Документационное сопровождение деятельности менеджера с использованием информационных технологий (на примере строительной компании ООО "Валга") : Диплом по Менеджмент

Менеджмент

Дипломы

Документационное сопровождение деятельности менеджера с использованием информационных технологий (на примере строительной компании ООО "Валга")

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«КУБАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ФГБОУ ВПО «КубГУ»)

Кафедра общего, стратегического, информационного менеджмента и

бизнес - процессов

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Документационное сопровождение деятельности менеджера с использованием информационных технологий

(на примере строительной компании ООО «Валга»)

Специальность 032001.65 Документоведение и документационное обеспечение управления

Студентка

Блинова Анна Дмитриевна

Руководитель,

канд. физ-матем. наук, доцент

А.П. Савченко

Краснодар - 2014

РЕФЕРАТ

Выпускная квалификационная работа 95 страниц, 4 рисунков, 8 таблиц, 36 источников.

ДОКУМЕНТООБОРОТ, ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ, СИСТЕМА, АВТОМАТИЗАЦИЯ, ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ.

Цель выпускной квалификационной работы - повышение эффективности управления в ООО «Валга» за счет использования информационных технологий при организации документационного сопровождения деятельности менеджера.

Объектом исследования - выступает документационное обеспечение управленческой деятельности в ООО «Валга ».

Предметом исследования - является процесс информатизация системы документационного обеспечения управления в ООО «Валга».

В процессе работы проанализирована практика работы системы управления документооборотом ООО «Валга», определены особенности документооборота в организации, выявлены проблемы в информационном обеспечении менеджмента, выявлены требования к СЭД для компании ООО «Валга», произведен сравнительный анализ систем сэд. На основе исследования разработаны мероприятия по повышению эффективности документационного сопровождения деятельности менеджера в ООО «Валга ».

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

. Теория организации документационного обеспечения менеджмента в строительной компании

.1 Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления

.2 Структура системы ИДОУ в организации

.3 Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления компании

.4 Особенности документооборота в строительных организациях

. Анализ системы документационного обеспечения менеджмента в ООО «Валга»

.1 Общая характеристика деятельности компании

.2 Структура документооборота в компании

.3 Анализ информационных потребностей и информационного обеспечения менеджмента в ООО «Валга»

.4 Недостатки документационного обеспечения деятельности менеджера в ООО «Валга»

. Проект информатизации деятельности менеджера в ООО «Валга»

.1 Формирование требований к информационно - документационному обеспечению менеджмента в ООО «Валга»

.2 Выбор программного продукта для внедрения в ООО «Валга»

.3 Этапы информатизации в ООО «Валга» (основные мероприятия, ресурсы и исполнители)

.4 Методические рекомендации по совершенствованию системы ИДОУ

.5 Ожидаемые выгоды от реализации проекта

Заключение

Список использованных источников

ВВЕДЕНИЕ

электронный документооборот менеджер

Информационно-документационное обеспечение управления - это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.

Задача ДОУ является максимально эффективно организовать работу с документами в учреждения, организации, на предприятия и фирме.

Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии. Информационная технология - процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на бае программно - аппаратного обеспечения для решения управленческих задач.

Актуальность исследования поставленной проблемы обусловлена внедрением информационной системы. Автоматизация документооборота нужна любой организации любого размера и типа собственности. Автоматизация документооборота дает любой организации новые возможности по ускорению работы и позволяет опередить конкурентов в принятии оперативных и стратегических решений.

Практическая значимость исследования состоит в разработке мер по усовершенствованию информационно - документационного обеспечение управления.

Анализ литературы по теме исследования свидетельствует о том, что проблема в разработке рекомендаций по усовершенствованию информационно - документационного обеспечение управления.

Данный вопрос нашел свое отражение в трудах таких исследователей, как Фатхутдинов Р.А. [2], Галахов В.В. [2], Кузнецов С.Л. [3], Абросимова М.А. [5], Зырянов М.И [6], Янковая В.Ф. [8], Дубровский В.И. [9], Кузнецова Т.В. [10], Макович Г.В. [11].

В работах этих авторов особый акцент делается на раскрытие таких проблем, как:

функции информационно-документационного обеспечения управления;

анализ системы документационного обеспечения менеджмента;

недостатки документационного обеспечения деятельности менеджера.

Проблемы, освещенные в трудах ученых, помогли сформировать объект и предмет, а также цель и задачи исследования.

Объектом исследования - выступает документационное обеспечение управленческой деятельности в ООО «Валга ».

Предметом исследования - проект информатизация системы документационного обеспечения управления в ООО «Валга».

Достижение поставленной цели предусматривает постановку и решение следующих задач:

исследование системы документооборота в компании ООО «Валга»;

выявление недостатков документационного обеспечения деятельности менеджера в ООО «Валга»;

анализ требований к СЭД для компании ООО «Валга»;

сравнительный анализ систем сэд;

разработка проекта внедрения программного продукта в ООО «Валга».

Теоретико-методологическую основу исследования составляют труды отечественных и зарубежных ученых по проблеме информационно-документационного обеспечения менеджмента.

Эмпирическую базу исследования составили: материалы профессиональной периодической печати, ресурсов Internet, внутренние (локальные) акты и документы в ООО «Валга».

Структура выпускной квалификационной работы обусловлена целью и задачами исследования и включает в себя: введение, три раздела, заключение, список использованных источников.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников и литературы.

В первом разделе рассматриваются основы организации документационного обеспечения менеджмента в строительной компании.

Второй раздел посвящен анализу системы документационного обеспечения менеджмента в ООО «Валга».

В третьем разделе разработан проект информатизации деятельности менеджера в ООО «Валга».

В заключении приведены основные результаты выпускной квалификационной работы.

1. ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МЕНЕДЖМЕНТА В СТРОИТЕЛЬНОЙ КОМПАНИИ

Документационное обеспечение управления - это деятельность ,обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Такое определение документационному обеспечению управления дает ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» [1].

Термин «документационное обеспечение управления» - относительно новое, он возник в конце 1970- начале 1980- гг, когда началось внедрение вычислительной техники в управление и применение его для обработки управленческой документационной информации.

Задача ДОУ - максимально эффективно организовать работу с документами в учреждения, организации, на предприятия и фирме.

ДОУ - это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально - техничеcкое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа, организационно - правовой формы, характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной cиcтемы делопроизводства организация не может работать успешно. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами, неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства.

Любой работник организации, независимо от того, к какой категории он относится - к руководителям, специалистам, техническим исполнителям, - связан с документами. Различие заключается лишь в характере работы с документами:

руководители и специалисты осуществляют преимущественно творческую работу;

технические исполнители выполняют операции, связанные с обработкой документов [2, с. 56].

Весь процесс управления поcтроен на информации, являющейся основой все управленческих решений. От полноты, достоверности и оперативности предоставления информации зависит качество принимаемы решений и в конечном счете эффективность работы организации в целом.

Информационно - документационное обеспечение управления является важнейшей обслуживающей функцией аппарата управления и должно выполняться специализированным подразделением, самостоятельно обособленной службой: службой ДОУ. Служба ДОУ в зависимости от масштабов организации может быть департаментом, управлением, отделом, сектором. Называться эта служба может по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат. В маленькой организации с небольшим количеством документов обязанности делопроизводственной службы возлагаются на секретаря или секретаря - референта. Но в любом случае по сути эта служба остается делопроизводственной службой или службой ДОУ.

Использование компьютеров в делопроизводстве создает новые качественные возможности для документационного обеспечения управленческой деятельности, позволяет поставить информационно - документационное обслуживание на современный уровень научно - технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда.

Современные информационные технологии позволяют автоматизировать весь процесс работы с документами - от создания и оформления документов, организации визирования и согласования, движение документов внутри организации, регистрации и контроля исполнения вплоть до приема-передачи документов и организации полнотекстового электронного архива.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом.

Документационное обеспечение управления - важнейшая обслуживающая функция управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота предоставления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений. Информация закрепленная в юридически значимых документах, базах данных, является предметом деятельности службы ДОУ, организующей информационно - документационное обслуживание управленческого аппарата [3, с. 5].

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Две составные части делопроизводства:

документирование деятельности;

организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

.1 Сущность и функции информационно-документационного обеспечения управления

Информационно - документационное обеспечение управления - это одно из направлений информационного менеджмента, связанное с работой информационных ресурсов, организаций, учреждений, а так же предприятий. От него зависит быстрота, принятие верного решения, доведение его до исполнителя, контроль и достижение максимального эффекта в деятельности организации. Также, информационно-документационное обеспечение является важнейшей обслуживающая функция управления.

Деятельность служб ДОУ, направлена на обеспечение процессов, таких как организационное и информационно-документационное. Функции документационного обеспечения управления закреплены соответствующими, действительными на данный момент, государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами.

Информационная технология - совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств объединены в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, передачу, обработку, накопление, ранение, актуализацию, поиск информации и принятие решений по управлению объектом.

Преобразование информации поступающих документов, направленные на достижение результата, служат специальные технологии Информационная технология ориентирована на снижение трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышение их надежности и оперативности.

Современные информационные технологии, позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.

Современные технологии документационного обеспечения управления:

технологии обработки поступающих и отправляемых документов;

технологии передачи документной информации пользователю;

технологии введения документов в информационную базу данных организации;

технологии обработки документной информации;

технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

) Технологии обработки поступающих и отправляемых документов.

Обработка документов - самый начальный этап работы с документами, поступающими в организацию, и один из завершающих этапов работы с исходящими документами - подготовка их для отправки корреспонденту. Правильное и качественное выполнение обработки документов позволяет вести точный учет поступающей и отправляемой документации, эффективно использовать средства организационной техники и компьютерной техники. Работа с документами на этапах поступления или отправки предполагает выполнение определенных операций, задачей которых является:

проверка правильности доставки документов;

целостности и комплектности документов;

фиксация факта получения или отправки документов;

подготовка документов для дальнейшей обработки, например регистрации.

) Технологии передачи документной информации пользователю.

Бумага - является основным носителем документной информации. Вместе с ней используются и новые носители, такие как магнитные, позволяющие использовать для документирования вычислительную технику. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании таких условий, которые будут обеспечивать хранение необходимой документной информации, поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения. При внедрении автоматизированной системы регистрации документов и автоматизации рабочих мест, непременно должен быть оговорен способ передачи документной информации исполнителю: через компьютерную сеть или непосредственно сам исполняемый документ.

) Технологии введения документов в информационную базу данных организации.

Входящие файлы создаются с первичных документов для ввода данных или обновления базовых файлов. Файлы с результатной информацией предназначаются для вывода ее на печать или передачи по каналам связи и не подлежат долговременному хранению. К такому числу базовых файлов, хранящиеся в информационной базе можно отнести файлы:

основные;

рабочие;

промежуточные;

служебные;

архивные.

Оперативные файлы создаются на базе одного или нескольких входных файлов и отражают информацию одного или нескольких первичных документов. Файлы с условно-постоянной информацией могут содержать как справочную, расценочную, табличную так и другие виды информации.

) Технологии обработки документной информации.

Технических средства направлены на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, правильности и достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества. Средства организационной техники должны максимально механизировать или автоматизировать практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной и децентрализованной.

) Технологии хранения и использования отдельных локальных групп документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, в связи с этим заводятся специальные папки. На каждой папке указывают фамилию, а так же и телефон исполнителя. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел <#"justify"> Рисунок 1.1- Потоки поступающей информации [2, c. 137]

Как видно на рисунке 1.1, четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретают важнейшее значение для всей организации документооборота и входят в состав функций, выполняемых секретарем.

В целя организации работы с документами, как правило, создается самостоятельное структурное подразделения - канцелярия, на небольших предприятия функции службы ДОУ выполняет секретарь. В небольших организациях при маленькой штатной чиcленноcти работников функции делопроизводственной службы моет выполнять один работник - секретарь [2].

Прием, отправка, первичная обработка документов, регистрация, контроль, проводятся обычно централизованно, а текущие документы и подготовка к сдаче их в ярив, в структурных подразделениях. Но часто и регистрация внутренних документов также проводится в те отдела, где они создаются.

Таким образом, массовое внедрение компьютерных технологий позволяет существенно повысить эффективность смешанной формы организации ДОУ, так как внедрение систем электронного делопроизводства позволяет децентрализовано получать и регистрировать документы, организовывать работу с ними, в то время имея централизованную базу даны о все документа организации [5].

.3 Информационные системы электронного документооборота, их роль в системе управления компании

Информационная система - комплекс, включающий в себя вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей.

Электронный документооборот - наиболее формализованный способ общения пользователей меду собой, базирующиеся, в том числе, на технологиях электронной почты. Но это новые средства обработки полнотекстовой информации, основание на лингвистическом анализе текста и включающие в себя элементы искусственного интеллекта.

Документ является основным способом представления информации в любой современной организации и одним и видов информационного обеспечения информационной системы [6, c. 232].

Руководитель 50-90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений по функциям управления. Обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем на любом уровне.

В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента:

отправитель;

сообщение;

канал;

получатель.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этаны следующие:

зарождение идей;

кодирование им выбор канала;

передача;

декодирование.

Классификация информации:

) по объектам - показатели качества товара, его ресурсоемкость, параметры инфраструктуры рынка, организационно - технического уровня производства, социального развития коллектива, охраны окружающей среды и др.;

) по принадлежности и подсистеме менеджмента - информация по целевой подсистеме, научному обоснованию системы, экономике менеджмента, функциональной и обеспечивающей подсистемам, внешней среде системы, управляющей подсистеме;

) по форме передачи - вербальная информация и невербальная;

) по изменчивости во времени;

) по способу передачи;

) по режиму передачи;

) по назначению;

) по стадии жизненного цикла;

) по отношению объекта управления к субъекту.

Для того чтобы рассматривать информационные технологии в качестве объекта развития, необходимо в первую очередь совершенно ясно понять смысл и содержание той сущности, явленной в современном обществе объективной реальностью, которая именуется информационными технологиями. Современное е представление об информационных технологиях, слоившееся в обществе, весьма многообразно и разнообразно в зависимости от слоев населения, в котором это представление формируется. Для предпринимателей и топ - менеджеров «ключевым, пожалуй, вопросом при выборе ИТ становится способность данного набора технологий решить вполне определенные проблемы конкретного бизнеса» [7].

Информационная технология - это технология нового вида деятельности, в иcторическом ходе развития аппаратных, программных и инструментальных средств компьютерной техники.

Информационные системы выполняют следующие функции:

передача последовательных операций при рутинной работе с данными;

передача информации о состоянии управляемой системы;

управление организационными изменениями.

В настоящее время больше распространён документационный метод управления, поэтому в обеспечении качественного управления всё большую роль начинают играть системы электронного документооборота (СЭД). Именно СЭД может взять на себя большую часть перечисленных функции [8, c 343].

Система электронного документооборота выполняет все функции оперативного управления: передачу информации по прямому и обратному каналам, передачу документов в процессе основной деятельности, передачу информации о результатах деятельности для анализа.

На предприятиях большого и малого бизнеса электронный документооборот сохраняет все функции бумажного. То есть, документ проходит те же стадии оформления: создание, регистрацию, визирование, согласование и резолюцию. Отличием является ведение делопроизводства в электронном виде, что существенно ускоряет рабочий процесс.

Электронный документооборот в организации обеспечивает несколько привычных рабочих процедур:

регистрацию документов;

пересылку между сотрудниками предприятия;

рассмотрение, обсуждение и согласование;

контроль перемещения документа по цепочке исполнителей;

систематизация и «подшивка»;

быстрый поиск по исполнителю, подразделению, реквизитам;

защита с использованием метода шифрования;

присвоение юридического статуса при помощи электронно-цифровой подписи.

Часто электронный документооборот на предприятиях подразумевает перемещение документов между исполнителями, выполнение связанного с ними плана необходимых работ, процедуру согласования и отчетность по выполненным задачам.

Таким образом организуется несколько потоков движения информации: внутренний документооборот, исходящий и входящий.

На каждый полученный документ оформляется электронная карточка. Отображаемые в ней данные обеспечивают удобство отбора, а так же поиска по заданным критериям, как при работе с бумажными архивами. В ней указываются регистрационный номер, дата создания и регистрации, направление: входящий или исходящий, для внутреннего пользования. К карточке также могут быть прикреплены необходимые файлы.

Когда процессом подготовки документов занимаются большое количество человек, это занимает больше времени. Система электронного документооборота значительно сокращает время на передачу документа между сотрудниками и позволяет сохранять промежуточные версии, чтобы при необходимости можно было восстановить ход подготовки.

Система электронного документооборота - это автоматизированная многопользовательская система, позволяющая организовать работу с электронными документами. Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работа с ними.

Система электронного документооборота просто необходима в следующих случаях:

в организации существует большой документопоток входящих, исходящих и внутренних документов, распространение которых серьезно увеличивает сроки выполнения работ;

оперативность принятия решений низкая и постоянно снижается;

количество форм для отчетности растет;

существует проблема утечки информации и нарушения коммерческой тайны;

совещаний у руководителей разного уровня становится больше и их продолжительность затягивается.

В любой компании скапливается большое количество нормативно-справочной информации, которая постоянно обновляется. Хранить всю документацию очень неудобно, потому что, как правило, за обновлением документов следит один человек, которые обычно её и хранит, а все остальные сотрудники пользуются только лишь копиями, и никогда нельзя быть уверенным в том, что данная копия - действующая.

Электронные библиотеки документов решают проблему централизованного хранения всех важных документов и обеспечивают простой доступ к информации, важно заметить также, что каждый сотрудник видит только те документы, которые необходимы именно ему для работы.

Хранение в СЭД всех регламентов и инструкции делает работу с ними очень удобной и быстрой и в то же время обеспечивает соответствие рабочего процесса каждого сотрудника существующим правилам и нормам, регламентам и законам [9].

СЭД или система электронного документооборота - это автоматизированная система управления корпоративным документооборотом. Автоматизация позволяет сократить время на обработку документов, а также снижает риски случайной потери данных, кроме того, СЭД позволяет руководству контролировать выполнение управленческих решений.

Основные задачи системы электронного документооборота:

весь входящий, исходящий и внутренний корпоративный документооборот регистрируется в системы, которая позволяет контролировать движение и исполнение документов;

корпоративный документооборот становится более прозрачным, так СЭД позволяет работать в одной информационной базе;

документы регистрируются однократно. Система позволяет хранить разные редакции документов;

исключается возможность дублирования документов;

СЭД позволяет автоматизировать бизнес-процессы обработки и исполнения документов. При создании какого-либо документа автоматически запускает бизнес-процесс, который формализуется и позволяет организовать и контролировать исполнение документа;

поддерживается обмен данными и интеграция с другими учетными системами.

Дополнительные возможности СЭД:

автоматизация документооборота позволяет создать систему отчетов по реквизитам или статусам документов;

внедрение системы электронного документооборота позволяет организовать систему быстрого поиска документов. Обладая минимальной информацией, сотрудники компании, могут в считанные минуты находить нужные документы;

- автоматизация позволяет разграничить права пользователей, тем самым защищая данные от возможных некорректных изменений. Кроме того, автоматизированные системы корпоративного документооборота отслеживают изменения документов;

поддерживается обмен данными и интегрируются с другими учетными системами;

интеграция с электронной почтой, каждый документ, полученный по электронной почте, также регистрируется в программе.

Главный эффект автоматизации - это сокращение времени на обработку документов. Чтобы найти документ в кипе бумаг, уходит не один час. Простота системы поиска и организации папок СЭД обеспечивает быстрый доступ к нужным данным.

Так как все сотрудники (включая удаленные подразделения) будут работать в одной информационной базе, а передача документов займет считанные секунды.

Внедрение СЭД, как правило, приводит к качественно новым изменениям на уровне исполнения управленческих решений. За обработку каждого документа назначен ответственный сотрудник, назначено время сдачи работы. Все эти процессы позволяют повысить прозрачность выполнения задач, возрастает производительность труда.

Чем крупнее компания, тем больше объем входящих документов. Несвоевременная обработка важного входящего документа может повлечь за собой потерю клиента или другие последствия. Достаточно оценить возможные затраты на восстановление утерянных данных. Как правило, системы электронного документооборота окупаются за счет улучшения системы контроля и управление персоналом, за счет чего увеличивает эффективность работы сотрудников.

Как и внедрение любых других систем автоматизации, внедрение СЭД может вызвать противодействие со стороны сотрудников компании. Сотрудники привыкли работать по-старому, и переходить на новую систему - это стресс, который можно преодолеть разъяснением того эффекта автоматизации, который получат непосредственно сами сотрудники (будет легче обрабатывать документы, находить и регистрировать данные).

Кроме того, противодействие вызвано тем, что автоматизация позволяет вести учет рабочего времени, контролировать, чем занимаются подчиненные. Начинать внедрение необходимо с выяснения четкой цели, результатов, которых руководство хочет добиться. Постепенное внедрение сокращает противодействие сотрудников.

Итак, современные информационные технологии, позволяющие создавать, хранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю, так же являются важным фактором жизни общества и средством повышения эффективности управления всеми сферами общества.

.4 Особенности документооборота в строительных организациях

Документооборот предприятия представляет собой регистрацию входящих, исходящих документов, их визирование и дальнейшее хранение. В течение многих лет ведение архива любого предприятия осуществлялось именно таким образом, и применение специальных программ, которые обеспечивали чёткое ведение документооборота, встречалось нечасто. В лучшем случае в секретариате дублировали данные документов в таблицы Word или Excel, в худшем же ответственный за документооборот сотрудник мог просто забыть присвоить входящий или исходящий номер тому или иному документу, упустить из виду занесение очередного номера документа в реестр или подшить договор без подписи и печати одного из исполнителей. Такие ошибки в век информационных технологий недопустимы, однако они встречаются и по сей день. Работа программы по документообороту сводится к решению основных задач: фиксированию, хранению и перемещению документов, то есть первоочередным является выполнение канцелярских функций. Однако если говорить о документообороте в строительных компаниях, то такого примитивного набора действий недостаточно для его ведения и поддержания в актуальном состоянии [9].

Учет договоров в строительстве: их формирование, контроль деятельности по ним, визирование экземпляров, движение, хранение - часто наиболее уязвимое место строительных компаний. Без учета договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками невозможны дальнейшее планирование работы компании, контроль и анализ ее деятельности. Масштабы и объемы работы с документами в строительных компаниях весьма значительны. В первую очередь, необходимо заполнить договоры, не ошибившись при этом в реквизитах, ведь порой одна неверно указанная цифра или пропущенная буква может привести к приостановлению работ по целому проекту. Затем нужно завизировать договоры как внутри компании, так и у контрагентов, при этом постоянно контролируя перемещение бумажных экземпляров, учитывая место хранения, ответственное лицо, дату и место перемещения и возврата договора и т.п. Кроме того, надо иметь в наличии электронные копии документов, чертежей, дополнительных соглашений к договору. Прибегая к элементарной арифметике, нетрудно догадаться, что если строительных объектов несколько, то все эти документы могут занимать буквально целые офисные пространства. Следует отметить, что весь этот набор действий является только стартовым этапом при ведении документооборота строительной организации, а для выхода на финишную прямую необходимо выполнить ещё целый набор всевозможных мероприятий. Так, после составления и согласования договоров необходимо продолжать контроль деятельности по ним: выполнение работ, платежи, взаиморасчёты, соблюдение всех сроков работ, актуальность подчинённых договорам документов, а именно: актов, нарядов, графиков производства работ и т.д.

Внедрение новых программных решений позволяет систематизировать и полностью автоматизировать документооборот в строительстве. Нужно учитывать, что внедрения стандартных программ по документообороту для строительных компаний недостаточно, так как набор действий, связанных с документами строительных предприятий, гораздо шире, нежели в любых других организациях. Безусловно, представители строительных компаний осознают, что для учёта документооборота в строительстве простых программных комплексов недостаточно, но, тем не менее, начиная поиски подходящего программного решения, первое, что им приходит в голову - искать программу по документообороту. Соответственно, такой запрос выдаёт определённый набор программ с весьма ограниченным функционалом именно применительно к строительным организациям. Тогда уполномоченный на поиски программы сотрудник строительной компании начинает сетовать на то, что программ, отвечающих необходимым требованиям, на рынке нет. Всё дело в том, что изначально параметры поиска сводятся именно к документообороту, но в строительстве это понятие гораздо шире и при поиске нужно рассматривать именно программы по управлению строительством и учёту документооборота в строительстве в частности [10].

Автоматизируем документооборот в строительстве: на первом плане - решение бизнес-задач.

В строительстве практически невозможно автоматизировать документооборот, не затрагивая производственную деятельность, и предприятия отрасли при выборе программных продуктов предъявляют особые требования к функционалу предлагаемых решений.

Программные системы строительных организаций должны быть комплексными, иметь инструменты для автоматизации разнообразных бизнес-процессов и решать ряд типовых задач.

В любой организации документооборот либо есть, либо его нет. Если организация может существовать в условиях неформального управления ("начальник сказал - сделали"), то, никакого документооборота в ней нет

Переходя на электронный документооборот руководство волнует вопрос об экономической эффективности использования систем электронного документооборота.

Эффективность = Результат/Затраты

Основные задачи, решаемые системами документооборота:

обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности);

оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;

исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов на предприятии;

исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Таким образом, в строительстве невозможно автоматизировать документооборот, не затрагивая производственную деятельность. При выборе программных продуктов предъявляются особые требования к функционалу предлагаемых решений. Программные системы строительных организаций должны быть комплексными, иметь инструменты для автоматизации разнообразных бизнес-процессов и решать ряд типовых задач.

2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МЕНЕДЖМЕНТА В ООО «ВАЛГА»

.1 Общая характеристика деятельности компании ООО «ВАЛГА»

ООО «Валга» является юридическим лицом, действующим в соответствии с «Уставом», зарегистрированным: Инспекцией по налогам и сборам России по г. Краснодару.

Основной вид деятельности общества является: Строительство зданий и сооружений.

На данном предприятии действует гибкая система скидок и тем самым привлекает к себе большое количество покупателей различной категории. На сегодняшний день предприятие ООО «Валга» самое известное в сфере данной деятельности на Юге России. Как прописано в Уставе, ООО «Валга» может заниматься более чем 10 видами деятельности.

Основной вид деятельности - выпуск строительных материалов, реконструкция предприятий, разработка проектно - сметной документации, производство товаров народного потребления, проектирование и строительство для населения, коммерческая деятельность.

Для управления текущей деятельностью назначен генеральный директор. Общая численность работающих в организации 58 человек, что по нормам предполагает отнесение ее к разряду малых строительных предприятий.

Структура предприятия ООО «Валга» - это деление организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности, т.е. модель, предусматривает деление персонала на группы, в зависимости от конкретных задач, которые выполняют сотрудники.

Общая численность работников, занимающихся информационно - документационным обслуживанием в организации, будет складываться из штатной численности работников службы ДОУ и всех работников других подразделений, на которых возложены делопроизводственные функции.

Во главе ООО «Валга» стоит директор, которому подчиняются все работники.

Обязанности директора:

руководить в соответствии с действующим законодательством;

нести ответственность за последствия принимаемых решений;

нести ответственность за финансово - хозяйственные результаты его деятельности;

организовывать работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений;

поручать ведение отдельных направлений деятельности другим должностным лицам;

организовывать и координировать работы по охране труда на предприятии;

представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с гражданами, юридическими лицами, органами государственной власти и управления;

распоряжаться имуществом и средствами предприятия [11].

Все вопросы оперативной деятельности решаются директором, руководителями подразделений аппарата управления.

Подразделения и работники предприятия, выполняющие определенные функции управления, образуют функциональную подсистему управления. Функции управления деятельности предприятия реализуются подразделениями аппарата управления и отдельными работниками, которые при этом вступают в экономические, организационные, социальные, психологические отношения друг с другом. Описание обязанностей сотрудников в организации ООО «Валга» представлены в таблице 2.1.

Таблица 2.1 - Должностные обязанности сотрудников в организации ООО «Валга»

№ДолжностьДолжностные обязанности1231Директор-организует всю работу предприятия, несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива; -представляет предприятие во всех учреждениях и организациях; -распоряжается имуществом предприятия; -заключает договора; -поиск поставщиков материалов; -сбыт услуг (т.е. поиск клиентов); -издает приказы по предприятию в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников; -применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия; -открывает в банках счета предприятия.2Главный инженер-выполнение плана; -качественное выполнение строительных работ; -внедрение в производство новейших достижений науки и техники; -механизации и автоматизации производственных процессов; -соблюдение установленной технологии строительства; -использование новейшей техники и технологии; -осуществляет оперативный контроль за ходом производства работ; -разрабатывает календарные графики работы; -устраняет причины, нарушающие нормальный режим производства; -организует контроль за качеством поступающих на предприятие материалов и др., так как качество продукции является определяющим в общей оценке результатов деятельности трудового коллектива.3Бухгалтер-осуществляет учет средств предприятия и хозяйственных операций с материальными и денежными ресурсами; -устанавливает результаты финансово-хозяйственной деятельности предприятия; -производит финансовые расчеты с заказчиками и поставщиками, связанные с реализацией готовой продукции, приобретением необходимого сырья, топлива, материалов и т.д. В задачи этого отдела входит также получение кредитов в банке, своевременный возврат ссуд, взаимоотношение с государственным бюджетом; -разрабатывает штатное расписание;3Бухгалтер -составляет годовые, квартальные, и месячные планы по труду и заработной плате и осуществляет контроль за их выполнением; -разрабатывает мероприятия по повышению производительности труда, внедрению прогрессивных систем заработной платы; -разрабатывает положение об образовании и расходовании фонда материального поощрения; -разрабатывает технически обоснованные нормы выработки и проводит анализ их выполнения; -организует и участвует в разработке вопросов научной организации труда.4Рабочий-принимать активные меры к эффективной работе подразделения, добиваться улучшения экономического состояния, повышения социального уровня жизни работников, бережно и экономно относиться к использованию материальных средств; -соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, дисциплины, действующее законодательство; -выполнять по названной специальности (должности), квалификации работу в соответствии с утвержденным положением об отделе, должностной инструкции и т. п.; -способствовать развитию товарищества и взаимопонимания в коллективе; -качественно и своевременно выполнять порученную работу, постановления и распоряжения Совета управления, задания и указания руководства; -соблюдать правила техники безопасности и производственной санитарии.

Как видно из таблицы 2.1, в организации ООО «Валга» есть четкое разделение должностных обязанностей, которые соблюдаются в строгом порядке.

Как и на всех предприятиях, в ООО «Валга» есть права и обязанности рабочего. Обязанности предприятия определяют для рабочего права. Обязанности рабочего дают гарантию предприятию.

Таким образом, данная структура предприятия является линейной. Недостатки данной организационной структуры заключаются в: большой загруженности высшего руководство; малая гибкость при изменении ситуации; задержка решений, вопросов, касающихся нескольких подразделений, недостаточный контроль нижестоящих подразделений.

2.2 Структура документооборота в компании ООО «ВАЛГА»

Система документационного обеспечения управления - предназначена для информационно-документационного обеспечения деятельности руководства, структурны подразделений и сотрудников в процессе выполнения ими своих функций.

ДОУ - это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально - техническое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа , организационно - правовой формы , характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положения, что без налаженной системы делопроизводства организация не может работать успешно. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами, неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства.

Несмотря на, что компания ООО «Валга» существует несколько лет, документационное обеспечение управления в ООО «Валга» осуществляется Общим отделом.

Потребность в эффективном управлении электронными документами привели компанию ООО «Валга» к созданию системы электронного документооборота.

До создания системы электронного документооборота, специалисты компании тратили значительную часть своего времени как на поиск необходимой им информации, так и на создание и отправку документов. По некоторым оценкам ,секретарь тратит до 75% своего времени на работу с документами ,у руководителей на работу уходило до 45 % рабочего времени , а у рядовых сотрудников предприятия - до 30% времени.

Базовыми операциями технологий обработки документов в системах электронного документооборота является:

ввод документов в систему;

хранение ,навигация,

поиск и фильтрация документов;

коллективная работа с документами;

вывод информации и системы [10].

Стержень системы электронного документооборота в ООО «Валга» - архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Мало какие современные информационные технологии используются в компании ООО «Валга», позволяющие создавать, ранить, обрабатывать информацию и обеспечивать эффективные способы ее представления потребителю.

Система документооборота состоит в обеспечении не только хранение документов и работы с ними, в том числе поиска, но и движения документов меду подразделениями компании ООО «Валга» , группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение , а передача прав на их использование уведомлением конкретны пользователей и контролем и исполнения

Для функционирования системы документационного обеспечения в компании ООО «Валга» применяется:

наличие на рабочих станция ОС MS Windows XР,Windows Vista;

компоненты Интернет обозревателя ( Internet Exрlorer версии 7 и выше;

наличие прикладных программ MS Office.

Все работники имеют опыт работы с операционной системой MS Windows и c приложением Microsoft Office.

ДОУ - это самостоятельная функция организации, стоящая в ряду такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-теничекое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в каждой организации, независимо от ее типа , организационно- правовой формы , характера деятельности. С течением времени значение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение, что без налаженной системы делопроизводства организация не моет работать успешно. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами, неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства [5].

Правильно и рационально организованный документооборот повышает эффективность работы аппарата управления организации. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Необходимо отметить, что основу правильной организации работы с документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в тоже время исключает дублирование операций при работе с документами.

Работа с документами в организации ведется по определенным правилам, установленным инструкцией по ДОУ. Инструкция по ДОУ в организации разрабатываются на основе современного законодательства в сфере информации и документации, положений государственных cтандартов России на документы.

Степень совершенствования технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией.

В целях организации работы с документами, как правило, создается самостоятельное структурное подразделения - канцелярия, на небольших предприятия функции службы ДОУ выполняет секретарь. В небольших организациях при маленькой штатной чиcленноcти работников функции делопроизводственной службы моет выполнять один работник - секретарь [12].

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Прием, отправка, первичная обработка документов, и регистрация, контроль а сроками исполнения, машинописные и копировально - множительные работы проводятся обычно централизованно, а текущее ранение документов, и подготовка к сдаче в ярив - в структурны подразделения. Но часто и регистрация внутренних документов также проводится в те отдела, где они создаются. Массовое внедрение компьютерных технологий позволило существенно повысить эффективность смешанной формы организации ДОУ, так как внедрение систем электронного делопроизводства позволяет децентрализовано получать и регистрировать документы, организовывать работу с ними, в то время имея централизованную базу даны обо всех документах организации [13].

Под объемом документооборота понимается - количество документов, полученных и созданных в ООО «Валга» за определенный период времени. Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Анализируя документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении компания ООО «Валга» выделяет три группы документов:

поступающие (входящие);

отправляемые (исходящие);

внутренние [14].

С течением времени назначение делопроизводства в деятельности организаций не уменьшается, а возрастает. Не требует доказательства положение , что без налаженной системы делопроизводства организация не моет работать успешно. Любая организация, не предававшая до поры до времени значения работе документами , неприметно приходит к необходимости организовать работу документами, т. е. создать систему делопроизводства, в соответствии с таблицей 2.2.

Таблица 2.2 - Динамика документооборота в компании ООО «Валга»

ГодКоличество входящих документовКоличество исходящих документовКоличество внутренних документовИтого2011318389347412012539487811 10720137206801541 554

Как видно из таблицы 2.2, стабильное увеличение объема документооборота связано, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых управлений, отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников. Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества.

Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Все документы организации моно разделить на две группы: водящие и документы созданные в организации [15].

Водящие документы чаще всего анализируютcя по корреспондентам- авторам документов, от которых они получены:

от вышеcтоящих инстанций, в том числе органов власти и управления;

от подведомственных организаций;

от других организаций, не находящихся в соподчиненной связи с данной организацией. Это могут быть поставщики, клиенты и покупатели;

от частных лиц, присылающих письма, заявления, жалобы.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании ООО «Валга» используют два вида документов - докладные и служебные записки. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка [16].

Кроме объема документооборота изучается цикличность потоков, с учетом которого строиться рабочий день секретаря и других работников службы делопроизводства. Документооборот зависит и от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При централизованной системе традиционного делопроизводства, когда многие документы копируются в службе ДОУ для одновременной передачи всем исполнителям, рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии, выражая это число дробью, где в числителе количество их копий.

Подсчет ведется на основании итогового числа поступивших документов, а также числа зарегистрированных документов. При наличии автоматизированной системы регистрации документов статистика по общему количеству зарегистрированных документов организации может быть выведена в любой момент в виде отчетной формы [17].

Однако следует учитывать, что полученное число документов чаще всего не полностью отражает объем документооборота, так как во многих организациях не ставится нумератором отметка о поступлении на нерегистрируемые документы, а также не регистрируется часть внутренних документов, что уменьшает количество документов, выдаваемое статистикой по отношению к реальному документообороту. Кроме того, не учитывается движение копии документов, которые в средних и крупных организациях. Еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов [18].

Периодичность подсчета документооборота определяется самой службой ДОУ. Регулярный анализ объемов документооборота, фиксируемый в справке, позволяет выявить периоды максимальной загруженности службы ДОУ.

Кроме объемов документооборота изучается цикличность потоков документов, с учетом которого строиться рабочий день секретаря и других работников службы делопроизводства[3, c. 165].

Принципиальная схема документооборота в организации была дана в Основных положениях Единой государственной системы делопроизводства. Взяв ее за основу можно представить графически документооборот для организации ООО «Валга» (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 - Схема документооборота организации ООО «Валга» [3, с 166]

Итак, в технологической цепочке обработки и движения документов выделены этапы:

прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация;

контроль за исполнением;

информационно-справочная работа;

исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

отправка или направление в дело [19].

Каждый из этих этапов может быть выполнен как в традиционной, так и в автоматизированной технологии и заслуживает отдельного рассмотрения.

2.3 Анализ информационных потребностей и информационного обеспечения менеджмента в компании ООО «ВАЛГА»

Для функционирования системы документационного обеспечения в компании ООО «Валга» применяются:

наличие на рабочих станция ОС MS Windows XР,Windows Vista;

компоненты Интернет обозревателя Internet Exрlorer версии 7 и выше;

наличие прикладных программ MS Office.

Все работники имеют опыт работы с операционной системой MS Windows и c приложением Microsoft Office.

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти;

использование шаблонов в создании документов;

поиск, хранение и редактирование текста документов).

Программы, которые используются в компании ООО «Валга»:

1) Microsoft Word <#"204" src="doc_zip1.jpg" />

Рисунок 3.1 - Распределение внедрений СЭД на территории России

Как видно из рисунка 3.1, количество внедрений на территории России СЭД «Directum» занимает (25%), «DocsVision» (15%), «1С-Документооборот 8» (9% ) и другие СЭД (51% ).

Наиболее популярные СЭД:

) «Directum»;

) «DocsVision»;

) «1С: Документооборот 8», 1С;- система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности.система DIRECTUM позволяет строить инфраструктуру электронного взаимодействия, закрывающую различные задачи бизнеса на разных уровнях: от делопроизводителей до топ-менеджмента.

Каждый элемент системы органично дополняет другие, поэтому они могут внедряться как вместе, создавая целостную инфраструктуру, так и по отдельности [27].

В составе DIRECTUM выделяются три основных слоя:

платформа, построенная на обязательных компонентах системы;

модули системы и технические решения;

бизнес-решения - не только система, но консалтинг и продуманное внедрение.

Преимущества системы:

прозрачность бизнес-процессов;

исключение несанкционированного доступа;

повышение исполнительской дисциплины;

выполнение требований стандартов ISO-9000;

сокращение затрат времени руководителей и сотруднико;

легкость внедрения инноваций и обучения;

развитие корпоративной культуры;

ориентация на повышение эффективности работы в целом [19].

Функциональные возможности системы DIRECTUM:

управление электронными документами;

управление деловыми процессами;

канцелярия;

управление показателями эффективности;

управление взаимодействием с клиентами;

обращение граждан и организацией;

управление совещаниями и заседаниями;

управление договорами.

Система DIRECTUM имеет очень разнообразные возможности, которые будут подходить для организации в целом, а так же и для всех сотрудников.

) DocsVision

На предприятии система Docsvision используется с 2007 года, и на ее базе последовательно автоматизируются основные бизнес-процессы компании. В текущем году были реализованы такие важные для компании задача:

управление актами о несоответствии и браке; управление документами системы менеджмента качества; модернизация процесса обработки входящих документов; проведено плановое обновление системы.

С момента начала использования Docsvision на предприятии систему воспринимали не только как средство для решения стандартных задач для такого рода систем, но и как мощный инструмент, с помощью которого возможна автоматизация специфических для компании бизнес-процессов.

а) Решение.

Решение было разработано и внедрено компанией «Системная Экспертиза», сотрудничество с которой компании ОАО «ПО Элтехника» продолжается с 2012 года. Решение включало в себя:

возможность учета информации о браке в структурированном виде;

автоматизированную обработку (согласование, утверждение, исполнение) актов о несоответствии и браке в соответствии с регламентом, принятом на предприятии;

блок контроля и отчетности.

б) Задачи проекта.

Руководством компании было принято решение автоматизировать процесс управления актами о несоответствии и браке на базе Docsvision. Цель проекта: сокращение финансовых и временных затрат на обработку актов о браке и исполнения решений, повышение эффективности решений за счет создания единого информационного пространства.

Компания «ДоксВижн» - разработчик одноименной системы управления документами и бизнес-процессами предприятий и организаций. Это - единственный из российских разработчиков СЭД, придерживающийся вендорской модели бизнеса - полностью сосредоточен на разработке и технической поддержке системы Docsvision. Все продажи и внедрения системы осуществляются сетью авторизованных партнеров в различных регионах России, СНГ и странах Балтии. Для удобства заказчиков программная платформа Docsvision совместно с партнерами локализована на английский, украинский, латышский, эстонский, грузинский, молдавский и казахский языки Структура платформы системы Docsvision изображена на рисунке 3.2.

Рисунок 3.2 - Структура платформы Docsvision

В следствии рисунка 3.2, система Docsvision находится в постоянном развитии. Новые модули и приложения позволяют универсально настраивать систему документооборота в компаниях любого уровня и различных отраслей деятельности. Небольшой коллектив разработчиков за несколько лет превратился в крупную компанию с современным менеджментом, придерживающуюся принципов наступательного развития на рынкеОб этом свидетельствуют более 1000 успешных внедрений системы Docsvision.

Полная функциональность современных систем может заинтересовать только крупных корпоративных клиентов или государственные органы и вряд ли будет востребована, например, клиентами от малого и среднего бизнеса. Поэтому предпочтение должно быть оказано поставщикам, предлагающим модульный принцип лицензирования системы, а также системам, позволяющим вносить необходимые изменения или доработки по своему усмотрению.

Стоит также обратить внимание на возможность дополнительного наращивания функций системы при дальнейшей эксплуатации и возможность самостоятельного оперативного внесение изменений.

Компания «ДоксВижн» работает в соответствии с международным стандартом в области качества ISO 9001 и моделью CMMI 3. Компания «ДоксВижн» остается верна идее создать отечественное решение, ничем не уступающее лучшим мировым образцам, представленным в IT-индустрии. Последние три года Docsvision уверенно входит в тройку наиболее продаваемых российских СЭД.является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision - регистрация входящих / исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Система Docsvision предназначена для автоматизации управления документами и бизнес-процессами, включая как общую управленческую деятельность, так и различные функциональные задачи подразделений, и операционные процессы в деятельности предприятий.

Это сбалансированный комплекс, включающий:

) платформу - основу для создания и работы самых разных решений;

) приложения - готовые решения для быстрого внедрения типовой функциональности;

) конструкторы - средства быстрой разработки и модификации прикладных решений;

) дополнительные модули - средства расширения технических возможностей.

Автоматизация Docsvision позволяет:

организовать единое информационное пространство, обеспечить сотрудников удобным и надежным инструментом для коллективной работы с документами, в том числе в географически удаленных филиалах и подразделениях организации;

автоматизировать процессы, связанные с регистрацией, обработкой, согласованием, поиском и хранением документов;

провести интеграцию различных информационных систем на базе сквозных бизнес-процессов;

автоматизировать процессы назначения поручений, контроля сроков и стадий их исполнения.

Масштабируемая архитектура, развитые средства WorkFlow, плотная интеграция Docsvision с Microsoft-инфраструктурой и другими информационными системами предприятия, а также широкий выбор готовых приложений, позволяют выполнить внедрение системы в минимальные сроки и удовлетворить все потребности клиента.

Преимущества Docsvision:

удобная и простая настройка, модификация и разработка собственных решений на базе Docsvision без программирования;

возможность масштабирования системы;

широкий набор готовых решений по управлению документами и бизнес-процессами;

гибкий интерфейс системы, разнообразные варианты реализации рабочих мест пользователей, в зависимости от требований:

рабочие места для специалистов по делопроизводству;

рабочие места на базе Microsoft Outlook;

рабочие места на базе корпоративного портала Microsoft SharePoint;

возможность организации рабочего места на любом комьютере без установки ПО - легкий клиент;

мобильные рабочие места в двух вариантах: для работы с iPad а также приложение под мобильное устройство на Android.

Наличие встроенных средств защиты информации от несанкционированного доступа, обеспечивающие максимальный уровень безопасности данных;

для удобства заказчиков платформа Docsvision локализована на нескольких языках.

) 1С: Документооборот.

«1С: Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретной организации. Программный продукт «1С: Документооборот 8», разработанный на новой технологической платформе «1С: Предприятие 8.2», является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначена для автоматизации документооборота [29].

Программы уже получили высокую оценку пользователей. Например, многие пользователи отмечают, что значительно увеличилась скорость работы с базой данных. Такие важные процессы как установка и обновление также усовершенствованны. Нельзя не обратить внимание на новый интерфейс.

Пользователи 1С Предприятия 8.2 теперь могут работать в режиме тонкого клиента и в режиме веб-клиента. При помощи настройки веб-сервера, пользователи могут работать с базой данных через интернет.

Работать с информационной базой данных в интернете можно и при низкой скорости интернет-соединения, так как в платформе реализованы специальные механизмы экономии интернет-ресурсов. Новая версия поддерживает режим работы в оперативной системе Linux.

Большое количество настроек можно сделать в пользовательском режиме. Сокращено время на формирование отчетов, благодаря работе механизма агрегатов. Доработан интерфейс. Рабочий стол функционирует одновременно и как помощник пользователя, можно быстро просмотреть последние измененные документы, сделать выборку из избранных ссылок пользователя, программа также высвечивает ошибки, которые допустил пользователь. Работа программ ускорена в целом: увеличена скорость запросов и работы с базой данных, сокращено время первого запуска.

В поставку входит необходимая методическая литература для обучения:

механизмы устойчивы к ошибкам системы;

при отключении одного компьютера, работа пользователей не прерывается;

нагрузка в программах сбалансирована, повышена устойчивость к обрыву канала связи;

программы поддерживают режим работы с системами управления базами данных Oracle Database;

возможности настройки отчетов расширены;

настраивать отчеты можно в конфигураторе и в пользовательском режиме.

Для разработчиков программ расширен состав инструментов.

Расширены возможности администрирования, даже в тех случаях, когда установлено несколько версий платформы. Платформа предоставляет администратору состав инструментов для настройки, ограничения и контроля прав доступа пользователей. Программы постепенно переводятся в режим управляемого приложения, действует новая технология внешних компонент.

Программа работает на платформе «1С: Предприятие 8» и обеспечивает выполнение следующих операций:

хранение любых документов;

ограничение прав доступа к документам;

коллективная работа с документами;

хранение и контроль версий;

выдача и контроль поручений;

отчетность;

работа с системой через веб-браузер.

Система позволяет работать с документами любых типов. Для просмотра или редактирования документов используются приложения, установленные на локальном компьютере.

«1С: Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:

централизованное безопасное хранение документов;

оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей;

регистрация входящих и исходящих документов;

просмотр и редактирование документов;

контроль версий документов;

полнотекстовый поиск документов по их содержанию;

работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д;

коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов;

маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности;

автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;

учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Конфигурация ориентирована как на коммерческие предприятия, так и на бюджетные учреждения:

делопроизводство;

документооборот;

взаимодействие;

поиск данных.

Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Сравнение СЭД в обзоре ведётся по следующим критериям:

используемые технологии;

политика лицензирования и ценообразование;

функциональные возможности;

права доступа и информационная безопасность;

поддержка;

обучение.

Таблица 3.1 - Сравнение платформ СЭД

Критерии сравнения1С: ДокументооборотDocsVisionDirectumСерверная операционная системаWindows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), LinuxWindows Server (2000, 2003, 2008)Windows Server (2000, 2003, 2008)Клиентская операционная системакросс-платформеннаяWindows (XP, Vista, 7)Windows (XP, Vista, 7)Используемый сервер БДMS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Возможен файловый режим работы (без сервера БД)MS SQL ServerMS SQL ServerСредства работы на мобильных устройствахSafari MobileНетЕсть (Opera Mobile, Safari Mobile, IE Mobile)Возможности интеграции1С, API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryДемоверсия/демодоступДемодоступДемоверсияНетWebЕсть тонкий клиент на Internet ExplorerЕсть тонкий клиент на Internet Explorer. Web-сервер входит в состав платформыЕсть, с помощью дополнительного модуля Web-серверТехнология сканированияЛюбой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу со сканера любого типа, поддерживающего технологию TWAIN Для распознавания текста при вводе бумажных документов в систему DocsVision реализована Capture and Transformation Services (DCTS) - набор служб, облегчающих массовый ввод документов в Directum с внешних источников

Стоит отметить вариативность серверных операционных систем и серверов БД 1С: Документооборот по сравнению со своими конкурентами. Также можно указать на различие компаний в политике предоставления демоверсии / демодоступа потенциальным пользователям. Главное, что стоит указать в самом начале нашего обзора - это то, что все СЭД построены по модульному принципу, что позволяет добавлять к СЭД новые функции или развивать функциональность уже имеющихся сэд, стоимость лицензии приведена в таблице 3.2.

Таблица 3.2 - Стоимость лицензий без учёта стоимости СУБД (тыс.руб) [30].

1С: Документо-оборотDocsVisionDirectumПакеты лицензийПРОФКОРПБазоваяРасширен-наяКорпоративнаяLiteStandardEnterpriseПакет 20/25 (DocsVision) базовых клиентских лицензий95 16395 185264 34 129 222 Пакет 50 базовых клиентских лицензий186 254-320 48481306 526 Пакет 100 базовых клиентских лицензий530 598 -7951000-544936

Целью таблицы 3.2 является предоставление общей сравнительной характеристики по вопросу стоимости основных модулей рассматриваемых программных продуктов и клиентских лицензий. Конечно, она далеко не полностью содержит прайс-листы трёх представленных компаний, но вполне даёт понимание потенциальным пользователям о стоимости продуктов.

Выбирая систему электронного документооборота, важно выбрать именно ту, подходящую по всем параметрам систему. А так же посчитать все затраты, которые потребуются для внедрения в организацию ООО «Валга». Посчитав затраты, надо сопоставить их с уставным капиталом компании ООО «Валга».

Сравнительный анализ регистрации и ввода трех систем, представлен в таблице 3.3.

Таблица 3.3 - Регистрация и ввод документов

Функции1С: ДокументооборотDocsVisionDirectumРегистрация документов+++Присоединение файлов+++Создание документа по шаблону+++Регистрация из электронной почты-любой документ или файл можно отправить по электронной почте из программы; -загрузка входящих и внутренних документов; -загрузка всех вложенных файлов- работа исполнителя с заданием MS Outlook без открытия Навигатора DocsVision (on-line) -мгновенная синхронизация задания MS Outlook и карточки задания в Навигаторе -отображение заданий DocsVision в виде задач в MS Outlook-интеграция с MS Outlook позволяет сохранять пришедшие письма и их вложения как документы а также регистрировать контакты в модуле «Управление взаимодействием с клиентами». Текст письма можно непосредственно из MS Outlook отправить в виде задачи каждому сотруднику, поручив ему тем самым работу, обозначенную в письмеРегистрация из web-формы+++Работа со справочникамиНастройки шаблонов регистрационных номеровКонтроль заполнения обязательных полей карточки документа+++Возможность потокового ввода документов+++Регистрация со сканера+++Регистрация документов из MS Office/OpenOfficeВозможно при реализации дополнительной программной настройкиОткрытие и сохранение хранящихся в системе документов формата Microsoft Office непосредственно из приложений Microsoft Office Автоматическое формирование атрибутов учетной карточки из полей и свойств документа Microsoft Office и обратно-

Цена на послепродажное обслуживание СЭД. Вследствие прозрачности прайс-листов фирмы 1С, в таблице представлены цены на Информационно-технологическое сопровождение пользователей «1С: Предприятие» в денежном выражении. Таблица 3.4 объединяет DocsVision и Directum, которые предоставляют информацию в процентом выражении.

Таблица 3.4 - Цены на информационно - технологическое сопровождение

Услуги по обновлению версий продуктаЦенаАбонемент на обновление версий сроком на 1 год20% (от стоимости ПО)Абонемент на обновление версий сроком на 1 квартал6% (от стоимости ПО)Обновление версии (разовое, при отсутствии абонемента)50% (от стоимости ПО)Приоритетная техподдержка на 1 год72 000 руб.Обновление версий продукта DV25% от стоимости конкурентных лицензий

Обучение сотрудников - это необходимое условие для успешного внедрения, использования и развития системы на базе любого из представленных продуктов. Именно поэтому мы посчитали важным отразить в обзоре ключевые параметры проводимых компаниями.

Обучение технического специалиста - включает полный курс обучения администратора системы:

установка системы на сервер;

установка и настройка клиентской части системы;

работа и настройка системы;

настройка организационной структуры;

администрирование системы.

Групповое обучение пользователей в режиме презентации:

обзор возможностей программного продукта;

интересные особенности.

Сравнение стоимости курсов обучения представлены в таблицы 3.5.

Таблица 3.5 - Стоимость курсов обучения

Курсы СЭДДлительность (академических часа)Стоимость, руб.Возможности прикладного решения «1С: Документооборот 8» для организации электронного документооборота2410 000Основы DocsVision166500Использование базовых модулей системы Directum155 700

Из таблицы 3.5 видно, что стоимость курсов обучения, ни такая и высокая. Учитывая уставный капитал компании ООО «Валга», можно сделать вывод что она может себе позволить использование базовых модулей системы Directum.

3.3 Этапы информатизации в ООО «Валга» (основные мероприятия, ресурсы и исполнители)

СЭД облегчает обработку документов, обеспечивает актуальность хранимой информации, значительно уменьшает время поиска нужных данных.

Этапы внедрения системы электронного документооборота:

обследование имеющихся регламентов ведения документации, требований и функционала СЭД;

внедрение в эксплуатацию с установкой ПО;

тренинг по работе с системой для сотрудников-пользователей;

сопровождение в период опытной эксплуатации;

Внедрение СЭД качественно изменяет процесс документооборота в организации и дает следующие преимущества:

сокращение времени поиска нужных документов за счет сквозного поиска по общекорпоративной базе;

снижение трудоемкости и повышение эффективности взаимодействия различных подразделений повышение эффективности взаимодействия различных подразделений;

улучшение системы администрирования и контроля процесса обработки документации;

уменьшение времени доставки управленческой информации: приказов, распоряжений, поручений;

снижение рисков потери документов;

возможность оперативного принятия решений за счет полноты и актуальности предоставляемой информации;

уменьшение числа бумажных документов в документообороте компании за счёт сканирования всей входящей и исходящей документации;

повышение безопасности хранения документации за счет введения авторизированного доступа к системе с учетом ролей доступа и прав сотрудника на данную информацию.

Общий анализ показал, что в компанию лучше всего внедрить систему Directum, он не уступает двум другим программам, является более технологичным и более привлекательным по цене.Lite - это облегченный вариант поставки системы DIRECTUM для небольших организаций или отдельных подразделений крупных компаний, ограниченный базовой функциональностью и максимальным количеством пользователей- 50.Standard - это стандартный вариант поставки системы DIRECTUM, предназначенный для средних организаций (до 100 одновременно работающих пользователей). Ориентирован на использование с MS SQL Server Standard Edition.Enterprise - это наиболее мощный вариант поставки системы DIRECTUM, предназначенный для крупных организаций.

Ориентирован на использование с MS SQL Enterprise. Поддерживает высокую масштабируемость, кластерные решения и режим AlwaysOn. Режим AlwaysOn доступен только при использовании с MS SQL Enterprise.

Возможна смена варианта поставки системы DIRECTUM. При смене варианта поставки владелец лицензий оплачивает разницу между стоимостью имеющегося состава лицензий в текущем и новом вариантах поставки в соответствии с действующим прайс-листом. В вариантах поставки Standard и Enterprise учитывается количество одновременно работающих пользователей, при этом количество установленных клиентских мест и зарегистрированных пользователей не ограничено (лицензирование «по подключениям»). В варианте поставки Lite учитывается количество зарегистрированных в системе пользователей (лицензирование «по пользователям»). Позиции, отмеченные *, приобретаются один раз на экземпляр системы и могут использоваться на всех вторичных серверах. Позиции, отмеченные **, требуют наличия Серверной лицензии Веб-доступ [31].

Базовая серверная лицензия в вариантах поставки Standard и Enterprise включает функционал поддержки английского интерфейса.

Платформа DIRECTUM позволяет адаптировать и настраивать систему под конкретные цели вашего предприятия без привлечения сторонних разработчиков.

Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder легко осваивается специалистами вашей компании, что дает возможность самостоятельно в короткие сроки вносить изменения.

Серверная лицензия Веб-доступ в вариантах поставки Standard и Enterprise включает функционал мобильного веб-доступа, расходы от внедрения представлены в таблице 3.6.

Таблица 3.6 - Расходы внедрения информационной системы на 5 лет

№ Расходы ТСО на 5 летЦена в рубляхLiteStandardEnterprise1Стоимость лицензии8900*5 44500 16800 *5 8400029600*5 1480002Стоимость оборудования3Стоимость внедрения2966656000980004Техническое сопровождение2225420074005Обновление20% от стоимости 890020% от стоимости 1680020% от стоимости 296006з/п20028*5 10014020028*5 10014020028*5 1001407Всего185431261140383140

Посчитав итоги на затраты внедрения информационной системы DIRECTUM, моно сделать вывод. С учетом уставного капитала организации ООО «Валга» ,внедрить моно систему DIRECTUM Standard, так как она будет более функциональной ,по сравнению с DIRECTUM Lite, и более дешевой по сравнению с DIRECTUM Enterprise.

.4 Методические рекомендации по совершенствованию системы ИДОУ

После завершения проекта должна быть проведена оценка его результатов и подготовлен отчет. В нем обязательно должны присутствовать:

четкое описание ситуации, сложившейся на момент завершения проекта;

достигнутые значения критичных бизнес показателей (метрик);

текущая конфигурация программного обеспечения;

оценка уровня подготовленности пользователей;

оценка степени удовлетворенности пользователя результатами проекта;

возможные изменения в требованиях к программному обеспечению.

Зная текущее состояние, менеджер проекта способен оценить, чего еще не хватает и что еще остается сделать для перехода от текущего состояния к тому идеальному состоянию, которое видится в будущем.

После внедрения СЭД в деятельности системы ДОУ необходимо:

оценить потребности в корректировке самой программы обучения;

сформировать список для закупок оборудования и комплектующих (серверы, сканеры, рабочие станции и т.п.) и лицензионного программного обеспечения;

уточнить регламент работы службы технической поддержки,

скоординировать дальнейшую деятельность различных участников проекта.

В процессе внедрения и последующего использования сотрудниками системы электронного документооборота в корпоративной культуре организации происходит целый ряд изменений. Как правило, эти изменения влияют на результат деятельности организации не напрямую, а косвенным, опосредованным образом. Зачастую их сложно представить в строго формализованном виде и довольно трудно измерить, но они не становятся от этого менее значимыми. К эффектам, связанным с изменением корпоративной культуры, относятся, в частности:

) Разрушение барьеров между подразделениями.

Внедрение системы электронного документооборота приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации, а также внутри самих подразделений. Сотрудники получают лучшие возможности для обмена опытом, происходит постепенное накопление лучшей практики, что, в свою очередь, помогает избежать дублирования работ и ресурсов; повышение привлекательности для инвестиций.

Тот факт, что организация внедрила или внедряет у себя систему электронного документооборота, говорит о том, что руководство данной организации уделяет особое внимание созданию эффективной, прозрачной управленческой структуры. Это делает организацию более привлекательной с точки зрения потенциального инвестора.

) Повышение качества управленческих решений.

Хорошая система электронного документооборота позволяет руководителю получать информацию в нужное время, в нужном месте, в нужном виде. Доступна отраженная в документах предыстория вопроса, можно увидеть, какие события происходили ранее и какими документами эти события сопровождались. Представленная в наглядном виде информация о состоянии исполнительской дисциплины позволяет оценить загрузку сотрудников. Все это приводит к трудно формализуемому, но реально существующему интегральному эффекту - повышению качества управленческих решений;

) Изменение отношения к труду.

Работа в единой системе электронного документооборота прививает навыки эффективной командной работы, стимулирует нацеленность на результат. Сокращение доли рутинных операций способствует раскрытию творческого потенциала каждого человека. Образно этот процесс можно представить в виде лозунга от работников к сотрудникам. Для ряда пользователей важным мотивирующим фактором может быть возможность освоить новые информационные технологии и повысить тем самым свою ценность как специалиста.

С помощью электронного делопроизводства процессы работы с документами значительно упрощаются и становятся управляемыми, предсказуемыми и контролируемыми. Бизнес-решение обеспечивает повышение эффективности работы организации при полном соответствии отечественным традициям и стандартам делопроизводства. Все возможности бизнес-решения могут использоваться в различных комбинациях «бумажных» и «электронных» этапов работы с документами. При этом традиционное «бумажное» делопроизводство гармонично вписывается в электронный документооборот организации с развитыми горизонтальными связями.

В итоге достигается значительный эффект как для организации ООО «Валга» в целом, так и для отдельных категорий сотрудников.

) Высшее руководство:

повышение контроля исполнения резолюций и поручений;

упрощение подготовки отчетности по исполнительской дисциплине;

ускорение передачи документов на рассмотрение/исполнение;

ускорение получения информации об исполнении документов;

организация безопасной работы с конфиденциальными документами;

сокращение расходов на расходные материалы.

) Служба делопроизводства (канцелярии):

упорядочивание работы с документами в организации;

упорядочивание регистрации документов в организации;

упрощение контроля исполнения резолюций и поручений;

упрощение отслеживания переписки (соблюдение сроков ответов, запрашиваемой информации);

повышение сохранности и исключение потери документов;

ускорение поиска зарегистрированных документов;

ускорение поиска зарегистрированных документов и информации о местонахождении;

минимизация количества бумажных копий документов;

упрощение формирования стандартных форм и журналов (наклейки на конверты, РКК, журналы, номенклатура и пр.);

ускорение и упрощение подготовки отчетности по документообороту и исполнению документов для руководства.

) Секретари-референты (помощники) руководителей:

упрощение контроля исполнения поручений и резолюций руководителя;

упрощение и ускорение подготовки отчетности для руководителя об исполнении поручений и резолюций;

упорядочивание регистрации документов (факсов, электронных официальных писем) и упростить контроль местонахождения оригинала;

ускорение поиска документов по запросу руководителя [32].

) Руководители подразделений:

сокращение длительности подготовки и согласования исходящих и внутренних документов;

повышение оперативности получения поручений от руководства;

упрощение контроля исполнения выданных резолюций и поручений;

ускорение процесса согласования, рассмотрения и регистрации документов [33].

Ответственные за делопроизводство в подразделениях:

минимизация количества потерь документов;

упорядочивание регистрации документов в подразделениях.

3.5 Ожидаемые выгоды от реализации проекта

Внедрение системы DIRECTUM позволяет получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.

) Обеспечение прозрачности бизнес-процессов. Система DIRECTUM позволяет оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность компании абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, бизнес-ориентированный механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности. Внедрение электронного документооборота позволяет настроить бизнес-процессы силами бизнес-аналитика без привлечения дополнительных специалистов (программистов). Система становится мощным инструментом бизнес-аналитика и позволяет повысить эффективность работы организации.

) Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Внедрение документооборота предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, таким образом система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников. Используя возможности системы, руководитель может быть уверен в том, что поставленные перед сотрудниками задачи не будут забыты или не выполнены. По мере необходимости (в конце рабочего дня, рабочей недели, месяца) строятся отчеты с указанием просроченных заданий. На основе отчетов руководитель инициирует мероприятия по анализу причин, исправления негативных последствий, выработке мер для недопущения повторения ситуации. Собрав подробную информацию (на основе фактов) по сотруднику или подразделению, руководитель может применять соответствующие корректирующие меры или воздействия [34].

) Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Внедрение системы электронного документооборота сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.). Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения ключевых работ, дающих большую отдачу для предприятия. Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

) Исключение утечки информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного "бумажного" документооборота, система DIRECTUM обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей, либо цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

) Наличие необходимой информации "под рукой". При реализации процесса сканирования и занесения в DIRECTUM всех поступающих документов (в том числе финансовых), руководители получают возможность оперативно получать информацию о необходимости оплаты (отгрузки). В совокупности с быстрым доступом к информации из ERP-системы, руководитель (или его подчиненные сотрудники) может оперативно инициировать процесс оплаты (отгрузки), например рассмотрение и согласование входящих счетов. Сокращение времени на принятие финансовых решений повышает оборачиваемость денежных средств. При возникновении вопросов по поставке (отгрузке) руководитель может в течение секунд обратиться к электронным копиям оригиналов, например в телефонной беседе с контрагентом или руководителем/владельцем бизнеса [35].

Максимально эффективное использование ПО, уже установленного в компании

Часть функций "тяжелых" и дорогих ERP-решений могут быть перенесены в DIRECTUM. Например, согласование бюджета, утверждение заявки на финансирование и т.д. Это позволит сократить затраты на расширение рабочих мест "тяжелых" решений за счет использования системы DIRECTUM.

) Рост конкурентных преимуществ. Внедрение системы электронного документооборота напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных "незаменимых" сотрудников.

Для получения перечисленных преимуществ важно сделать правильный выбор системы электронного документооборота. На рынке программного обеспечения представлено множество продуктов, в той или иной степени решающих поставленные задачи. Но чтобы сделать оптимальный выбор для внедрения документооборота, целесообразно опираться на материалы из независимых источников информации, ряд из которых приведен на странице "Пресса о нас [36].

Однако выбор и приобретение системы электронного документооборота - это только первый шаг на пути построения электронного документооборота в организации. Прежде чем система заработает и реально начнет приносить эффект, предстоит процесс.

Электронный документооборот в настоящее время становится действенным инструментом повышения эффективности управления. Большинство крупных предприятий, благодаря наличию мощных организационно-финансовых ресурсов, уже перешли к реализации подобных IT-проектов. Владельцы же малого и среднего бизнеса не всегда готовы признать необходимость автоматизации без четкого представления о соотношении затрат на внедрение с полученной в итоге экономией.

Упростить задачу перехода к электронному документообороту для малого и среднего бизнеса поможет новое комплексное решение DIRECTUM Express от компании "ЛАН СЕРВИС".

Решение позволяет воспользоваться всеми возможностями системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM:

создание, хранение и поиск электронных документов, работа с версиями, назначение прав на документы;

согласование и обработка документов на всех стадиях жизненного цикла;

выдача электронных заданий и контроль их исполнения;

взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов; регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).Express поставляется с набором лицензий облегченного варианта системы DIRECTUM Lite. Специальное предложение также включает комплекс услуг по установке и настройке DIRECTUM под потребности заказчика. А встроенный набор отчетов позволит получить необходимый минимум аналитических срезов как по работе компании с документами, так и по контролю исполнительской дисциплины.

Набор лицензий и условия лицензирования позволяют работать в системе до 10-ти пользователям одновременно. В дополнение, компания-заказчик получает абонемент на обновление версии сроком на 1 год, а также базовую техническую поддержку.Express обладает следующими преимуществами по сравнению с другими решениями в области ECM:

высокое качество. Качественный и апробированный продукт, реализованный в рамках более 750 успешных проектов;

быстрый эффект. Оперативное внедрение в сроки не более 4-х недель позволит сразу получить результат от использования системы.

приемлемая цена. Доступное, не требующее больших инвестиций решение с возможностью расширения функционала, необходимого для роста компании в будущем.

Таким образом, система DIRECTUM по программе DIRECTUM Express станет для компаний малого и среднего бизнеса мощным инструментом повышения качества управления и конкурентоспособности.

Информация о компании "ЛАН СЕРВИС". Компания "ЛАН СЕРВИС" является авторизированным партнером DIRECTUM в Украине и Молдове. Также компания предлагает широкий спектр услуг, включающий в себя следующие группы задач:

бизнес задачи - внедрение и сопровождение системы электронного документооборота, CRM, порталы, специализированные бизнес-приложения;

продажа лицензионного программного обеспечения (более 17 тыс. наименований);

консультации по вопросам ИТ;

разработка стратегий (безопасности, оптимизации затрат на ИТ, построение инфраструктуры), построение и проектирование корпоративных сервисов;

наладка и обслуживание оборудования и др.

При разработке плана сэд для внедрения программного продукта в ООО «Валга» был сделан выбор, что в компанию лучше всего внедрить систему Directum, он не уступает двум другим программам, является более технологичным и более привлекательным по цене.

Таким образом, система DIRECTUM по программе DIRECTUM Standard станет для компаний ООО «Валга» мощным инструментом повышения качества управления и конкурентоспособности.

Внедрение системы DIRECTUM позволит получить максимальный эффект от перехода на электронный документооборот при минимальных вложениях в ИТ-инфраструктуру.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенные исследования документационного обеспечения менеджмента в строительной компании ООО «Валга», а также сформированные рекомендации по внедрению информационной системы, позволяют сделать следующие выводы.

) В результате исследования системы документооборота в компании ООО «Валга выявлено, что весь процесс управления поcтроен на информации, являющейся основой все управленческих решений. От полноты, достоверности и оперативности предоставления информации зависит качество принимаемых решений и, в конечном счете, эффективность работы организации в целом. Система документооборота состоит в обеспечении не только хранение документов и работы с ними, в том числе поиска, но и движения документов между подразделениями компании ООО «Валга» , группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение, а передача прав на их использование уведомлением конкретны пользователей и контролем и исполнения.

) Проведя анализ документационного обеспечения в ООО «Валга» выявлены такие недостатки как:

а) регистрация документов:

сплошная регистрация документов на протяжении нескольких лет вместо регистрации их в пределах календарного года;

использование одинаковой индексации для документов разных типов (например, для приказов по основной деятельности и по личному составу);

отсутствие регистрационных индексов на некоторых документах, подлежащих обязательной регистрации (в актах, трудовых договорах и др.);

простановка регистрационных индексов на документах без занесения сведений о документе в учетную форму.

б) контроль за исполнением документов;

в) систематизация и хранение документов.

г) номенклатуры дел отсутствуют, что является грубым нарушением правил ведомственного хранения документов и приводит ко многим ошибкам при ведении архивной части делопроизводства:

Еще хуже обстоят дела с формулированием заголовков дел, которые не только не соответствуют предъявляемым требованиям, но и просто не позволяют понять, какие документы подшиты в данное дело.

Перечисленные ранее проблемы необходимо устранить, потому что это сказывается на работе организации в целом

) В результате анализа требований к СЭД для компании ООО «Валга», было выявлено, что при поиске и выборе программных продуктов на рынке автоматизированных систем предъявляются такие требования как:

гибкость настройки и адаптация к особенностям предприятия ООО «Валга»;

завершенность программного продукта - система не требует вмешательства программистов для ее сопровождения;

невысокая стоимость;

платформа должна содержать эффективные инструменты для решения различных задач внедрения, сопровождения и расширения информационной системы и типовые приложения.

надежное хранение документов и их описаний;

обеспечивать жизненный цикл документа (его создание, хранение версий, публикация, блокировка доступа к изъятому документу, передача документа для хранения в архиве);

допускать задание пользователем различных типов документов, создания и редактирования карточек для них;

поддерживать иерархию категорий для эффективного поиска документа;

осуществлять поиск документов на основе информации из карточки, а также полного текста.

) В ходе исследования сэд, было выявлено, что для выбора СЭД и внедрения в организацию ООО «ВАЛГА», рекомендуют предпринять ряд следующих шагов:

сделать сравнительный анализ функциональности СЭД, наиболее полно соответствующие требованиям ООО «Валга»;

изучите схемы лицензирования, предлагаемые поставщиками СЭД, и выбирать наиболее оптимальные для компании;

рассмотрите вопросы по дальнейшему обновлению ПО платформы и возможности получения обновлений прикладной части СЭД;

ознакомиться с комплексом услуг по оказанию технической поддержки, оценить самого поставщика СЭД по заявленным им внедрениям;

если есть возможность - установите демо-версию системы, изучите демонстрационные материалы (видеоролики), предлагаемые поставщиками СЭД.

В настоящее время на рынке программного обеспечения широко представлены системы для автоматизации делопроизводства, документооборота и других бизнес-процессов предприятий и учреждений.

) При разработке проекта внедрения программного продукта в ООО «Валга» был сделан выбор, что в компанию лучше всего внедрить систему Directum, он не уступает двум другим программам, является более технологичным и более привлекательным по цене.

Итак, система DIRECTUM по программе DIRECTUM Standard станет для компаний ООО «Валга» мощным инструментом повышения качества управления и конкурентоспособности.

Таким образом, реализованы поставленные цели и задачи исследования.

CПИСОК ИСПОЛЬОВАННЫ ИСТОЧНИКОВ

1 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». URL: #"justify">Галахов В.В. Секретарское дело : учеб.-практ. пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев[и др]; под. ред. И.К. Корнеева. М.: Проспект, 2010. 608 с.

Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учеб. пособ. для вузов / под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. 232 с.

Актуальные проблемы и технологии управления корпарацией и капиталами организации: сб. науч. тр. молодых исследователей / отв. ред. В.В. Ермоленко. Краснодар: Кубан. гос. ун-т, 2014. 256 с.

Стенюков М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия: учеб. пособ. М.: А-Приор, 2009. 175 с.

Абросимова М.А. Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении: учебное пособие. М. : КНОРУС, 2011. 232 с

Зырянов М.И ИТ на волне революции в бинесе // Директор информационной службы. 2010. №4

Региональный сектор экономики знаний: проблемы формирования и управления: монография / В.В. Ермоленко, М.Р. Закарян, Р.М. Закарян, Д.В.Ланская, А.П. Саченко; под ред. В.В. Ермоленко. Краснодар: Кубанский гос. ун-т, 2013. 388 с.

Янковая В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2011. № 7. С. 35-36.

Документационное обеспечение управления: учеб. для студ. вузов / А.С. Гринберг и др. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. 391 с.

Фатутдинов Р.А. Разработка управленческого решения: учебник для вузов.-2-е изд., доп.- М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-СИНТЕЗ»,2010. 272с.

Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособ. / Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ИНФРА-М, 2012. 304 с.

Макович Г.В. Менеджмент знаний: документационное обеспечение управления: учебное пособие / под ред. Г.В. Макович. М.: Издательство «Академия Естествознания», 2010. 104 с.

Быкова Т.А. Технология работы с входящими документами. URL: #"justify">Быкова Т.А. Технология работы с входящими документами. URL: www/secretariat.ru/discuss/91276/? redct=Y (дата обращения: 26.07.2013).

Янковая В.Ф. Обработка документов при поступлении и отправке. URL: #"justify">Ермоленко В.В., Ермоленко Д.В., Закарян М.Р., Приходько А.И., Матвиенко Н.В. Выпускная квалификационная работа: методические указания по выполнению дипломной работы (проекта). Краснодар: КубГУ, 2009. 115 с.

Документооборот в строительстве. URL: http://club.cnews.ru/blogs/entry (дата обращения: 29.07.2014).

19 Информационно-документационная деятельность .URL: http:// www.ocenka-konsalt.ru/rol_inf/organiz_deloproizv/index.html <http://www.ocenka-konsalt.ru/rol_inf/organiz_deloproizv/index.html>( дата обращения 21.11.13.)

Системы автоматизации документооборота на предприятии URL: <http://userdocs.ru/pravo/19106/index.html?page=7> ( дата обращения 11.12.13.)

Автоматизация документооборота в организации. URL: http://www.xbb.uz/soft/Avtomatizacija_dokumentooborota (дата обращения: 01.04.2014).

Янковая В.Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы // Секретарь-референт. 2010. № 10. С. 15-23.26 Фионова Л.Р. Документирование. Факторы, влияющие на структуру документооборота. URL: http://www.klerk.ru/buh/articles/291837/ (дата обращения: 26.07.2013).

Документооборот для строительных компаний. URL: http://xn--90afdtkhdeabaxvge.net/novosti_i_press-relizi/stati_o_dokumentooborote/dokumen-tooborot_dlya_stroitelnih_kompanii.html (дата обращения: 02.02.2014).27 Баканова Н.Б. Система показателей состояния документооборота организации // Известия ПГПУ им. В.Г. Белинского. 2011. №26. С.529-533.

Регламент документооборота. URL: http://www.klubok.net/ pageid688.html html (дата обращения: 01.08.2013).

Виды СЭД - система Евфрат, Дело, DocsVision, Directum. URL: http://delo-ved.ru/deloproizvodstvo/dokumentooborot/sed-sistema-evfrat-delo-docsvision-directum.html (дата обращения: 27.03.2014).

Система электронного документооборота DIRECTUM. URL: http://www.directum.ru/benefits (дата обращения 30.03.2014).

Описание системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. URL: http://www.directum.ru/system (дата обращения: 27.03.2014).

Оценка стоимости внедрения DIRECTUM. URL: http://v8.1c.ru/hrm/ (дата обращения: 29.03.2014).

Брошюра «1С: Предприятие 8. Решения для строительного комплекса». URL: http://solutions.1c.ru/catalog/buhstroy/materials (дата обращения: 29.03.2014).

Стоимость версий систем сэд. URL: http://doc.goto1c. ru/p/blog-page_14.html (дата обращения: 06.04.2014).

Поддубный А. Расчет экономического эффекта от внедрения системы Directum. URL: http://www.antegra.ru/news/experts/_det-experts/4/ (дата обращения: 05.04.2014).

Оценка эффективности. Возврат инвестиций от внедрения Directum iTs-Office. URL: http://www.v-time.com.ua/pub/efficiency_rating_of_iTs-Office.pdf (дата обращения: 24.03.2014).

Автоматизация документооборота. Организация электронного документооборота на предприятии в вопросах и ответах. URL: http://www.directum.ru/425833.aspx (дата обращения: 01.08.2013).

1С: Документооборот 8. URL: http://www.vdgb.ru/1c_software/1c _system_applications/1c-workflow/ (дата обращения: 02.02.2013).

35 Войтик В.В., Прокофьева С.В. Оценка экономической эффективности внедрения DIRECTUM на предприятиях агропромышленного комплекса. URL: http://www.scienceforum.ru/2013/199/3734 (дата обращения: 12.03.2014).

Садыкова Ж.А. Оценка экономической эффективности внедрения автоматизированных систем на предприятиях АПК // Каталог научных статей и публикаций. URL: http://catalog-statei.ru/view_article.php?id=332 (дата обращения: 05.04.2014).

Больше работ по теме:

Разработка проекта по снижению текучести кадров в ООО "Альфа Лайн"
Диплом
Разработка проекта по совершенствованию работы с резервом кадров ОАО "Уральский завод РТИ"
Диплом
Разработка производственной программы предприятия, организации работы кухни, цехов
Диплом
Разработка процедуры аттестации персонала для системы менеджмента качества
Диплом
Разработка процесса "Управление привлечением клиентов и заключением договоров" "как есть"
Диплом

Предмет: Менеджмент

Тип работы: Диплом

Новости образования

Российский государственный социальный университет реорганизует сеть своих филиалов
22 Июля 2016 16:26
Более 70 представителей крупных вузов АСЕАН подтвердили участие в форуме во Владивостоке
22 Июля 2016 12:51
Абызов: публикация первичных статсведений снизит бюрократическую нагрузку на школы
22 Июля 2016 11:53
В Чечне свыше 200 школьников сдали ЕГЭ с результатом свыше 90 баллов - министр
22 Июля 2016 05:36
Замглавы Минобрнауки РФ: задача сократить число людей с высшим образованием не стоит
21 Июля 2016 20:19

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ