефондової організації аудіовізуальні документи обліковуються в журналі обліку.

До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання-передавання або акти про виявлення необлікованих документів, що укладаються окремо на документи кожного фонду. Реєстраційним номером акта приймання є порядковий номер запису у книзі обліку надходжень. У межах поточного року кожне надходження отримує один порядковий номер, незалежно від складу і виду документів.

У разі нефондової організації попередня реєстрація надходжень аудіовізуальних документів здійснюється спеціалістом І категорії, відповідальним за облік документів. Після прийняття ЕПК рішення щодо віднесення їх до НАФ і приймання на зберігання документи реєструються в книзі обліку надходжень, що ведуться окремо для кожного виду документів (кіно-, відео-, фото-, фоно). Замість назви фонду записується назва юридичної або найменування фізичної особи, документи якої надійшли на зберігання; замість номера фонду зазначаються облікові номери документів.

Попередній облік документів особового походження здійснюється в книзі реєстрації приймання документів особового походження, до якої відомості вносяться з розписки, що видається архівом власникові переданих документів. Після проведення експертизи цінності та первинної систематизації документів укладається акт приймання. Після розгляду цього акта і описів справ ЕПК та прийняття відповідного рішення документи знімаються з попереднього обліку і реєструються в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Щорічно на 1 січня у книзі обліку надходжень підбивається підсумок кількості документів, що надійшли протягом року, з розбивкою за видами облікових одиниць та видами документації.

Книга обліку надходжень прошнуровується, аркуші пронумеровуються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.

У списку фондів архівний фонд реєструється тільки один раз під час першого надходження його документів до архіву. Порядковий (за валовою нумерацією) номер запису в списку фондів є обліковим номером фонду і складовою частиною його архівного шифру та архівних шифрів належних до нього документів.

Архівні фонди «радянського періоду» реєструється в окремому списку фондів із додаванням через дефіс літерного індексу «Р» (Р-1, Р-2); «періоду незалежності» - із додаванням через дефіс літерного індексу «Н» (Н-1, Н-2).

Між двома записами у списку фондів залишається вільний рядок.

Не допускається внесення до списку фондів тих фондів, документи яких ще не надходили до архіву і зберігаються в архівних підрозділах джерел комплектування, а також фондів, прийнятих на депонове зберігання.

У графі «Назва фонду» записується: для фонду офіційного походження - перенесена з титульного аркуша опису назва фондоутворювача на момент першого надходження його документів до архіву; для фонду особового походження - продубльована з рішення ЕПК назва фонду; для обєднаного архівного фонду - узагальнена назва фонду.

Усі попередні й наступні назви фондоутворювача (юридичної особи), а також усі назви) найменування утворювачів підфондів обєднаного архівного фонду зазначаються в картці фонду.

У графі «Категорія фонду» записується категорія фонду, зазначена у рішенні ЕПК.

Якщо фонд виділено з архівної колекції чи іншого фонду або передано з іншого архіву, то в графі «Колишній номер фонду» робиться відповідний запис.

Щорічно на 1 січня у списку фондів укладається підсумковий запис щодо кількості фондів, що надійшли й вибули протягом року ( з розбивкою за видами: фонди офіційного і фонди особового походження), та загальної кількості фондів архіву (з розбивкою за видами), з переліком переданих, вибулих, обєднаних, вільних номерів.

Список фондів до його заповнення підшивається (прошнуровується), оправляється в тверду обкладинку, аркуші нумеруються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.

Картка фонду

Картка фонду укладається на кожний фонд під час першого надходження його документів. У ньому обліковуються усі документи фонду, включаючи неописані.

У графі «Дата першого надходження фонду» зазначається дата першого надходження документів фонду до архіву відповідно до запису у книзі обліку надходжень; у графі «Дата надсилання картки фонду до вищого архівного органу» - рік надсилання (наступний за роком створення фонду), у графі «Категорія фонду» - надана фонду категорія, у графі «Місцезнаходження фонду» - назва архіву, в якому постійно зберігається фонд.

У графі «Крайні дати кожної назви фонду» зазначається початкова та кінцева дати існування юридичної особи - фондоутворювача під кожною назвою незалежно від наявності у фонді документів за цей період. Для обєднаного архівного фонду, створеного за обєктом діяльності чи підпорядкованості, зазначаються дати існування відповідного обєкту чи керівного органу під кожною назвою, а для обєднаного архівного фонду, створеного з документів однотипових юридичних осіб або таких, що послідовно замінювали одна одну, - початкова дата існування фондоутворювача, створеного першим, та кінцева дата існування фондоутворювача, ліквідованого останнім. Якщо фондоутворювач продовжує функціонувати, кінцева дата не проставляється.

Для фондів особового походження зазначаються дати народження і смерті фондоутворювача, для архівних зберігань - рік створення зберігання.

Для найранішого і найпізнішого (за часом створення) документів колекції зазначаються у графі «Крайні дати документів».

У графі «Назва фонду» у хронологічній послідовності подаються усі назви юридичної особи - фондоутворювача з моменту його утворення (реєстрації) із зазначенням безпосереднього підпорядкування ( у тому числі власника, засновника) й місцезнаходження незалежно від наявності документів за цей період. Кожне перейменування фондоутворювача, останнє з яких є назвою фонду, записується з нового рядка. Для обєднаних архівних фондів спочатку записується узагальнена назва фонду і далі послідовно зазначаються усі назви (найменування утворювачів усіх його підфондів).

Якщо фонд створено з двох або більше самостійних фондів, то в графі «Колишній номер фонду» зазначаються номери всіх фондів, до яких документи цього фонду було фондовано раніше.

Якщо фонд надійшов з іншого архіву, зазначається назва і місцезнаходження цього архіву та номер, під яким фонд було передано.

У картці фонду фіксуються усі реальні надходження описаних і неописаних документів до архіву, а також збільшення кількості облікових одиниць фонду внаслідок проведення в архіві окремих видів робіт (укладення нових або перероблення раніше укладених описів, звіряння облікових документів, перевіряння наявності тощо). Підставою для записів є: акт приймання-передавання документів на постійне зберігання, акт про виявлення необлікованих документів, акт описування документів, перероблення, вдосконалення описів, акти про технічні помилки в облікових документах та уточнення облікових даних.

Описи, до яких внесено велику кількість справ, можуть поділятися на окремі розділи. Облікові номери описам надаються у порядку їх укладання за карткою фонду.

Усі надходження описаних документів обліковуються у розділі «Облік описаних документів» картки фонду. Усі кількісні показники записуються у відповідних облікових одиницях.

У графі «Надходження» зазначаються номери опису і розділу опису, за якими документи надійшли, подається анотація документів або назва опису; записуються крайні дати та кількість переданих документів. Якщо склад переданих документів суттєво не відрізняється від складу документів, переданих за цим описом чи його розділом раніше, то замість анотації записується «Без змін».

У графі «Наявність (залишок)» зазначається сумарна кількість справ за розділом опису, усім описом, щодо якого зроблено запис, а також щодо фонду в цілому.

Якщо на картці фонду не залишається місця для наступних записів, укладається картка-продовження, у верхньому лівому куті якої зазначається «Продовження» «картка ___».

На першій картці робиться посилання „див. продовження на картці 2 (3,4 тощо).

Картка фонду перескладається лише у випадках її невиправного пошкодження, уточнення назви фонду, приєднання документів до обєднаного архівного фонду з наданням останньому номера приєднаного фонду. «Стара» картка фонду підкладається до справи фонду. У верхньому правому куті «старої» й «нової» картки фонду робиться помітка - «Картку перескладено» із зазначенням дати перескладання, посади й підпису особи, відповідальної за облік.

Картки фондів зберігаються в порядку номерів фондів у картотеці.

Для обєднаних архівних фондів особового походження укладається картка підфонду на документи кожного фондоутворювача та загальна картка фонду на фонд в цілому.

Журнали обліку аудівізуальних документів укладаються на кожний вид документів (кіно-, відео-, фото-, фоно-). Під час обліку кожного надходження зазначається: назва, номер і дата акта-підстави, порядковий номер опису, кількість облікових одиниць, що надійшли, та їх крайні облікові номери; сумарна кількість облікових одиниць за кожним описом та за видом документів у цілому.

Архівний опис

За архівним описом ведеться поодиничний і сумарний (в межах опису) облік внесених до нього облікових одиниць документів. Різні види документів групуються окремо і описуються у різних описах (управлінська документація, документи з особового складу, фотоальбоми, позитиви, негативи певного розміру, електронні документи за певною формальною ознакою тощо). Винятком є описи документів особового походження, до яких вносяться документи незалежно від способу чи техніки закріплення інформації.

Порядкові номери, надані описам за карткою фонду, є їх обліковими номерами і складовими їх архівних шифрів.

У кінці кожного примірника опису або його розділу працівником, що здійснює приймання, зазначається цифрами і літерами кількість прийнятих справ, проставляються дата й підпис особи, що здала і прийняла документи. Після чого у тридений строк укладається підсумковий запис, у якому зазначається загальна кількість внесених до цього опису чи розділу справ (числами і словами), їх крайні облікові номери, а також усі літерні та пропущені номери.

У підсумковому запису до опису документів особового походження, що містить документи на спеціальних носіях, додатково зазначається кількість таких облікових одиниць. Підсумковий запис підписується відповідальним за облік документів в архіві із зазначенням своєї посади і дати завершення робіт.

Для фондових систем організації документів повний комплект описів складається з 4 примірників, перший з яких є контрольним, другий і третій передається для користування у відповідне архівосховище, четвертий - фондо-утворювачу або власнику, який передав ці документи на постійне зберігання. У разі переукладання перший примірник «старого» опису долучається до новоукладеного опису, а другий та третій примірники в установленому порядку вилучають для знищення.

Описи прийнятих справ (одиниць обліку) зберігаються у папках з клапанами у 3-й шафі, де зберігаються і передмови до описів, а також книга обліку аудіовізуальних документів.

Справа фонду

На кожний новостворений фонд заводиться справа фонду (зберігається у папці з клапанами у 2-й шафі), куди вносяться:

-акти приймання-передавання справ на постійне зберігання;

-акти перевіряння наявності та стану справ;

аркуші перевіряння;

акти про експертизу цінності документів;

акти про каталогізацію фонду;

акти про виявлення необлікованих документів;

акти про технічні помилки та інші акти.

Наглядова справа фонду зберігається у папці з клапанами у 1-й шафі:

-історична довідка та доповнення до неї;

-паспорт архівного підрозділу установи - фондоутворювача;

інструкція з діловодства;

положення про ЕК;

положення про архівний підрозділ;

копія наказу про створення ЕК;

номенклатура справ за невпорядковані роки;

витяги з рішень ЕПК Держархіву області;

передмови, описи впорядкованих справ, ще не прийнятих до архіву;

відомості про користування документами фонду;

листування з фондоутворювачами тощо.

Акти та інші документи, що фіксують зміну назви, категорії фонду, кількості, складу і стану його документів приєднуються до справи фонду тільки з позначкою про внесення відповідних змін до облікових документів.

Справи фондів, що увійшли до складу обєднаного архівного фонду, приєднуються до справи новоствореного обєднаного фонду.

Справи фондів розміщуються у порядку номерів фондів.

Відповідальний за облік документів кожного року готує «Відомості про зміни у складі та обсязі фондів станом на 01 січня ______ року».

Інформація про кількість і склад документів архіву, довідкового апарату відображається в паспорті архіву.

Послідовність виконання робіт з обліку під час вибуття документів

В облікових документах фіксуються всі вибуття документів з архіву та зміни їх кількості в результаті виконання окремих видів робіт (проведення експертизи цінності, обєднання справ під час перероблення описів, звіряння й уточнення облікових даних, виявлення неточностей у підрахунку під час приймання, зняття з обліку втрачених, невиправно пошкоджених справ тощо).

Документи можуть бути зняті з обліку на підставі актів:

-про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

-про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву;

приймання-передавання документів до іншого архіву;

описування документів, перероблення архівних описів;

про технічні помилки в облікових документах;

акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено;

про невиявлення документів, шляхи (строки) розшуку яких вичерпано;

про невиправні пошкодження документів.

Під час фіксування вибуття як неописаних, так і описаних документів у відповідному розділі картки фонду у графі «Вибуття» записується назва, номер і дата акта-підстави та кількість вибулих облікових одиниць. При знятті з обліку описаних справ зазначається їх кількість за кожним описом і кожним його томом (розділом) окремо.

У графі «Наявність (залишок)» у відповідних розділах картки фонду проставляється загальна кількість неописаних або описаних облікових одиниць, що залишилися на зберіганні в цьому фонді. Під час зняття з обліку описаних документів у графі «Наявність (залишок)» проставляється новий (залишковий) обсяг облікових одиниць за відповідним описом, томом (розділом) опису, фондом в цілому.

У разі зняття з обліку описаних документів в архівних описах у графі «Примітки» відповідних описових статей проставляється штамп «Вибуло». До опису чи його розділу складається новий підсумковий запис, у якому зазначається: назва, номер і дата акта-підстави, номери і загальна кількість вибулих облікових одиниць; загальна кількість і номери облікових одиниць (у т.ч. пропущені, літерні), що залишилися на зберіганні.

Для аудіовізуальних документів внесення записів про вибуття документів до книги обліку здійснюється в аналогічному порядку.

У разі вибуття усіх документів опису його обліковий номер іншим описом не надається і залишається вільним.

Якщо вибуває весь фонд, то в списку фондів у графі «Відмітка про вибуття» зазначається назва, номер і дата акта-підстави та причини вибуття. У разі створення обєднаного архівного фонду або уточнення фондування додатково зазначається номер фонду, до якого даний фонд перефондовано; у разі передавання фонду до іншого архіву - назва цього архіву.

Номери втрачених і переданих до іншого архіву фондів; номери фондів, що увійшли до складу обєднаного архівного фонду (за винятком номера, присвоєного самому обєднаному архівному фонду), а також номери фондів, документи яких повністю вилучено для знищення, не може бути присвоєно іншим архівним фондом.

Якщо весь фонд приєднується до іншого фонду цього архіву, його справа фонду й картка фонду долучаються до справи нового фонду, до якого документи приєднано. Якщо весь фонд передається до іншого архіву на постійне зберігання, разом з ним передаються описи фонду, картка фонду, справа фонду.

РОЗДІЛ 2. ВІДОБРАЖЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ ОРГАНІЗАЦІЇ ТОВАРИСТВА «ЗНАННЯ» В АРХІВНИХ СПРАВАХ

2.1 Загальна характеристика фонду №115 архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

Помітне місце серед усіх документів архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради, його фондів, посідає фонд № 115, «Правління Кременчуцької міської організації товариство «Знання»».

Цей фонд складається з справи фонду, картки фонду, наглядової справи, описів та справ постійного зберігання. Справа фонду (на кожний новостворений фонд заводиться така справа, яка зберігається у папці з клапанами у другій шафі) куди вносяться:

-акти приймання - передавання справ на постійне зберігання;

-акти преревіряння наявності та стану справ;

довідки про перевіряння (комплексні, контрольні, тематичні);

аркуші перевіряння;

акти про експертизу цінності документів;

акти про катологізацію фонду;

акти про виявлення необлікових документів;

акти про технічні помилки та інші акти.

Акти та інші документи, що фіксують зміну назви, категорію фонду, кількості, складу і стану його документів приєднуються до справи фонду, тільки з позначкою про внесення відповідних змін до облікових документів. Справи фондів, що увійшли до складу обєднаного архівного фонду, приєднуються до справи новоствореного обєднаного фонду. Справи фондів розміщуються у порядку номерів фондів.

Разом у фонді товариства «Знання» з числа внесених і не внесених до описів у наявності є 276 справи. Документи (справи) зберігаються у картонажах та розміщені на стелажах у сховищі №2 архівного відділу. Стан документів (справ) задовільний(Додаток Ж).

2.2 Класифікація документів архвного фонду № 115

Класифікація - це розподіл, розміщення чогось за однорідними групами. Вона є однією з найважливіших передумов раціональної організації і ведення обліку документів та архівних фондів, і необхідна як з наукового, так і з практичного погляду для детального дослідження фонду організації товариства «Знання».

Документознавство, як наука про документ, його історію, теорію і практику, від моменту становлення визнало важливість для дисципліни розроблення класифікації документів. Перші відповідної тематики документознавчі праці належать фундатору науки - К.Г. Мітяєву[4]. Від того часу популярність теми не зменшувалася, а, навпаки, зростала, що призвело до зарахування класифікації документів до найголовніших тем загального документознавства [15,45]. Класифікація здобула нові позиції у документознавстві як метод пізнання документів, що робить можливим зображення непростого, суперечливого досвіду розкриття їх ознак і властивостей. Практичних пропозицій виявилося багато. Одні із них провадяться у руслі загального документознавства і претендують на всеохопність, інші - спеціального, привілейовуючи увагою певний вид документів і варіативну ознаковість їх градуювання.

Класифікація документів здійснюється за окремими ознаками, що характеризують матеріальний носій документа та знакову систему запису інформації. Розуміючи під «матеріальним носієм документа» єдність матеріальної основи та конструкції, форми, способи запису й вилучення інформації, шляхи її сприйняття й споживання, а під «знаковими засобами фіксації та передачі інформації» - систему знаків як складову мовної, знакової системи загалом. У першому випадку ознаками класифікації слугують матеріал носія (паперовий, прозоро-плівковий, магнітострічковий, пластинковий). Касифікюючи справи архівного фонду №115 за цією ознакою - маємо паперовій носій інформації. За формою запису - одномірний (лінійний); матеріальна конструкція фонду є картковою та аркушевою, за способом запису - ручний (рукописний), механічний; каналом сприйняття людиною - візуальний; належність знаків запису до певних знакових систем - писемний (текстовий, літературний) [42, 41-42, 46].

Усі первинні документи різняться як за формою та змістом, так і за порядком накопичення, обробки, зберігання, передавання та використання для управління. Це потребує постійної творчої роботи фахівців з обліку над удосконаленням первинних документів і дотримуванням головної вимоги:
мінімум документів - максимум корисної інформації. Щоб забезпечити виконання цієї вимоги, треба добре знати засадні основи побудови та змісту первинних документів, тобто їх класифікацію.
Класифікація первинних документів постійно вдосконалювалась протягом свого історичного розвитку. Відтак від однієї - двох спільних ознак у початковий період нині маємо близько десяти. Проте в більшості випадків класифікація відбувається за п'ятьма-шістьма ознаками. У 50-х pp. найбільш уживаними ознаками класифікації первинних документів були: призначення документів; спосіб відображення господарських операцій; обсяг змісту документів; характер операцій, що їх відображували ці документи. У 70-80-ті роки реєстр ознак збільшився: з'явились такі ознаки, як порядок складання первинних документів; місце складання (оформлення); кількість позицій; техніка складання й опрацювання первинних документів тощо.

За призначенням первинні документи поділяють на розпорядчі, виконавчі, бухгалтерського оформлення, комбіновані. Фонд №115 сдебільшого складається з розпорядчих документів, до яких відносять: накази, розпорядження, завдання щодо здійснення операцій. Накази, розпорядження, завдання - це особлива група документів, яка не фіксує самих операцій, а тільки дає загальний дозвіл на їх здійснення.

За способом відображення господарських операцій документи поділяються на разові та накопичувальні. Разові документи відображають одну господарську операцію і таких документів чимало в архівному фонді (акти, вимоги, накладні, рахунки-фактури, касові ордери та ін.). Накопичувальні документи використовуються протягом певного періоду (тиждень, декада, місяць) для відображення однорідних за змістом операцій, що часто повторюються. Такі операції послідовно записують у відповідні відомості, журнали, картки, а після закінчення звітного періоду підбивають підсумки за всіма операціями.

За змістом документи поділяються на первинні та зведені. Первинні документи відображають господарські операції в момент їх здійснення. Усі документи, якими зафіксовано факти здійснення господарських операцій, для бухгалтерії є первинними; від них походить і сама назва «первинний облік», тобто початок спостереження, початок накопичення інформації про діяльність товариства,організації. Первинні документи різняться за формою і змістом і ця різниця не залежить від техніки їх оформлення та обробки чи місця складання. Зведені документи складаються на підставі первинних документів одного спрямування за відповідний звітний період. А тому вони характеризують певні зміни на підставі не однієї господарської операції, а цілого комплексу таких операцій. До цих документів належать: звіти матеріально відповідальних та підзвітних осіб (звіти касирів, авансові звіти, звіти комірників, завідувачів складів), розрахунково-платіжні відомості.

Для того, щоб класифікація була максимально простою і відповідала передусім потребам практики, доцільно користуватись тільки трьома ознаками (Рис. 2.1).

Рис. 1.2. Класифікаційні ознаки розпорядчих документів

Архівний фонд оганізації товариства «Знання» містить такі види документів як: протоколи засідань, постанови, рішення, довідки про роботу, які в свою чергу відносяться до документів офіційного походження.

Основними документами фонду №115 є протоколи засідань, які містять основну інформацію про діяльність товариства, його цілі та завдання,план роботи. Протокол - це одна з наймасовіших видів документації: в ньому фіксується хід і результати роботи колегіальних органів (як постійних, так і тимчасових), а також різноманітних нарад, обговорень ат ін. У протоколах відображаються усі виступи з питання. що розглядається, і прийняті в результаті обговорення рішення.

Крім того, протокол - це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Після зборів у розпорядження секретаря передаються всі письмові матеріали зборів: листки реєстрації присутніх, тези доповідей і співдоповідей, проекти рішень, письмові запитання учасників зборів до виступаючих та ін.

Практикується ознайомлення промовців з записами секретаря, перед тим, як протокол друкуватиметься (для уникнення перекручень і неточностей).

У найближчі 2-3 дні після зборів протокол має бути повністю оформлений і підписаний головою й секретарем зборів. Протокол загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань різних комісій - усі члени президії. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань.

Після передруку й вичитки протокол розсилають усім учасникам наради, а також тим працівникам, яких стосуються прийняті рішення.

Заключною частиною протоколу засідання зборів, правління, президії та одним з найважливіших описових документів фонду є постанова. Це правовий акт, що приймається вищими й деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами, і встановлення стабільних норм, правил поведінки.. Текст постанови, як правило, складається з двох частин - констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець (виконавці) та термін виконання. Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляють для візування керівникам. Якщо виникають розбіжності, до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті. Проект документа разом з супроводжуючим листом і довідками про погодження і розбіжностях, якщо вони є, підписаними керівниками установ, які складають проект, направляють в орган, котрий відповідає за його видання. Постанови, разом з рішеннями і директивами <#"justify">-значний збиток, нанесений Великою Вітчизняною війною всій системі радянської освіти;

-викликана війною масова депрофесіоналізація населення;

курс на швидке створення радянського ядерного щита;

холодна війна, актуалізовувала зростання конкурентоспроможності радянської індустрії високого переділу.

Об'єктивна необхідність у масовій освіті дорослого населення - «академії мільйонів» - була видана за почин інтелектуальної частини суспільства, яка в свою чергу отримала підтримку партії та уряду.

Голова Ради міністрів СРСР І. В. Сталін підписав 29 квітня 1947 року постанову, в якій говорилося: «Схвалити звернення групи вчених та громадських діячів до всіх діячів радянської науки і культури про створення Всесоюзного товариства для поширення політичних і наукових знань і дозволити опублікувати звернення в центральній пресі. Затвердити рекомендований ініціативною групою вчених організаційний комітет Всесоюзної спілки ...»(Додаток Е).

Ініціаторами виступили добре відомі в країні: письменник Костянтин Симонов, балерина Галина Уланова, фізик Микола Бруєвич, геолог Каниш Сатпаєв, математик Микола Мусхелішвілі, економіст Євген Варга, історики Євген Тарле та Ісаак Мінц та інші, на чолі з президентом Академії наук СРСР Сергієм Вавіловим.

Спочатку майбутню структуру назвали Всесоюзним товариством з розповсюдження політичних і наукових знань. 1 травня 1947 звернення з'явилося в радянській пресі; 12 травня на своєму першому засіданні оргкомітет вирішив створити відділення Товариства в союзних республіках, найбільших крайових і обласних центрах СРСР.

липня 1947 у Великому театрі розпочали роботу Установчі збори Всесоюзного товариства. Відкриваючи його, С. І. Вавилов сказав: «Науці навчають, знання передається від однієї людини до іншого - в цьому особливий сенс даного російського слова ... Ми сподіваємося, що в рядах нашого Товариства буде вся передова наукова інтелігенція Радянського Союзу».

учасників зборів, включаючи 578 осіб з 15 союзних республік, прийняли Статут, обрали правління та ревізійну комісію товариства. Головою Правління став сам Сергій Вавілов, який закликав: «Наше Товариство повинно бути посередником і провідником справжніх, високих, передових наукових знань від фахівців до народу».

Всесоюзному суспільству для поширення політичних і наукових знань були передані майно, обладнання, фонди і функції Всесоюзного лекційного бюро (при Міністерстві вищої освіти СРСР) і Союзу войовничих безбожників (який також займався розповсюдженням наукових і матеріалістичних знань), Московський політехнічний музей, Політехнічна бібліотека.

Незабаром одне за одним виникли 14 республіканських товариства з поширення політичних і наукових знань, а в 1957 році і 15 товариство - Всесоюзне.

Бути інженером і займатися дослідницькою роботою стало престижно, молодь хлинула до технічних вузів. У кіно народився образ робітника-інтелігента, створений режисером Йосипом Хейфіца і артистом Олексієм Баталовим («Велика сім'я», 1954).

Масовізація знань лекторами Всесоюзного товариства призвела до того, що ледь повстала з військових руїн країна першою запустила штучний супутник Землі. США відреагували на цю подію прийняттям закону «Про утворення в інтересах національної оборони» (1958) й в рази збільшили асигнування в галузь знань. Одночасно Захід зайнявся вивченням радянської вищої школи, яка несподівано виявилася для того часу зразковою.

Всесоюзне товариство нарощувало свою діяльність, і швидко кумир радянських людей перемістився із заводських цехів у наукові лабораторії.

У 1963 році Всесоюзне товариство для поширення політичних і наукових знань було перейменовано у Всесоюзне товариство «Знання». До цього часу доросла радянська людина прослуховувала щорічно в середньому від 4 до 5 лекцій.

У 1964 році IV з'їзд організації прийняв рішення про створення народних університетів, проклавши тим самим магістральний шлях від розрізнених лекцій і брошур до систематичного фахової освіти. Підприємства не тільки підвищували в народних університетах кваліфікацію своїх кадрів, але і залучали академічні кола до вирішення прикладних проблем. А лідери вищої школи отримали можливість відкривати і налагоджувати в цих університетах самі передові факультети (наприклад, кібернетики), які лише через роки з'являлися у вузах.

На початку 1970-х Політбюро ЦК КПРС віднесло Всесоюзне товариство «Знання» до рівня міністерства I категорії. Товариство виховало плеяду відомих ораторів, коментаторів, пропагандистів: Олександра Бовіна, Юрія Бузулукова, Вадима Загладіна, Валентина Зоріна, Івана Лаптєва, Романа Міхньова, Леона Онікова, Гавриїла Попова, Михайла Сергєєва, Гліба Цвєткова, Миколи Шішліна, Миколи Шмельова, багатьох інших.

На чолі правлінь республіканських, крайових, обласних і районних організацій, науково-методичних рад, бюро і секцій товариства стояли авторитетні, відомі в наукових та громадських колах люди - ректори та завідувачі кафедрами, доктора наук і професора. Науково-методичні ради або секції Товариства були, по суті, об'єднаннями лекторів за фахом. Були секції з роз'яснення зовнішньої політики і міжнародних відносин радянської держави, економіки, філософії, юридичні, педагогічні, природно-технічних знань, по медицині та спорту, культурі, літературі і т. д.

Ради регулярно розглядали тематику лекцій, стверджували плани роботи, вирішували кадрові питання, організовували навчання кадрів, консультації та семінари лекторів, обговорювали конкретні лекції, готували оглядові рецензії за тематичними напрямками, рекомендували додаткову літературу, стежили за матеріальним стимулюванням праці лектора.

Приблизно 2/3 лекцій були платними, і підприємства перераховували лектору гонорар. Решта лекції називалися шефськими і читалися безкоштовно. Чим більший був попит з боку слухачів на конкретного лектора, тим більше він міг прочитати лекцій і тим більший відсоток лекцій йому оплачувалася. Матеріальна база товариства включала не тільки Московський політехнічний музей, Центральну політехнічну бібліотеку, але також тисячі Будинків знання, Будинків науково-технічної пропаганди, лекторіїв, бібліотек, а також народні університети, планетарії, друкарні, санаторії, пансіонати, будинки відпочинку. У Центральному лекторії товариства майже щодня проводилися наукові конференції, зустрічі з видатними письменниками, поетами, вченими, діячами культури і мистецтва.

Засноване ще в 1951 видавництво «Знання» випускало щорічно понад 200 млн екземплярів брошур, книг, журналів, наочних посібників, в тому числі таку популярну періодику як «Наука і життя», «Знання - сила», «Міжнародне життя»... тільки в циклі «Нове у житті, науці, техніці» книги виходили в 34 серіях мільйонними тиражами.

Питання, які надходили під час лекцій, «знанівці» передавали в лекторську групу ЦК КПРС. Звідти найбільш гострі питання направлялися для інформації та вжиття заходів до керівних органів партії і держави. На найскладніші з питань готувалися типові відповіді, які у вигляді інформаційного бюлетеня розсилалися в партійні організації СРСР, - з аргументами і фактами, цифрами та оцінками.

Висока потреба в подібній продукції призвела до збільшення тиражів бюлетеня, в результаті чого було вирішено перетворити його на тижневик. Так з'явився друкований орган Всесоюзного товариства «Знання» - «Аргументи і факти». Попит на цю газету швидко зростав, і незабаром тираж перевищив 30 млн екземплярів, що стало всесвітнім рекордом, зареєстрованим книгою Гіннеса. Як правило, лектори «Знання» вважали обов'язком допомагати своїм слухачам в складних ситуаціях і доповідали про поступаючі скарги у партійні та радянські органи управління. Усунення цих скарг та недоліків перебувало під особливим контролем.

До початку 1990-х у товаристві «Знання» щорічно читалося понад 25 млн лекцій для 280 млн людей по всьому Радянському Союзу. Членами товариства були 2 тис. академіків, більше 25 тис. докторів наук і професорів, 383 тис. інженерів, 208 тис. лікарів, 184 тис. фахівців агрокомплексу.

Керівники Голови правління Всесоюзного товариства «Знання»:

-академік С. І. Вавилов (1947-51)

-академік А. І. Опарін (1951-56)

академік М. Б. Мітін (1956-60)

академік М. М. Семенов (1960-63)

академік В. А. Кириллин (1963-66)

академік І. І. Артоболевський (1966-77)

академік М. Г. Басов (1978-90)

академік К. В. Фролов (1990-91)

2.4 Основні напрямки діяльності товариства «Знання» за матеріалами фонду

Фонд № 115 архівного відділу виконавчого комітету кременчуцької міської ради містить в основному нормативно - розпорядчі документи,а то му характеризуючі їх,як джерела про роботу товариства «Знання» слід враховувати їх фактичну цінність та прямолінійність.

Основною документаційною базою фонду є довідки про роботу товариства, проаналізувавши їх, можна визначити часові межі початку роботи організації. Так Кременчуцький міський відділ товариства почав свою діяльність в листопаді 1949 року. Створенню міського відділення передувала велика робота, проведена кременчуцьким міським комітетом КП / б / У і Полтавським обласним відділенням товариства. Першими членами товариства в місті Кременчуці були: Селищев А.І. Секретар ЦК КП / б / У; Вільховий Н. Л. - завідувач відділенням пропаганди і агітації, Дейчман А.М. - лектор-консультант ЦК КП / б / у, Пільгук М.А. лектор ЦК КП / б / у були прийняті в серпні 1948р. /, які і проводили роботу по залученню інтелігенції в члени товариства для поширення політичних і наукових знань. Протягом жовтня та вересня місяця 1949 були проведени збори вчителів, лікарів, інженерно - технічних працівників по роз'ясненню цілей і завдань товариства. У листопаді 1949 року проведено було міські збори членів товариства, до того часу в місті було 71 чоловік дійсних членів. Збори обрали міське правління, яке проводило роботу по залученню інтелегенції в члени суспільства, з організації читання лекцій на підприємствах, установах і навчальних закладах міста. За 1949 рік і перше півріччя 1950 року було прочитано 397 лекцій.

Вся робота Кременчуцького міського відділення проходила під безпосереднім керівництвом його правління.

У своїй роботі правління керувалося вказівками ЦК Кременчуцької партії з ідеологічних питань та вказівками Всесоюзного, Республіканського і Полтавського відділення товариства для поширення політичних і наукових знань.

Міське правління товариства регулярно проводило засідання, на яких приймали нових членів у товариство та обговорювали питання: про роботу літературної секції, про сплату членських внесків, про роботу медичної секції, про поліпшення роботи секцій, про створення лекторій для молоді, інтелегенції і ін.

У 1951 - 1952 правління товариства проводило велику роботу з укладання договорів з підприємствами, профспілковими організаціями і артілями на читання платних лекцій. Всього було укладено 74 договори.

2.4.1 Довідки, документи про роботу груп товариства «Знання» в установах, та на підприємствах Кременчука

В Кременчуці, починаючи з 1950, з кожним роком все більше розгорталося промислове виробництво, значно зростала кількість робочого класу та інтелігенції на промислових підприємствах і отже зростала потреба комуністичного виховання мас за допомогою посилення лекційної пропаганди серед трудящих мас.

До виконання цих почесних завдань визнані групи членів общетсва "Знання", котрі були створені при Автозаводі, Крюківському вагонному заводі, заводі Дормаш, 13-й кокзавод, завод залізобетонних шпал, при фабриках: взуттєвої, тютюново - махорочній, трикотажного - всього 9 груп, в яких налічувалося 223 особи.

2.4.2 Лекційна робота

Проаналізувавши документи фонду товариства «Знання» можно визначити, що основним напрямком роботи організації була лекційна робота.

Самою розповсюдженою формою пропоганди політичних та научних знань серед працівників установ та підприємств міста була-лекція.

Правління міського відділу товариства велику увагу приділяло читанню лекцій, намагаючись, що б прочитані лекції були високого ідейно - політичного рівню.

Тематика прочитаних лекцій була дуже різноманітною, лекції читались на історико - партійні теми, філософські, міжнародних відносин, літературні, а особливу увагу було приділено пропаганді матеріалів зїздів комуністичної партії СРСР та роботі її лідерів(Додаток Д).

Абсолютна більшість лекцій була прочитана на високому ідейно - політичному рівні й тісно повязувалась з практикою комуністичного будівництва суспільства, що в сваю чергу в значній мірі сприяло вихованню громадян в дусі відданості партії.

Лекції читалися не тільки на підприємствах і в установах, а й серед населення за місцем проживання, і що позитивно було це те що били організовані та батьківські лекторії при всіх середніх школах, де лекції читалися регулярно - один раз на місяць, кращими були батьківські лекторії при школах: 14, 3, 6.

Активну участь у лекційній пропаганді приймали не тільки дійсні члени товариства а й технічні працівники КВБЗ. На заводі була група дійсних членів товариства в кількості 14 чоловік, всі вони систематично готували і читали лекції для робітників заводу та інших підприємств(Додаток Г).

Контроль за якістю лекцій проводився систематичний. Лектора не читали лекцій до тих пір, поки лекція не буде затверджена на секції або прорецензовано керівником секції або лектором фахівцем з тієї чи іншої теми. Усі члени товариства, які читають лекції мають тексти, без текстів лекції не читалися.

Аналіз відгуків свідчив про те, що лекції, в основному, задовольняють слухачів.

Багато лекторів при читанні лекцій використовували наочні посібники.

2.4.3 Народний університет - школа лекторської майстерності

Почесне місце у загальнонародному поході за знаннями належить народним університетам. За останні роки вони одержали широке розповсюдження. Нагромаджено цікавий досвід їх роботи. Народні університети вносять цінний вклад в справу виховання трудящих.

При Кременчуцькій міській організації товариства «Знання» з 1965 року почав діяти Народний університет Міжнародних відносин з дворічним строком навчання. За цей час в університеті зроблено три випуски, закінчили університет 55 слухачів.

З самого початку роботи народного університету виникли питання: як забезпечити постійний склад слухачів та висококваліфікованих викладачів, які обрати форми навчання, які вимоги ставити перед слухачами.

Основним напрямком роботи університету стала підготовка і підвищення кваліфікації лекторів міжнародників.

Було створено Раду ародного університету, за рекомендацією якої партійні і комсомольські організації міста виділяють для навчання комуністів і безпартійних активістів з вищою і середньою освітою. Таким чином заздалегідь комплектується постійний склад слухачів. До початку учбового року для кожного курсу розробляються навчальні плани, підбираються лектори - викладачі, встановлюється постійний день занять (один раз на місяць). На першому занятті слухачі одержують абонементи з зазначенням тематики, днів та годин заннять.

Для ведення обліку знань слухачів введені такі форми: відвідування занять, активність і кількість виступів на семінарських заняттях, виступи з лекціями та інформацією перед трудящими на проязі заннять в університеті, написання письмового реферату.

При виконанні слухачами цих умов та засвоєнні програм випускникам видаються посвідчення лектора - міжнародника з правом читання лекцій по міжнародній тиматиці.

Різноманітність форм і методів заннять в університеті відкривала великі можливості творчого використання досвіду лекційної пропаганди, постійного збагачення знаннями історичних подій, питаннями внутрішньої і зовнішньої політики комуністичної партії. В процесі навчання читались лекції, проводились семінарські та практичні заняття, конференції, йшов постійний обмін інформацією між слухачами.

Досвідчені лектори - викладачі університету вдало використовували фактичний матеріал, підводили слухачів до розуміння причинно - наслідкових звязків, подій, допомагали узагальнити пройденний матеріал.

Однією з важливих форм навчання в університеті були семінарські заняття. На семінарах прищеплювалися навички роботи над творами класиків марксизму - ленінізму та інших. Значне міце займало вивчення методів прийому і обробки, вибору та систематизації інформаційного матеріалу, використання довідників, технічних засобів лекційної пропаганди.

Кожен слухач працював над підготовкою реферату на обрану тему. Всі реферати обговорювалися на семінарських заняттях. Найбільш вдалі роботи рекомендувалися як матеріали на допомогу лекторам і політінформаторам. Готувалиьс реферати на такі теми як: «Роль Ради Економічної Взаємодопомоги в розвитку економіки соціалістичних країн», «Про події в Китаї», «Соціалістичний інтернаціоналізм і націоналістична ідеологія», « Єдність інтернаціональних і національних завдань соціалістичних держав», «Політичний курс керівникків КПК» та інші. Після обговорення рефераті слухачі часто дивились діафільми із серії «Новини зарубіжного життя».

В виступах слухачів вбачалась політична обізнаність, не рідко вони обговорювали принципіальну політику КПРС і Радянської держави, спрямовану на зміцнення єдності світової системи соціалізму,всього комуністичного руху. Також слухачі університету систематично виступали з лекціями і політінформацією у своїх робочих колективах.

В 1969 - 70 навчальному році в університеті особлива увага приділялась вивченю спадщини В.І. Леніна, на той час враховуючи систему суспільного управління, це було цілком природньо. На прередодні 100 - річчя з дня народження В.І. Леніна лектори - слухачі університету присвячували більшість своїх виступів цій тематиці.

Закінчивши курс навчання випускники продовжували нести в маси знання комуністичної міжнародної політики, ідеали світової революційної боротьби, виступаючи перед громадянами свого міста.

Авторитет Університету Міжнародних відносин був дуже високим, з року - в рік удосконалювався навчальний процес, збільшувалася кількість слухачів університету. І все це було обумовлено завданням комуністичного виховання народних мас в період посиленої ідеологічної боротьби.

РОЗДІЛ 3. ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

3.1 Загальна проблематика роботи архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради

Архів розташований у пристосованому примішені на першому поверсі 4-х поверхового житлового будинку по вул Жовтневій 27, який введено в експлуатацію у 1962 році, загальною площею 175 м2 .У чотирьох архівосховищах загальною площею 102 м2 (14.4 м2, 12.4 м2, 12.0 м2 , 64,6 м2)

Однією з головних проблем, що потребус вирішення є необхідність роширення площі архівосховищ, які вже завантажені на 94,5%, або побудова нового приміщення міського архіву за типовим проектом.

В архівному відділі виконавчого комітету міської ради умови збереження документів НАФ наближені до нормативних: працює охорона і пожежна сигналізація, на вікнах встановлені грати, у 2007 році реконструйована електромережа, встановлено огорожу, відремонтована дорога, придбано нові ксерокси і кондиціонер.

У планах - ремонт підвального приміщенім, яке часто затоплюється каналізаційними стоками, ремонт цоколю будинку, заміна розподільчого електричного щита, встановлення нового контуру заземлення електрообладиання, придбання ще компютерної техніки, меблів. Але всі ці заходи дадуть можливість лише 3-5 років попрацювати з існуючими фондами, без суттєвого поповнення і розвитку архіву.

У даний час архів має статус установи проміжного зберігання документів Національного архівного фонду, що означає що документи, які є власністю держави повинні періодично передаватися до Держархіву Полтавської області. Але обласний архів теж уже повністю заповнений і документи в останні десятиліття не приймає.

Мають бути повернені з Державного архіву області документи, що були передані раніше, за 1943 - 1952 роки. Потрібно визначитись із документами XIX - початку XX століття (20 тис. одинийь зберігання), які були евакуйовані з Кременчука в роки Великої Вітчизняної війни і зараз зберігаються у Державному архіві Полтавської області.

Співробітники архіву згодні з рекомендаціями Всеукраїнської наради, шо архівні джерела місцевої історії повинні зберігатися в місцях їх утворення і використання.

Але ж і архів з постійним складом документів повинен бути відповідним, у якому були б враховані всі нормативні технічні вимоги згідно з Галузевим стандартом України «Документи з паперовими носіями. Правила зберігання Національного архівного фонду» (чинний з 01.01. 1999) В архіві повинні бути такі приміщення основного та допоміжного призначення:

-сховища (є наявності, але уже заповнені на 94,5%);

- робочі приміщення працівників архіву (є в наявності);

приміщення для приймання та акліматизації документів (відсутні);

приміщення для ізоляції, знепилювання, дезінфекції та дезінфекції уражених документів (відсутні);

приміщення для переплетення та реставрації документів (відсутні);

приміщення для приготування клеїв і розчинів (відсутні);

приміщення для зберігання облікових документів та науково - довідкового апарату( відсутні);

комплекс читального залу ( є лише на 8 робочих місць);

- довідково - інформаційний фонд зі сховищем, каталогами, місцями для читачів(відсутні);

методичний кабінет (є в наявності);

виставковий кабінет (відсутній);

допоміжні приміщення / гардероб, приміщення для приймання їжі тощо( в наявності лише умивальник і туалет).

Постає питання про пошук нового приміщення для міського архіву або побудови окремої будівлі за типовим проектом. Архівісти підтримують ідею окремої будівлі за спеціальним проектом

Архівний відділ буде вирішувати цю проблему на рівні держаного архіву Полтавської області, Державного комітету архівів України, ставлячи перед органами вищого рівня питання про джерела фінансування, адже відповідно до пункту 4 частини 2 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» «зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве призначення, і управління архівною справою та діловодством на відповідній території» є делегованими повноважетями.

На виконання Закону України «Про Основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007 - 2015 роки» нагальним стає проблема збереження документів на електронних носіях. Розробка концепції зберігання електронних документів та створення страхового фонду в архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради, на нашу думку є найбільш перспективними напрямками його розвитку.

фондування архів документ знання

3.2 Впровадження інформатизації та комютеризації в роботу архівної справи

Одним із найважливіших стратегічних напрямків діяльності архівних установ України у сфері забезпечення доступу до архівних ресурсів держави є системна інформатизація галузі.

Розвиток інформаційного суспільства докорінно змінює умови розвитку архівної справи, вимагає трансформації окремих напрямів науково-практичній діяльності архівних установ, розвитку відповідних положень архівознавства, узгодження теоретичних та практичних складових науково-інформаційної діяльності архівів, формування власної документально-інформаційної інфраструктури та інформаційну підтримку державотворчих процесів, соціальної сфери суспільства, української науки та культури.

Відмова від ідеологічних чинників як фізичного, так і інтелектуального доступу до інформації сприяє зростанню темпів формування архівних електронних ресурсів в Україні, розвитку системи документальних комунікацій, прискорення темпів обігу інформації у світових мережах, виникають нові форми організації документів, зокрема веб-сайти, електронні архіви, разом з тим і ускладнюються система регулювання сфери інформатизації.

Необхідність інформаційного забезпечення розвитку державотворчих процесів в Україні, завдання створення національної інформаційної інфраструктури викликали, спеціальний Указ Президента України «Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні» (2000 p.).

Формування Інтернет ресурсів історико-культурної спадщини, можливості створення електронних колекцій історичних джерел, архівних публікацій, інтенсифікація використання ресурсів є одночасно важливим завданням історичної науки, спрямованим на розробку критеріїв формування таких ресурсів джерел, організацію інтелектуального доступу до них та розповсюдження.

На сьогодні співіснують традиційні та електронні технології опрацювання документів, поступово складається нова структура фондів та науково-пошукового апарату. Останнім часом спостерігається певний поступ у розбудові базових елементів розгалуженої інформаційної системи національного рівня, над створенням якої працюємо упродовж останніх трьох років: кількість персональних компютерів збільшилася із 150 до 240 (для прикладу: два роки тому у Польщі на 900 архівістів припадало 700 машин); 1/3 з них обєднана у 14 локальних мереж; у 2-х установах (Держкомархів і Держархів Чернігівської області) працюють виділені сервери. Сервером Держкомархіву обслуговуються Комітет, 3 центральних архіви та інститут.

Електронною поштою користуються 35 архівних установ. Деякі з них, незважаючи на заборону Департаменту спеціальних телекомунікаційних систем та захисту інформації СБУ, продовжують користуватися послугами безкоштовних поштових серверів в Інтернеті, як українських, так і російських (ukr.net, mail.ru).

архівна установа має доступ до ресурсів Інтернет, з них девять підключені через постійне зєднання (виділені лінії): крім центральних установ у Києві, це - Івано-Франківський, Хмельницький, Чернігівський та Закарпатський архіви.

У семи архівах України (ЦДАГО, ЦДАМЛМ, ЦДІАЛ; областях: Донецьк, Рівне, Харків та у місті Києві) створено відповідні підрозділи з інформаційних технологій.

Не можна не відзначити зусилля і позитивний досвід трьох архівів, які, крім комітету, створили власні веб-сайти (Донецьк, Чернігів, та міста Севастополя). Показово, що на донецькому сайті зявилася перша серед регіональних архівів Інтернет-виставка (до 60-річчя звільнення Донбасу), Севастопольський і

Донецькі архіви публікують десятки фотодокументів із своїх колекцій. Нагадаю, що Севастополь першим опублікував електронну версію свого короткого довідника, та виставив в Інтернеті анотації до 14 фондів; поступово зявляються на цих сайтах повнотекстові публікації, базовані на архівних фондах. Що ж до новин, то усі зазначені архіви оновлюють їх нерегулярно і зараз перебувають на рівні листопада-грудня минулого року.

Отже, вже накопичений різноманітний практичний досвід у створенні електронних ресурсів інформації в системі. Однак він ще не має належного розвитку. Аналіз сторінок державних архівів областей на сайтах обласних державних адміністрацій, мяко кажучи, дивує повним небажанням керівників використовувати безкоштовні можливості для популяризації і ресурсів, і послуг, що надаються архівами, не кажучи вже про невиконання вимог Указу Президента України від 31 липня 2000 р. № 928 та низки урядових постанов (Постанови КМУ від 4 січня 2002 p. № 3, 29 серпня 2002 р. № 1302, 24 лютого 2003 р. № 208) щодо створення веб-сайтів, а також наказу Держкомателерадіо та Держкомзвязку від 25 листопада 2002 р. № 327 «Про затвердження Порядку інформаційного наповнення та технічного забезпечення Єдиного веб-порталу органів виконавчої влади». Протокольне рішення засідання Урядового комітету соціального, науково-технічного та гуманітарного розвитку від 11 грудня 2003 р. звертає увагу керівників на незадовільне виконання доручень, передбачених зазначеними нормативними документами.

Отже, сторінки на сайтах ОДА мають лише 7 архівів, з них більшість є короткими довідками на рівні телефонного довідника, в кращому випадку з викладом функцій державного архіву (Кіровоград, Черкаси), або з біографічною довідкою і портретом керівника (Рівне). Повноцінними інформаціями про історію архіву, склад і зміст фондів з переліком платних послуг можна назвати лише сторінки держархівів Львівської та Чернівецької областей. Таку ситуацію аж ніяк не можна кваліфікувати як прозорість у діяльності державних архівів, якщо врахувати що більш-менш детальні відомості надсилаються до комітету нерегулярно, а друкуються лише чотири рази на рік в «Віснику Держкомархіву», як правило, - постфактум.

Надалі стрижневим напрямком є реалізація галузевої програми створення електронної версії Національного фондового каталогу з подальшим наданням доступу до нього через Інтернет. Саме цим шляхом рухаються провідні архівні служби і національні архіви країн світу. За останні два роки у європейському сегменті Інтернету список країн, що оприлюднили у Мережі фондові архівні каталоги загальнонаціонального рівня, значно поповнився. До Великобританії, Німеччини, Угорщини, Швеції, Швейцарії, Хорватії, Польщі, Чехії додалися Португалія, Іспанія, Ліхтенштейн, Туреччина, нові фрагменти фондових каталогів різних відділень Національного архіву Франції. Загалом же в Європі функціонують близько 100 архівних баз даних, з яких 36 створені у Великобританії, 19 - у Франції, 11 - у ФРН. Найбільш же інтенсивно у цьому напрямку останнім часом працювали саме ті країни, що стали новими членами Євросоюзу, оскільки високий рівень представлення архівних інформаційних ресурсів держави в світовій мережі є одним із суттєвих чинників євроінтеграції.

Що ж ми маємо на сьогодні у цій сфері? Передусім, певний поступ: понад 70 тис. фондів (бл. 40% від загального обсягу НАФ) опрацьовано і надіслано до Центру інформаційних технологій Держкомархіву. Девять архівів - ЦДАМЛМ, ЦДІАК України, ЦДІАЛ України, ЦДНТА, державні архіви областей: Волинської, Донецької, Херсонської, Чернігівської, та Державний архів м. Києва) повністю завершили або завершують цю роботу. З іншого боку, якість наповнення баз не завжди є задовільною; а у трьох областях (Івано-Франківськ, Одеса, Тернопіль) і досі не розпочалися роботи з наповнення бази за програмою «Архівні фонди України».

Паралельно з роботою над Національним електронним фондовим каталогом ми зробили справжній прорив у царині максимально широкого удоступнення путівників та архівних довідників інших жанрів: на сьогодні на сайті Держкомархіву опубліковано в електронному вигляді понад два десятки довідників загальним обсягом понад 7 тис. книжкових сторінок. Цей серйозний інформаційний масив нині користується величезною популярністю у відвідувачів сайту. Інтернет-виставки, запроваджені Держкомархівом з минулого року (це чотири виставки, понад 600 документів,) також витворюють солідний ресурс, не лише рекламно-інформаційного, але й дослідницького характеру. Загалом, з розвитком та нарощуванням інформаційних ресурсів сайт Держкомархіву дедалі більше набуває рис потужного веб-порталу. В умовах зростання попиту на інформацію документів державних архівів, зростає кількість відвідувачів сайту. Щодоби до сайту звертаються 200-300 користувачів, які надсилають до 3000 запитів (що становить 110 тис. запитів на рік). Але супровід сайту, підготовка фондових каталогів і путівників, - це, так би мовити, верхній, поточний, інституційний та пофондовий рівень наших стратегічних завдань. Цей барєр загалом подолали більшість розвинутих країн. Аби рельєфніше окреслити ситуацію в галузі, нагадаю, що відносно новою тенденцією, яка набуває зараз стрімкого розвитку у світі, є публікація в Інтернеті архівних описів, що розкривають зміст документної інформації вже на рівні одиниці зберігання. Наведу лише два приклади. За оцінками національного архівіста Канади, для повного представлення усіх архівних інвентарів країні знадобиться ще 5-7 років (нині опубліковано до 40% описів усіх фондів Національного та провінційних архівів); керівництво польської архівної служби оцінює свої перспективи у цьому напрямку у 10-20 років інтенсивної роботи. Зрозуміло, що цей гігантський розрив між рівнем представлення архівних ресурсів провідними країнами світу і початковим етапом інформатизації, на якому перебуваємо ми зараз, нам належить подолати спільними зусиллями.

З 2005 p. необхідно здій снити заходи щодо надання громадянам послуг з використанням електронного цифрового підпису, на що звертається увага у протокольному рішенні засідання Урядового комітету від 11 грудня 2003 р. Набуття чинності двох Законів України - «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис» ставить перед архівними установами нові завдання, які мають вирішуватися в рамках різних програм - галузевих, регіональних і загальнодержавних. Це, передбачено у державній програмі «Електронна Україна», що нині готується для розгляду в Уряді. Сьогодні ж доводиться констатувати, що суттєвою перешкодоюна шляху впровадження інформаційних технологій в архівах, крім недостатнього фінансування, є практична відсутність кваліфікованих фахівців, повязана з неможливістю їхнього утримання як в органах виконавчої влади, так і в архівних установах. Не можна не наголосити на ще одному важливому напрямі, що потребує розвитку: це проблеми розвитку архівної теорії та архівознавства як спеціальної історичної дисципліни у контексті тих комунікаційних процесів, що змінюють світ. Архівна галузь, на жаль, поки ще не готова до кардинального стрибка в цьому напрямі, однак необхідність наукового прогнозування розвиткусуспільства прямо повязана з готовністю архівної справи до нових технологій зберігання «документальної памяті» України.

3.3 Розробка концепції зберігання електронного документу

Високі темпи інформатизації суспільства, впровадження систем електронного документообігу та цифрового підпису (далі - ЕЦП) є невідємними складовими тенденцій електронного урядування (далі - Е-урядування) в Україні. У наш час електронні документи (далі - ЕД), підписані ЕЦП, стали надійним інструментом захисту юридичної сили документа і активно використовуються в державному управлінні та комерційній діяльності.

Поступовий розвиток електронного документообігу в нашій державі та за кордоном вимагає створення оптимальних умов для архівного зберігання ЕД. У найближчій перспективі Центральному державному електронному архіву України належить прийняти на зберігання величезні масиви ЕДта електронних інформаційних ресурсів (далі - ЕІР), забезпечивши при цьому надійне зберігання протягом тривалого терміну, автентичність, цілісність та можливість доступу до них.

Саме тому одним із важливих чинників формування оптимальної моделі архівного зберігання в Україні є врахування досвіду роботи в цій галузі інших країн. Метою даної статті є дослідження досвіду роботи з ЕДта технологій архівного зберігання ЕДу Республіці Білорусь. Аналіз наявного досвіду дає можливість виокремити основні тенденції архівного зберігання ЕД, визначити актуальні проблеми сьогодення та уникнути їх у подальшій роботі.

Архівне зберігання електронних документів передбачає забезпечення збереженості документів та усіх форм доступу до них (фізичного, правового та інтелектуального).

Проект підготовлено в контексті реалізації заходів щодо впровадження закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", закону України "Про електронний цифровий підпис" а також підзаконних нормативно-правових актів до цих законів.

Необхідно зазначити, що технологія архівного зберігання електронних документів, яка визначена в законі України "Про електронні документи та електронний документообіг" (стаття 13 "Зберігання електронних документів та архіви електронних документів": "У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання...") не відповідає рівню, що є рішенням проблеми архівного зберігання. Зазначені дублювання та копіювання не можуть забезпечити відтворення цих записів через 50 або навіть через 10 років. З початком впровадження вищезгаданих законодавчих актів уже через 2 роки електронні документи можуть надходити зі служб діловодства до архівних підрозділів, тому нагальним є вирішення проблеми архівного зберігання електронних документів.

Мета концепції - визначення стратегії архівного зберігання електронних документів, яка забезпечить збереженість (цілісність та автентичність), постійну визначеність (кодове позначення місця зберігання електронного документа) та доступ користувачів за допомогою програмно-технічних засобів (обслуговуючі програми, прикладні програми, операційні системи та апаратні засоби необхідні для їх функціонування).

Концепція базується на узагальненні світового досвіду щодо теорії та практики архівного зберігання електронних документів. Виходячи з цього досвіду можна стверджувати, що визначення такої стратегії архівного зберігання електронних документів зводиться до визначення моделі архівного ЕД та моделі процесу його довготривалого зберігання за умов змін програмно-технічних засобів інформаційної системи.

Розвиток інформаційних технологій та Інтернету ініціювали дискусії та дослідження щодо сутності ЕД, його відмінностей та особливостей порівняно з документом з паперовим носієм. Деякі американські архівісти вважають, що:

ЕД або комбінація ЕД, створювані фізичними або юридичними особами, є доказом дій або взаємодії та містить інформацію про зміст дій та взаємодії. ЕД характеризується змістом, контекстом та структурою. Зміст ЕД - це текстові та графічні частини, що складають документ. Контекст ЕД - інформація про зв'язки задокументованої інформації з фізичними або юридичними особами та з іншими документами. Структура ЕД - технічна характеристика ЕД (формат файла, носій інформації тощо);

ЕД визначається своїми метаданими (aнг. - metadata3означає дані, що пов'язані або стосуються інших даних, підготовлені для передачі, зберігання і оброблення ЕОМ), які містіть інформацію про його соціальну визначеність та розумінням змісту, контексту, структури. Метадані мають мати елементи юридичних, ділових, організаційних, процедурних доказів цілісності ЕД та його автентичності для авторів, користувачів та дослідників;

метадані є обв'язковим елементомпроцесу зберігання ЕД.

Як об'єкт архівного зберігання електронні документи характеризується такими ознаками:

електронні документи є програмно-технічно залежними продуктами;

електронні документи мають широкий спектр інформаційного відображення (текстові, графічні, електронні таблиці, бази даних, мультимедійні);

форма електронних документів може бути відокремлена від змісту, а зміст документів може бути фрагментованим (бази даних), тобто фізично документ може зберігається в декількох різних файлах;

електронні документи можуть мати посилання, які не контролюються авторами, наприклад, використовування Інтернет-файлів або файлів корпоративних баз даних, які мають короткий діапазон життєвого циклу;

електронні документи зберігають на фізичних носіях інформації (магнітні, оптичні пристрої), що не можуть гарантувати довготривале збереження інформації (процес розмагнічування, механічне ушкодження, фізичне та моральне старіння програмно-технічних засобів).

Формати створюваних ЕД характеризуються тим, що мають відкриту або закриту специфіка цію, рівень стандарту, або просто характеризую ться обсягом розповсюдження та використання.

Поширені такі формати електронних документів:

формати відкритого тексту: в діловодстві для створення ЕД широко використовуються формати програм Microsoft (Word, Excel), які характеризуються тим, що мають закриту специфікацію. Взв'язку з тим, що це не прийнятно в аспекті архівного зберігання ЕД, для архівів рекомендується використовувати формат відкритої специфікації - PDF фірми Adobe Systems Inc., який визначений ISO (The International Organization for Standardization) як стандарт (ISO/DS 19005-1) довготривалого зберігання електронних документів (до 50 років). Для більшості прикладних програм для створення ЕД можлива конвертація до формату PDF, який відтворює ЕД (текст і графіку).

Формати графічних зображень:

TIFF (Tag Image File Format): графічний формат, який рекомендується як стандарт високої якості зображень для широкого застосування і довготривалого зберігання графічних зображень;

GIF (Graphics Interchange Format): графічний формат рекомендований для передавання зображення каналами зв'язку, не рекомендується як формат довготривалого зберігання зображень;

JPEG (Joint Photographic Experts Group): графічний формат з ущільненням інформації з мінімальними її втратами, широко використовується в Інтернет, в діловодстві, ЕД в цьому форматі надходять і до архіву;

інші формати (pict, bmp тощо) використовують в специфічних додатках і нерекомендовані для довготривалого зберігання зображень;

Формат структурованого тексту (текстові документи, які мають графічні та аудіо включення, Інтернет-посилання тощо): поширено використання формату SGML (Standard Markup Generalized Language). Цей формат структурованих документів має можливості подетального відкриття документа в зв'язку з чим зручний для довготривалого зберігання документів в архівах.

Архівісти та дослідники покладають великі надії на донедавна представлений формат XML (Extensible Markup Language), прийнятий для створення та зберігання структурованих ієрархічних даних незалежно від характеристик програмно-технічних засобів. Формат створено W3C (World Wide Web Consortium).

Вибір формату ЕД здійснюється з урахуванням забезпечення наступних вимог:

доступність ( пошук та візуалізація), неможлива конвертація у формат з ущільненням інформації, який вирішує питання розміщення і не забезпечує надійного доступу;

довговічність (впевненість тому, що формат в який конвертується ЕД буде підтримуватись розробником достатній час без ризику втрати доступу);

точність (впевненість в тому, що формат, в який конвертується ЕД, забезпечує точне відтворення даних);

гнучкість (забезпечення достатньо зручного рівня у використанні ЕД: можливість копіювання, передавання комунікаційними каналами).

Носії інформації для запису ЕД класифіковано таким чином:

СD-WORM, CD-ROM, CD-R носії: найбільш придатні для архівного зберігання електронних документів. мають відносно значну ємність інформації для запису, захищені від випадкового стирання, досить широко використовуються і виготовляються (виробники обіцяють для своєї продукції термін безпечного зберігання інформації 100 і більше років). На практиці рекомендовано перезапис інформації на CD кожні 10 років при забезпеченні належних умов зберігання (інколи спостерігається руйнація алюмінієвої основи). Орієнтовна вартість зберігання інформації від 5 до 10 $/GB;

Hard Disk Drive (HDD): основний засіб зберігання інформації в комп'ютері, висока швидкодія, ємність понад 100 GB. Записана на HDD інформація може бути випадково модифікована або стерта. Рекомендований для доступу до ЕД в режимі "on-line"та зберігання ЕД з резервним копіюванням на інших носіях. Орієнтовна вартість зберігання інформації від 15 до 35 $/GB;

LTO, DLT, SuperDLT - cassettes: порівняно з CD, записана інформація може бути випадково модифікована або стерта, але зручні при опрацюванні великої за об'ємом інформації в декілька десятків GB (виробники, які мають відому торгову марку, визначають для магнітних носіїв діапазон життєвого циклу від 10 до 20 років в залежності від типу). Орієнтовна вартість зберігання інформації близько 3 $/GB при використанні автоматичної бібліотеки носіїв;

DVD (Digital Versatile Disk): оптичний диск, має такі ж переваги як і CD і більше, оскільки може зберігати до 17 GB інформації і набувають широкого вжитку. Орієнтовна вартість зберігання інформації близько 15 $/GB;

ZIP-drive: носії за об'ємом в 100-250 MB інформації, не мають промислового стандарту і можливі у використані за відсутності інших засобів;

.44 МВ floppy disk: найменш придатний для архівного зберігання: мала ємність, висока вразливість, приймаються тільки за погодженням з архівом.

Вибір носія інформації здійснюється з урахуванням наступних характеристик:

довговічність (залежить від технологічного рівня виробника, часу та умов зберігання до використання). Реальний діапазон життєвого циклу є прогнозованою величиною;

швидкодія доступу (важливий фактор у створенні інформаційного ресурсу, вирішенні проблеми резервного та страхового копіювання);

ємність носія (визначається в залежності від призначення та перспективного використання його ємності);

універсальність (визначається можливістю зберігати ЕД різних форматів, наприклад, floppy disk є непридатним для зберігання графічних файлів, CD або DVD можуть зберігати текстові, графічні, аудіо, відео файли);

мобільність (зручність перенесення інформації у просторі);

компактність (співвідношення розмірів до об'єму інформації);

ціна ( визначається призначенням: створення ЕД, приймання та розповсюдження ЕД, зберігання ЕД).

Архівне або довічне (тобто як можна більш тривале) зберігання ЕД є однією з проблем інформаційної спільноти, важливість якої визначається все більшим проникненням інформаційних технологій в життя людини. Chen S.S. характеризує проблему довготривалого зберігання ЕД як "критичну, накопичувану слабкість інформаційного суспільства". Відзначається, що проблема архівного зберігання є як технічною так і організаційною проблемою. Технічна проблема полягає в досить короткому життєвому циклі програмно-технічних засобів створення ЕД та носіїв інформації для їх зберігання (моральне та фізичне старіння). Організаційна проблема полягає в тому, що не завжди архівісти мають вплив на вирішення питань законодавчого та фінансового забезпечення організації створення та функціонування ЕД.

Міжнародна Рада Архівів (ІСА), Комітет електронних документів 1997 р. визначив основні принципи довготривалого зберігання ЕД в архівах. Відповідно до цих рекомендацій архів повинен:

дослідити життєвий цикл електронних систем, що створюють та зберігають архівні ЕД;

упевнюватись, що ЕД, які створюють і зберігають, є автентичними і цілісними;

здійснювати експертизу та контролювати процеси зберігання архівних ЕД;

об'єднати вимоги до зберігання та користування ними, забезпечивши їх доступність.

Автентичність/цілісність архівного ЕД - одне з вузлових питань. Загроза втрати автентичності/цілістності ЕД зумовлена здатністю редагування програмними засобами а, також необхідністю в конвертуванні та міграції документів (переміщення ЕД в наступне покоління програмно-технічних засобів).

В електронній публікації автентичність визначена як доказ того:

що ЕД відповідає зазначеному;

що ЕД, створений або надісланий зазначеним автором або організацією, що створили його;

що зазначений час відповідає часу створення або надсилання.

Цілісність ЕД визначена як доказ того, що документ повний та не підлягав неавторизованим змінам.

Для забезпечення автентичності/цілосності ЕД створювані метадані мають містити відомості про криптографічні перетворення документа (електронний цифровий підпис або значення хєш-функції для документа), а також інформацію, що автори мають визначені повноваження створення та передавання ЕД до архіву. У процесі здійснення процедур з ЕД електронний цифровий підпис або значення хєш-функції мають бути підтверджені.

До визначених стратегій вирішення проблеми архівного зберігання ЕД слід віднести:

стратегію консервації: базується на збиранні та зберіганні морально застарілих програмно-технічних засобів, що дозволяють відображати ЕД в конфігурації, в якій він був створений;

стратегію емуляції - розроблення програм, які відтворять дії морально застарілого програмногозабезпечення так, що будуть отримані результати так само як і в конфігурації програмно-технічного забезпечення, в якому було створено ЕД;

стратегію міграції - періодичне перенесення ЕД з існуючого в наступне покоління програмно-технічних засобів.

Перша стратегія є не досить практичною: технічні засоби та програмне забезпечення виробляється та виготовляється незалежними виробниками, тому у разі припинення виробництва, відновлення працездатності обладнання потребує значних фінансових ресурсів.

Друга стратегія - емуляції, потребує зберігання значного обсягу документації стосовно програмно-технічних морально застарілих засобів, що дозволить в майбутніх поколіннях здійснити конвертацію або розробку програмного забезпечення для відтворення і подальшого зберігання оригіналів ЕД. Ця стратегія досить обтяжлива, а тому також потребує великих витрат.

Періодична міграція електронних документів із покоління в покоління програмно-технічних засобів є одним з перспективних рішень проблеми довготривалого зберігання ЕД. Успішне використання цієї стратегії залежить від метаданих, пов'язаних з електронним документом, що містять історію міграції документа і забезпечує розуміння середовища, в якому було створено ЕД.

Стратегія міграції з інкапсуляцією (метод об'єднання метаданих і змісту ЕД) притягує увагу архівістів, наприклад Австралії, як можливість перенести початок традиційного життєвого циклу для ЕД на момент до його створення, або водночас зі створенням, так звана концепція "records continuum". Це, на думку дослідників, створює усі умови для успішного вирішення проблеми довготривалого зберігання ЕД. Ця стратегія передбачає включення до метаданих певної частини архівного описування і передавання до архіву ЕД у вигляді інкапсульованого інформаційного об'єкта.

Реалізація концепції може відбуватися за умови прийняття державної програми впровадження електронних документів та електронного документообігу та вирішення питань фінансування пілотного проекту (експериментальної моделі) архіву електронних документів. Це зумовить можливість вирішення таких питань:

апробація стратегії архівного зберігання, форматів ЕД, носіїв інформації (формулювання функціональних вимог до автоматизованих систем діловодства та архіву електронних документів: специфікацій метаданих, форматів, інтерфейсів, протоколів тощо);

розроблення специфікації метаданих архівного ЕД (базисом для розроблення специфікації метаданих можуть слугувати елементи відомих розробок метаданих таких як Dublin Core, ISAD(G), VERS, OAIS;

розроблення архітектури програмно-технічних засобів для реалізації архіву ЕД, що відповідає стандарту ISO 14721: 2003 (…- Open archival information system -…) з доопрацюванням тих частин, що стосуються доступу (Інтранет - та Інтернет-мережа).

Отже, як свідчить практика, архівне зберігання ЕД та забезпечення автентичності ЕД в довготерміновій перспективі є актуальними питаннями, як для України, так і Білорусі. На даному етапі ЦДЕА України орієнтується на позитивний досвід інших країн з організації постійного зберігання ЕД, а також враховує думку всіх сторін даного процесу: архівістів, документознавців, спеціалістів інформаційних технологій.

3.4 Створення відкритого доступу до електроних документів,через мережу Інтернет

На рубежі тисячоліть світова цивілізація вступила в нову фазу свого розвитку, створивши інформаційне суспільство, основу якого складає всесвітня електронна мережа Інтернет. Останнім часом до неї інтенсивно входять архівні установи, представляючи національні інформаційні ресурси.

Розвиток національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет, належне представлення в ній національних інформаційних ресурсів, забезпечення широкого доступу до неї громадян та юридичних осіб стає одним з пріоритетних напрямів державної політики в сфері інформатизації і в Україні, про що свідчить Указ Президента України від 31 липня 2000 р № 928/2000 "Про заходи щодо розвитку національної складової глобальної інформаційної мережі Інтернет та забезпечення широкого доступу до цієї мережі в Україні". Інформатизація архівної справи розглядається як один з основних напрямків архівного будівництва у Розпорядженні Президента України за № 273/2000-рп від 2 вересня 2000 р. "Про невідкладні заходи щодо розвитку архівної справи".

З другої половини 90-х років спостерігається процес "стихійної" автоматизації архівних установ України. На сьогодні в 4 центральних і 14 обласних архівах, у галузевих державних архівах та архівних установах НАН України створюються або вже функціонують десятки автоматизованих баз даних облікового характеру (ЦДІАК України, ЦДКФФА України, ЦДАМЛМ України, Держархів при Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, держархіви Дніпропетровської, Донецької, Київської, Львівської, Миколаївської, Тернопільської, Херсонської, Черкаської, Чернігівської областей, Кам'янець-Подільського міського державного архіву; Відділу рукописних фондів і текстології Інституту літератури ім. Т. Г. Шевченка НАН України, Інституту рукопису НБУ ім. В. І. Вернадського) та тематичного характеру (ЦДАГО України, ЦДІАК України, ЦДАМЛМ України, Науково-довідкова бібліотека ЦДА України, державні архіви Волинської, Дніпропетровської, Донецької, Київської, Луганської, Миколаївської, Одеської, Сумської, Харківської, Херсонської, Черкаської, Чернігівської областей; галузеві державні архіви Міністерства оборони України, Служби безпеки України тощо).

Робляться перші кроки на шляху до створення власних Web-сайтів (Держархів Дніпропетровської області, Науково-довідкова бібліотека ЦДА України, Науковий архів Інституту археології НАН України). Одночасно з середини 90-х років під егідою УДНДІАСД та НАН України опрацьовуються організаційні, теоретико-методологічні й програмно-технічні підходи до системної інформатизації архівної справи, результати яких представлено в збірнику статей і матеріалів "Національна архівна інформаційна система "Архівна та рукописна україніка" (Вип. 1: Інформатизація архівної справи в Україні: Сучасний стан та перспективи. - К., 1996), а також викладено в програмній статті Л. А. Дубровіної "Основні положення концепції комп'ютеризації архівної справи в Україні" (Студії з архівної справи та документознавства. - Т. 3. - К., 1998. - С. 6-17).

Нині в Держкомархіві України розробляється комплексна Програма створення галузевої інформаційної системи, що має стати складовою Державної програми інформатизації.

На першому етапі реалізації програми передбачається побудова спільними зусиллями центральних архівних установ виділеного каналу доступу до Інтернету, побудова першого сегмента локальної мережі, введення в експлуатацію серверів Держкомархіву і надання учасникам виходу через них до Інтернету. Надалі до мережі підключатимуться центральні й місцеві архівні установи.

Координація, супровід, методичне і програмно-технічне забезпечення робіт покладається на Центр інформаційних технологій, що створюється при Держкомархіві України.

Враховуючи, всі основні аспекти з вище наведеного,можна зрозуміти перспективи і необхідність розробки і впровадження власного веб-сайту на базі діяльності архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради, що б дало змогу економити час та гроші для отримання бажаної відкритої інформації(Додаток В).

РОЗДІЛ 4. ОХОРОНА ПРАЦІ

4.1 Гарантування прав громадян на охорону праці

Права громадян (у тому числі працівників), закріплені у відповідних нормативно-правових актах, можуть бути реалізовані тільки за умови, якщо в нормативному порядку будуть установлені для цього необхідні гарантії.

Закон України "Про охорону праці" передбачає цілий ряд гарантій прав громадян на охорону праці як при укладанні трудового договору, так і під час роботи на підприємстві.

Установлено, що умови трудового договору не можуть містити положення, які не відповідають законодавству України про охорону праці.

Громадянин при укладанні трудового договору має бути проінформований власником під розписку про умови праці на підприємстві, наявність на робочому місці небезпечних та шкідливих виробничих факторів, можливі наслідки їх впливу на здоров'я, про права на пільги та матеріальну чи інші види компенсації за роботу в таких умовах. Забороняється укладання трудового договору з громадянином, якому згідно з медичним висновком протипоказана запропонована робота за станом здоров'я.

Усі працівники згідно із Законом підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню від нещасних випадків та професійних захворювань, які можуть спричинити втрату працездатності.

Однією з гарантій є те, що працівник має право розірвати трудовий договір за власним бажанням, якщо роботодавець не виконує законодавства про охорону праці, не додержується умов колективного договору з цих питань.

У цьому разі працівникові виплачується вихідна допомога в розмірі, передбаченому колективним договором, але не менше тримісячного заробітку.

Працівника, який за станом здоров'я відповідно до медичного висновку потребує надання легшої роботи, роботодавець мусить перевести за згодою працівника на таку роботу на термін, зазначений у медичному висновку, і в разі потреби встановити скорочений робочий день та організувати проведення навчання працівника з набуття іншої професії відповідно до законодавства.

На час зупинення експлуатації підприємства, цеху, дільниці, окремого виробництва або устаткування органом державного нагляду за охороною праці чи службою охорони праці за працівником зберігається місце роботи, а також середній заробіток.

Працівникам, зайнятим на роботах важких і зі шкідливими умовами праці, надається право на додаткові пільги і компенсації. Вони безкоштовно забезпечуються лікувально-профілактичним харчуванням чи молоком або рівноцінними харчовими продуктами, мають право на оплачувані перерви санітарно-оздоровчого призначення, на скорочення тривалості робочого часу, додаткову оплачувану відпустку, пільгову пенсію й інші пільги та компенсації, надані в передбаченому законодавством порядку. Роботодавець також може за свої кошти додатково встановлювати за колективним договором (трудовим договором) працівникам пільги і компенсації, не передбачені законодавством. Протягом дії трудового договору, укладеного між робітником та роботодавцем, останній має не пізніш як за два місяці письмово проінформувати працівника про зміни виробничих умов та розміри пільг і компенсацій.

Роботодавець зобов'язаний забезпечити за свій рахунок придбання, комплектування, видачу та утримання засобів індивідуального захисту відповідно до нормативно-правових актів з охорони праці і колективного договору.

У разі передчасного зношення цих засобів не з вини працівника роботодавець зобов'язаний замінити їх за свій рахунок. У разі придбання працівником спецодягу, інших засобів індивідуального захисту, миючих та знезаражуючих засобів за свої кошти роботодавець зобов'язаний компенсувати всі витрати на умовах, передбачених колективним договором.

Згідно з колективним договором роботодавець може додатково, понад установлені норми, видавати працівникові певні засоби індивідуального захисту, якщо фактичні умови праці цього працівника вимагають їх застосування.

Масштабна робота щодо створення в Україні власної нормативної бази з питань безпеки, гігієни праці та виробничого середовища продовжується. Затверджені і реалізуються плани розроблення (перегляду) правил та інших нормативних актів на перспективу і поточний рік, забезпечується поступовий перехід від документації галузевого призначення до нормування вимог охорони праці за видами технологічних процесів, робіт, устаткування. Належить розв'язати також завдання щодо встановлення оптимального співвідношення між різними видами державних нормативних актів про охорону праці, включаючи спеціальні стандарти безпеки праці, та ряд інших проблем.

Одним з пріоритетних напрямів у нормотворчій діяльності визначено забезпечення відповідності національних законодавчих та інших нормативних актів з охорони праці вимогам конвенцій Міжнародної Організації Праці, директив Європейського Економічного Співтовариства, договорів Співдружності Незалежних Держав та інших міжнародних документів.

червня 1994 року було укладено Угоду про партнерство та співробітництво між Україною та ЄС, яка набула чинності з 1 березня 1998 року Видано ряд Указів Президента, постанов Кабінету Міністрів України, спрямованих на створення необхідних правових і організаційних засад для виконання зазначеної Угоди, затверджено Стратегію інтеграції України до ЄС, започатковано розроблення галузевих та національних програм інтеграції (зокрема, галузеву програму Держнаглядохоронпраці затверджено наказом Комітету від 22 лютого 1999 р. № 29) тощо.

Серед зазначених заходів центральне місце відведено питанням адаптації національного законодавства до законодавства ЄС, що є цілком природним явищем, оскільки в основі інтеграційних процесів будь-якого спрямування є забезпечення максимально можливого зближення правових норм, за якими працює і розвивається кожна з сторін.

4.2 Компютерна техніка та її вплив на організм людини

Сучасна тенденція розвитку суспільства полягає у широкому впровадженні в усі сфери життя нових інформаційних технологій, що базуються на використанні електронно-обчислювальної техніки і телекомунікаційних засобів. Основою цих технологій є інтегральний (діалоговий) режим роботи з візуальними дисплейними терміналами (ВДТ)у за іншою термінологією - комп'ютерами. Відповідно до ДСанПіН 3.8.2.007-98 під ВДТ розуміють пристрій, який включає візуальний дисплей (монітор), клавіатуру та друкувальний пристрій (лазерний, струминний, матричний). ВДТ бувають колективного використання та персональні. Основними функціями ВДТ є введення та виведення інформації, її зберігання та обробка. ВДТ є або об'єктом праці, або головним її засобом, або робочим інструментом. Це персональні комп'ютери, інформаційні системи, системи комп'ютерного користування та ін.

Серед користувачів ВДТ в США і Європі значного поширення набуло специфічне захворювання, яке отримало назву синдром комп'ютерного стресу (СКС). СКС супроводжується головним болем, запаленням очей, алергією, роздратованістю, млявістю і депресією. Інформаційне перевантаження користувачів ВДТ супроводжується низкою специфічних захворювань, які називають інформаційними. Першим симптомом їх є головний біль.

Дослідження, проведені в США, Німеччині, Швейцарії та інших країнах, показали, що робота з обслуговування ВДТ супроводжується підвищеним напруженням зору, інтенсивністю і монотонністю праці, збільшенням статичних навантажень, нервово-психічним напруженням, впливом різного виду випромінювань та ін. Внаслідок цього серед операторів ВДТ, як зазначають фахівці Всесвітньої організації охорони здоров'я, частіше, ніж в інших групах працюючих, трапляються такі професійні захворювання, як передчасна стомлюваність, погіршення зору, м'язові і головні болі, психічні й нервові розлади, хвороби серцево-судинної системи, онкологічні захворювання та ін. Вважається, що стан організму операторів ВДТ визначається комплексним впливом факторів трудового процесу і середовища, значення яких є неоднаковим. На операторів з малим стажем роботи на ВДТ домінуючий вплив чинять фактори середовища, а на операторів зі стажем понад 5 років - фактори трудового процесу.

Російський науково-дослідний інститут охорони праці провів медико-біологічні дослідження впливу комп'ютерів на користувачів. Табл. 7.1 ілюструє їх результати.

Таблиця 4.1.

Результати досліджень впливу комп'ютерів на користувачів

СимптомиКількість користувачів (%), що повідомили про симптоми від загальної чисельності опитанихзалежно відрежиму роботистажу роботи12 місяців при неповній зміні12 місяців при повній змініпонад 1 рікпонад 2 рокиГоловний біль і біль в очах8355176Втома і запаморочення5324169Порушення нічного сну-81550Сонливість протягом Дня11224876Зміна настрою8242750Підвищена роздратованість8112251Депресія3162250Натяжіння шкіри лоба та голови351319Випадіння волосся--1319

Характер захворювань користувачів значним чином зумовлений типом і умовами виконання роботи з ВДТ.

За типом завдань, що вирішуються за допомогою комп'ютерів, діяльність користувачів можна поділити на три групи:

А - діяльність яких пов'язана зі зчитуванням інформації з екрана ВДТ;

Б - діяльність яких пов'язана з уведенням інформації;

В - творча робота в режимі діалогу з ВДТ.

За складністю і напруженістю праця на ВДТ поділяється на три категорії:

для групи А категорія праці визначається за сумарною кількістю зчитуваних знаків за зміну;

для Б - за сумарною кількістю знаків, що вводяться або зчитуються;

для В - за сумарним часом безперервної роботи з комп'ютером.

Класифікація трудової діяльності при роботі з ВДТ виконується згідно з діючим класифікатором професій (ДК-003-95 та зміни № 1 до ДК-003-95 ).

Залежно від цих категорій користувачі ВДТ зазнають характерного для них впливу шкідливих факторів трудового процесу і відповідно до цього мають розлади у стані здоров'я.

Таким чином, небезпечність використання інформаційного обладнання зумовлена: недосконалістю організації праці користувачів ВДТ; емісіями, джерелом яких є комп'ютери; особливостями праці на ВДТ; умовами праці.

) Захворювання очей та порушення зору. Ці захворювання є найбільш поширеними скаргами персоналу ВДТ. Проведені у США обстеження показали, що майже половина професійних користувачів ВДТ має різноманітні порушення зорової функції. Частота порушень їх зору, за даними німецьких та італійських фахівців, вища на 15-20 %, ніж серед працівників, які не користуються комп'ютерами.

Національною радою з наукових досліджень США для стану зорового дискомфорту був уведений термін "астенопія", який означає "будь-які суб'єктивні зорові симптоми чи емоційний дискомфорт, що є результатом зорової діяльності". Симптоми астенопії були класифіковані на "очні" (біль, печія та різь в очах, почервоніння повік та очних яблук, ломота у надбрівній частині тощо) та "зорові" (пелена перед очима, мерехтіння, швидка втома під час зорової роботи та ін.).

У операторів ВДТ "очні" симптоми трапляються частіше, ніж "зорові", причому частота проявів астенопії вища у жінок, ніж у чоловіків і більше виражена в осіб середнього і старшого віку. Причиною вважається електромагнітне випромінювання від ВДТ.

Проаналізувавши зорову роботу операторів ВДТ, М.Танахаші встановив, що через дві години експерименту частота флуктуацій акомодації зменшується, а внесок низькочастотної компоненти підвищується. Це може бути причиною скарг на втому зорового аналізатора. На думку X. Манер, тривала робота на ВДТ може призвести до розвитку короткозорості, оскільки у користувачів ВДТ головним чином "працює" ближній зір.

За даними Д. Шіді, у 100 пацієнтів із 150, які працювали на ВДТ по шість годин на день протягом чотирьох років, були виявлені проблеми з фокусуванням зору.

Робота за комп'ютером характеризується також тим, що постійний напружений погляд на екран монітора зменшує частоту моргання. При цьому погіршується зволоження поверхні очного яблука сльозовою рідиною, яка захищає рогівку ока від висихання, пилу та інших забруднень. Це може призвести до виникнення так званого синдрому Сікка: рогівка висихає і мутніє, і як наслідок - сліпота.

Також при напруженій зоровій роботі за ЕОМ можуть бути не лише порушення функції зору, а й виникнення головного болю, посилення нервово-психічного напруження, зниження працездатності.

Виникнення та розвиток патології зорової функції зумовлені:

умовами зорової роботи на ВДТ (зменшення вільного руху очей, зменшення функціонального поля сітківки та ін.);

змінами умов, характерних для традиційного зорового процесу читання (темні знаки на світлому фоні при падаючому світловому потоці), а також демонстрування зображення на майже вертикальній поверхні, що випромінює світловий потік, а отже, потребує пониженого загального освітлення на робочому місці;

змінами умов, характерних для традиційного зорового процесу читання (темні знаки на світлому фоні при падаючому світловому потоці), а також демонстрування зображення на майже вертикальній поверхні, що випромінює світловий потік, а отже, потребує пониженого загального освітлення на робочому місці;

світлотехнічною різнорідністю об'єктів зорової роботи (екран, клавіатура, документація), розташованих у різних зонах спостереження, що потребує багаторазового переведення лінії зору від одного до іншого;

робота з пульсуючим самосвітним об'єктом, який постійно перебуває у центрі поля зору, що не відповідає нормативним вимогам щодо обмеження пульсації та засліпленості. Наявність пульсації яскравості знаків викликає дискомфорт і втому, загальну й здорову;

несприятливим розподілом яскравості у полі зору (стеля, стіни, меблі тощо можуть виявитися світлішими, ніж центр поля зору - темний, обмежено освітлений та іноді малозаповнений знаками екран монітора);

засліплюючою дією світильників, які освітлюють приміщення на робочому місці та ін.

Отже, порушення зорових функцій користувачів ВДТ пов'язані, головним чином, з чотирма групами факторів:

параметрами освітлення робочого місця;

характеристиками дисплея;

специфікою роботи на ВДТ;

неправильною організацією робочого місця.

) Порушення опорно-рухового апарату. Дослідження американських фахівців свідчать, що інтенсивна і тривала робота на ВДТ може стати джерелом професійних захворювань, пов'язаних з травмою монотонних навантажень. Це так звані ергономічні захворювання. Вони стають в Америці та інших західних країнах швидко зростаючим видом професійних хвороб. У 1992 р. в США частка цих захворювань становила 52%, у той час як десять років тому - трохи більше 18%. Ці захворювання проявляються у вигляді втоми, скутості, болю, судоми, оніміння та інших симптомів, що локалізуються у різних частинах тіла (шиї, спині, ногах, руках тощо).

До найтиповіших симптомів, характерних для таких захворювань, належать:

больові відчуття різної сили в Суглобах та м'язах кистей рук;

оніміння та повільна рухомість пальців;

судоми м'язів кісті;

поява нічного болю в зап'ясті.

У США та інших країнах я розвинутою комп'ютеризацією праці швидко поширюється комп'ютерне захворювання, яке називається Repetitine Strain Injury (SI) - хронічне розтягнення м'язів травматичного характеру. Це захворювання вважається професійним.

Перенапруження опорно-рухового апарату, головним чином, спричиняється:

нераціональною позою, яка ускладнюється нераціональною організацією робочого місця;

однотипними циклічними навантаженнями, викликаними роботою на клавіатурі або "миші";

обмеженістю загальної рухової активності (гіподинамією).

) Захворювання шкіри. У науковій літературі наводяться численні дані про захворювання шкіри у користувачів ВДТ, які виявляються у вигляді папульозного висипання, свербежу, лущення шкіри, перорального та себорального дерматитів, рожевих вугрів тощо.

Ураження шкіри пов'язують із впливом на користувачів ВДТ електромагнітного поля, що генерується дисплеєм комп'ютера. Воно посилює електростатичний заряд на тілі користувача. Це сприяє відкладенню аерозольних часток на обличчі й може у чутливих осіб викликати різноманітні шкірні реакції.

Є повідомлення про те, що робота на ВДТ протягом 2-6 і більше годин на день викликає екзему, яка, на думку фахівців, розвивається під впливом статичного, а можливо, електромагнітного полів.

Обладнання заземлення, встановлення сіткового екрану з металевого дроту між монітором і користувачем знижує частоту захворювань шкіри. Такий же ефект має вилучення килимових покриттів і підвищення відносної вологості у приміщенні.

) Нервово-психічні захворювання. Робота професійних користувачів ВДТ пов'язана з такими психологічними особливостями:

інформаційним перевантаженням мозку в поєднанні з дефіцитом часу;

тривожним очікуванням інформації, особливо тієї, що викликає необхідність прийняття рішення;

високою відповідальністю за кінцевий результат;

ізоляцією у спілкуванні та ін.

Під впливом цих факторів відбуваються зміни у співвідношенні процесів збудження і гальмування в корі головного мозку. При цьому функціональна активність центральної нервової системи знижується, основні нервові процеси гальмуються. В організмі розвивається психічна втома, яка характеризується:

зниженням здатності концентрувати увагу, сприймати інформацію;

уповільненням мислення з витратою його гнучкості та широти;

зниженням здатності до запам'ятовування та згадування;

змінами в емоційному стані (депресія, роздратування, втрата емоційної рівноваги);

сповільненням сенсомоторних функцій, унаслідок чого час реакції користувачів збільшується, рухи стають метушливими і неточними тощо.

Психічна втома спричиняє виникнення неврозів, основними симптомами яких є зниження працездатності користувачів ВДТ, збайдужіння до навколишнього життя, звуження кола зацікавлень.

З'ясовано, що особи, які працюють на ВДТ, часто перебувають у стані стресу. Його джерелами можуть бути вид діяльності, характерні особливості комп'ютера, програмне забезпечення, організація роботи, соціальні аспекти. Специфічними для комп'ютерів стресор-ними факторами вважають час затримки відповіді ВДТ при виконанні команд людини, засобів візуалізації, характер інформації та ін.

Перебування людини у стані стресу може призвести до змін її настрою, підвищення агресивності, фрустрації, депресії, роздратованості. Через цей стан спостерігаються психосоматичні розлади, порушення функцій шлунково-кишкового тракту, сну, зміни частоти пульсу та ін. Тривале перебування людини у стані стресу може призвести до розвитку серцево-судинних захворювань.

Основними факторами розвитку неврозів у користувачів ВДТ е:

особливості характеру трудового процесу та умов праці;

організація робочих місць;

мотивація праці;

особливості приладового та програмного забезпечення;

соціальні фактори.

) Порушення репродуктивної функції. Перші відомості про негативний вплив роботи на ВДТ на перебіг вагітності були одержані у 1978 р. У місті Торонто (Канада) було зареєстровано народження аномальних дітей у жінок, які працювали на комп'ютерах під час вагітності. Подальші дослідження, що проводилися у СІПА, Канаді, Іспанії і Швеції показали, що у більшості таких жінок плід мав дефекти головного мозку. Підвищена кількість мертвонароджених дітей (на 80%), передчасних пологів, спонтанних абортів виявлено насамперед у жінок, що проводили за ВДТ не менше 20 годин на тиждень, порівняно з жінками, які під час вагітності не використовували в своїй роботі комп'ютери.

Вважається, що можливою причиною порушень репродуктивної функції є випромінювання від ВДТ, а також тривале перебування в незмінній позі, нервове і скелетно-м'язове напруження.

Таким чином, ВДТ можуть суттєво впливати на здоров'я користувачів. Серед причин формування ергономічно зумовлених патологій провідне місце займають організаційні особливості праці користувачів ВДТ та характер трудового процесу. Разом з тим негативний вплив на стан здоров'я користувачів пов'язують з невідповідністю окремих моделей ВДТ гігієнічним та ергономічним вимогам. Ступінь цього впливу залежить від технічних характеристик ВДТ, інтенсивності впливу шкідливих факторів, організації праці на робочих місцях, упровадження засобів безпеки обслуговування ВДТ, тобто від рівня небезпечності інформаційного обладнання,

В Україні 95 % комп'ютеризованих робочих місць не відповідають сучасним вимогам до ВДТ. Шляхи вирішення цих проблем знайшли відгук у Законі України "Про Концепцію Національної програми інформації" від 4 лютого 1998 р. № 75/98-ВР.

Безпечність інформаційного обладнання - це властивість обладнання зберігати відповідність вимогам праці при виконанні заданих функцій в умовах, установлених нормативно-технічною документацією.

Забезпечення безпечності користувача при роботі з ВДТ - завдання багатогранне. Воно складається з трьох напрямків: ергономічна безпека персоналу, технічна безпека і безпека інтелекту людини.

Ергономічна безпека - це комплекс ергономічних заходів, що забезпечують захист користувача від впливу шкідливих умов праці при роботі з ВДТ.

Технічна безпека - це комплекс технічних заходів, що гарантують захист користувачів від шкідливої дії емісійних (фізичних) впливів ВДТ.

Безпека інтелекту полягає в комплексі заходів щодо регулювання потужності та якості інформаційних потоків.

4.3 Забезпечення оптимальних умов гігієни і санітарії в архівному відділі

Робітникові часто доводиться працювати в несприятливих умовах при високій або надто низькій температурі повітря, підвищеній вологості, на протягах, у приміщеннях з підвищеною кількістю пилу або отруйної пари летких розчинників, що зявляєтеся при випаровуванні лаків, емалевих фарб тощо. Усі ці фактори можуть призвести до професійних захворювань дихальних органів, очей, шкіри та й усього організму. Постійні струси (вібрація) і шуми, що виникають у приміщеннях, де працюють робітники, також спричинюють деякі види захворювань. Щоб запобігти тимчасовим або хронічним професійним захворюванням, слід додержуватись правил гігієни праці на виробництві. Підвищення і зниження температури в приміщенні, а також протяги спричинюють захворювання верхніх дихальних шляхів і легенів, а тривала робота при низькій температурі може призвести до обморожування.

В приміщеннях архівів, де робота повязана з нервово-емоційним напруженням, параметри повітря мають бути оптимальними за ГОСТ 12.1.005-88.

Концентрації шкідливих речовин в повітрі приміщень не повинні перевищувати гранично-допустимих норм, наведених в таблиці 5. Працюючі ВТП інтенсифікують аероіонізацію повітря. Оптимальним в зоні дихання працівника вважається вміст легких аероіонів обох знаків від 1,5х100 до 5х1000 в 1 см2.

Таблица 5. Характеристика шкідливих речовин на виробничих дільницях

Назва речовиниГДК мг/м3Клас небезпекиАгрегатний станОксиди азоту (в перерахунку на NО)5IIIпАмоній хлорид10IIIаАцетон200IVпБензин розчинник100IVпГідрохінон1IIаГас (в перерахунку на с)300IVпОзон0,1IпСелен аморфний2IIIаСкипідар (в перерахунку на С)300IVпСпирт етиловий1000IVпКислота оцтова5IIIпФенол +0,3IIпЛуги їдкі+ (розчини в перерахунку на NаОН)0,5IIа

Освітленість виробничих і побутових приміщень в архівах має відповідати вимогам СНиП II-4-79. Усі приміщення архіву, за винятком архівосховищ, мають бути забезпечені природним освітленням.
Природне та штучне освітлення у виробничих приміщеннях має забезпечувати сприятливі умови для зорової та загальної працездатності. Освітленість проходів на рівні підлоги не менше 25% освітленості робочих місць, але не нижче 75 лк (при газорозрядних лампах). При природному освітленні для захисту від прямого та відбитого світла з поверхні екранів і клавіатури необхідно передбачити сонцезахисні пристрої та правильне розташування робочих місць відносно вікон (природний потік світла має попадати на робочу поверхню з лівого боку). Штучне освітлення досягається системою загального освітлення. Для окремих робочих місць застосовується система комбінованого освітлення - загальне плюс місцеве.
В світильниках слід використовувати переважно газорозрядні люмінесцентні лампи типу ЛБ чи типу ЛХБ, в світильниках місцевого освітлення допускається використання ламп розжарювання. Застосування відкритих ламп для загального та місцевого освітлення не допускається.

Найбільш раціональними для загального освітлення є світильники розсіяного світла. Для місцевого освітлення передбачаються світильники з відбивачами, що не просвічуються і розташовані нижче рівня очей працівника та мають захисний кут не менше 30O. 3 метою обмеження відбитого та прямого блиску робочої поверхні світильники загального та місцевого освітлення необхідно розміщувати так, щоб дзеркальне відображення світної поверхні від робочої поверхні не співпадало з лінією зору працівника та не створювало відблиску на поверхні екрану. Для зниження пульсацій світлового потоку газорозрядних джерел світла слід використовувати багатолампові люмінесцентні світильники, вмикати лампи в різні фази мережі змінного струму. В полі зору працівника має бути забезпечений рівномірний розподіл яскравості. Нерівномірність освітленості на робочому місці допускається не більше 1,3, а в проходах 1,5. В архіві має бути організоване своєчасне очищення світильників і заміна перегорілих та застарілих джерел світла. Перегорілі газорозрядні лампи треба зберігати в спеціальних ємкостях або на відкритих майданчиках з підвітряної сторони на відстані не менше 100 м від споруд і періодично партіями вивозити для знешкодження та демеркуризації на спеціальних підприємствах у відповідностї з ДНАОП 0 03-1 43-88. Віконне скло необхідно чистити від пилу і бруду не менше двох разів на рік. Для очищення вікон необхідно використовувати спеціальні пристрої (пересувні вишки, драбини).

Рівень шуму в приміщеннях не повинен перевищувати норм, встановлених ГОСТ 12.1.003-83, СН 3223-85. В приміщеннях, в яких рівень шуму перевищує допустимі значення, слід проводити будівельно-акустичні, віброакустичні заходи та застосовувати засоби індивідуального захисту для зниження рівня шуму. Будівельно-акустичні заходи:

встановлення підвісних акустичних стель з акустичної плити;

облицювання стін вбирною гіпсовою перфорованою плитою, перфорованими азбестоцементними листами;

покриття підлоги килимовим покриттям;

ізоляція робочих місць деревом (дуб, береза), склом, плексигласом, шкірою, поролоном. Віброакустичні заходи:

встановлення обладнання на прокладки з повстини чи поролону;

встановлення обладнання на гумові чи пружинні віброопори.

Робота ВТП супроводжується комплексом електромагнітних випромінювань (електростатичне поле, радіочастотне інфрачервоне, видиме, ультрафіолетове, рентгенівське випромінювання) низьких рівнів. Інтенсивність випромінювання зменшується пропорційно квадрату відстані від екрану. Оптимальною при роботі з ВТП є відстань 50 см.

Таблиця 4.2

Допустимі рівні звукового тиску і рівні звуку на виробничих дільницях

Виробнича дільницяРівні звукового тиску (дБ) в активних смугах з середньогеометричними частотами, ГцРівні звуку та еквівалентні рівні звуку,31,5631252505001000200040008000дБ(А)Дільниця з застосуванням ВТП, монтажна дільниця, коректорська, кімната програмістів86716154494542403850Кабінети та робочі кімнати архівного відділу93797063585552504960

4.4 Організація протипожежного захисту в архівному відділі

Вимоги щодо конструктивних та планувальних рішень промислових обьектів, а також інших питань забезпечення їхньої пожежної безпеки значною мірою визначаються категорією приміщень та будівель за вибухопоженою та пожежною небезпекою. Визначення категорії приміщення проводится з урахуванням показників пожежовибухонебезпечності речовин та матеріалів, що там знаходятся(використовуються) та їх кількості. Відповідно до ОНТП 24-86 приміщення за вибухопожежною та пожежною небезпекою поділяються на пять категорій(А,Б,В,Г,Д).

Приміщення архівного відділу виконавчого комітету Кременчуцької міської ради відноситься до категорії В, класу пожежонебезпечних зон П-ІІ-а по ПУЕ и облаштованих пожежною сигналізацією із забезпеченням цілодобового спостереження.

Категорія В. Горючі та важкогорючі рідини, тверді горючі та важкогорючі речовини і матеріали, речовини та матеріали, здатні при взаємодії з водою,киснем або одне з одним лише горіти за умови, що приміщення, в яких вони знаходятся або використовуються не відносятся до категорій А та Б.

Архівосховища знаходятся в приміщенні держархіву,які розташовані на першому поверсі багатоповерхового цегляного будинку по вул.Жовтневій № 27.

Вхідні двері в перше сховище одностулкові, виготовлені з дерева, оббиті цільнолистовим металом, закриваются на один накладний замок,блоковані на відкриття. У 2 та 3 встановлені аналогічні двері. У 4 сховищі двері двостулкові.

Стіни сховища цегляні, стеля та підлога із залізобетонних перекриттів.

Віконні отвори першого архівосховища - з деревяного обвязування,обладнані металевими гратами із зовнішнього боку. Вікна другого та третього сховищ обладнані металевими гратами між рамами. Віконні отвори четвертого сховища з деревьяним обвзуванням, із внутрішнього боку вставлені металеві ставні,які зачиняются на металеву засувку.

В якості приймальної апаратури сигналів сповіщення використовується пожежний прилад «ВАРИАЛ-4RFМ» на чотири зони. Прилад забезпечує автоматичне передавання даних на пульт централізованого спостереження за пожежною безпекою міста.

Згідно з ДСТУ 2272-93 пожежна безпека в архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради забезпечується шляхом проведення організаційних, технічних та інших заходів, спрямованих на запобігання пожеж, забезпечення безпеки людей, зниження можливих майнових втрат, створення умов для швидкого виклику пожежних підрозділів та успішного гасіння пожеж.

Організаційні заходи складаються з:

розробки комплексних заходів щодо забезпечення пожежної безпеки;

відповідно до нормативних актів з пожежної безпеки розробки і затвердження положення, інструкції, інших нормативних актів, що діють в межах підприємства, здійснення постійного контролю за їх дотриманням;

забезпечення дотримання стандартів, норм, правил протипожежних вимог, а також виконання вимог приписів і постанов органів державного пожежного нагляду;

створення у разі потреби відповідно до встановленого порядку підрозділів пожежної охорони та необхідної для їх функціонування матері&іьно-технічної бази;

подавання на вимогу державної пожежної охорони відомостей та документів про стан пожежної безпеки об'єкта;

вжиття заходів щодо впровадження автоматичних засобів виявлення та гасіння пожеж;

своєчасного інформування пожежної охорони про несправність пожежної техніки, систем протипожежного захисту, водопостачання тощо;

проводження службових розслідувань випадків пожеж.

Архівний відділ виконавчого комітету Кременчуцької міської ради при забезпеченні пожежної безпеки керується такими нормативними документами:

ЗУ « Про пожежну безпеку» зі змінами від 15.12.2009.

Правилами пожежної безпеки для державних архівних установ України від 08.05.2003.

Інструкцією з пожежної безпеки архівного відділу Кременчуцької міської ради. Затверджено наказом Архівного відділу від 24.12.2009 .№ 13.

Працівники архівного відділу м. Кременчука ознайомлені з цими вимогами на нарадах, інструктажах, під час проходження пожежно-технічного мінімуму.

У приміщеннях архіву на видних місцях знаходягься таблички із зазначенням номера телефону «101» для виклику пожежної команди.

При прийомі працівників на роботу проводиться первинний протипожежний інструктаж під розпис у спеціальному журналі, а потім не рідше, ніж два рази в рік.

Усі працівники ознайомлені з:

можливими причинами виникнення пожежі та заходами її попередження;

місцями найбільш небезпечними у пожежному відношенні;

діями на випадок виникнення пожежі (виклик пожежної команди, викорисмния первинних засобів пожежогасіння, евакуація людей, архівних документів та матеріальних цінностей).

Для гасіння пожежі у сховищах застосовуються тільки вуглекислотні (Вогнегасник переносний вуглекислотний ВВК 2 (запірно пусковий, код ОКП 48.5431) та порошкові вогнегасники.

Установлено, що з використанням вогнегасників успішно ліквідовується загоряння протягом перших чотирьох хвилин від моменту його виникнення, тобто -ще до прибуття пожежних підрозділів.

Вогнегасники встановлені в легкодоступних місцях, де їх легко помітити- біля виходів із архівосховищ та приміщень на висоті 1.5 м від рівня підлоги.

Усе обладнання надійно заземлено.

Архівний відділ мають право відкривати та закривати, здавати на спостереження і знімати з-під спостереження об'єкт такі працівники:

Пугасей Г.Л. - начальник відділу;

Перепельченко Н.М. - головний спеціаліст;

Базавлук О.В. - спеціаліст першої категорії.

Після закінчення робочого дня працівники:

перевіряють протипожежний стан приміщення та прилеглих до нього коридорів, тамбура і т.п.;

ретельно закривають вікна і двері;

вимикають електроприлади, електрообладнання і освітлення;

піл час здачі приміщення під охорону особисто пересвідчуються у справності пожежної та охоронної сигналізації.

Керівник архівного відділу наказом призначив відповідальних за сховища архіву, на яких покладена персональна відповідальність за збереження документів, опечатування сховищ.

Сховища у робочий час закриті на ключ, який знаходиться у головного спеціаліста.

У випадку виникнення пожежі у неробочий час черговий контролер при спрацюванні пожежної сигналізації, переконавшись у виникнені пожежі у приміщенні архіву або прилеглої до нього території, викликає пожежну команду та сповіщає працівників по телефону такому порядку:

- начальника архівного відділу;

головного спеціаліста;

спеціаліста першої категорії.

Начальник відділу за необхідності розпечатує сховища, вживає заходи щодо врятування документів та запобігає проникненню сторонніх осіб у приміщення архіву.

При виникненні пожежі одночасно з її гасінням організовується евакуація людей, архівних документів і матеріальних цінностей силами працівників архіву та осіб, залучених пожежною охороною до гасіння пожежі і евакуації документів.

В архівному відділі виконавчого комітету Кременчуцької міської ради розроблений і вивішений на видних місцях план (схема) евакуації людей та документів у випадку пожежі.

Евакуація документів зі сховища № 4 проводиться через відкриті (вибиті) вікна у двір будинку. Відповідальна за це спеціаліст 1 категорії Базавлук О.В.

Евакуація документів зі сховищ № 1, 2, 3 проводиться по коридору у двір будинку. Відповідальна - гол. спеціаліст Перепельченко Н.М.

У першу чергу евакуюються документи 1-ї категорії (з червоною смугою).

Документи евакуюються «по ланцюжку» шляхом передачі архівних коробок з рук в руки.

Усі працівники, отримавши повідомлення про пожежу, зобов'язані прибути в архів.

На випадок надзвичайної ситуації архівні документи можуть евакуйовуватися для тимчасового зберігання в приміщення гімназії № 5 ім. Т.Г.Шевченка (м. Кременчук, пров. Г.Бреста, 65).

ВИСНОВКИ

У сучасному суспільстві інформація є повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя. Доступ до світових та вітчизняних інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання й передавання документів, тобто перехід на нові наукові способи організації інформації та доступу до неї, ставлять перед управлінцями різних рівнів принципово нові завдання. Неодмінною ознакою сьогодення є виконання значного обсягу технічних та логічних операцій зі створення та використання документованої інформації, що в свою чергу потребує чіткого нормативно-методичного підгрунття, чіткіше визначаються й основні функції архівних установ: зберігання, необхідної суспільству, ретроспективної інформації і забезпечення користувачів цією інформацією.

Правильна організація архівної справи сприяє оперативному пошуку документів, їх належному збереженні та упорядкуванню всієї ретроспективної інформації.

У відповідності з поставленими завданнями дослідження в дипломній роботі описано загальні відомості про архівний відділ, особливу увагу приділено нормативно - правовій базі, висвітлено такі важливі питання, як організація документів в межах архіву згідно з чинними державними стандартами і правилами, досліджено особливості ведення обліку документів.

Чільне місце в роботі займає дослідження фонду №115 «Правління Кременчуцької організації товариство «Знання», на основі матеріалів, що зберігаються в даному фонді досліджено основну діяльність організації, направлену на розповсюдження політичних і наукових знань УРСР <#"justify">На основі аналізу документів фонду було досліджено основну діяльність товариства «Знання», яка в свою чергу виокремлює два етапи:

1.Діяльність товариства за часів СРСР

2.Товариство «Знання» часів незалежності України

У соціалістичному суспільстві невід'ємною частиною політичної системи, одним з важливих каналів участі громадян в управлінні справами суспільства є громадські організації. Товариство «Знання» в СРСР було чудовим культурним феноменом. Велика лекційна діяльність, величезні тиражі науково-популярних видань грали виключно важливу роль у науковій освіті населення.

У листопаді 1990 року ХІІ позачерговий з'їзд Товариства «Знання» УРСР конституювався в Установчий з'їзд Товариства «Знання» України.

Маючи понад піввіковий досвід роботи, Товариство є своєрідним неформальним інститутом реалізації інтелектуального потенціалу нації з метою задоволення інформаційно-освітніх потреб громадян України. Товариство займається розробкою та впровадженням нових інформаційно-освітніх технологій, працює над створенням потужної інформаційної бази знань. На черзі створення корпоративної обчислювальної мережі на території України, яка забезпечить інтеграцію інтелектуального потенціалу членів Товариства з національним та світовим інформаційними ресурсами.

З 1999 р. Товариство «Знання» України очолює Президент - академік НАН України Кремень В. Г. Виконавчим органом Товариства є апарат правління на чолі з головою правління - доктором філософських наук Кушерцем В. І. Товариство об'єднує на добровільних засадах десятки тисяч науковців, діячів культури, працівників освіти, охорони здоров'я, сфери виробництва. Організаційно його діяльність забезпечують сотні штатних працівників.

ХХІст., яке утверджується, активізує інтелектуальні пошуки людства, спонукає його до переосмислення історії, колишніх злетів і падінь, сучасних реалій з метою формування теоретичного образу майбутнього. В Україні цей процес набув багатопланового характеру в контексті розбудови державності, культуротворення, істотних зрушень в національній свідомості українських громадян. У широкому розумінні мова йде про окреслення наявних і можливих способів усвідомлення власного минулого, вітчизняного і світового досвіду на засадах міждисциплінарності, відходу від лінійної історії, впровадження багатовимірних моделей суспільного розвитку, котрі б розумно поєднували етнонаціональні та універсалістські чинники аналізу. Людський поступ завжди був і залишається поєднанням культурних капіталів як окремих народів, так і всього людства в цілому. Відтак, завдання полягає у тому, щоб загальнолюдські здобутки перенести на національний ґрунт, а досягнення свого народу, своєї країни нерозривно повязати з течіями загальнолюдського життя.

Минуле значною мірою актуалізується завдяки зверненню до історичних джерел ? фундаментального елементу наукового знання. Їх значення незмірно зростає, набуває глибинного, відповідального змісту, чим більш значні зміни відбуваються у бутті народу, чим нагальнішою стає перебудова складу його історичної памяті ? підґрунтя національної свідомості та сприйняття власної історії. Не викликає сумніву, що українська гуманітаристика не вийде на світовий рівень без використання потужного наукового потенціалу документальних масивів вітчизняних архівосховищ.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Нормативні документи:

1.Конституція України від 28 червня 1996 року // ВВР України. - 1996. № 30.

2.Діловодсвто й архівна справа: Терміни та визначення понять: ДСТУ 2732: 2004. Чинний від 2005-07-01. (Національний стандарт України) - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - 33 с.

.Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007- 2015 роки: Закон України від 9 січня 2007 року // Відомості Верховної Ради України (ВВР).- 2007.- № 12, -С. 102.

.Закон України «Про охорону праці» від 14.10. 1992 р. № 2694 - XII (в редакції від 26.11.2002 р. № 229 - IV) ВВР.- 1992.- № 49. ст.- 68с.

.Закон України «Про пожежну безпеку» від 17 грудня 1993 р. № 3745 - XII // ВВР України.- 1994.- № 5. С. 22.-25 с.

.Про державну таємницю: Закон України від 21 січня 1994 року №3855// Відомості Верховної Ради України. - 1996. - №47. - 256с.

.Про електронні документи і електоронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003р. №851-XV/ Верховна Рада України// Відомості Верховної Ради України. - 2003. - №36. - 275с.

.Про електоронний цифровий підпис: Закон України від 22 травня 2003р. №852-IV/ Верховна Рада України// Відомості Верховної Ради України. - 2003. - №36. - С. 276.

.Про інформацію: Закон України // Відомості ВР України. - 1992. - №48. - Ст. 650.

.Про Національний архівний фонд і архівні установи: Закон України від 24 грудня 1993 року №3814 // Архіви України. - 1993.-№4-6.-С.4-15. [Зміни внесено Законами України №498/95-ВР від 22.12.1995; №608/96-IY від 12 1996; № 534-V від 22,12.1995; редакційні зміни внесено Законами України № 2888-111 від 13.12.2006].

.Про оподаткування: Закон України // Відомості ВР України. - 1991. - № 39.- Ст. 510.

.Про транспорт: Закон України // Відомості ВР України - 1994. - № 51. - Ст. 446.

.Цивільний кодекс України // Відомості ВР України. - 2003. - № 40-44. - Ст. 356.

.Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави: постанова Кабінету Міністрів України від 27листопада 1998 року // Офіційний вісник України. - 1998. - №48. - С. 31.

.Про затвердження Примірної інструкції з діловодства: Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року // Офіційний вісник України. - 1997. - № 43. - С. 50.

.Про затвердження Переліку типових документів: наказ № 41 від 20 липня 1998 року Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України // Офіційний вісник України. - К. - 1998. - С. 42.

.Положення про порядок формування, зберігання та знищення електронних архівів у Національному банку України і банках України: Постанова Правління Національного банку України від 12 вересня 2006 року № 357, зареєстрована в Міністерстві юстиції України 3 жовтня 2006 року за номером 1089 / 12963 // Офіційний вісник України . - 2006. - № 40. - С. 24.

.Правила охорони праці в архівних установах від 17 лютого 2005 р. за № 245/10525. - К. - 2005. - 78с.

.Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій/ Держкомархів України. УНІДІАСД. - К., 2001. -111 с.

.Примірні норми часу (виробітку) на основні види робіт в архівних підрозділах органів державної влади місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.Схвалені Методкомісією Держкомархіву України. УНІДІАСД. - К., 2000.- 45с.

.Про стан і перспективи впровадження електронного документообігу та створення електороних архівів // Рішення колегії Держкомархіву. - К., 2003. - 12с.

Фундаментальні дослідження:

22.Архівознавство: елемент. підручн. Ч.І.; Посіб. для самоосвіти і для учб. закладів / Авт.; В.Барвінський та інш. - Х: Рад. Школа, 1982.- 22 с.

23.Архівознавство: Підруч. для студ. вищ. навч. Закладів / Редкол.: Я.С. Калакура та ін. - К., 1998. - 314 с.

.Беспянська Г. Експертиза цінності документів: науково-практичні засади //Довідник кадровикл. - К, 2004. - №5 (71).

.Боляк О. С., Булатова О. С. Особові архівні фонди Інституту рукопису: Путівник. - К, 2002.

.Боряк Г. В. Національна архівна спадщина України та державний реєстр «Архівна україніка»: Архівні документальні ресурси та науково-інформаційні системию - К., 1995. - 347 с.

.Блощинська В.А. Сучасне діловедення: навч. посіб. / В.А. Блощинська. - Івано-Франківськ: Полумя, 2000. - 270 с.

.Веретеников В. Про поняття «архівний фонд» // Арх. справа. - 1987. - Кн., 4. - С. 28-35.

.Войцехівська І. Н. Особовий архівний фонд академіка В. Іконникова // Студії з архів. справи та документознавства.-К.,1999. -Т.4. - С. 134-137.

.Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник / К. Д. Гордієнко. - К.:КНТ, 2006. - 277 с.

.Державні архиви УкраинскоЇ СРСР: Довідник.- К., 1988. - 221 с.

.Драгомірова Л. Оптимальна модель організації документів Національного архівного фонду: методологія визначення та технологія створення (науково-практичний коментар до третього розділу Основних правил роботи державних архівів України // Студії з архів справи та докумектознавства. - К., 2004. - Т. 11.-С. 111 -131.

.Дубровіна Л. А. Українська рукописна книга як об'єкт кодикології та камеральної археографії // Український археографічний щорічник. - К . 1992. - Внп. 1 (4). -С. 59 - 70.

.Дубровіна Л, Степченко О. Концепція Національного та архівного фонду «Україніка»: історія становлення і розвитку // Студії з арх. справи та докуменгознавства - 1997. - Т.2. -С. 13-25.

.Жидецкий В.Ц., Джигирей В.С., Мельников А.В Основи охорони праці Підручник., Львів Афиша, 2000. - 351 с.

.Загорецька О. Забезпечення збереженості документів архіву підприємства // Секретар - референт - К. 2006. - № 09 (46).

.Загорецька О. Методика складання номенклатури справ підприємства // Секретар - референт. - К, 2007 -№11 (60).

.Загорецька О. Нормативне та методичне забезпечення організації діловодства та архівної справи в Україні // Секретар - референт. - К , 2006. - № 2 (39).

.Загорецька О. Підготовка справ до передання в архівний підрозділ підприємства /V Секретар - референт. - К., 2006. - № 05 (42).

.Загорецька О. Планування роботи архіву II Секретар - референт. - К., 2005. - № 12(37).

.Загорецька О. Приймання документів від структурних підрозділів до архіву підприємства // Секретар - референт. - К., 2006. -№ 06 (43).

.Загорецька О. Фондування та облік документів, що зберігаються в архівному підрозділі підприємства // Секретар - референт. - К., 2006. - № 08 (45).

.Загорецька О. М. Термінологічні стандарти з діловодства й архівної справи історичний аспект і сучасний стан // Документознавство та інформаційна діяльність: Наука Освіта. Практика 36. матеріалі» наук конф (18 грудня 2002 р.). - К : ДАКККіМ, 2003. - С. 55 - 58.

.Калакура Я.С. Історичне джерелознавство: Підручник для студентів історичних спеціальностей вищих навчальних закладів К : Либідь 2002 - 488 с.

45.Калакура Я С. Українська історіографія Курс лекцій - К , 2004 - 496 с.

46.Концепція архівного зберігання електронних документів // Офіційний вісник України - К. - 2004 - С.27.

47.Кулешов С.Г. Документознавство Історія Теоретичні основи - К., 2000. - 161 с.

.Кулініченко В.Л. Ділові папери та документи підприємницької діяльності /Упоряд. В. Л. Кулініченко - К Укр центр. духов. культури, 1996. - 144с.

.Ляхоцький В. Національний архівний фонд - складова частина інформаційних ресурсів держави // Київська старовина. - К., 2004. - № 2. - С. 42 -58.

.Ляхоцький В. І. Огієнко (Митрополит Ілларіон): Покажчик архівних джерел -К., 1998. -79 с.

.Макарова Н.В., Николайчук Т.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: Учеб. курс / Н.В. Макарова. Т С. Николайчук, Ю.Ф.Титова. - СПб.: Питер, 2002 -416с.

.Марченко П. Шляхи вирішення проблеми зберігання електронних документів в архіві // Студії з арх. справи та документознавства. - К., 2004 - Т.12. - С. 81-85.

Додаток А

Робота архівного відділу

Додаток Б

Структурно-логічна схема документообігу архівного відділу

Додаток В

Схема створення відкритого доступу до архівних документів через мережу інтернет

Додаток Г

За фаховими ознаками члени товариства «Знання» у 1963р. розподілялися наступним чином:

Додаток Д

Тематика прочитаних лекцій за 1967 рік

Додаток Е

Постанова Ради міністрів СРСР № 1377

Додаток Ж

Структура опису фонду №115 товариства «Знання»

ЗМІСТ ВСТУП РОЗДІЛ 1. АРХІВНИЙ ВІДДІЛ Виконавчого КоМІТЕТУ КРЕМЕНЧУЦЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ - ОДНЕ З ГОЛОВНИХ ДЖЕРЕЛ ДОКУМЕНТАЛЬНОЇ СПАДЩИНИ УКРАЇНСЬКОГО НА

Больше работ по теме: