Стр.
Введение 3
1. Обладатель информации 6
1. 1 Магнитный документ 6
1. 2 Зрительный документ 8
2. Копия, дубликат и подлинник электрического документа 14
3. Создание мнений «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Русской Федерации
19
4. Организация сохранения документов 38
4. 1. Классификация документов 38
4. 2. Снабжение сохранности документов в электронной форме 41
4. 3. Архивное хранение 43
Заключение 47
Перечень источников 48
Перечень использованной литературы 48
Выдержка
ВВЕДЕНИЕ
Электрический акт – это акт с записью звука либо инфы для ЭВМ. Главным методом документирования тут выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то имеется вытянутом в строчку письме, а на мимолетном потоке экранных изображений(электронная книжка, электрический журнальчик, диск). Воссоздание текста ЭВМ исполняется 2-мя способами: изваяние его на экране монитора либо в облике текстовой распечатки.
Заслуги крайних лет в вычислительной технике, широкий базар сравнимо дешевых компов и принтеров дозволили удачно применять индивидуальный комп в делопроизводстве. Сейчас формирование небольшого и среднего коммерциала не обходится без компа в организации.
Ранее служба с документами требовала времени и огромных трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную целый акт даже при внесении самых незначимых конфигураций. Большие стеллажи картонных архивов и «десять тыщ одних курьеров» определяли «лицо» хорошей организации. Компом вызваны основательные смены в делопроизводстве. Компьютерные програмки подсобляют действовать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, разрешают формировать электрические архивы документов, обеспечивают перемещение документов снутри и за пределами организации, их регистрацию и контроль.
В зависимости от реализации, способностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота разрешено разделить на 3 уровня:
1. Индивидуальные системы(однопользовательские). Эти системы более элементарны и дешевы, однако не постоянно удовлетворяют нуждам компании. Как образчик может существовать осмотрена обычная организация делопроизводства в среде Windows 95/98.
2. Системы для рабочих групп. Данные системы, как верховодило, для снабжения розыска документов употребляют основание данных. Они элементарны в настройке, не требуют выделенного сервера, предусмотрены для применения в первую очередность в сетях. Образцы: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3. 0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для применения 20 – 30 сразу работающими сотрудниками.
3. Системы масштабов компании. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, употребляют для розыска данных, как верховодило, SQL Server(что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, этак и на рабочих станциях. Способностями охраны данных они владеют крупными, чем системы среднего уровня, отлично масштабируются, что дозволяет применять их как в рамках отдела, этак и только компании. Более популярные в нашей стране системы такового класса – на базе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций еще дают разряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.
Для организации автоматизации делопроизводства нужно выполнить переход от картонных носителей инфы к электронным. Для этого в организации обязаны существовать последующие составляющие:
• средства для сотворения и отделки инфы в электронной форме;
• средства для сохранения данных – картотека(сервер либо некоторое количество серверов с нужным для архивного копирования документов периферийным оборудованием);
• система передачи данных меж юзерами;
• средства для получения жесткой копии архивных данных;
• собственно программное снабжение автоматизации документооборота и управления данными.
На этот момент в выгоду делопроизводства на компе произносит и то, что этот процесс подкреплен законодательной основанием. А еще выпускается немало литературы сообразно данной дилемме. Посреди которой разрешено отыскать как особую информацию, этак и учебную литературу, дозволяющую овладеть все нужные програмки без помощи других. Вразумительность инфы содействует распространению электрического делопроизводства и его популяризации.
В литературе сообразно данному вопросцу освещены расположения современной регламентации делопроизводства на компе. Дана черта законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.
1. НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ
Электрические бумаги не привязаны агрессивно к определенному носителю инфы. Они имеют все шансы существовать закреплены на носителях различных типов. В зависимости от используемого метода записи и считывания инфы распознают магнитные, оптические, магнитооптические и остальные виды документов.
1. 1 МАГНИТНЫЙ ДОКУМЕНТ
К магнитным носителям инфы относят магнитную ленту, магнитную карту, магнитный диск(твердый и эластичный).
Информация на магнитных документах записывается методом конфигурации остаточной намагниченности отдельных участков магнитного слоя носителя.
Магнитная лента – обладатель инфы в облике ленты из эластичной и бесцветной пленки с ферромагнитным покрытием. Магнитная лента несет звуковую либо цифровую информацию, закрепленную электромагнитным методом. Употребляется в ЭВМ, аудио- и видеотехнике.
Магнитная диаграмма – обладатель инфы в облике эластичной пластинки с магнитным покрытием.
Магнитный диск – обладатель инфы в облике диска с ферромагнитным покрытием для записи.
Магнитные диски разделяются на твердые и эластичные(дискеты).
Эластичный магнитный диск(floppy disk, diskette)– это диск, сделанный из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Он обширно употребляется в ПЭВМ и является сменным носителем инфы либо программного снабжения. Он хранится за пределами компа и устанавливается в накопитель сообразно мерке необходимости. Почаще только употребляется для размена программными продуктами и данными.
Литература
1. Федерационный закон «Об инфы, информатизации и охране информации» от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ // СЗ РФ, 1995, № 8, ст. 609.
2. Федерационный закон от 10 января 2002 года «Об электронной числовой подписи» // СЗ РФ № 2, 2002.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
3. Делопроизводство(Организация и технологии документационного снабжения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т. В. , Санкина Л. В. , Быкова Т. А. и др. ; Под ред. Т. В. Кузнецовой. М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2001. 359 с.
4. Елизаветина Т. М. , Денисова М. В. Делопроизводство на компе. Издание 2-ое, дополненное М. :КУДИЦ-ОБРАЗ, 2002. 304 с.
5. Кукарина Ю. М. Создание мнений «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Русской Федерации // Делопроизводство. 2003. - № 1. С. 43-52.
6. Куприянова Г. И. Кадровое делопроизводство на компе: собирание документов, знание учета, организация работы. - М. :КУДИЦ-ОБРАЗ, 2001. 256 с.
7. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учебник. 4-е изд. , испр. К. : О-во «Знання», КОО, 2003. 459 с.
ВВЕДЕНИЕ
Электронный документ – это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а эк