Банковское дело

 

Государственное автономное образовательное учреждение

Среднего профессионального образования

ОТЧЕТ О ПРОХОЖДЕНИИ ПРАКТИКИ ПО ПРОФИЛЮ СПЕЦИАЛЬНОСТИ "БАНКОВСКОЕ ДЕЛО"

г

1. Организация деятельности коммерческих банков

1.1 Ознакомление с организацией деятельности банковского учреждения ОАО Банк "Петрокоммерц"

Лицензии Банка "Петрокоммерц"

.номер Генеральной лицензии: 1776 дата выдачи лицензии: "17" мая 2012 г. наименование органа, выдавшего лицензию: Центральный банк Российской Федерации вид деятельности (операции), на который выдана лицензия: на осуществление банковских операций срок действия лицензии: без ограничения

.номер Лицензии профессионального участника рынка ценных бумаг:

-05414-100000 дата выдачи лицензии: "19" июля 2001 г. наименование органа, выдавшего лицензию: Федеральная служба по финансовым рынкам вид деятельности (операции), на который выдана лицензия: на осуществление брокерской деятельности срок действия лицензии: без ограничения

.номер Лицензии профессионального участника рынка ценных бумаг:

-05422-010000 дата выдачи лицензии: "19" июля 2001 г. наименование органа, выдавшего лицензию: Федеральная служба по финансовым рынкам вид деятельности (операции), на который выдана лицензия: на осуществление дилерской деятельности срок действия лицензии: без ограничения

.номер Лицензии профессионального участника рынка ценных бумаг:

-05429-001000 дата выдачи лицензии: "19" июля 2001 г. наименование органа, выдавшего лицензию: Федеральная служба по финансовым рынкам вид деятельности (операции), на который выдана лицензия: на осуществление деятельности по управлению ценными бумагами срок действия лицензии: без ограничения

.номер Лицензии профессионального участника рынка ценных бумаг:

-05501-000100 дата выдачи лицензии: "01" августа 2001 г. наименование органа, выдавшего лицензию: Федеральная служба по финансовым рынкам вид деятельности (операции), на который выдана лицензия: на осуществление депозитарной деятельности срок действия лицензии: без ограничения

.номер лицензии: 6966 Х дата выдачи лицензии: "02" апреля 2009 г. наименование органа, выдавшего лицензию: Центр по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России вид деятельности (операции), на который выдана лицензия: на осуществление технического обслуживания шифровальных (криптографических) средств срок действия лицензии: до "03" марта 2013 г.

.номер лицензии: 6967 Р дата выдачи лицензии: "02" апреля 2009 г. наименование органа, выдавшего лицензию: Центр по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России вид деятельности (операции), на который выдана лицензия: на осуществление распространения шифровальных (криптографическмх) средств срок действия лицензии: до "03" марта 2013 г.

.номер лицензии: 6968 У дата выдачи лицензии: "02" апреля 2009 г. наименование органа, выдавшего лицензию: Центр по лицензированию, сертификации и защите государственной тайны ФСБ России вид деятельности (операции), на который выдана лицензия: на осуществление предоставления услуг в области шифрования информации срок действия лицензии: до "03" марта 2013 г.

.номер Лицензии биржевого посредника: 1459 дата выдачи лицензии: "20" октября 2009 г. наименование органа, выдавшего лицензию: Федеральная служба по финансовым рынкам вид деятельности (операции), на который выдана лицензия: на право совершения фьючерсных и опционных сделок в биржевой торговле срок действия лицензии: без ограничения

.номер Лицензии на осуществление банковских операций: 1776 дата выдачи лицензии: "18" августа 2008 г. наименование органа, выдавшего лицензию: Центральный банк Российской Федерации вид деятельности (операции), на который выдана лицензия: на привлечение во вклады и размещение драгоценных металлов срок действия лицензии: без ограничения

Структура и компетенция органов управления Банка

В целях реализации принципа эффективного управления в Банке предусматривается следующая система органов управления:

Общее собрание акционеров

Совет директоров

Коллегиальный исполнительный орган - Правление

Единоличный исполнительный орган - Президент.

Уставом и внутренними документами Банка определены полномочия, компетенция и подотчетность органов управления Банка. При этом распределение полномочий между органами управления Банка обеспечивает разграничение общего руководства, осуществляемого акционерами и Советом директоров Банка, и руководства текущей деятельностью Банка, осуществляемого его исполнительными органами. Решения, отнесенные к компетенции соответствующего органа управления Банка, принимаются с учетом оценки уровня банковских рисков, в том числе риска потери деловой репутации.

В целях обеспечения деятельности органов управления Банка, в том числе надлежащего соблюдения порядка подготовки и проведения общего собрания акционеров, заседаний Совета директоров, хранения и предоставления информации, учета корпоративных конфликтов и рассмотрения обращений акционеров, Советом директоров Банка может быть назначено специальное должностное лицо - корпоративный секретарь и создан его аппарат.

Внутренний контроль

.1. Общие положения

.1.1. В целях обеспечения эффективности и результативности финансово-хозяйственной деятельности при совершении банковских операций и других сделок, эффективности управления активами и пассивами, включая обеспечение сохранности активов, управления банковскими рисками, достоверности, полноты, объективности и своевременности составления и представления финансовой, бухгалтерской, статистической и иной отчетности, а также информационной безопасности, соблюдения нормативных правовых актов, стандартов саморегулируемых организаций, учредительных и внутренних документов Банка, исключения вовлечения Банка и участия его сотрудников в осуществлении противоправной деятельности, в том числе легализации (отмывании) доходов, полученных преступным путем, и финансировании терроризма, а также своевременного представления в соответствии с законодательством Российской Федерации сведений в органы государственной власти и Банк России, в Банке организуется система внутреннего контроля.

.1.2. Система внутреннего контроля представляет собой совокупность системы органов и направлений внутреннего контроля, обеспечивающую соблюдение порядка осуществления и достижения целей, установленных законодательством Российской Федерации, настоящим Уставом и внутренними документами Банка.

.1.3. Систему органов внутреннего контроля Банка составляют:

.органы управления Банка: Общее собрание акционеров, Совет директоров, Правление и Президент Банка;

.Ревизионная комиссия Банка;

.Главный бухгалтер Банка и его заместители;

.Управляющий, Главный бухгалтер филиала Банка и их заместители;

.структурные подразделения и сотрудники Банка, включая:

Службу внутреннего контроля;

контролера профессионального участника рынка ценных бумаг;

ответственного сотрудника по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма и возглавляемое им структурное подразделение (в случае его формирования);

ответственного сотрудника, осуществляющего внутренний контроль деятельности Банка как биржевого посредника;

иные структурные подразделения и (или) ответственные сотрудники, определенные внутренними документами Банка, регулирующими создание и функционирование системы внутреннего контроля.

.1.4. Органы управления, структурные подразделения, ответственные сотрудники, входящие в систему органов внутреннего контроля, а также иные структурные подразделения и сотрудники Банка, обеспечивают соблюдение законодательства Российской Федерации, настоящего Устава и внутренних документов Банка.

.1.5. Органы управления Банка, Ревизионная комиссия, Главный бухгалтер и его заместители, Управляющий (его заместители) и Главный бухгалтер (его заместители) филиала Банка, структурные подразделения и сотрудники Банка осуществляют внутренний контроль в соответствии с полномочиями, определяемыми настоящим Уставом и внутренними документами Банка.

.1.6. Порядок образования и полномочия органов управления и Ревизионной комиссии Банка определены в Главах 13, 14, 15, 17 настоящего Устава Банка.

.1.7. Главный бухгалтер Банка, его заместители, Управляющий филиалом, Главный бухгалтер филиала Банка и их заместители назначаются на должность и освобождаются от должности Президентом Банка.

Главный бухгалтер Банка подчиняется Президенту Банка и несет ответственность за формирование учетной политики Банка, за организацию бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Управляющий филиалом действует на основании доверенности и Положения о филиале Банка, Главный бухгалтер филиала - на основании Положения о филиале Банка.

Управляющий филиалом несет ответственность за создание внутренней контрольной среды, обеспечивающей эффективное осуществление внутреннего контроля.

Главный бухгалтер филиала подчиняется Управляющему филиалом, а во время его отсутствия - лицу его замещающему. По вопросам ведения бухгалтерского учета и отчетности Главный бухгалтер Филиала подчиняется Главному бухгалтеру Банка.

.2. Служба внутреннего контроля

.2.1. Для осуществления внутреннего контроля и содействия органам управления Банка в обеспечении эффективного функционирования Банка создается Служба внутреннего контроля.

.2.2. Банк обеспечивает постоянство деятельности, независимость и беспристрастность Службы внутреннего контроля, профессиональную компетентность ее руководителя и сотрудников, создает условия для беспрепятственного и эффективного осуществления Службой внутреннего контроля своих функций.

Служба внутреннего контроля действует на основании Устава Банка и Положения о Службе внутреннего контроля, утверждаемого Советом директоров Банка.

.2.3. Положение о Службе внутреннего контроля определяет статус Службы внутреннего контроля в организационной структуре Банка, ее задачи, полномочия, права и обязанности, взаимоотношения с другими подразделениями Банка, в том числе осуществляющими контрольные функции, подчиненность и подотчетность руководителя Службы внутреннего контроля.

.2.4. Организация и осуществление внутреннего контроля в филиале Банка определяется внутренними документами Банка, регулирующими создание и функционирование системы внутреннего контроля Банка.

.2.5. Служба внутреннего контроля формируется из сотрудников, входящих в штат Банка.

Численность и персональный состав Службы внутреннего контроля определяется Президентом Банка.

.2.6. Руководитель Службы внутреннего контроля назначается и освобождается от должности Президентом Банка по согласованию с Советом директоров Банка.

.2.7. Президент Банка определяет Вице-президента Банка, который обеспечивает координацию и взаимодействие структурных подразделений Банка со Службой внутреннего контроля.

.2.8. Руководитель Службы внутреннего контроля подотчетен Совету директоров Банка.

.2.9. Служба внутреннего контроля действует под непосредственным контролем Совета директоров Банка.

.2.10. Планы работы Службы внутреннего контроля, разрабатываемые Службой внутреннего контроля, утверждаются Советом директоров Банка. Планы работы могут согласовываться с Президентом и (или) Правлением Банка в соответствии с порядком, установленным внутренними документами Банка, регулирующими создание и функционирование системы внутреннего контроля Банка.

.2.11. Совет директоров Банка может принять решение о проведении проверки деятельности Службы внутреннего контроля независимой аудиторской организацией или Советом директоров Банка.

.2.12. При осуществлении своих функций Руководитель и сотрудники Службы внутреннего контроля имеют право:

входить в помещения проверяемого подразделения, а также в помещения, используемые для хранения документов (архивы), наличных денег и ценностей (денежные хранилища), обработки данных (компьютерные залы) и хранения данных на машинных носителях, с соблюдением процедур доступа, определенных внутренними документами Банка;

получать документы и копии с документов и иной информации, а также любых сведений, имеющихся в информационных системах Банка, необходимых для осуществления контроля, с соблюдением требований законодательства Российской Федерации и требований Банка по работе со сведениями ограниченного распространения;

привлекать при осуществлении проверок сотрудников Банка и требовать от них обеспечения доступа к документам, иной информации, необходимой для проведения проверок.

Руководитель и сотрудники Службы внутреннего контроля осуществляют иные права и несут обязанности, установленные законодательством Российской Федерации и внутренними документами Банка.

Обеспечение и защита прав и интересов заинтересованных лиц

Банк рассматривает обеспечение и защиту прав и интересов заинтересованных лиц в качестве необходимого условия эффективной деятельности Банка и стремится к развитию сотрудничества Банка и заинтересованных лиц в целях реализации стратегических целей и задач, увеличения стоимости активов Банка.

В своей деятельности Банк предпринимает все необходимые меры для обеспечения и защиты прав и интересов заинтересованных лиц. Взаимоотношения с заинтересованными лицами основываются на взаимном доверии и уважении законных прав и интересов.

Обеспечение и защита прав и интересов клиентов Банка

.Честная конкуренция на рынке банковских услуг, установление отношений с клиентами исключительно на взаимовыгодных условиях являются основой работы Банка на рынке. Банк исключает злоупотребление доминирующим положением на рынке, использование недобросовестных и безнравственных методов в конкурентной борьбе.

.Отношения с клиентами Банк выстраивает на основе взаимного уважения и доверия, признания ценности партнерства для каждого из участников и равноправия сторон в коммерческих отношениях. Банк стремится к установлению долгосрочных и стабильных отношений с клиентами, полагая, что повышение уровня взаимного доверия между субъектами экономики в целом способствует экономическому развитию общества.

.Банк гарантирует равное отношение ко всем своим клиентам в части обеспечения качества предоставляемых услуг. Банк защищает интересы каждого клиента и исключает дискриминацию по любым основаниям, а также не допускает предоставление преференций и льгот по политическим, религиозным или национальным мотивам.

.Четкое и неукоснительное соблюдение принятых договорных обязательств обеспечивает решение каждой из сторон этих отношений своих целей и задач и является основой конструктивного взаимодействия сторон вне зависимости от возможных конфликтов интересов. В этой связи Банк руководствуется принципом безусловного исполнения принятых на себя договорных обязательств, вытекающих из деловых отношений или обусловленных ими. Кроме того, Банк соблюдает принципы деловой этики и обычаи делового оборота.

.Банк гарантирует соответствие предлагаемых услуг законодательству Российской Федерации, международным правилам и обычаям. Банк не оказывает клиентам услуги, способные вызвать сомнения в его профессиональной репутации и дискредитирующие Банк в деловом сообществе.

.Банк информирует клиентов о предоставляемых услугах и об условиях пользования ими, стремится оказывать клиенту помощь в выборе услуг, в наибольшей степени отвечающих интересам деятельности клиента, разъяснять их содержание и особенности, включая оценку возможных рисков в совершении той или иной операции.

.В отношениях с клиентами Банк проводит открытую информационную политику, предоставляя своим партнерам необходимую информацию, в том числе о своем финансовом состоянии, в объеме, достаточном для оценки уровня риска принятых взаимных обязательств. В своих отношениях с клиентами Банк ожидает встречного раскрытия информации и соблюдения вышеописанных принципов.

.Банк предпринимает все возможные меры для обеспечения безопасности операций своих клиентов. В своей деятельности Банк заботится о минимизации рисков, связанных с проведением клиентами операций и считает своей обязанностью информировать клиентов о любом изменении ситуации на финансовых рынках, известных изменениях в законодательстве, способных повлиять на проведение клиентами своих операций в настоящем и в будущем.

.Банк обеспечивает соблюдение банковской тайны, а также конфиденциальности информации в отношении клиентов, обеспечивает защиту информации, как в организационном, так и техническом плане, гарантируя надежность своих информационных и платежных систем. Информация о клиенте раскрывается Банком исключительно в объеме и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

.Банк принимает меры к реализации декларируемой позиции в отношениях с клиентами на всех уровнях контактов клиентов с представителями Банка. В связи с этим Банк внимательно относится к претензиям и замечаниям в свой адрес, своевременно и оперативно разрешает все конфликтные ситуации, не допуская причинения ущерба интересам клиента. Банк отдает приоритет переговорам и поиску компромиссов в случае возникновения разногласий и споров, рассматривая изначально любые возникающие партнерские отношения как потенциально долгосрочные.

Обеспечение и защита прав и интересов работников Банка

.Банк строит свои взаимоотношения с работниками на основе взаимного уважения интересов, соблюдения баланса прав и ответственности Банка и работников в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. При приеме на работу исключена возможность дискриминации по политическим, религиозным, национальным и другим, не имеющим отношения к профессиональным качествам, мотивам.

.Развитие кадрового потенциала Банк рассматривает как одну из основ своего долговременного, устойчивого развития. Совершенствование и укрепление корпоративной культуры в Банке направлено на создание у каждого работника чувства сопричастности к выполнению миссии Банка, стратегических задач, стоящих перед ним.

.Банк стремится создавать условия, позволяющие каждому работнику развивать и применять свои творческие способности, повышать уровень профессиональной подготовки.

.Банк стремится поддерживать уровень оплаты труда, соответствующий уровню оплаты труда в отрасли и адекватный конечному результату труда.

.Банк уделяет постоянное внимание вопросам охраны здоровья работников и безопасности их труда.

Определение стратегических целей и формирование политики банка

Главный бухгалтер Банка подчиняется Президенту Банка и несет ответственность за формирование учетной политики Банка , за организацию бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

.2 Трудовое право

Режим рабочего времени

Любая работа предполагает определенный график. В соответствии со статьей 100 ТК РФ режим рабочего времени должен предусматривать собой следующие составные элементы:

· продолжительность рабочей недели с выделением формы организации трудового процесса (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику; поденный и суммированный учет рабочего времени);

· работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников;

· продолжительность ежедневной работы (смены);

· время начала и окончания работы;

· время перерывов в работе;

· число смен в сутки;

· чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Среди наиболее распространенных режимов рабочего времени выделяются: поденный учет рабочего времени, суммированный учет рабочего времени, режим неполного рабочего времени, режим ненормированного рабочего дня, режим гибкого рабочего времени, сменный режим работы, режим рабочего дня, разделенного на части, вахтовый метод организации работ.

В части отдельных категорий работников могут применяться особенности режимов рабочего времени и времени отдыха, установленные в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 10 декабря 2002 г. № 877 "Об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха отдельных категорий работников, имеющих особый характер работы" соответствующими федеральными органами исполнительной власти по согласованию с Минтруда России и Минздравом России.

Перерыв в работе, их продолжительность

В течение рабочего дня работнику, согласно статье 108 ТК РФ, должен быть предоставлен перерыв для отдыха и питания продолжительностью не более двух часов и не менее 30 минут, который в рабочее время не включается. Время предоставления перерыва и его конкретная продолжительность (например, в течение одного часа с 13-00 до 14-00 и т.п.) устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка организации или по соглашению между работником и работодателем.

Предоставляемые работникам перерывы для отдыха и питания используются ими по своему усмотрению. В течение указанного периода времени они могут отсутствовать на своем рабочем месте и это время не должно учитываться при установлении факта прогула (отсутствия на рабочем месте свыше четырех часов подряд).

При режиме неполного рабочего времени, а также режимах гибкого рабочего времени, раздробленного на части рабочего дня перерывы для отдыха и питания определяются по соглашению сторон в зависимости от продолжительности рабочего дня и календарных периодов работы в течение рабочего дня.

На работах, где по условиям работы предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, работодатель обязан обеспечить работнику возможность отдыха и приема пищи в рабочее время. Перечень таких работ, а также места для отдыха и приема пищи устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка организации. В отдельных случаях нормативные правовые акты содержат указания, которые должны быть учтены при установлении перерывов для отдыха и питания.

Так, например, педагогическим работникам образовательных учреждений, выполняющим, свои обязанности непрерывно в течение рабочего дня, перерыв для приема пищи не устанавливается. Работникам образовательного учреждения обеспечивается возможность приема пищи одновременно вместе с обучающимися, воспитанниками или отдельно в специально отведенном для этой цели помещении.

В соответствии со статьей 109 ТК РФ на отдельных видах работ может предусматриваться предоставление работникам в течение рабочего времени специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда. Виды таких работ, продолжительность и порядок предоставления перерывов устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Работающим в холодное время года на открытом воздухе или в закрытых необогреваемых помещениях, а также грузчикам, занятым на погрузочно-разгрузочных работах, и другим работникам в необходимых случаях предоставляются специальные перерывы для обогревания и отдыха, которые включаются в рабочее время. В таких случаях работодатель обязан обеспечить оборудование помещений для обогревания и отдыха работников.

Работающим женщинам, имеющим детей в возрасте до полутора лет, помимо перерыва для отдыха и питания предоставляются дополнительные перерывы для кормления ребенка (детей) не реже чем через каждые три часа непрерывной работы продолжительностью не менее 30 минут каждый. При наличии у работающей женщины двух и более детей в возрасте до полутора лет, продолжительность перерыва для кормления устанавливается не менее одного часа. По заявлению женщины перерывы для кормления ребенка (детей) присоединяются к перерыву для отдыха и питания либо в суммированном виде переносятся как на начало, так и на конец рабочего дня (рабочей смены) с соответствующим его (ее) сокращением.

В отличие от перерывов для отдыха и питания, предусмотренных статьей 108 ТК РФ, предоставляемые согласно статье 109 ТК РФ перерывы для обогревания и отдыха включаются в рабочее время, а потому подлежат оплате.

В каждой конкретной организации правила предоставления перерывов при работе в холодное время года на открытом воздухе для обогревания, дополнительной оплаты труда и другие вопросы, связанные с производством работ в таких осложненных условиях, должны регулироваться положениями коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка или иных локальных нормативных актов, принимаемых на уровне организации по согласованию с представительными органами работников.

Сверхурочная работа

Нормальный режим работы можно зафиксировать следующим образом:

"Работнику установлен нормированный рабочий день продолжительностью 8 часов в день. Продолжительность рабочей недели - 40 часов. График работы - пятидневная рабочая неделя с понедельника по пятницу, с выходными днями - суббота и воскресенье. Начало работы 9.00. Окончание - 18.00. В течение рабочего дня работнику с 13.00 до 14.00 предоставляется перерыв для отдыха и питания продолжительностью 1 час, который не включается в рабочее время".

Все что отличается от представленной характеристики, является для работника особым режимом работы и к нему применяются иные способы оплаты и правила. Работа за пределами, установленной для работника продолжительности рабочего дня (смены, установленных часов при суммированном учете рабочего времени) является сверхурочной

Работать сверхурочно согласно ст. 99 ТК РФ сотрудник не может больше 4 часов в день в течение двух дней подряд и 120 часов в год. Сверхурочный труд нужно дополнительно оплачивать - за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы - не менее чем в двойном размере (ст. 152 ТК РФ).

Рассмотрим пример иллюстрирующий, как это должно происходить. Берем табель учета рабочего времени для начисления заработной платы при увольнении на Иванова Ивана Ивановича, работавшего сторожем в ЧОП "Защита" с режимом работы сутки через трое по 24 часа (с 8:00 до 8:00) и уволенного 22 октября 2010 г. Правилами внутреннего трудового распорядка в организации для данной категории работников установлен учетный период - месяц. Согласно графику сменности в октябре первые дежурные сутки у Иванова И.И. - с 8:00 1 октября до 8:00 2 октября. Согласно производственному календарю на 2010 г. норма рабочего времени с 1 по 22 октября составляет 120 часов. Фактически Иванов И.И. отработал в этом месяце 144 часа. Следовательно, 120 часов оплачиваются в размере тарифной ставки (оклада) за отработанное время, а 24 часа сверхурочной работы - в повышенном размере (из них 2 часа - в полуторном размере, 22 - в двойном). Также необходимо оплатить работу в ночное время (48 часов) в повышенном размере, но не менее чем 35% от тарифной ставки

На практике рабочие ситуации, когда сотрудники для выполнения всех возложенных на них обязанностей должны трудиться за пределами установленных ТК РФ 40 часов в неделю неизбежны.

Буквально недавно на эту тему активно выступал РСПП, предлагая "добровольно" обязать работника трудиться не по 8, а по 12 часов в день. Оправдывая предложение "низкой производительностью". Но следует понимать, что производительность труда базируется на следующих факторах: эффективная организация производственного процесса, современное оборудование, достойная оплата труда и рациональное соотношение времени труда и отдыха. К сожалению, на многих российских предприятиях все перечисленные критерии не всегда присутствуют в полном объеме.

В настоящее время в трудовом законодательстве установлены 2 модели организации работы за пределами нормативной продолжительности рабочего времени. Это сверхурочная работа (ст. 99 ТК РФ) и ненормированный рабочий день (ст. 101 ТК РФ). С точки зрения правовых подходов обе модели могут показаться вполне действенными механизмами регулирования трудовых отношений.

В общем виде 2 способа регулирования переработок сводятся к следующему. Сверхурочная работа выполняется работником по инициативе работодателя, за пределами, установленной для работника продолжительности рабочего времени и с его письменного согласия. При ненормированном рабочем дне отдельные работники, профессии которых установлены трудовым договором или внутренним распорядительным документом, могут по распоряжению работодателя эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной продолжительности рабочего времени.

В статье 99 ТК РФ подробно описаны все ограничения, связанные с возможностями работодателя по привлечению сотрудника к сверхурочной работе. В статье 152 ТК РФ закреплены повышенные ставки оплаты сверхурочного труда, а в ст. 119 ТК РФ предусмотрен удлиненный оплачиваемый отпуск для сотрудников с ненормированным рабочим днем.

Перерабатывать можно по собственной инициативе. В российских условиях работник технически не способен доказать, что он работает сверхурочно или в условиях ненормированного рабочего дня. Дело в том, что он выступает как сторона, процессуально равная работодателю. Это значит, что в трудовом споре и работник, и работодатель доказывают те обстоятельства, на которые ссылаются. Однако, не будучи фактически равным, работодателю в трудовых отношениях, работник зачастую не в силах обеспечить представление доказательств нарушения своих прав, в том числе и в вопросе о переработках. Наличие инициативы работодателя является одним из основных признаков и сверхурочной работы, и ненормированного рабочего дня.

Как доказать, что работник ежедневно задерживается на пару часов на работе именно по инициативе работодателя, может быть, сотрудник просто, не может выполнить всю свою работу за 8 часов, а значит работодатель не должен платить сотруднику за переработку, а наоборот.

При чем если работник сможет доказать наличие инициативы работодателя (приказы издаются, и выдаются работнику крайне редко), то он вряд ли сможет доказать объемы переработки.

В статье 101 ТК РФ в отношении ненормированного рабочего дня эти объемы охарактеризованы пространным термином "эпизодически". И не раскрывается содержание данной оценочной категории: "эпизодически" - это сколько? Неопределенность оставляет даже самому щепетильному работодателю возможность перевести всех работников в категорию "ненормированных", просто обязав их подписать соответствующее доп. соглашение к трудовому договору.

Так же можно избавиться от оплаты работникам сверхурочных по повышенным тарифам. Нужно лишь игнорировать норму ст. 99 ТК РФ о том, что работодатель обязан обеспечить точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника, и ограничиться лишь учетом нормативного рабочего времени в соответствии со ст. 91 ТК РФ. За нарушение этой нормы, как и многих других аналогичных норм трудового законодательства, работодателю ничего не грозит, поскольку доказать факт нарушения сложно. При доказательстве этого нарушения возникает следующее: факт сверхурочной работы в отсутствие распоряжения работодателя доказывается учетом продолжительности сверхурочной работы. А если учета нет, значит, нет и сверхурочной работы. А если нет сверхурочной работы, значит, ничего учитывать и не нужно.

В организациях, где работодатель не имеет возможности организовать процесс труда так, чтобы соблюдалась ежедневная или еженедельная норма рабочего времени может вводиться суммированный учет рабочего времени. В основном, это непрерывно действующие организации, в которых работники трудятся посменно (в две, три или четыре смены), например, медицинские работники. Суммированный учет рабочего времени, который предполагает, что продолжительность рабочего времени конкретного работника будет учитываться не за день (смену) или неделю, а за иной более длительный учетный период (месяц квартал, год).

Еще решить эту проблему, можно, если установить отдельным работникам режим ненормированного рабочего дня (ст. 101 ТК РФ). Правда и в этом случае слишком перерабатывать работники не могут. Сотрудник может лишь эпизодически выполнять свои трудовые функции за пределами установленной для него продолжительности рабочего времени. В этом случае работнику положен дополнительный отпуск (ст. 119 ТК РФ)

Тем не менее, для обеспечения точного учета продолжительности сверхурочной работы каждого работника работодателю, заинтересованному в эффективности своего производства, совсем не нужно изобретать велосипед. Достаточно лишь воспользоваться опытом работающих в России иностранных фирм. Немцы, и американцы, и японцы просто давно поняли, что самый эффективный работник - это не голодный и бесправный, а образованный и позитивно мотивированный.

Способы учета рабочего времени.

Самый распространенный - ежедневное ведение табеля или иной формы учета времени прихода и ухода сотрудника. Наиболее прост с технической точки зрения и рационален с точки зрения минимизации споров. Однако может быть использован лишь в сфере малого и среднего предпринимательства. В больших организациях при обработке бумажных данных на каждого работника, накапливающихся ежедневно, возрастает как нагрузка на отдел кадров и вероятность технической ошибки при подсчете рабочего времени.

Самый современный - учет по данным электронной пропускной системы. Наиболее точен, поскольку учитывает не только время прихода и ухода работника, но и время каждого его входа и выхода из кабинета, представляя тем самым данные о нахождении работника на рабочем месте.

Еще один способ - учет рабочего времени с помощью электронной почты или иной системы обмена данными, доступной только на рабочем месте. При появлении на рабочем месте и перед уходом с него работник отправляет сообщение на специальный адрес или на иной электронный ресурс с уведомлением соответственно о начале и конце собственного рабочего дня. Способ не требует дополнительных технических и организационных затрат, позволяет как автоматизировать процесс аккумуляции и обработки данных, так и минимизировать споры по поводу результатов учета рабочего времени.

В любом случае результаты учета рабочего времени по итогам месяца в отношении каждого работника лучше распечатывать и заверять подписями работника и уполномоченного представителя работодателя. Эти данные должны отражаться в форме № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Учет рабочего времени выгоден не только работнику, но и работодателю, так как позволяет повысить дисциплину труда и свести к минимуму споры об опозданиях и отсутствии сотрудника на рабочем месте, но пока нормы трудового законодательства допускают произвольные толкования, а система государственного надзора и контроля за соблюдением ТК РФ не позволяет работнику эффективно защищать свои права, все провозглашенные гарантии по оплате сверхурочного труда остаются на словах.

На работу как на праздник

Приближается Новый год, а с ним и целая череда выходных и праздничных дней. Многие будут использовать это время для полноценного отдыха. Но найдутся и такие, кто встретит новогодние каникулы на рабочем месте. Остановимся на некоторых моментах организации "праздничного" труда.

В соответствии с трудовым законодательством работа в выходные и праздничные дни запрещена. Это правило не распространяется на работы, приостановка которых невозможна по производственно-техническим условиям (непрерывно действующие организации), и на работы, связанные с обслуживанием населения.

В экстренных, не терпящих отлагательства случаях закон позволяет работодателю привлекать сотрудников к работе в выходные и праздничные дни (ст. 113 ТК РФ). Например, трудовая "мобилизация" допускается для предотвращения возможной производственной аварии, несчастного случая. Для того чтобы спасти от повреждения государственное имущество или имущество, принадлежащее работодателю. Раньше во всех этих случаях работодателю полагалось иметь письменное согласие самого сотрудника. В противном случае работа в выходной и праздничный день могла быть расценена Гострудинспекцией как принудительный труд.

При определенных обстоятельствах для вызова сотрудников на работу в выходные и праздничные дни получать их согласия не требуется. В части третьей статьи 113 Трудового кодекса названы три группы оснований, по которым руководитель без согласия работников вправе издавать приказы о выходе на работу в выходной или праздничный день. Это допускается с целью:

предотвращения катастрофы, производственной аварии либо устранения последствий катастрофы, производственной аварии или стихийного бедствия;

предотвращения несчастных случаев, уничтожения или порчи имущества работодателя, государственного или муниципального имущества:

выполнения работ, необходимость которых обусловлена введением чрезвычайного или военного положения, а также неотложных работ в условиях чрезвычайных обстоятельств, то есть в случае бедствия или угрозы бедствия (пожары, наводнения, голод, землетрясения, эпидемии или эпизоотии) и в иных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.

Трудовой кодекс РФ ст. 153:Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере:

сдельщикам - не менее чем по двойным сдельным расценкам;

работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, - в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;

работникам, получающим оклад (должностной оклад), - в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

В Трудовом кодексе, перечислены категории работников, которых нельзя привлекать к работе в выходные и праздники и которых можно привлекать, но при соблюдении определенных формальностей. Первая группа - молодые люди, не достигшие возраста 18 лет (исключение составляют творческие работники (СМИ, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, цирков, концертных организаций и т. п.)), а также беременные женщины.

Вторая - инвалиды, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет. Их можно привлекать к работам в выходные и праздничные дни, но только с письменного согласия (предварительно ознакомив с правом отказаться от работы в неурочное время) и при условии, что такой труд не противопоказан им по состоянию здоровья. В ТК условия привлечения второй группы сотрудников к "праздничному" труду конкретизированы. В части седьмой статьи 113 сказано, что противопоказание по состоянию здоровья должно быть подтверждено медицинским заключением, выданным в установленном порядке. Ознакомление сотрудника с правом отказаться от работы в выходные и праздники должно быть вручено ему под роспись.

Есть еще одна группа работников, которых можно привлекать к работе в выходные и праздники в ограниченном порядке, предварительно получив их согласие и ознакомив с правом отказаться от внеурочного труда. Это матери и отцы, воспитывающие в одиночку детей в возрасте до пяти лет, работники, имеющие детей-инвалидов, и работники, осуществляющие уход за больными членами семьи (в соответствии с медицинским заключением). Об этом прямо говорится в статье 259 ТК РФ.

Праздничный труд должен быть оплачен не менее чем в двойном размере. В статье 153 ТК это правило уточняется по отношению к сдельщикам, работникам, получающим оклад, и сотрудникам, чей труд оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам.

Также работодателям предоставляется возможность (посоветовавшись с представительным органом работников) на месте определять конкретные размеры доплат за внеурочный труд. Размеры доплат могут быть прописаны в коллективном договоре или в локальном нормативном акте и установлены в твердом размере. Также указано, что вопрос с доплатой за работу в выходной или праздник может быть отражен в трудовом договоре с работником - решен в индивидуальном порядке. В любом случае размер доплат, установленных в организации, не может быть меньше размера доплат, установленных в законе.

Трудовая дисциплина - сознательное, добросовестное выполнение работником своих трудовых обязанностей, добровольное соблюдение установленного порядка, своевременное и точное исполнение приказов и распоряжений администрации по работе.

Как правовая категория дисциплина труда раскрывается через совокупность норм трудового законодательства, которые составляют содержание внутреннего трудового распорядка: устанавливают права и обязанности работников, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе и ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) трудовых обязанностей.

Методы регулирования трудовой дисциплины, права и обязанности работников и администрации нашли свое законодательное закрепление в таких нормативных правовых актах, как: КЗоТ РФ (гл. 9); Правила внутреннего трудового распорядка (отраслевые, локальные); Уставы и Положения о дисциплине отдельных категорий работников (Положение о дисциплине работников железнодорожного транспорта, Устав о дисциплине работников организаций с особо опасным производством в области использования атомной энергии и др.); Технические правила и инструкции; Должностные положения (инструкции) и иные правовые акты.

Должностные положения (инструкции) конкретизируют права и обязанности отдельных категорий служащих. Так, Приказом ГТК РФ от 16 февраля 1998 г. № 80 утверждено Положение о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника таможенного органа Российской Федерации. Могут издаваться общие, типовые и примерные положения. При отсутствии соответствующих положений они разрабатываются предприятиями самостоятельно и утверждаются их руководителями.

Методами обеспечения трудовой дисциплины являются убеждение, воспитание сознательного отношения работника к труду, его поощрение за добросовестный труд. Трудовая дисциплина на предприятиях, в учреждениях, организациях обеспечивается также созданием необходимых организационных и экономических условий для нормальной высокопроизводительной работы (ст. 128 КЗоТ РФ).

Основные права и обязанности работников и работодателей

Наиболее общие права и обязанности работников и работодателей закреплены в ст. 2, 127, 129 КЗоТ РФ. Работники обязаны работать честно и добросовестно, блюсти дисциплину труда, своевременно и точно исполнять приказы и распоряжения администрации, повышать производительности труда, улучшать качество продукции, соблюдать технологическую дисциплину, требования по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии, бережно относиться к имуществу.

Администрация предприятий, учреждений, организаций обязана правильно организовать труд работников, создавать условия для роста производительности труда, обеспечивать трудовую и производственную дисциплину, неуклонно соблюдать законодательство о труде и правила охраны труда, внимательно относиться к нуждам и запросам работников, улучшать условия их труда и быта.

Ответственность работников за нарушение трудовой дисциплины.

В соответствии с трудовым законодательством обеспечение дисциплины труда достигается и с помощью метода принуждения. В необходимых случаях нарушители могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности, то есть к ним применяются средства дисциплинарного воздействия - дисциплинарные взыскания.

Основанием для привлечения работника к дисциплинарной ответственности служит один и тот же вид правонарушения - дисциплинарный проступок, под которым понимается противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником возложенных на него трудовых обязанностей, влекущее за собой применение мер дисциплинарного или общественного воздействия, а также иных мер правового воздействия, предусмотренных действующим законодательством.

Таким образом, в качестве условий привлечения работника к дисциплинарной ответственности следует выделить: а) неисполнение работником трудовых обязанностей, предусмотренных действующим трудовым законодательством; б) вина работника (умышленная или неосторожная); в) противоправный характер действий работника, нарушающих внутренний трудовой распорядок, законодательство о труде.

Дисциплинарную ответственность принято подразделять на общую и специальную.

К общей дисциплинарной ответственности могут быть привлечены все работники за нарушения правил внутреннего трудового распорядка. Общая дисциплинарная ответственность предполагает применение к нарушителю трудовой дисциплины дисциплинарного взыскания, предусмотренного ст. 135 КЗоТ РФ и правилами внутреннего трудового распорядка. Такими взысканиями являются:

. замечание;

. выговор;

. строгий выговор;

. увольнение.

Указанный перечень взысканий является исчерпывающим и дополнению в локальных правилах внутреннего трудового распорядка не подлежит.

Социальное страхование и обеспечение - установленная, контролируемая и гарантированная государством система обеспечения, поддержки престарелых, нетрудоспособных за счет государственного страхового фонда, а также коллективных и частных страховых фондов. Расчеты по социальному страхованию и социальному обеспечению с внебюджетными фондами в 1996 г. включали отчисления с сумм начисленной на предприятиях оплаты труда в Фонд социального страхования Российской Федерациив Государственный фонд занятости населения Российской Федерации (3,6%), в фонды обязательного медицинского страхования.

.3 Этика деловых отношений

Принципы профессиональной этики

Профессиональная деятельность ОАО Банк "Петрокоммерц" составляет комплекс гражданско-правовых и иных отношений работников Банка "Петрокоммерц" с клиентами, контрагентами, органами власти и управления, деловыми партнерами, в том числе другими кредитными организациями. Выполнение принципов профессиональной этики служит дополнительной гарантией, свидетельством и залогом высокого профессионализма и надёжности ОАО Банк "Петрокоммерц". Банк "Петрокоммерц" несет ответственность перед акционерами за результаты деятельности, перед клиентами - за качество предоставленных банковских услуг, перед деловыми партнерами и контрагентами - за надлежащее исполнение своих обязательств, перед обществом и государством - за вклад в развитие экономики России.

Ответственность за соблюдение принципов лежит персонально на каждом сотруднике ОАО Банк "Петрокоммерц".

Отношения с клиентами, контрагентами, деловыми партнерами, представителями органов власти строятся на принципах: добросовестности, честности, профессионализма, взаимного доверия и уважения, справедливого отношения, приоритетности интересов клиентов, контрагентов, нерушимости обязательств, полноты раскрытия необходимой информации, приоритета переговоров перед судебным разбирательством, соблюдения коммерческой и банковской тайны и обеспечения безопасности.

ОАО Банк "Петрокоммерц" обеспечивает постоянный и эффективный внутренний контроль за деятельностью работников, соблюдением принципов профессиональной этики с целью защиты законных прав и интересов клиентов, контрагентов, ОАО Банка "Петрокоммерц".

Информация о применении в деятельности ОАО Банк "Петрокоммерц" принципов профессиональной этики, а также основные положения внутренних документов по этим вопросам доводятся до сведения работников путем ознакомления, до сведения кредиторов, вкладчиков клиентов, контрагентов Банка и иных заинтересованных лиц в рамках требований, предусмотренных регулирующими органами к раскрытию информации.

Основные этические проблемы, возникающие при выполнении работниками банка служебных обязанностей

Иногда нам сложно быть доброжелательными, потому что:

нам сложно уступить, особенно если Клиент не прав, мы пытаемся доказать ему это, но в результате вызываем негативную реакцию с его стороны. Мы всегда должны искать приятные и комфортные для Клиента пути разрешения конфликтов, чтобы он не почувствовал себя обиженным.

Это необходимо, потому что, если мы сможем корректно для Клиента уладить конфликтную ситуацию, он может стать нашим постоянным Клиентом. Поэтому в долгосрочной пер спективе способность уступать эффективна.

некоторые сотрудники забывают, что они - часть большой организации, и пытаются снять с себя ответственность за обслуживание Клиентов, которое всегда было коллектив ной работой. Каждый из работников несет ответственность за ее выполнение.

в повседневной работе некоторые из нас начинают терять перспективу: Клиенты начинают раздражать, кажется, что они мешают работать, мы забываем, что Клиенты и есть наша работа.

Навыки установления и поддержания личного контакта явля ются необходимыми профессиональными навыками: в зоне вашей ответственности не только предложение услуг Банка, но и управление общением с Клиентами.

Отношения "банковский служащий - клиент"

Если банковский служащий находит общий язык с клиентом, то между ними сформировываются партнерские отношения. Как правило клиент ждет в отделении банка понимание, вежливость и чуткость. Соответственно он должен это получить. Тем не менее как показывает практика, то такого достичь довольно проблематично. Поэтому проводились исследования которые показали, что на решение этой проблемы влияет пол, образование, возраст, семья и так далее.

Традиционно предполагается, что банковской деятельностью должен заниматься мужчина. Ведь именно у него особо развито стремление победить и желание властвовать. Хоть последнее время повышается спрос на поистине женские чувства: интуиция, чувство такта и искренность. Что касается возраста, то наблюдается тенденция набора молодого персонала. Ведь именно молодежь легче осваивает рынок финансов. А вот образование служащего может быть и не связанно с банковской сферой.

Главное, чтобы банковский служащий был способен решать и анализировать происходящее и адекватно на это реагировать. Таким образом получается, сто вполне достаточно просто высшего образования в любой сфере.

.4 Организация работы с документами

Требования к систематизации документов и оформлению дел

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.З.

После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Правильное распределение документов в дела имеет огромное значение, так как обеспечивает быстрый поиск необходимых документов и их сохранность.

В настоящее время разработаны единые требования к формированию и оформлению дел. Они изложены в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Основанный на существующих нормативах порядок формирования, хранения и оформления дел должен закрепляться в инструкциях по делопроизводству конкретных организаций, так как это дает возможность учесть специфику их работы и документации.

В небольших организациях дела формируются и хранятся централизованно у работника, отвечающего за делопроизводство (например, у секретаря). В крупных учреждениях и организациях дела формируют в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Распорядительные документы, переписка руководителей и важнейшие внутренние документы формируются и хранятся в канцелярии или секретариате руководства.

Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор).

Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Дела должны оформляться в соответствии с существующими правилами. На обложку выносится ряд данных, дающих представление о принадлежности документов к организации, их составе и содержании, сроке хранения. На обложке каждого заводимого дела помещается название организации полное и/или сокращенное, если оно официально признано, например: Российский государственный гуманитарный университет - РГГУ. Под ним пишется название структурного подразделения: Финансовый отдел, Отдел кадров.

Под названием структурного подразделения указывается индекс дела по номенклатуре, например: Дело № 01-05, где 01 - это индекс структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела в номенклатуре.

Далее помещается заголовок дела, который переносится на обложку из номенклатуры без изменений. Внизу обложки указывается срок хранения дела. Все данные выносятся на обложку в самом начале заведения дела.

В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены номенклатурой. В случае появления новых документов из них формируется самостоятельное дело и его название (заголовок) вносится в номенклатуру дел под резервным номером.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д.

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.).

Различные категории документов имеют свою специфику систематизации:

распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и т.п.) формируют в дела по видам документов и по хронологии (вместе с приложениями). Приказы по основной деятельности и по личному составу группируют отдельно;

протоколы группируют в дела в хронологическом порядке и по номерам;

переписку группируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности: документ-ответ помещают за документом-запросом;

плановые и отчетные документы следует хранить в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления;

документы в отчетах следует располагать в такой последовательности: пояснительная записка, отчет, приложения;

годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных;

финансовые денежные документы (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка и др.) группируются по номерам. Аналогично располагаются квитанции, накладные и т.п.;

документы в личных делах размещают в такой последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу; анкета, листок по учету кадров; автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу (кроме справок с места жительства, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируются отдельно от личных дел).

В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях, изменении фамилии и т.д. в личное дело не подшивают, так как эти сведения записываются в дополнение к личному листку по учету кадров.

Лицевые счета рабочих и служащих группируют в самостоятельные дела по алфавиту в пределах календарного года.

Обращения граждан формируют в отдельные дела, используя алфавитный порядок группировки.

Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.* Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

Номенклатура дел

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

·группировать документы в дела по определенной системе - обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,

·используют в процессе регистрации документов - присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,

·используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,

·применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),

·в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел может быть

·разработана самостоятельно организаций, положительное - максимальная возможность организовать все "под себя", т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное - большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки,

·поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное - не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное - не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Со своей стороны я могу дать совет - предпочтительнее первый вариант. Постарайтесь номенклатуру дел составлять своими силами, даже если в итоге могут быть какие-то недостатки. Правила разработки понять не трудно, основная сложность приходится на аналитическую работу по составлению, систематизации названий заголовков дел и определению сроков хранения по перечню документов.

По роду своей деятельности мне приходится бывать в различных организациях, документы которых я хорошо знаю. И когда изучаешь составленную сторонним специалистом (пусть даже и высококвалифицированным) номенклатуру дел, то понимаешь с точки зрения нормативных требований это безупречный документ. Но с практической точки зрения там могут присутствовать разные несуразности - срок хранения не тот из-за неправильного подбора статьи по перечню документов, странные формулировки заголовков дел, иногда бывает лучше их разделить на несколько дел, иногда наоборот объединить.

Почему такое происходит, я поясню на отвлеченном примере. Человек со стороны сразу может понять, что речь идет, например, о бумаге. Но то, что имеется в виду наждачная, а вовсе не туалетная бумага требуется более глубокое изучение вопроса, хотя для вас это элементарно. Отсюда неудобства в использовании такой номенклатуры дел в текущем делопроизводстве и при подготовке документов к сдаче в архив.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность засоставление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации (положения, регламенты, правила и т.д.), плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Исходя из моего опыта, я могу сделать вывод, что сотрудники отделов просто не способны разработать требуемый документ (отсутствие квалификации, времени). Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

При этом все документируемые участки должны быть отражены. Часто сотрудники отделов говорят "да у меня тут в столе", "чтобы под рукой". Вместе с тем правила требуют, чтобы все заголовки заводимых дел были включены в номенклатуру дел. И затем исполненные документы формировались в дела в соответствии с заложенной системой.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел - правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации в следующей статье.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

·визируется ответственным за архив организации,

·подписывается руководителем службы делопроизводства,

·согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии,

·направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения - не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),

·утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки - нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

·в службе делопроизводства - документ постоянного хранения,

·в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),

·в архиве организации,

·рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок первичной обработки и регистрация документов

Порядок приема, проверки и обработки документов.

Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками бухгалтерского учета. За достоверность содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его составление несут ответственность должностные лица, подписавшие этот документ.

Приемка документов от оперативных работников осуществляется бухгалтерией. Главным бухгалтером предприятия устанавливается документооборот, точно определяющий порядок, место и время происхождения каждого документа с момента его составления до сдачи в архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника с указанием работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные сроки.

Обработка документов в бухгалтерии включает следующие этапы учетных работ: приемку, проверку, группировку и бухгалтерское оформление.

При приемке документов бухгалтерия устанавливает соответствие сводного документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами.

Представленные документы подвергаются проверки как с точки законности операции (по существу), так и по форме - правильности оформления документа, а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.

Проверка по существу состоит в том, что по документам контролируется правовая сторона совершенных хозяйственных операций, не нарушают ли они действующее законодательство РК, договоры, инструкции, приказы и т. д. Документы по хозяйственным операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходывания, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных запасов и др. активов, бухгалтерия не принимает к исполнению и оформлению.

Проверка правильности оформления документов состоит в том, что проверяется полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли правила исполнения ошибок и т. д.

Проверка арифметической правильности документов заключается в том, что путем тщательного пересчета проверяют правильность таксировки, подсчета итогов и т. д.

Документы, в которых операции учтены только в натуральных измерителях, исчисляют в денежном измерителе. По операциям внутреннего перемещения товарно - материальных запасов производится встречная проверка документов по материально ответственным лицам, представляемых параллельно в бухгалтерию (у одних приходные, а у других расходные). Встречная проверка осуществляется и в ряде других случаев, когда представлены в бухгалтерию параллельные документы.

После проверки и утверждения некоторых документов (отчетов материально-ответственных лиц) производится их бухгалтерская обработка. Целью обработки является подготовка документов к дальнейшим записям.

Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных операций. Документы, отражающие движение денежной наличности в кассе, группируются в одну группу; движение материальных запасов в другую по материально ответственным лицам; по расчетам с рабочими и служащими по заработной плате - в третью; с выписками банков - в четвертую и т. д. В этих целях обычно составляют так называемые группировочные листы (накопительные ведомости), применение которых позволяет сократить число бухгалтерских записей, сократить затраты на ведение бухгалтерского учета.

Группировочные листы, накопительные ведомости и машинограммы (при компьютеризации) с приложенными к ним оправдательными документами служат основанием для бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета.

В обработке документов одним из наиболее сложных видов работ является корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному отражению хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

Указание корреспондирующих счетов (или котировка) проводится непосредственно на документах. Для этой цели в документах отведено специальное место. Котировка документов находит свое внешнее отражение в виде счетных формул, которые были указаны в главе 3 (счета бухгалтерского учета и двойная запись).

Обработка первичных документов завершается составлением бухгалтерских статей, или, как их нередко называют проводок.

Бухгалтерские статьи по корреспондирующим счетам называют котировкой документа. Они бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых корреспондируют только два счета - один по дебету, другой по кредиту. Сложной считается такая статья, к которой одновременно корреспондируют более двух счетов, причем один дебетуется и несколько счетов кредитуются или наоборот. Обработка документов заканчивается указанием корреспонденции счетов. В документах бухгалтерского оформления обычно не пишут полное наименование счетов, а указывают только их цифровые шифры. Это сокращенный объем работ и делает дальнейшие записи на счетах более удобными.

Все документы после обработки и использования для бухгалтерских записей хранятся в порядке, установленном нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйствующих субъектов (организаций).

Документы хранятся в специальных архивах - текущих и постоянных. В текущем активе, находящемся в помещении бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного.

Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера. Срок хранения документов в бухгалтерском архиве, а также порядок передачи их по истечении этих сроков в общий ( постоянный) архив предприятия (субъекта) осуществляется действующими нормативными актами утвержденными в установленном порядке.

Контроль за исполнением документов

Контроль исполнения задания -- одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу -- это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме -- секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что "Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов".

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

* фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

* проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

* корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела "Ход исполнения");

* напоминание исполнителям и руководителям подразделе-ний о наличии неисполненных документов и поручений;

* информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;

* внесение данных об исполнении документов;

* анализ состояния дел и уровня исполнительской дисципли-ны по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к "Государственной системе документационного обеспечения управления" дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме -- секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов -- это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков -- докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2--3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле "Ход исполнения" регистрационной карточ-ки документа.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки "Движение документа".

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на. проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа, и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Форма отчета по контролю

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Подготовка дел к архивному хранению

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным - до 10 лет, временным - свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

2. Организация учетно-операционной работы и документооборота в учреждениях банков

2.1 Организация работы учетно-операционного отдела

Понятие учетно-операционной работы. Совокупность процессов, связанных с выполнением операционной работы и ведением бухгалтерского учета принято называть учетно-операционной работой, а работников выполняющих соответствующие функции учетно-операционным аппаратом.

Состав учетно-операционной работы. Операционная работа является базой бухгалтерского учета в банках, к ней относят: прием денежных документов от предприятий и проверка правильности их оформления; подготовка документов для их отражения в бухгалтерском учете; ведение карточек расчетных документов и карточек срочных обязательств; осуществление контроля за своевременностью платежей; операции по корреспондентским счетам, возникающим в связи с осуществлением расчетов между плательщиками и получателями денежных средств, счета которых ведутся разными банками.

Обязанности и ответственность главного бухгалтера

Ответственность главного бухгалтера. Главный бухгалтер несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности, обеспечивает соответствие осуществляемых операций законодательству РФ и указаниям ЦБ РФ. Обязанности главного бухгалтера. Главный бухгалтер осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств и обеспечивает: контроль и отражение на счетах бухгалтерского учета всех операций, осуществляемых банком; оформление, открытие расчетного, текущего и прочих счетов клиентов; контроль исправлений в лицевых счетах; контроль в начислении процентов по счетам; распределение счетов бухгалтерского учета и обязанностей между ответственными исполнителями; составление бухгалтерской отчетности; осуществление экономического анализа финансовой деятельности банка. Помимо этого главный бухгалтер ежедневно обязан проверять: заключение кассовых операций; полноту оприходования денежных средств; сводку оборотов и баланс за день; правильность формирования и хранения денежно-расчетных документов.

В обязанность главного бухгалтера входит также разработка должностных инструкций для бухгалтерских работников с указанием закрепленных счетов и штампов; порядка ведения и регистрации операций в книгах, журналах или передачи обработанных сведений на ВЦ или на компьютерную систему (сектор ввода и обработки информации); прав и обязанностей. Главный бухгалтер разрабатывает документооборот, т.е. путь движения документов с момента поступления в банк или их выписки до сдачи в текущий архив (документы дня).

Подпись главного бухгалтера. Главный бухгалтер, руководитель банка, их заместители и начальники учетно-операционных отделов имеют право контрольной (первой) подписи без ограничения суммой операций на расчетно-денежных документах, подлежащих дополнительному контролю. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников кредитной организации. На главного бухгалтера не могут быть возложены обязанности, непосредственно связанные с материальной ответственностью за денежные средства и ценные бумаги.

Обязанности ответственного исполнителя

Ответственные исполнители осуществляют расчетно-кассовое обслуживание клиентов, ведут расчетные, текущие счета. В течение операционного дня ответственный исполнитель производит перечисление денег в установленной очередности и в пределах остатка средств на расчетных и текущих счетах клиентов. С этой целью ведется операционный учет изменения остатков в пассивных счетах и поступления средств. Ответственные исполнители имеют право оформлять и подписывать расчетные документы, кроме того, в отдельных случаях им предоставляется право первой подписи для осуществления контроля над документами по операциям, выполняемым другими работниками. Образцы подписей передаются под расписку в кассу операционным и контролирующим работникам и прочим службам, где используются документы. Контрольные подписи ответственных исполнителей проставляются на расчетно-кассовых документах; при списании средств со счетов клиентов; при выдаче чековых книжек и акцептованных поручений; на документах по операциям без акцепта и документах кредитного отдела; по операциям на счетах вкладов граждан. Распределение счетов и операций между ответственными исполнителями регистрируется в специальной книге и оформляется подписями исполнителя и главного бухгалтера

Обязанности контролера

В крупных учреждениях банков для ускорения обработки информации и обеспечения дополнительного контроля над операциями создаются группы операционистов, в состав которых входит контролер. В его обязанности входит: руководство работой операционной группы; проверка правильности и достоверности подписи на именном чеке и расходном ордере; сверка паспортных данных получателя денежных средств с данными документов; подпись денежно-расчетных документов и выписки из лицевых счетов контрольной подписью; ведение кассовых журналов по расходу и последующая сверка итогов этих журналов с кассой; установление правильности сверки данных синтетического и аналитического учета.

Обязанности операциониста и оператора

В обязанности операциониста входит: прием расчетно-денежных документов по расчетным и текущим счетам клиентов; оприходование и оформление приходно-кассовых операций; прием денежных чеков, выдача клиенту контрольной марки принятого чека, проверка по именным чекам в установленном порядке личности получателя денег; выдача под расписку представителям клиентов платежных поручений, а также выписок из лицевых счетов, приложений к ним и других документов клиентов, акцептованных банку. В обязанности оператора входит: сверка документов синтетического и аналитического учета; подсчет мемориальных ордеров; подсчет процентных чисел по лицевым счетам и начисление процентов.

.2 Аналитический и синтетический учет

Бухгалтерский учет в банках, как и во всем народном хозяйстве, подразделяется на аналитический и синтетический.

Синтетический учет содержит обобщенные показатели банковской деятельности в денежном выражении, а аналитический учет детализирует (поясняет) эти показатели.

Аналитический учет - первичный вид учета. Это база синтетического учета. Все выполняемые банком функции находят отражение в бухгалтерском учете. Основным объектом бухгалтерского учета в банках являются собственные и привлеченные денежные средства, оборот которых выражается в расчетных, кассовых, кредитных, эмиссионных и других денежных операциях, совершаемых в банках. При ведении бухгалтерского учета в банках осуществляется контроль за совершением денежных операций, за сохранностью денег, целевым и эффективным их использованием в народном хозяйстве. Бухгалтерский учет позволяет определить размер кредитных вложений в народное хозяйство, объем безналичного и налично-денежного оборота, количественные изменения в денежном обращении. Данные бухгалтерского учета используются для анализа за состоянием отдельных операций, ревизионной и аудиторской работы, управления банковской деятельностью.

Основой построения бухгалтерского учета в банках является план счетов бухгалтерского учета, то есть единая система Балансовых и вне балансовых счетов синтетического учета, которые детализируются лицевыми счетами аналитического учета. План счетов бухгалтерского синтетического учета является одновременно номенклатурой баланса банков. Поэтому баланс - основной документ синтетического бухгалтерского учета в банках.

Способы ведения бухучета могут быть различны в зависимости от вида применяемой вычислительной техники. Исходя из плана счетов и способа ведения бухучета, формируются материалы (формы) аналитического и синтетического учета.

В настоящее время в банках используется система аналитического и синтетического учета, основанная на новом плане счетов, введенном в 2004г. Однако действующая система возникла не на "пустом месте", ее основы были заложены в период государственной банковской системы, когда использовался другой план счетов, и применялась менее совершенная вычислительная техника. Поэтому целесообразно рассмотреть организацию аналитического и синтетического учета в двух аспектах: ранее сложившуюся и ныне действующую.

Сначала кратко остановимся на традиционной системе аналитического и синтетического учета, а затем рассмотрим действующий порядок. Исторически сложившаяся система аналитического учета включала в себя следующие основные материалы:

1.Лицевой счет.

2.Операционный журнал или сборный лицевой счет.

.Документы, хранящиеся в картотеках.

Лицевые счета являлись основной формой аналитического учета. В них велся ежедневный детальный учет кредитных, расчетных, кассовых и других операций. Применялись различные формы (бланки) лицевых счетов в зависимости от степени механизации учета. Когда бухучет велся с применением клавишных вычислительных машин (КВМ), использовались стандартные бланки лицевых счетов, изготовленные типографским способом в централизованном порядке. Такие бланки состояли из двух частей: лицевого счета и выписки из лицевого счета, которая выдавалась клиенту. Позже, когда бухучет стал вестись на перфорационных машинах (ПВМ), а затем и на ЭВМ лицевые счета печатались на бумаге по форме бланка лицевого счета. Лицевой счет содержал определенные реквизиты, основными из которых были следующие:

·номер лицевого счета;

·дата операции;

·номер документа;

·номер корреспондирующего счета;

·вид операции;

·сумма оборота по дебету;

·сумма оборота по кредиту;

·умма остатка (входящего и исходящего).

Отдельные счета аналитического учета велись на сборных лицевых счетах или в операционных журналах с хронологической записью операций для обеспечения контроля за использованием денежных средств. В сборном лицевом счете напротив сумм, зачисленных на этот счет, проставлялась в дальнейшем дата списания этой суммы со счета.

В ряде случаев в качестве аналитического учета использовались хранящиеся в определенном порядке в картотеках документы. Такими документами были, например, авизо по счетам начальных и ответных межфилиальных оборотов, обязательства по краткосрочным и долгосрочным ссудам, документы по расчетным операциям и др.

Исторически сложившаяся система синтетического учета включала в себя следующие основные материалы:

1.Бухгалтерский и кассовые журналы.

2.Сводные карточки.

.Бухгалтерский баланс.

.Проверочные и оборотные ведомости.

Бухгалтерский журнал предназначен для регистрации всех операций за день, проведенных банком. В нем отражались обороты каждой операции по дебету и кредиту, выводились итоги по балансовым счетам и общие итоги по журналу в целом. При этом общий итог журнала по дебету должен равняться итогу по кредиту. Бухгалтерский журнал использовался для контроля за полнотой отражения банковских операций в бухучете.

Кассовые журналы содержат записи документов по приходу и расходу кассы. По окончании операционного дня подсчитываются итоги по кассовым журналам, которые сверяются с данными прихода и расхода оборотной кассы банка. Данные кассовых журналов переносились в бухгалтерский журнал.

Сводные карточки открывались по балансовым счетам первого порядка. В сводные карточки ежедневно записывались обороты по дебету, кредиту и остатки на следующий день, подсчитанные по лицевым счетам аналитического учета. Обороты дебета и кредита в сводных карточках сверялись с данными бухгалтерского журнала, а сумма остатков проверялась путем сальдирования остатка на начало дня с оборотами за текущий день.

Ежедневный бухгалтерский баланс составлялся по данным сводных карточек. Для этого сводные карточки подбирались по номерам балансовых счетов в возрастающем порядке и на листе бумаги печатались в отдельных колонках для актива и пассива номера счетов и суммы остатков. Правильность составления баланса подтверждается равенством итогов сумм актива и пассива. В сводных карточках подсчитывались итоги оборотов за месяц, которые использовались для составления месячной оборотной ведомости. По сводным карточкам велся подсчет итогов оборотов с начала года. Обороты за год учитывались при составлении годовой оборотной ведомости. В проверочных ведомостях, составляемых на ПВМ, печатались итоги оборотов по каждому действовавшему в течение дня лицевому счету и остатки по всем лицевым счетам, а также итоги оборотов и остатков по балансовым счетам и по ведомости. По данным проверочных ведомостей заполнялись сводные карточки.

Рассмотренные традиционные формы синтетического учета начали трансформироваться ещё до введения нового плана счетов. В связи с совершенствованием автоматизации учета и использованием ЭВМ ряд материалов синтетического учета перестал применяться: отпала необходимость в ведении сводных карточек и в составлении отдельного бухгалтерского журнала. Бухгалтерский баланс стал составляться на основе лицевых счетов в виде сводки оборотов и остатков, где в отдельных колонках показывались номера балансовых счетов, обороты по дебету, кредиту и остатки актива, пассива. Таким образом, сводка оборотов и остатков совместила в себе бухгалтерский журнал и бухгалтерский баланс. Ведение синтетического учета было упрощено.

Принципиальные изменения организация аналитического и синтетического учета получила после введения нового плана счетов, в основу которого были положены международные стандарты бухгалтерского учета. Так сформировалась ныне действующая система аналитического и синтетического учета, основанная на мировой практике бухгалтерского учета и международной терминологии. В мировой практике бухгалтерского учета и в международных стандартах учета вместо синтетического учета применяются так называемые Главные книги, а вместо аналитического учета применяются вспомогательные книги. В данном случае книгой называется группа счетов. Главная книга - это группа счетов, которые показываются в банковских финансовых отчетах (балансовый отчет, отчет о доходах и расходах и т.п.). Счета в Главной книге отражают общую информацию, но не обеспечивают детальной информацией. Первичные бухгалтерские операции отражаются в так называемой вспомогательной книге, в которой группа счетов обеспечивается детальной информацией, а в Главной книге отражаются суммарные данные по балансовым счетам первого порядка. Счета Главной книги по отношению к счетам вспомогательной книги являются как бы контрольными счетами. Итоговые суммы во вспомогательных книгах должны согласовываться с балансом их контрольных итогов в Главной книге в конце каждого дня, а также в конце месяца по состоянию на первое число нового месяца. Данные контрольных счетов Главной книги сравниваются с итоговой суммой соответствующих счетов вспомогательной книги, при отсутствии ошибок в первоначальных записях, суммы должны быть равны. По операциям в иностранной валюте Главные и вспомогательные книги ведутся отдельно по каждому виду валюты.

Порядок нумерации лицевых счетов

1. В соответствии со статьей 4 Федерального закона "О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)" (Собрание законодательства

Российской Федерации, 2002, N 28, ст. 2790) настоящим Указанием Банк России устанавливает, что нумерация лицевых счетов, открываемых на балансовых счетах N 40403 "Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" и N 40404 "Территориальные фонды обязательного медицинского страхования", осуществляется в следующей последовательности (разряды слева направо):

1 - 3 разряды - номер балансового счета первого порядка (N 404);

4 - 5 разряды - номер балансового счета второго порядка (N N 03,

);

6 - 8 разряды - код валюты, проставляемый в соответствии с действующими общероссийским классификатором валют и классификатором валют по межправительственным соглашениям, используемых в банковской системе Российской Федерации. Для целей бухгалтерского учета и осуществления расчетов на территории Российской Федерации по счетам в валюте Российской Федерации используется код валюты российского рубля

810;

9 разряд - защитный ключ ("К");

10 - 13 разряды - номер филиала (отделения, структурного подразделения);

14 разряд - резервный разряд, который используется при ведении отдельных операций по указаниям Банка России;

15 - 16 разряды - признак лицевого счета (01, 02, 03 и другие, при необходимости) в соответствии с указаниями Банка России, устанавливающими порядок учета средств на счетах фондов обязательного медицинского страхования;

17 - 20 разряды - порядковый номер по книге регистрации лицевых счетов.

Проверка регистров аналитического и синтетического учета и порядок исправления ошибочных записей

Применение того или иного способа зависит от характера ошибки и времени ее обнаружения.

Наиболее простым является корректурный способ исправления ошибочных записей. Он применяется в тех случаях, когда ошибочная запись в учетном регистре обнаружена до составления баланса и сама ошибка допущена только в регистре.

В таком случае исправление ошибки производится тем же способом, как и в документах, то есть путем зачеркивания тонкой чертой ошибочного текста или суммы и надписи правильного текста (суммы) над зачеркнутым. Исправление ошибочной записи в регистре корректурным способом, что и в документе, оговаривается на полях регистра (по возможности на той же строчке) и подписывается главным бухгалтером. Другой способ исправления ошибок в учетных регистрах называется дополнительной проводкой.Этот способ исправления ошибки применяется независимо от времени ее обнаружения - до или после составления баланса - во всех случаях, когда в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но сумма операции приуменьшена. Такая проводка записывается по счетам синтетического и аналитического учета на общих основаниях с другими проводками. Третий способ исправления ошибок называется "красное сторно". Способ красного сторно основан на применении в бухгалтерском учете отрицательных чисел и заключается он в следующем. Если при проверке записей в учетных регистрах будет обнаружена ошибка в корреспонденции счетов, допущенная как в самой проводке, так и в записях на счетах, то составляется новая проводка, в которой красными чернилами полностью повторяется текст ранее составленной ошибочной проводки. Эта проводка на общих основаниях с другими записывается в регистрах синтетического и аналитического учета, причем все записи в регистрах, как и в проводке, делаются только красными чернилами. Затем составляется обычными чернилами новая проводка, но уже справильной корреспонденцией счетов. Эта проводка, как и в других случаях, записывается в соответствующие регистры синтетического и аналитического учета. При подсчете оборотов в регистрах синтетического и аналитического учета все суммы, написанные красными чернилами, не складываются, а наоборот, вычитаются. Таким образом, числа, написанные красными чернилами, считаются подлежащими вычитанию. Так как они повторяют ранее написанные положительные числа, то тем самым достигается их исключение из общего итога оборотов, что и погашает неправильную запись. Записи, сделанные на основании последней - правильной проводки, покажут действительную величину оборотов, подлежащих отражению на соответствующих счетах синтетического и аналитического учета.

Закрытие счетов

Основанием для закрытия счета клиента является расторжение (прекращение) договора банковского счета. В соответствии с законодательством договор банковского счета может быть расторгнут (прекращен): по соглашению сторон; в одностороннем внесудебном порядке по инициативе клиента или по инициативе банка; на основании вступившего в законную силу соответствующего решения суда; по иным основаниям, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

По инициативе банка договор банковского счета может быть расторгнут судом в случаях отсутствия в течение 1 (одного) года операций по счету, если иное не предусмотрено договором банковского счета, а также в иных случаях, установленных законодательством Российской Федерации. При отсутствии в течение 2 (двух) лет денежных средств на счете клиента и операций по этому счету банк вправе отказаться от исполнения договора банковского счета и расторгнуть договор банковского счета в одностороннем порядке по истечении 2 (двух) месяцев со дня направления банком клиенту соответствующего уведомления, если на счет клиента в течение этих 2 (двух) месяцев не поступили денежные средства.

По инициативе клиента договор банковского счета может быть расторгнут в любое время на основании его письменного заявления на закрытие счета. Наличие неоплаченных расчетных документов по счету клиента не ограничивает возможность закрытия счета по инициативе клиента. При наличии решений о приостановлении операций по счету в установленных законодательством Российской Федерации случаях: в случае отсутствия денежных средств на счете договор банковского счета расторгается и счет закрывается. При этом до отмены решения налогового органа о приостановлении операций по счету новый счет клиенту не может быть открыт. в случае наличия денежных средств на счете возможны варианты: - либо договор банковского счета не расторгается и счет не закрывается до момента отмены решения о приостановлении операций по счету и не позднее рабочего дня, следующего за днем списания денежных средств со счета. - либо, договор банковского счета расторгается, но счет не закрывается до момента отмены решения о приостановлении операций по счету и не позднее рабочего дня, следующего за днем списания денежных средств со счета, при этом расчетные документы для проведения операций по данному счету до его закрытия не принимаются (возвращаются отправителям). Аналогично при наложении в установленных законодательством Российской Федерации случаях ареста на денежные средства, находящиеся на счете.

При закрытии счета (при отсутствии на нем денежных средств) конкурсным управляющим (ликвидатором) в случае, если в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации от имени юридического лица действует конкурсный управляющий (ликвидатор), карточка с образцом подписи конкурсного управляющего (ликвидатора) может не представляться, заявление на закрытие счета может быть составлено не по форме банка. Действие договора банковского счета и проведение операций по счету прекращается с момента получения банком письменного заявления клиента о закрытии счета если более поздний срок не указан в заявлении.

После прекращения договора банковского счета остаток денежных средств на счете выдается клиенту (при прекращении деятельности клиента - его правопреемнику), либо по его указанию перечисляются на другой счет не позднее 7 (семи) календарных дней после получения заявления о закрытии счета. Остаток денежных средств перечисляется платежным поручением банка. При невозможности возврата остатка денежных средств, в том числе из-за отсутствия у клиента правопреемника, либо отсутствия (неправильного указания клиентом) реквизитов для перечисления остаток денежных средств может учитываться на отдельном внутрибанковском счете, (например 47422 "Обязательства банка по прочим операциям") до истечения срока исковой давности, после чего могут быть списаны в доходы банка. Денежные средства и расчетные документы, поступающие в подразделение банка после прекращения договора банковского счета, возвращаются отправителям с отметкой о том, что договор банковского счета прекращен и указанием даты прекращения договора. В случае наличия картотеки неоплаченных документов к счету клиента при его закрытии расчетные документы, помещенные в картотеку по внебалансовому счету № 90902 "Расчетные документы, не оплаченные в срок", возвращаются клиенту/взыскателю: платежные поручения возвращаются клиенту; расчетные документы, поступившие в порядке расчетов по инкассо, возвращаются получателям средств (взыскателям) в установленном законодательством Российской Федерации порядке. При возврате расчетных документов банком составляется опись документов, которая подлежит хранению в юридическом деле клиента. При невозможности возврата расчетных документов в случае ликвидации банка получателя (взыскателя) или отсутствия информации о местонахождении получателя средств (взыскателя) они подлежат хранению в юридическом деле клиента. Решения о приостановлении операций по счету и отмене приостановления операций по счету, постановления о наложении ареста на денежные средства, находящиеся на счете, и о снятии ареста при расторжении договора банковского счета не возвращаются и подлежат хранению в юридическом деле клиента.

Заключительные обороты

ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ОБОРОТЫ - обороты по счетам, относящиеся к истекшему году, но произведенные в начале нового календарного года, до установленного срока предоставления годового отчета.

Заключительными оборотами разрешается проведение следующих операций, связанных с:

расчетами внутри банка, начатыми в отчетном году (за исключением операций по счетам клиентов);

созданием резервов на возможные потери по ссудам и под обесценение ценных бумаг;

начислением налогов;

распределением и перераспределением прибыли;

определением финансовых результатов.

.2. Операции, указанные в п. 3.1 настоящих Указаний (за исключением операций по начислению налогов), кредитные организации вправе осуществлять до 12 января. Корректировку сумм налогов, фактически причитающихся к уплате за отчетный год, разрешается произвести кредитным организациям, не имевшим на конец отчетного года филиалов, до 18 января, кредитным организациям, имевшим на конец отчетного года филиалы, - до 23 января и отразить их на соответствующих счетах заключительными оборотами.

Сбербанку России разрешается проведение заключительных оборотов до 20 февраля года, следующего за отчетным.

(в ред. Указания ЦБ РФ от 06.12.99 N 694-У)

.3. Порядок и сроки проведения заключительных оборотов по бюджетным счетам устанавливаются отдельными нормативными актами Банка России.

.4. Порядок заключительных оборотов, связанных с определением финансовых результатов.

.4.1. Кредитная организация должна обеспечить соблюдение правил ведения бухгалтерского учета в части недопущения превышения использованной прибыли отчетного года над фактически полученной, т.е. остатка на сч. N 70501 над остатком на сч. N 70301, или наличия использованной прибыли при фактически допущенных убытках, т.е. наличия остатка на сч. N 70501 при остатке на сч. N 70401.

.4.2. В случае возникновения по балансу превышения использованной прибыли (сч. N 70501) над фактически полученной (сч. N 70301) или при наличии использованной прибыли (сч. N 70501) при фактически допущенных убытках (сч. N 70401) кредитная организация должна сторнировать обратными проводками начисленные в отчетном году за счет прибыли, но невыплаченные дивиденды (сч. N 60320), неизрасходованные средства фондов специального назначения (сч. N 10702), резервного фонда (сч. N 10701), фондов накопления (сч. N 10703) и других фондов (сч. N 10704), а также отнести в дебет счета по учету расчетов с бюджетом по налогу (сч. N 60302) переплату в бюджет налога за истекший год. При этом сторнировочные записи по указанным балансовым счетам осуществляются в пределах имеющихся на них на момент проведения проводки остатков средств, но не более начисленных в отчетном году.

Кроме того, сторнировочные записи по сч. N 10703 производятся в пределах превышения имеющихся ресурсов для капитальных вложений,приобретения нематериальных активов, оборудования для лизинга над произведенными затратами. При наличии остатков на сч. N 91904 "Затраты на капитальные вложения, приобретение нематериальных активов, оборудования для лизинга, произведенные сверх имеющихся ресурсов" сторнировочные проводки запрещаются.

При проведении сторнировочных проводок:

Дт 107; 60320

Кт 70501

В случае, если сторнировочная проводка делается по сч. N 10703, то одновременно:

Дт 91901

Кт 99998

При переплате в бюджет налогов за отчетный год:

Дт 60302

Кт 70501 (по налогам, уплачиваемым из прибыли), сч. N 70107 (по налогам, уплата которых осуществляется путем отнесения на расходы).

При этом в Отчете о прибылях и убытках кредитных организаций сумма переплат в бюджет, отнесенная в кредит сч. N 70107, отражается по символу 17318 "Другие доходы".

.4.3. В случае, если проведение предусмотренных п. 3.4.2 настоящего Указания сторнировочных проводок не позволит полностью устранить сложившееся по балансу превышение использованной прибыли над фактически полученной или погасить остаток счета по учету использования прибыли при фактически допущенных убытках, то кредитная организация обязана закрыть заключительными оборотами сч. N 70501 следующей бухгалтерской проводкой:

Дт 70401

Кт 70501

При этом при наличии в балансе одновременно двух парных счетов "Прибыль отчетного года" (сч. N 70301) и "Убытки отчетного года" (сч. N 70401) счет N 70301 закрывается.

Сумма закрытого сч. N 70501 отражается в Отчете о прибылях и убытках кредитной организации (форма N 102) по вновь открываемому символу 35001 "Сумма, списанная со счета N 70501 и отнесенная на убытки".

(в ред. Указания ЦБ РФ от 06.12.99 N 694-У)

.4.4. Не допускается увеличения размера прибыли либо погашения (уменьшения) фактически допущенных убытков отчетного года за счет направления средств резервного фонда, фондов специального назначения, фондов накопления и других фондов, созданных банками за счет отчислений от прибыли в предыдущие годы непосредственно в кредит балансовых счетов N 70301, 70401, а также счетов по учету доходов/расходов.

.5. Порядок заключительных оборотов, связанных с определением финансовых результатов у кредитных организаций, имеющих филиалы.

.5.1. Филиалы кредитных организаций обязаны заключительными оборотами передать головному банку остатки со счетов N 70301, 70401, 70501, а головные банки соответственно обязаны принять от подведомственных филиалов остатки по указанным балансовым счетам, отразив передачу и прием через балансовые счета N 30301 и 30302 "Расчеты с филиалами, расположенными в Российской Федерации".

Филиалы кредитных организаций при передаче остатков со счетов, характеризующих финансовые результаты, совершают следующие бухгалтерские проводки:

а) при передаче прибыли:

Дт 70301

Кт 30301

б) при передаче убытков:

Дт 30302

Кт 70401

в) при передаче использованной прибыли:

Дт 30302

Кт 70501

Головные банки при принятии от филиалов на свой баланс финансовых результатов совершают следующие проводки:

а) прибыли:

Дт 30302

Кт 70301

б) убытков:

Дт 70401

Кт 30301

в) использование прибыли:

Дт 70501

Кт 30301

При этом филиалы и головные банки до передачи на баланс кредитной организации своих финансовых результатов и использованной прибыли при необходимости вправе самостоятельно сделать сторнировочные проводки, предусмотренные п. 3.4.2, в случае превышения распределенной прибыли над фактически полученной, наличия распределенной прибыли при фактически допущенных убытках либо при отсутствии таковых по указанию головного банка.

.5.2. После принятия головным банком кредитной организации от филиалов остатков по счетам N 70301 и 70401 выводится финансовыйрезультат деятельности кредитной организации в целом. При этом закрывается один из указанных двух парных счетов с наименьшим остатком средств. Далее операции осуществляются в соответствии с п. 3.4 настоящего Указания.

.3 Документооборот и внутрибанковский контроль

Система "Банк-Клиент" представляет собой многофункциональный программно-технологический комплекс дистанционного банковского обслуживания.

В настоящее время Банк "Петрокоммерц" осуществляет бесплатное подключение своих клиентов - юридических лиц к Системе "Банк-Клиент" и ее последующее обслуживание (также бесплатное).

Использование Системы "Банк-Клиент" предоставит Вашей компании дополнительные сервисные возможности:

·Передачу документов в Банк в круглосуточном режиме

·Одновременную работу в системе нескольких пользователей

·Импорт данных из программ бухгалтерского учета организации

·Разграничение прав доступа и функций пользователей

·Формирование справочных баз данных

·Автоматическое заполнение отдельных полей шаблонов документов

·Автоматический контроль правильности оформления платежных документов

Система позволит направлять в Банк распоряжения по различным каналам связи (телефонные коммутируемые или выделенные линии, через сеть Интернет) для выполнения следующих операций:

·Проведение безналичных платежей в валюте РФ и иностранной валюте

·Заказ наличных денежных средств

·

Государственное автономное образовательное учреждение Среднего профессионального образования ОТЧЕТ О ПРОХОЖДЕНИИ П

Больше работ по теме: