Документирование управленческой деятельности

 

Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации

Иркутская государственная сельскохозяйственная академия

Кафедра менеджмента, предпринимательства и права

Контрольная работа

«Документирование управленческой деятельности»

Выполнила: Ту-ден-фу Н.С.

Проверила: Окладчик С.А

Иркутск, 2013

Содержание

1.Понятие регистрации и правила регистрации документов

.Формы регистрации

.Контроль за исполнением документов

.Информационно-справочная работа

.Отправка документов

Список используемой литературы

1. Понятие регистрации и правила регистрации документов

К технологическим процессам обработки документной информации относят регистрацию документов.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами, который определяется как фиксация факта создания либо получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них. Регистрация придает юридическую силу документу, поскольку фиксирует факт создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели:

-учет документов;

-контроль за их исполнением;

-справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения. Процесс регистрации - это снятие с документа показателей (реквизитов) для создания базы о документах учреждения.

Документы регистрируются один раз. В небольшом учреждении, фирме все документы регистрирует централизованно секретарем. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится децентрализовано, по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

В процессе регистрации из документа выписываются, как правило, следующие сведения:

·дата получения;

·входящий номер (индекс);

·дата документа;

·индекс документа, т.е поисковые признаки;

·автор (корреспондент);

·заголовок;

·резолюция;

·срок исполнения;

·исполнитель (кто с ним работает);

·ход исполнения (фиксируется все этапы передачи документа и как исполнен);

·номер дела (куда документ перемещен после исполнения).

При регистрации электронных документов в системах автоматизации и документооборота (САДД) некоторые метаданные вводит система автоматически. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность «настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью фирмы- разработчика системы.

Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации.

Международный стандарт ИСО 15489 также предусматривает регистрацию документов в информационной системе посредством присвоения ему уникального идентификатора и ввода краткой информации о нем или его метаданных. В некоторых странах, например в США, документы не регистрируются.

Регистрация также необходима для учета документов и контроля за их исполнением. По отношению к регистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.

В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.

Регистрации подлежат документы:

·поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;

·входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие;

·важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.);

·документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договоры и т.д.);

·ценная и заказная корреспонденция.

Не регистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа: поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.

. Формы регистрации

Существует три формы регистрации: журнальная, карточная и автоматическая электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации - например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера (рис.1).

№Дата полученияКраткое содерж.Дата и номер документаОткудаРезолюцияОтметка о возврате док-таДок-т подшит в дело №12345689Рис 1

Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма регистрационно-контрольной карточки (РКК) и расположение в ней реквизитов (рис. 2) могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Можно предложить форму РКК на формате А5 (148×210) или А6 (105148) (рис. 2 и рис.3). (Срок исполнения обводится кружком).

12345678910111213141516171819202122232425262728293031Корреспондент (автор)Дата получения __________ Входящий №___________Дата документа№ документаЗаголовок (о чем) РезолюцияИсполнитель (фамилия и инициалы)Рис. 2 Регистрационно-контрольная карточка.

Лицевая сторона.

Ход исполнения ______________ № делаРис. 3 Регистрационно-контрольная карточка.

Оборотная сторона.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК с аналогичными полями) и в нее заносится сведения о документе. Карточку на документ можно заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка заполняется полностью, т.е в нее вносится эти сведения.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей.

. Контроль за исполнением документов

Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств.

Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. Например, для исполнения обращений граждан. В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32-мя подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства.

Таким образом, секретарь по сроковой картотеке легко может знать, что на какой день должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей секретаря в начале рабочего дня -вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п. Если выполнение какого-либо задания срывается и необходим перенос срока исполнения, об этом докладывается руководителю. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим.

Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он возьмет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупредит об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная секретарем, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., все время подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

После снятия документа с контроля контрольная карточка вынимается . из сроковой картотеки и переставляется в справочную. Контроль за сроками исполнения должен вестись в каждом структурном подразделении.

Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам.

Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который секретарь ведет на ПЭВМ. Специальные программы позволяют выводить на экран <#"justify">документооборот регистрация автоматизация справочный

4. Информационно-справочная работа

Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;

в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.

Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.

Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.

Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.

Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы. Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.

Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.

Современные системы управления базами данных <#"justify">·наличие подписи;

·наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, то проставляют);

·наличие заголовка;

·правильность адресации;

·наличие адресата, если документ предназначен разовому корреспонденту;

·наличие всех листов в документе и указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или является некомплектным, то он возвращается исполнителю на доработку.

При отправке документа по почте он вкладывается в конверт; документы направляемые в один адрес, вкладываются в один конверт. Конверты адресуются и маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты готовятся заблаговременно. Все оформление проводится в стогом соответствии с требованиями почтовых правил. В последние годы с развитием передачи документов по телефонным каналам связи (факс, электронная почта) количество корреспонденции, пересылаемой традиционными почтовыми отправлениями, постоянно уменьшаются.

Передача информации с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу и повышает надежность доставки.

Однако не следует забывать, что при передаче документов по электронной почте возникает несколько проблем: удостоверение достоверности подписи, применение специальной программы «электронной подписи» и заключение специального соглашения об авторизации с каждым корреспондентом.

Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

·составление проекта исходящего документа;

·визирование проекта документа;

·проверка правильности оформления проекта документа;

·подписание документа руководителем;

·регистрация документа (журнал, РК, персональный компьютер);

·проставление номера на документе;

·проверка правильности адресации;

·отправка документа адресату;

·подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Список используемой литературы

1.Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА- М, 2008.- 268 с.- (Высшее образование).

.Раздожный А.А. документирование управленческой деятельности: Учебное пособие.- М.: ИНФРА, 2008.-304 с,- (Высшее образование).

.Документирование управленческой деятельности/ А.Л.Комышев, Ю.Б. Королев, В.В. Маковецкий и др.; Под ред. В.В. Маковецкого. - М.: КолосС, 2005.- 176 с.

Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации Иркутская государственная сельскохозяйственная академия Кафедра менеджмента, предпр

Больше работ по теме: