Автоматизация учёта материальных ценностей на складе или Машинная обработка информации учёта материальных ценностей

Содержание

Введение 2
1. Аналитическая часть 4
1.1. Описание объекта управления 4
1.2. Экономическая сущность задачи 14
1.3. Характеристика существующей организации обработки информации 17
1.3.1. Характеристика первичной информации 17
1.3.2. Характеристика результатной информации 19
1.3.3. Информационная модель решения задачи и ее описание 20
1.3.5. Объемно-временные параметры существующего 26
1.4. Анализ существующей организации обработки информации, обоснования
необходимости и цели использования ЭВМ 27
при решении задачи 27
2. Проектная часть 29
2.1. Постановка задачи 29
2.2. Обоснование выбора среды программирования 33
2.3 Информационное обеспечение задачи 35
2.3.1. Классификация и кодирование инфомрации 35
2.3.2. Характеристика входной информации 38
2.3.3. Характеристика нормативно-справочной информации 41
2.3.4. Характеристика промежуточной информации 42
2.3.5. Характеристика промежуточной информации 43
2.4. Алгоритм решения задачи и процесса его машинной реализации 50
2.4.1. Алгоритм решения задачи 50
2.4.2. Взаимосвязь программных модулей 52
2.5. Технологический процесс решения задачи и его описание 57
Заключение 63
Литература 64
Приложения
………………………………………………………………………….66




Введение

Развитие электронной промышленности привело к появлению нового
класса вычислительных машин - персональных компьютеров (ПК). Главное
достоинство персональных компьютеров - сравнительно низкая стоимость и
в тоже время высокая производительность. Низкая стоимость, надёжность,
простота обслуживания и эксплуатации расширяет сферу применения
персональных компьютеров, прежде всего за счёт тех областей человеческой
деятельности, в которых раньше вычислительная техника не использовалась из-
за высокой стоимости, сложности обслуживания и взаимодействия.
Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации
управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения
комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением и
обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и
теоретического характера. В последние годы возникает концепция
распределённых систем управления народным хозяйством, где
предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи
распределённого управления необходимо создание для каждого уровня и
каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе
персональных электронных вычислительных машин.
Первыми появились программные средства для автоматизации труда
технического персонала, что обусловлено, вероятно, большой формализацией
выполняемых функций. Они позволяют быстро вводить информацию,
редактировать информацию, вести поиск ошибок, осуществляют подготовку
текста к распечатке. Применение текстовых редакторов позволяет значительно
повысить производительность труда машинисток и секретарей различных
учреждений.
Широкое внедрение вычислительной техники во все отрасли
промышленности требует совершенствования проектирования машинной
обработки учётно-экономической информации. При проектировании нужно
учитывать все возможности имеющихся пакетов прикладных программ,
предназначенных для автоматизации бухгалтерского учёта.
Целью дипломного проекта является автоматизация учёта материальных
ценностей на складе, которая предусматривает автоматизировать процесс ввода
данных, предусмотреть пакетный режим учёта расчётов, повышение качества
расчётов, сокращение расчётных работ. Машинная обработка информации
учёта материальных ценностей с применением вычислительной техники
устраняет недостатки возникающие при ручной технике учёта, улучшает его
организацию, снижает трудовые затраты и обеспечивает составление отчётных
регистров в необходимые сроки.
Основой автоматизации являются: высокая трудоёмкость сбора,
регистрации и обработки информации, трудоёмкость заполнения большого
количества документации.


1. Аналитическая часть

1.1. Описание объекта управления

Муниципальное унитарное предприятие жилищного коммунального
хозяйства представляет из себя объединение двух крупных предприятий:
Горкоммунэнерго и Жилищно-коммунального сектора. Горкоммунэнерго
осуществляет непосредственное централизованное теплоснабжение жилищного
фонда и промышленных предприятий, головным звеном данного предприятия
является центральная котельная именуемая «ЦПП» . 80 % населения города
Закаменска проживает в благоустроенных квартирах и бесперебойная работа
котельной является важнейшей задачей для предприятия. Важную роль в
обеспечении города теплом играет безаварийная и чёткая работа теплосетей, то
есть теплонесущие трубы, которые необходимы для доведения тепловой
энергии и горячей воды непосредственно до объекта потребителя. В состав
Центральной промышленной площадки входит участок водоснабжения, этот
участок имеет семь артезианских скважин, на которых установлены мощные
глубинные насосы, и два водопровода, один для промышленного снабжения
водой котельной, и городской водопровод, который работает на снабжение
хлорированной питьевой водой жилфонда и предприятий города. Важным
звеном являются также очистные сооружения, специальное оборудование, а
также биофильтра установленные на этих сооружениях, которые производят
беспрерывную очистку канализационных и сточных вод, что крайне
необходимо для нормальной работы экосистемы города. В систему
Горкоммунэнерго включён важнейший участок – перевал база нефтепродуктов
на станции Джида, база имеет свою котельную, которая работает для
подогрева поступающей мазуты до определенной температуры, так как это
топливо имеет особенность становится вязким. Мазут поступает в специальных
резервуарах по железной дороге с нефтеперерабатывающего завода города
Ангарска, именно этот завод является одним из ближайших и основных
поставщиков мазута для города. Станция Джида находится в 270 километрах от
города. Не имея собственной железной дороги, город вынужден завозить
топливо автотранспортом, так как другим способом сделать это невозможно. В
1967 году котельные работали на угле, добываемом в самом районе.
Но после реконструкции центральная котельная и котельная посёлка
Холтосон стали работать на жидком топливе – мазуте и теперь предприятие в
виду отдаленности от железной дороги несёт определенные затраты на
перевозку топлива. На центральной котельной установлены котлы типа Д.К.В.Р.
– 35 и ежедневный расход топлива составляет 120 тонн. Жилищно-
эксплуатационный сектор объединяет в себе два эксплуатационных участка,
которые отвечают за конкретную доводку тепловой энергии и горячего
водоснабжения внутрь помещения и обеспечивает ремонтные работы, которые
периодически возникают в процессе эксплуатации оборудования, поддержание
определённой температуры в помещениях, в не малой степени зависит от
слаженной работы коллективов Жилищно-эксплуатационных участков. Не
малые средства уходят на приобретение специального оборудования
необходимого при работе на этих участках. Диспетчерская служба, работающая
круглосуточно обеспечивает срочное устранение аварийных неполадок в
системе теплоснабжения.
В систему данного подразделения входит участок капитального ремонта,
который специализируется на ремонте жилых помещений.
Будучи структурным подразделением в прошлом знаменитого
Джидакомбината, предприятие жилищного коммунального хозяйства оказалось
один на один со своими проблемами после развала и распада Джидинского
вольфрамомолибденового комбината.
Пережив критические для района и для самого предприятия годы,
муниципальное унитарное предприятие сумело удержать свои позиции.
Жилищно-коммунальное хозяйство одним из первых в республике перешло на
субсидирование оплаты коммунальных услуг, что благоприятно сказалось на
развитии экономики предприятия, стабилизировалась заработная плата,
уменьшилась текучесть кадров, обслуживающий персонал котельных стал более
квалифицированным и стабильным благодаря контрактной системе оплаты
труда. И с экономической стабильностью улучшилось обеспечение
необходимым и новым оборудованием практически на всех участках
предприятия. Всё это существенно повлияло на качество оказываемых услуг,
прежде всего по снабжению Жилищного фонда и промышленных предприятий
теплом и горячей водой, что крайне важно для обеспечения жизнедеятельности
города, где основная масса населения проживает в много этажных
благоустроенных квартирах.
Предприятие решает очень сложные и необходимые вопросы не только
для работы собственного производства, но и решает проблемы всего города –
оно является практически сердцем города, если более подробно описывать
предприятие, то основообразующих предприятий в структуре жилищно-
коммунального хозяйства два: это Горкоммунэнерго и собственно сам
жилищно-коммунальный сектор, но в эти два производства объединенных в
единое МУПЖКХ входят ещё несколько подразделений.
В Горкоммунэнерго, например, входят три крупных котельных: это
центральная, находящаяся и обслуживающая непосредственно город
Закаменск, котельная посёлка Холтосон, и котельная посёлка Боянгол.
Теперь более подробно о жилищно-коммунальном секторе. Основной
деятельностью этого сектора является обслуживание и ремонт оборудования
внутри помещений, и обслуживание территории возле жилищных домов и
промышленных объектов. Для этих целей образованы два жилищно-
эксплуатационных участка.
Каждый участок обслуживает 40 пятиэтажных домов и часть
предприятий. Расходной статьёй на этих участках является снабжение и ремонт
труб внутри жилищных помещений. Трубы нужного диаметра поставляются с
базы непосредственно с Улан-Удэ, так как такого оборудования в городе не
производится. Всё необходимое, вплоть до смесителей, завозится
автотранспортом с Улан-Удэ, для этого отдел снабжения отвечающий за
материальную базу предприятия, согласно заявкам поступающим с участков,
договаривается непосредственно с производителями и через базы Улан-Удэ
производит закуп и завоз необходимого оборудования.
Дворники, составляющие треть коллективов на этих участках,
обслуживают прилегающие домовые территории и производят уборку в
подъездах. Коммунальное хозяйство имеет свой столярный цех, имеется на
предприятии обширный автопарк. Специфика работы требует немалого
количества спецтранспорта: экскаваторы, поливальные машины, машины с
вакуумными насосами, самосвалы, погрузчики. Обслуживание дорог в черте
города входит в режим работы жилищного коммунального хозяйства.
Утилизация и складирование промышленного мусора и бытовых отходов
является ежедневной работой жилищно-эксплуатационных участков.
Координированием всех служб хозяйства занимается диспетчерская служба,
куда поступают все срочные заявки на устранение аварийных утечек в системе
тепло снабжения и горячего водоснабжения. Согласно поступающей
информации дежурные аварийные бригады выезжают по заявкам.
Отдел технической инвентаризации промышленных зданий и жилищных
помещений занимается оформлением технической документации, в обязанности
этого отдела входит замер помещений, обследование объектов на возможность
подключения к системе тепло и водоснабжения, а также заключение договоров
с предприятиями и жильцами квартир на обслуживание.
Отдел кадров занимается подбором персонала и подготовкой
специалистов для всего Муниципального унитарного предприятия жилищного
коммунального хозяйства, как указывалось, численность предприятия
составляет 580 человек.
Ревизоры работающие на участках Ж. Э. У. выполняют своего рода
карательную деятельность, так как экономическая и финансовая стабильность в
первую очередь зависит от своевременной оплаты коммунальных услуг
предоставляемых предприятием: это складывается из отопления + г. в. с. +
канализация.
Ревизорская служба оформляет извещения о текущей ежемесячной плате
задолженности. В случае неоплаты за коммунальные услуги оформляются
документы для передачи в судебные инстанции. В деятельность службы
ревизоров входит также оформление актов о нарушении теплового и
температурного режима в жилых помещениях, и на основании этих актов
делается перерасчёт оплаты коммунальных услуг. На основании докладных
ревизорской службы Ж. Э. У. производится отключение злостных
неплательщиков от системы тепло и водоснабжения, таким образом если
подводить итог всему выше написанному, то слаженная работа МУПЖКХ
зависит не только от управленческого персонала и деятельности правительства,
но и от самих работников жилищного коммунального сектора.


Функциональная структура управления МУП ЖКХ


































Структура МУП жилищного коммунального хозяйства


Учет на предприятии ведет бухгалтерия, являющаяся его
самостоятельным подразделением, возглавляемая главным бухгалтером.
Бухгалтерия предприятия обеспечивает обработку документов,
рациональное ведение бухгалтерских записей в учетных регистрах и на их
основе - составление отчетности. Своевременное получение учетной
информации о производственно–хозяйственной деятельности предприятия
позволяет руководителям оперативно воздействовать на ход производства,
принимать соответствующие меры для повышения экономических показателей
работы предприятия.
В функции бухгалтерии входит:
1. Организация своевременного и достоверного бухгалтерского учета;
2. Формирование полной и достоверной информации о бухгалтерском
учете и имущественном положении, необходимой также для контроля за
соблюдением действующих законодательств;
3. Контроль над рациональным использованием трудовых и
финансовых ресурсов;
4. Предотвращение негативных явлений в деятельности фирмы;
5. Выполнение расчетов по заработной плате;
6. Организация учета основных фондов, товарных – материальных
ценностей, денежных средств и т.д.
7. Внедрение передовых форм и методов бухгалтерского учета на
основе применения персональных вычислительных машин.
8. Составление предоставление в установленные сроки бухгалтерской
отчетности на основе достоверных первичных документов и соответствующих
бухгалтерских записей.
Все учетные работы в бухгалтерии распределены между отдельными
бухгалтерами или расчетными группами бухгалтеров, которые подчиняются
главному бухгалтеру.


Структура предприятия:










В функции главного бухгалтера входит формирование информации,
необходимой для внутренних и внешних (поставщикам, покупателям,
налоговым, финансовым и иным заинтересованным лицам) пользователей,
обеспечение контроля над наличием и движением денежных средств, товарных
и имущественных ценностей, собственных средств и обязательств. Для
осуществления своих функций главный бухгалтер наделён определенными
правами. Он устанавливает требование по оформлению операций первичными
учетными документами и представлению в бухгалтерию необходимых для учета
и контроля документов и сведений. Он устанавливает служебные обязанности
всех работников учета с тем, чтоб каждый знал круг выполняемых им работ, и
нес за них ответственность.
Выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учёта (учёт
основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат на производство.
реализации продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности.
расчёты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги).
Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на
соблюдение государственной дисциплины и укрепление хозяйственного
расчёта. Осуществляет приём и контроль первичной документации по
соответствующим участкам учёта и подготавливает их к счётной обработке.
Отражает в бухгалтерском учёте операции, связанные с движением
денежных средств и товарно-материальных ценностей. Составляет отчётные
калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг), выявляет источники
образования потерь и непроизводительных расходов, подготавливает
предложения по их предупреждению. Производит начисление и перечисление
платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное
страхование, средств на финансирование капитальных вложений, заработной
платы рабочих и служащих, налогов и других выплат и платежей, а также
отчисление средств в фонды экономического стимулирования и другие фонды.
Подготавливает данные по соответствующим участкам учёта для
составления отчётности, следит за сохранностью бухгалтерских документов,
оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив.
В обязанности расчётной группы выполняют все расчеты по начислению
заработной платы и удержаниям из неё, осуществляют контроль над
использованием фонда оплаты труда, ведут учет расчетов с работниками
фирмы по отчислениям на социальное, медицинское страхование и
отчислениям в Пенсионный фонд и фонд занятости.
В обязанности материальной группы бухгалтеров входят учет всех
операций по поступлению и выбытию основных средств, по приходу-расходу
материальных ценностей и малоценных быстроизнашивающихся предметов
МБП.
Группа бухгалтеров по расчету с внешними организациями выполняют
свой учет на основании первичных документов и данных, которые поступают
из отдела сбыта, который в свою очередь оформляет и регистрирует все
операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском готовой
продукции,
Бухгалтер-кассир учитывает все кассовые операции, обеспечивает прием,
хранение и расходование наличных денег, также ведет учёт по расчетам с
подотчетными лицами. На основе приходных и расходных документов ведет
кассовую книгу, сверяет наличие денежных сумм, составлять кассовую
отчетность. Получает, по оформленным в соответствии с установленным
порядком документам, денежные средства в банковских учреждениях для
выплаты работникам заработной платы, премий, оплаты командировочных и
других расходов.
Заведующий складом проверяет соответствие количества, качества и
ассортимента поступивших материалов документам поставщика. При полном
соответствии количества поступивших ценностей документам поставщика
заведующая складом выписывает приходный ордер.
По состоянию на первое число каждого месяца заведующая складом
переносит количественные остатки из карточек в ведомость учета остатков
материалов.
Кладовщик осуществляет контроль за наличием товарно-материальных
средств на складе, а также за расходованием их со склада. Осуществляет
приёмку материалов на склад от поставщиков и выдачу их непосредственно
потребителям, т. е. цехам и подразделениям предприятия.


1.2. Экономическая сущность задачи

Производственные запасы, являясь предметами труда, обеспечивают
вместе со средствами труда и рабочей силой производственный процесс
организации, в котором они используются однократно. Себестоимость их
полностью передаётся на вновь созданный продукт.
Данные бухгалтерского учёта должны содержать информацию для
изыскания резервов, снижения себестоимости продукции в части
рационального использования материалов, снижения норм расхода,
обеспечения надлежащего хранения материалов, их сохранность.
Основные задачи учёта материалов состоят в:
- контроле за сохранностью материальных ценностей в местах их
хранения;
- правильном и своевременном документировании всех операций по
движению материальных ценностей; выявлении затрат, связанных с их
заготовлением; расчёте фактической себестоимости израсходованных фиалов и
их остатков по местам хранения и статьям баланса;
- систематическом контроле за соблюдением установленных норм сов,
выявлении излишних и неиспользуемых материалов и их реализации;
- своевременном осуществлении расчётов с поставщиками материалов,
контроле за материалами, находящихся в пути, неотфактурованными
поставками. Все материалы по способу их использования и назначения в
производственном процессе можно подразделить таким образом: сырьё;
основные материалы; покупные полуфабрикаты; вспомогательные материалы;
отходы; тара; топливо; запасные части; малоценные и
быстроизнашивающиеся предметы.
Для правильной организации учета материальных ценностей в
организации разработан номенклатура-ценник. Номенклатура -
систематизированный перечень наименований материалов, полуфабрикатов,
частей, топлива и других материалов, используемых на данной фирме.
Для учета движения материалов применяется первичная учетная
документация, отвечающая требованиям основных положений по учету
материалов и приспособленная для автоматизированной обработки
информации.
Материалы на склад от местных или иногородних поставщиков
доставляет экспедитор отдела снабжения. В момент сдачи экспедитором
материалов на склад заведующая складом проверяет соответствие количества,
качества и ассортимента поступивших материалов документам поставщика. При
соответствии количества поступивших материальных ценностей документам
поставщика заведующая складом выписывает приходный ордер. В случае, если
материалы непосредственно доставляет автотранспорт поставщика, то сам
поставщик выписывает товарно-транспортную накладную в четырех
экземплярах: покупателю, поставщику, для начисления заработной платы
водителям, для предъявления в банк на оплату.
Акт о приемке материалов применяется для оформления поступивших
материальных ценностей без платежных документов и в случае расхождений с
сопроводительных документов поставщика. Приходные документы
составляются в день поступления материалов. Кроме перечисленных
документов составляются накладные-требования на отпуск при внутреннем
перемещении материалов со склада на склад.
Накладные применяются для учета и оформления отпуска материалов на
сторону или другим подразделениям своей организации. Порядок учета
материалов на складах и в бухгалтерии зависит от метода учета материалов. В
данной организации используется оперативно-бухгалтерский метод. Этот
метод предполагает ведение на складах только количественно-сортового учета
движения материалов.
Материалы пополняются за счет их поставок поставщиками на основе
договоров. Поставщики за отгруженные материалы выписывают платежные
требования и счет - фактуру, передают их банку для оплаты и пересылают
почтой данной организации.
По мере поступления груза на склад выписывается приходный ордер, тем
при реестре сдается в бухгалтерию, где таксируется и прикладывается к
платежному требованию. По мере оплаты банком этого документа бухгалтерия
получает выписку из расчетного счета о списании денежных средств в пользу
поставщика.
В течение отчетного месяца бухгалтерия организации получает
акцептованные платежные требования поставщиков, принимает приходные
ордера и приемные акты складов, получает выписки из расчетного счета и
прочих счетов фирмы. Это позволяет заключить расчеты, закончить их ввиду
выполнения каждой стороной своих обязательств.
Бухгалтерия организации осуществляет только денежный, суммовой учет
движения материальных ценностей, используя для этого ведомость № 10
«Движение материальных ценностей». Это основной регистр, отражающий
движение материалов и обеспечивающий контроль над сохранностью
материалов, поступление и остатки материалов по учетным ценам и по
фактической себестоимости.


1.3. Характеристика существующей организации обработки информации

1.3.1. Характеристика первичной информации

Обработка информации учёта движения материалов основана на
документах, в которых отражается информация по операциям прихода и
расхода. Для получения всех необходимых результатных показателей на
предприятии применяются первичные документы. Учёт прихода материалов на
предприятии оформляется таким первичными документами, как счет-фактура,
фактура, счет на оплату, акт о приемке материалов, товарно-транспортная
накладная.
Если материальные ценности отпускаются на сторону, то используются
товарная накладная (продажа) и счет-фактура. При перемещении материалов с
одного склада на другой оформляется накладная на внутреннее перемещение
материалов.


Таблица 1
Наименование
первичного документа
Идентифи
катор
Периодичность
поступления
№
приложения
Счет-фактура
УМ 0101
В течение месяца
1
Фактура
УМ 0102
В течение месяца
2
Счет на оплату
УМ 0103
В течение месяца
3
Товарно-транспортная
накладная
УМ 0104
В течение месяца
4
Расходная накладная
УМ 0105
В течение месяца
5
Акт о приемке
материалов
УМ 0106
В течение месяца
6
Накладная на внутренне
перемещение
УМ 0107
В течение месяца
7
Требование
УМ 0108
В течение месяца
8
Документы: счет-фактура, счет на оплату, товарно-транспортная
накладная (покупка) являются сопроводительными документами и поступают
от поставщиков, которые предоставляют материал. Акт о приемке
материальных ценностей применяется для оформления поступивших
материалов без платежных документов и в случае расхождений
(количественных и качественных) с данными сопроводительных документов
поставщика. Акт составляется комиссией с обязательным участием
представителя поставщика, заведующего складом и представителя отдела
снабжения в трех экземплярах.
Накладные на внутреннее перемещение материалов выписываются
материально ответственным лицом, сдающим эти материалы. Требование на
материалы, необходимые в процессе выполнения работ выписываются
бригадами, которые используют данные материальные ценности при
выполнении работ.

1.3.2. Характеристика результатной информации
На основе данных входных документов оформляются выходные
документы, необходимые для бухгалтерского учета материалов предприятия.
Основное целевое назначение выходных документов по учёту движения
материалов - отразить информацию, позволяющую контролировать
сохранность материальных ценностей в местах хранения и эксплуатации и
получать точные данные о поступлении и отпуске этих материалов, а также об
их остатках на складе.
В ходе решения задачи формируются следующие отчеты:
Таблица 2
Наименование
выходного документа
Идентификатор
№
приложения
Группировочная ведомость по счету 10
(«Материалы»)
УМ 0109
9
Ведомость реализации материалов за
месяц
УМ 0110
10
Ведомость поступления материалов
УМ 01011
11

Группировочная ведомость формируется ежемесячно по данным
прихода и расхода материалов. Данная ведомость имеет три промежуточных
итога. В ведомости итоги получают по субсчету корреспондирующего счета,
по корреспондирующему счету, по субсчету основного счета, а также имеется
итог по всей ведомости.
Ведомость реализации материалов за месяц содержит информацию об
остатках материалов на начало и конец месяца.
В ведомости поступления материалов за текущий период содержится
следующая информация: наименование продукции, количество поступившей
продукции, цена, стоимость, наименование поставщика.
Все эти документы распечатываются бухгалтером в конце месяца. Затем
подшиваются в отдельную папку за весь отчетный год. В дальнейшем данные
из этих документов используются для формирования отчетов по всем счетам
бухгалтерского учета, в том числе и для составления бухгалтерского баланса.



1.3.3. Информационная модель решения задачи и ее описание

Решение задачи учёта движения материалов представлено в виде
следующей информационной модели.

УМ 0101 УМ 0104 УМ 0106 УМ 0105 УМ 0102



УМ 0103
УМ 0110

УМ 0111 УМ 0107 УМ 0108



УМ 0109

Отпуск материалов на сторону осуществляется по счет-фактуре (УМ 0102)
и товарной накладной (продажа (УМ 0105), данные из которых в дальнейшем
используются для формирования “Ведомости реализации материалов” (УМ
0110).
При поступлении материалов от различных организаций используется
документы: “Счёт-фактура” (УМ 0101), “Товарно-транспортная накладная”
(УМ 0104), “Акт о приемке материалов»” и “Расходная накладная” (УМ 0105),
“Фактура” (УМ 0102), “Акт о приемке материалов” (УМ 0106), “Накладная на
внутреннее перемещение” (УМ 0107), “Требование” (УМ 0108), по данным
которых составляется “Группировочная ведомость по счету” (УМ 0109).
Ведомость «Поступления материалов за отчетный период» (УМ 0111)
составляется на основании следующих первичных документов: “Счёт-фактура”
(УМ 0101), “Товарно-транспортная накладная ” (УМ 0104), “Счёт на оплату”
(УМ 0103), “Счёт-фактура” (УМ 0101), “Акт о приемке материалов” (УМ 0106),

1.3.4. Технологический процесс решения задачи и ее описание













УМ 0102 УМ 0105 УМ 0106



























УМ 0101 УМ 0103 УМ 0104

















УМ 0111














УМ 0108 УМ 0107



















УМ 0109









УМ 0110






Входная информация по учету материалов поступает в виде форм
первичных документов. Для учета движения материалов применяется
первичная учетная документация, отвечающая всем требованиям
бухгалтерского учета.
Учет прихода и расхода материалов осуществляется с помощью
следующих первичных документов: счет-фактура, фактура, счет на оплату,
товарно-транспортная накладная, расходная накладная, акт о приемке
материалов, накладная на внутреннее перемещение и требование на отпуск
материалов для нужд производства.
Первичные документы поступают от поставщиков, материально
ответственных лиц. После приемки и контроля первичных документов
работник бухгалтерии осуществляет проверку полученных документов и если
при визуальном контроле обнаружена ошибка, то она должна быть исправлена.
При решении задачи по учету движения материалов создаются три
выходных документа: Группировочная ведомость по счету, ведомость
реализации материалов за месяц, ведомость поступления материалов за
текущий период.
Для их формирования используются исходные данные из первичных
документов, отражающих движение материалов.
Для формирования ведомости реализации материалов за месяц
необходимы следующие документы: фактура, расходная накладная.
Счет-фактура, счет на оплату, товарно-транспортная накладная, акт о
приемке материалов используются для создания ведомости реализации
материалов указанным покупателям за текущий период.
Для создания группировочной ведомости по счету используются
данные документов: счет-фактура, фактура, товарно-транспортная накладная,
акт о приемке материалов, накладная на внутреннее перемещение материалов и
требование на отпуск материалов для нужд предприятия.
Все результатные документы после проверки остаются в бухгалтерии для
дальнейшего хранения и составления других видов бухгалтерской отчетности.


1.3.5. Объемно-временные параметры существующего
способа решения задачи

Ручной способ решения задачи сопровождается значительными
временными затратами по составлению, оформлению и переносу данных на
бумажные носители.
Только для обработки первичных документов потребуется несколько
дней, т.к. все первичные документы заполняется вручную
Наибольшую продолжительность времени для получения и обработки
занимает составление итогового отчета за полугодие и за весь год.
На заполнение одного отчета уходит около 5 часов, а иногда намного
больше. А так как отчетов бывает 3 и более, при этом для точного заполнения
необходимо поднимать всю документацию, накопившуюся за отчетный
период, времени на это уходит почти в 6 раз больше.
Для решения задачи ручным способом требуются внимательность при
вычислении и не мало времени для заполнения документов. Важное значение
имеет правильность заполнения, т.к. занесенные данные влияют на
последующее вычисление стоимости движущейся на складе материалов, а
значит и анализ деятельности организации.
При поступлении товара поставщиком составляется документ «Счет-
фактура» в трех экземплярах с различной периодичностью поступления.
Объем обрабатываемой информации в количестве составляет шесть.
При отпуске алкогольной продукции на сторону бухгалтером
составляется документ «Фактура». Документ выписывается в трех
экземплярах с ежемесячной периодичностью. Объем обрабатываемой
информации в количестве составляет примерно шесть.
Такие документы как «Акт о приемке продукции» и «Товарные
накладные» заполняются кладовщиком в двух экземплярах для каждого
документа. Периодичность составления документов ежемесячно. Объем
обрабатываемой информации для документа «Акт о приемке продукции» в
количестве составляет 40, для документа «Товарная накладная» - в
неограниченном количестве.


1.4. Анализ существующей организации обработки информации,
обоснования необходимости и цели использования ЭВМ
при решении задачи

Вся поступающая в бухгалтерию информация о движении материалов
обрабатывается на данный момент сотрудниками вручную.
Аналитический учёт в бухгалтерии ведут по местам хранения в разрезе
видов материалов с отражением количества и стоимости по каждому виду.
Для этого на каждый инвентарный счёт 40,41, в бухгалтерии открывают в
обязательном порядке Оборотные ведомости, которые одновременно
являются реестрами карточек складского учёта. Учитывая, что такие
ведомости открываются на целый год к каждому наименованию нужно
выделить по несколько (6 листов) страниц, чтобы разместить обороты и
сальдо за 12 месяцев.
Кроме прочего, при ручном решении задачи учёта продажи
материалов бухгалтером, возникают следующие сложности:
- Сам процесс учёта трудоёмок и требует больших затрат времени;
- Существует риск появления ошибок;
- При ведении учёта продажи материалов возникает необходимость в
большом количестве бумажных носителей и месте для их хранения, что, в
свою очередь, ведёт к большим финансовым затратам;
Цель автоматизации состоит в создании автоматизированной системы
учета продажи алкогольной продукции.



2. Проектная часть
2.1. Постановка задачи

Материальные ценности занимают большой удельный вес в составе
оборотных средств предприятия. Затраты на их приобретение значительны в
общих затратах на изготовлении продукции.
Организация учета материальных ценностей призвана обеспечить:
Систематический контроль за сохранностью материальных ценностей в
местах хранения и эксплуатации;
Правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций
в процессе производства;
Получение точных сведений об остатках и движении материальных
ценностей, в местах эксплуатации и в других местах хранения;
Систематическое наблюдение за наличием материальных ценностей в
местах хранения в соответствии с установленными нормами запаса;
Определение фактического расхода материалов на производство.
Автоматизированная информационная система (АИС) обработки
экономической информации по учету материальных ценностей включает
следующие функциональные задачи:
1. Расчет стоимостной оценки хозяйственной операции поступления,
отпуска и наличия материальных ценностей по данным оперативного
учета.
2. Учет материальных ценностей в номенклатурном разрезе по местам
хранения и эксплуатации.
3. Учет заготовления и приобретения материальных ценностей.
4. Подсчет сальдо и оборотов за отчетный месяц.
5. Определение излишек и недостач материальных ценностей.
6. Сводный учет материальных ценностей.
7. Контроль за достоверностью данных статистической отчетности по
материально-техническому снабжению.
В результате реализации задачи учета материальных ценностей в
номенклатурном разрезе по местам хранения и эксплуатации формируется
информация, необходимая для осуществления бухгалтерского контроля за
сохранностью материальных ценностей, а также используемая для решения
других задач.
Сущность и методы решения задачи соответствуют нормативным
документам по организации бухгалтерского учета материалов на предприятии.
В задаче предусматривается обработка информации по материальным
ценностям, отражаемым на счетах бухгалтерского учета.
Основные функциональное назначение задачи учета материальных
ценностей по номенклатурным номерам, по местам хранения и эксплуатации
это контроль за сохранностью материальных ценностей, получение данных о
наличии и движении в количественно-суммовом выражении, определение
фактического расхода. Периодичность решения задачи может быть
ежемесячной, ежегодной, а также по запросу.
Задача расчета стоимостной оценки хозяйственных операций
поступления и отпуска материальных ценностей обеспечивает оценку
материальных ценностей в суммарном выражении. Исходной информацией для
задачи является первичная учетная информация, отражающая хозяйственные
операции по движению материальных ценностей.
Задача учета заготовления и приобретения материальных ценностей
обеспечивает формирование информации, используемой для контроля за
полнотой и правильностью оприходования материальных ценностей.
Периодичность решения данной задачи ежемесячно.
Основное функциональное задачи учет наличия и движения
материальных ценностей по предприятию в целом это получение данных в
стоимостном выражении о наличии и движении материальных ценностей по
субсчетам. Периодичность решения данной задачи ежемесячно.
Задача сводного учета материальных ценностей предназначена для
формирования информации по движению и заготовлению материальных
ценностей в суммовом выражении. Эта информация необходима для
отражения соответствующих операций на счетах бухгалтерского учета.
Для учета материалов применяется учетная документация, отвечающая
требованиям основных положений по учету материалов и приспособленная для
автоматизированной обработки информации. Количество экземпляров
выписываемых документов и их документооборот устанавливается в
зависимости от характера предприятия, особенностей организации
производства, материально-технического снабжения и от системы
организации учета.
Учет прихода и расхода материалов представлен входной информацией:
счет-фактура, фактура, счет, закупочный акт, требование, доверенность,
приходный ордер, расходный ордер, акт о приемке материалов, накладная на
внутреннее перемещение.
Первичные данные вводятся и хранятся в массиве входной
информации, отражающей движение материальных ценностей.
Нормативно-справочная информация хранится и корректируется в
массивах: наименований материалов, документов, наименований операций,
единиц измерений, поставщиков, материально ответственных лиц, плана
счетов.
Выходная информация представлена в виде форм выходных
документов: группировочная ведомость по счету 10, оборотная ведомость в
разрезе субсчетов по счету 10, ведомость движения материальных ценностей,
оборотная ведомость по счету 10, ведомость наличия материалов, ведомость
движения материалов в разрезе материально ответственных лиц.
При решении задачи учета движения товарно-материальных ценностей
по каждому номенклатурному номеру за месяц рассчитывается
количественно-суммовые данные о приходе и расходе, об остатках на конец
месяца. Приход, расход за день по каждому материалу в стоимостном
выражении определяется по формулам:
Приход = количество поступившего материала * цена материала
Расход = количество вымывших материалов * цена материала
Приход за каждый день и расход материальных ценностей определяется
путем арифметического сложения сумм прихода и расхода соответственно по
всем номенклатурным номерам, т.е.
Сумма прихода и расхода по всем номенклатурным номерам за месяц
определяются как результат сложения прихода или расхода за каждый день
месяца
Остаток отдельного материала на конец отчетного месяца
рассчитывается так:
Остаток на конец = Остаток на начало + Приход - Расход
Остатки на конец месяца по всем номенклатурным номерам
материальных ценностей определяется по формуле:
Остаток на конец = Остаток на начало + Приход за месяц – Расход за
месяц
Для функционирования автоматизированной системы учета
материальных ценностей компьютер должен отвечать следующим системным
требованиям (минимальным):
- процессор: 486 и выше;
- оперативная память: 8 МВ;
- ОС: Windows 95-98;

2.2. Обоснование выбора среды программирования

Для программной реализации автоматизированной системы учета
материалов на складе выбран язык объектно-ориентрованного
программирования Delphi.
Delphi - это комбинация нескольких важнейших технологий:
- Высокопроизводительный компилятор в машинный код;
- Объектно-ориентированная модель компонент;
- Визуальное (а, следовательно, и скоростное) построение приложений из
программных прототипов;
- Масштабируемые средства для построения баз данных.
Компилятор, встроенный в Delphi, обеспечивает высокую
производительность, необходимую для построения приложений в архитектуре
"клиент-сервер". Этот компилятор в настоящее время является самым быстрым
в мире, его скорость компиляции составляет свыше 120 тысяч строк в минуту
на компьютере 486DX33. Он предлагает легкость разработки и быстрое время
проверки готового программного блока, характерного для языков четвертого
поколения (4GL) и в то же время обеспечивает качество кода, характерного для
компилятора 3GL. Кроме того, Delphi обеспечивает быструю разработку без
необходимости писать вставки на Си или ручного написания кода (хотя это
возможно).
В процессе построения приложения разработчик выбирает из палитры
компонент готовые компоненты как художник, делающий крупные мазки
кистью. Еще до компиляции он видит результаты своей работы - после
подключения к источнику данных их можно видеть отображенными на форме,
можно перемещаться по данным, представлять их в том или ином виде. В этом
смысле проектирование в Delphi мало чем отличается от проектирования в
интерпретирующей среде, однако после выполнения компиляции мы получаем
код, который исполняется в 10-20 раз быстрее, чем то же самое, сделанное при
помощи интерпретатора. Кроме того, компилятор компилятору рознь, в Delphi
компиляция производится непосредственно в родной машинный код, в то
время как существуют компиляторы, превращающие программу в так
называемый p-код, который затем интерпретируется виртуальной p-машиной.
Это не может не сказаться на фактическом быстродействии готового
приложения.
Основной упор этой модели в Delphi делается на максимальном
использовании кода. Это позволяет разработчикам строить приложения весьма
быстро из заранее подготовленных объектов, а также дает им возможность
создавать свои собственные объекты для среды Delphi. Никаких ограничений
по типам объектов, которые могут создавать разработчики, не существует.
Действительно, все в Delphi написано на нем же, поэтому разработчики имеют
доступ к тем же объектам и инструментам, которые использовались для
создания среды разработки. В результате нет никакой разницы между
объектами, поставляемыми Borland или третьими фирмами, и объектами,
которые вы можете создать.
В стандартную поставку Delphi входят основные объекты, которые
образуют удачно подобранную иерархию из 270 базовых классов. Для начала -
неплохо. Но если возникнет необходимость в решении какой-то специфической
проблемы на Delphi, советуем, прежде чем попытаться начинать решать
проблему "с нуля", просмотреть список свободно распространяемых или
коммерческих компонент, разработанных третьими фирмами, количество этих
фирм в настоящее время превышает число 250, хотя, возможно, я не обо всех
знаю. Скептики, возможно, не поверят мне, когда я скажу, что на Delphi можно
одинаково хорошо писать как приложения к корпоративным базам данных, так
и, к примеру, игровые программы. Тем не менее, это так. Во многом это
объясняется тем, что традиционно в среде Windows было достаточно сложно
реализовывать пользовательский интерфейс. Событийная модель в Windows
всегда была сложна для понимания и отладки. Но именно разработка
интерфейса в Delphi является самой простой задачей для программиста.
Объекты БД в Delphi основаны на SQL и включают в себя полную мощь
Borland Database Engine. В состав Delphi также включен Borland SQL Link,
поэтому доступ к СУБД Oracle, Sybase, Informix и InterBase происходит с
высокой эффективностью. Кроме того, Delphi включает в себя локальный
сервер Interbase для того, чтобы можно было разработать расширяемые на
любые внешние SQL-сервера приложения в офлайновом режиме. Разработчик в
среде Delphi, проектирующий информационную систему для локальной машины
(к примеру, небольшую систему учета медицинских карточек для одного
компьютера), может использовать для хранения информации файлы формата
.dbf (как в dBase или Clipper) или .db (Paradox). Если же он будет использовать
локальный InterBase for Windows 5.0 (это локальный SQL-сервер, входящий в
поставку), то его приложение безо всяких изменений будет работать и в составе
большой системы с архитектурой клиент-сервер.
Все эти преимущества данной среды объектно–ориентированного
программирования Delphi 5 фирмы Borland предопределило мой выбор.


2.3 Информационное обеспечение задачи

2.3.1. Классификация и кодирование инфомрации

При автоматизации учета материальных ценностей на складе появляется
необходимость кодирования следующей информации: материальных ценностей,
документов, операций, единиц измерения, поставщиков материалов,
материально ответственных лиц, плана счетов.
Код материальных ценностей – это номенклатурный номер, который
имеет четыре разряда.
Х ХХХ
номер по порядку
номер субсчета счета 10

Код материалов строится по комбинированной системе кодирования.
Таблица 3
Субсчет
Код
Вид материала
Код
Полный код
Сырьё и материалы
1
Цемент
1
1011


Шлак
2
1012
Топливо
3
Бензин
1
1031
Запчасти
5
Подшипник
1
1051
Прочие
6
Сварочн. эл-т
1
1061

Код документов, отражающих движение материальных ценностей
строится по серийно-порядковой системе кодирования и имеет следующий
вид:
01-50 «Приходные документы»;
51-99 «Расходные документы».
Таблица 4
Код
Наименование документа
01
Сет фактура
02
Фактура
51
Требование
52
Расходный ордер

Код операций движения материальных ценностей создается на основе
серийно-порядковой системы кодирования:
01-50 «Операции, связанные с приходом материальных ценностей»;
51-99 «Операции, связанные с расходом материальных ценностей».
Таблица 5
Код
Наименование операции
01
Поступление ТМЦ от поставщиков
02
Поступление ТМЦ в качестве взноса или от прочих
организаций
51
Отпуск материалов в производство

Код единиц измерения строится по порядковой системе кодирования.
Таблица 6
Код
Наименование единицы измерения
01
Кг.
02
Куб. м.
03
Т.

Четыре кодовых обозначений: материальных ценностей, документов,
операций, единиц измерения оставлены такими же как и в предыдущей версии
программы. Остальные коды разработаны автором.
Код поставщиков товарно-материальных ценностей строится по
порядковой системе кодирования.
Таблица 7
Код
Наименование поставщика
01
ООО «Автор»
02
АО «Байкал-мет»
03
ЧП Бурдуковский

Порядковая система кодирования также используется для разработки
кода материально ответственных лиц.

Таблица 8
Код
Наименование МОЛ
01
Батурина К.И.
02
Синицына Б.П.
03
Волков А.А..

При кодировании балансовых счетов и субсчетов используются
кодовые обозначения, соответствующие плану счетов бухгалтерского учета.
При этом используется система повторения, при которой код повторяет
номер синтетического счета и субсчета по плану бухгалтерского учета.
Таблица 9
Код счета
Наименование счета
Код
субсчета
Наименование
субсчета
10
Материалы
01
Сырье и материалы


02
Покупные полуфабрикаты


2.3.2. Характеристика входной информации

Носителями входной информации по автоматизированному учету
материалов на складе являются следующие первичные документы:
Таблица 10
Наименование
первичного документа
Идентифи
катор
Периодичность
поступления
№
приложения
1
2
3
4
Счет-фактура
УМ 0101
В течение месяца
1
Фактура
УМ 0102
В течение месяца
2

Продолжение таблицы 10
1
2
3
4
Счет на оплату
УМ 0103
В течение месяца
3
Товарно-транспортная
ордер
УМ 0104
В течение месяца
6
Расходная накладная
УМ 0105
В течение месяца
7
Акт о приемке материалов
УМ 0106
В течение месяца
8
Накладная на внутреннее
перемещение
УМ 0107
В течение месяца
9
Требование
УМ 0108
В течение месяца
5

Материалы поступают на предприятие в основном от сторонних
организаций (поставщиков), согласно заключенным договорам. Эти материалы
поступают вместе с сопроводительными документами.
Счет на оплату – документ, выписываемый поставщиком материалы и
является уведомлением за что и в какой сумме должна быть произведена
оплата.
Счет-фактура является разновидностью счета, объединяющего в себе и
счет, как уведомление об оплате, и фактуру как сопроводительный документ
для перемещения товарно-материальных ценностей. Счет–фактура
выписывается поставщиком для документального сопровождения партий
товара и является для получателя приходным товарным документом,
одновременно выступая основанием для оплаты за поступившие материалы.
Различием между счетом и счетом-фактурой состоит в следующем: при
использовании счета материалы передаются заказчику после оплаты;
Если при приеме обнаружено расхождение между количеством и
качеством, указанных в сопроводительном документе составляется акт о
приемке материалов комиссионно. На основании данного документа
впоследствии можно предъявить иск поставщику.
Информация из первичных документов представлена в виде входного
массива движения материальных ценностей:
Таблица 11
Наименование файла
Идентифик
атор
№ приложения
(структура
файла)
№ приложения
(содержимое
файла)
Массив движения
материальных ценностей
УМ 0301


Данный входной массив обеспечивает следующие функциональные
задачи: расчет стоимостной оценки операций поступления и наличия
материальных ценностей по данным оперативного учета; учет материалов в
номенклатурном разрезе по местам хранения; учет заготовления и
приобретения материалов; учет наличия и движения материалов; по каждому
номенклатурному номеру за месяц рассчитываются количественно-суммовые
данные об остатках материалов на конец месяца; получение данных в
стоимостном выражении о наличии и движении материалов по группам и
субсчетам.
Таблица 12
Характеристика
УМ 0301
Назначение
Накапливает данные о находящихся, поступивших,
отпущенных материалах на складе
Вид
Переменный
Ключевые признаки
Код материала, код операции, код документа, код
поставщика, код МОЛ
Данные берутся из
первичных документов
УМ 0101, УМ 0102, УМ 0103, УМ 0104, УМ 0105,
УМ 0106, УМ 0107, УМ 0108
За какой период
накапливаются данные
В течение года
Срок хранения данных
3-5 лет
Вид носителя данных
Машинный
Выходной документ



2.3.3. Характеристика нормативно-справочной информации

В результате разработки нового программного продукта для учета
материальных ценностей созданы следующие массивы с нормативно-
справочной информацией: массив наименований материальных ценностей,
массив наименований документов, массив наименований операций, массив
наименований единиц измерения, массив поставщиков, массив материально
ответственных лиц, массив плана счетов (см. табл.12). Последние три массива
разработаны в ходе создания нового программного обеспечения.

Таблица 13
Наименование
справочного файла
Идентификатор
№
приложения
структуры
№ приложения
содержания
Массив наименований
материалов
УМ 0311
22

Массив наименований
документов
УМ 0312
14

Массив наименований
операций
УМ 0313
16

Массив наименований
единиц измерения
материалов
УМ 0314
18

Справочник поставщиков
УМ 0315
24

Массив материально
ответственных лиц
УМ 0316
26

Массив плана счетов
Ум 0317
28


Вышеперечисленные массивы с нормативно-справочной информацией
заполняются и корректируются по мере необходимости. В дальнейшем они
необходимы пользователю для облегчения ввода информации (заполнения
рабочего массива) и для формирования выходных форм.


2.3.4. Характеристика промежуточной информации

Для правильного учета материальных ценностей и корректного
формирования выходных документов обязательно нужна информация об
остатках материалов на начало периода. Поэтому необходимо создать два
массива, в которых хранится информация об остатках и рассчитывается
входящее сальдо.
Таблица 14
Наименование массива
Идентифика
тор
№ приложения
структуры
№ приложения
содержания
Остатки материалов
УМ 0321
30
31
Входящее сальдо по
субсчетам счет 10.
УМ 0322
32
33

Массив расчета остатков материалов используется для расчета остатков
материалов на начало и конец расчетного периода (месяц, квартал, год).
Формирование массива происходит на основании данных этого же массива
(так как остатками на начало месяца являются остатки на конец предыдущего
периода) и массива движения материальных ценностей, который содержит
данные об оборотах за отчетный период.
Перед тем как рассчитывать остатки за отчетный период в массиве
происходит перезапись остатков на конец предыдущего периода на начало
отчетного периода.
Массив расчета остатков необходим для создания обороной ведомости в
разрезе субсчетов по счету «Материалы», ведомости движения материальных
ценностей, ведомости наличия материалов и обороной ведомости по счету.
Промежуточный массив расчета входящего сальдо формируется на
основании массива расчета остатков материалов. Использование данного
массива позволяет сгруппировать остаток на начало месяца по каждому
субсчету счета 10.


2.3.5. Характеристика промежуточной информации

Результатом решения задачи по учету материальных ценностей на складе
являются следующие машиннограммы: группировочная ведомость по счету 10
(«Материалы»); оборотная ведомость в разрезе субсчетов по счету 10;
ведомость движения материалов; оборотная ведомость по счету 10; ведомость
наличия материалов; ведомость движения материалов в разрезе МОЛ
Таблица 15
Наименование
выходного документа
Идентиф
икатор
Получатель
Периоди
чность
№
приложения
Группировочная ведомость
по счету 10
(«Материалы»)
УМ 0401
Бухгалтерия
Ежемесяч
но
34
Оборотная ведомость в
разрезе субсчетов по
счету 10
УМ 0402
Бухгалтерия
Ежемесяч
но
35
Ведомость движения
ТМЦ.
УМ 0403
Бухгалтерия
Ежемесяч
но
36
Оборотная ведомость по
счету 10
УМ 0404
Бухгалтерия
Ежемесяч
но
37
Ведомость наличия ТМЦ
УМ 0405
Бухгалтерия
В течение
года
38
Ведомость движения ТМЦ
в разрезе МОЛ
УМ 0406
Бухгалтерия
В течение
года
39

Машинограмма «Группировочная ведомость по счету 10 («Материалы»)»
содержит выходную информацию об оборотах материалов на предприятии.
Таблица 16
Характеристика
Содержание
Назначение
Учет прихода и расхода
материалов с указанием
корреспондирующих счетов
Периодичность составления
Ежемесячно
Количество печатаемых экземпляров
Один
Пользователь
Бухгалтерия
Характер печати
Построчно
Максимальное количество строк в одном
листе
40
Количество листов в сводке
12
Печать наименований граф выходного
документа осуществляется в каждом или
только в первом листе с указанием в
других листах номеров граф
Во всех листах
Имеются ли ограничения в формате
выходного документа?
Не имеются
Сроки выпуска выходного документа
Первое число каждого месяца
Сроки хранения выходного документа
3 года
Машинограмма «Оборотная ведомость в разрезе субсчетов по счету 10»
содержит итоговую информацию об остатках и оборотах материалов.
Таблица 17
Характеристика
Содержание
Назначение
Учет остатков на начало и конец
периода, оборотов материалов с
указанием корреспондирующих
счетов
Периодичность составления
Ежемесячно
Количество печатаемых экземпляров
Один
Пользователь
Бухгалтерия
Характер печати
Построчно
Максимальное количество строк в одном
листе
40
Количество листов в сводке
12
Печать наименований граф выходного
документа осуществляется в каждом или
только в первом листе с указанием в
других листах номеров граф
Во всех листах
Имеются ли ограничения в формате
выходного документа?
Не имеются
Сроки выпуска выходного документа
Первое число каждого месяца
Сроки хранения выходного документа
3 года

Машинограмма «Ведомость движения ТМЦ» содержит итоговую
информацию об остатках и оборотах каждого материала на предприятии.

Таблица 18
Характеристика
Содержание
Назначение
Учет остатков на начало и конец
периода, прихода и расхода с
указанием дат по каждому
объекту учета (материалу)
Периодичность составления
Ежемесячно
Количество печатаемых экземпляров
Один
Пользователь
Бухгалтерия
Характер печати
Построчно
Максимальное количество строк в одном
листе
40
Количество листов в сводке
50
Печать наименований граф выходного
документа осуществляется в каждом или
только в первом листе с указанием в
других листах номеров граф
Во всех листах
Имеются ли ограничения в формате
выходного документа?
Не имеются
Сроки выпуска выходного документа
Первое число каждого месяца
Сроки хранения выходного документа
3 года

Для аналитического учета в бухгалтерии предприятия по местам
хранения в разрезе видов материальных ценностей с отражением количества и
стоимости открывается оборотная ведомость. Строки в оборотной ведомости
должны упорядочиваться по возрастанию реквизита код материала.
Оборотная ведомость составляется так, чтобы каждый вид материала занимал
отдельную строку.


Таблица 19
Характеристика
Содержание
Назначение
Учет остатков на начало и конец
периода, прихода и расхода по
каждому субсчету в разрезе
объектов учета (материалов)
Периодичность составления
Ежемесячно
Количество печатаемых экземпляров
Один
Пользователь
Бухгалтерия
Характер печати
Построчно
Максимальное количество строк в одном
листе
40
Количество листов в сводке
50
Печать наименований граф выходного
документа осуществляется в каждом или
только в первом листе с указанием в
других листах номеров граф
Во всех листах
Имеются ли ограничения в формате
выходного документа?
Не имеются
Сроки выпуска выходного документа
Первое число каждого месяца
Сроки хранения выходного документа
3 года

Ведомость наличия ТМЦ формируется бухгалтерам в течение года по
мере необходимости. Ведомость содержит информацию о наличии материалов
на предприятии. Строки в оборотной ведомости должны упорядочиваться по
возрастанию реквизита код материала.
Таблица 20
Характеристика
Содержание
1
2
Назначение
Показывает наличие
материалов (количество,
стоимость и суммарную
стоимость) в разрезе субсчетов
по каждому объекту учета
(материалу)
Периодичность составления
По запросу
Количество печатаемых экземпляров
Один
Пользователь
Бухгалтерия
Характер печати
Построчно
Максимальное количество строк в одном
листе
40

Продолжение таблицы 20
1
2
Количество листов в сводке
50
Печать наименований граф выходного
документа осуществляется в каждом или
только в первом листе с указанием в
других листах номеров граф
Во всех листах
Имеются ли ограничения в формате
выходного документа?
Не имеются
Сроки выпуска выходного документа
По запросу
Сроки хранения выходного документа
1 год
Ведомость движения материалов в разрезе материально ответственных
лиц показывает движение материалов за отчетный год по каждому материально
ответственному лицу. Строки в оборотной ведомости должны
упорядочиваться по возрастанию реквизита код МОЛ. Внутри этой группы
записи упорядочиваются по дате прихода или дате расхода.
Таблица 21
Характеристика
Содержание
Назначение
Учет прихода и расхода с
указанием дат по каждому
материально ответственному
лицу
Периодичность составления
По запросу
Количество печатаемых экземпляров
Один
Пользователь
Бухгалтерия
Характер печати
Построчно
Максимальное количество строк в одном
листе
40
Количество листов в сводке
50
Печать наименований граф выходного
документа осуществляется в каждом или
только в первом листе с указанием в
других листах номеров граф
Во всех листах
Имеются ли ограничения в формате
выходного документа?
Не имеются
Сроки выпуска выходного документа
По запросу
Сроки хранения выходного документа
1 год
Все выходные документы можно распечатать в конце месяца или по
запросу. Документы скрепляются в отдельной папке за отчетный год. В
дальнейшем данные из этих документов служат основанием для бухгалтерской
и статистической отчетности.
2.4. Алгоритм решения задачи и процесса его машинной реализации

2.4.1. Алгоритм решения задачи

Программная реализация задачи автоматизированного учета
материальных ценностей выглядит следующим образом:









Программные модули

Имя
модуля
Назначение
№
приложения
Unit1
держит определение меню и их активизацию,
вызовы программных модулей..

Unit2
содержит форму для показа остатков материалов

Unit3
добавляет данные в справочники

Unit4
содержит форму для показа остатков материалов

Unit5
просмотр и редактирование справочников

Unit6
содержит форму, которая позволяет просматривать
по каждому материалу операции прихода и расхода

Unit7
содержит форму, которая позволяет в удобном
виде вводить счета и субсчета бухгалтерского учета

Unit8
выполняет три различных действия: выборку
записей из рабочего файла, поиск по коду каждого
справочника, удаление операций из рабочего файла

Unit9
обеспечивает оформление операций по приходу и
расходу материалов

Unit10
обеспечивает удаление записей в справочниках




2.4.2. Взаимосвязь программных модулей

На основании первичных документов (счет-фактура, счет, фактура,
требование, доверенность, товарно-транспортная накладная, расходная
накладная, акт о приемке материалов, накладная на внутреннее перемещение) и
нормативно-справочной информации (массив наименований материальных
ценностей, массив наименований документов, массив наименований операций,
массив наименований единиц измерения, массив поставщиков, массив
материально ответственных лиц, массив плана счетов) создается входной
массив движения материалов.
Формирование массива расчета остатков материалов происходит на
основе данных этого же массива (данные об остатках на начало месяца) и
массива движения материальных ценностей.
Промежуточный массив расчета входящего сальдо формируется на
основании массива расчета остатков материалов.
Для формирования группировочной ведомости по счету 10 используется
массив движения материальных ценностей, массив наименований материалов
и массив наименований операций движения материальных ценностей.
Для создания оборотной ведомости в разрезе субсчетов по счету 10
используются оба промежуточных массивов, массив движения материальных
ценностей и массив наименований операций.
Но основе данных массива движения материальных ценностей, массива
наименований материалов и массива расчета остатков материалов формируется
ведомость движения товарно-материальных ценностей.
Для составления ведомости наличия материалов и оборотной ведомости
по счету 10 необходимы массив наименований единиц измерений, массив
наименований материалов и массив расчета остатков.
Ведомость движения материалов в разрезе МОЛ формируется на основе
данных массива МОЛ, массива движения материальных ценностей и массива
наименований материалов.



2.5. Технологический процесс решения задачи и его описание

Для автоматизации учета материальных ценностей разработан
технологический процесс:
Технологический процесс обработки информации по учету материальных
ценностей на стадии сбора, регистрации и передачи исходных данных в ЭВМ
разрабатывается с учетом конкретных условий и особенностей предприятия.
Большая часть исходных данных по учету движения материальных ценностей
формируется в бухгалтерии предприятия.
Первичная информация по учету материальных ценностей поступает в
виде форм первичных документов. Для учета движения материалов
применяется первичная учетная документация, отвечающая всем требованиям
бухгалтерского учета.
Учет прихода и расхода материальных ценностей осуществляется с
помощью первичных документов, поступают в бухгалтерию.
После приемки и контроля первичных документов, происходит ручной
ввод в ЭВМ с использованием справочников: массив наименований
материалов, массив наименований документов, массив операций движения
материальных ценностей, массив наименований документов, массив операций
движения материальных ценностей, массив наименований единиц измерения,
массив поставщиков, массив материально-ответственных лиц, массив плана
счетов. При вводе данных в ЭВМ одновременно происходит контроль с
дисплея и если при визуальном контроле обнаружена ошибка, то эта ошибка
исправляется.
При ошибке задачи по учету движения материальных ценностей
используются шесть выходных документов: оборотная ведомость в разрезе
субсчетов по счету 10, группировочная ведомость по счету 10, ведомость
движения материалов, оборотная ведомость по счету 10, ведомость наличия
материалов ценностей, ведомость движения материалов в разрезе материально-
ответственных лиц.
Кроме этого для машинной обработки информации по учету
материальных ценностей необходимы массивы промежуточной информации:
массив расчета остатков материалов и массив расчета входящего сальдо по
субсчетам счета 10.
Формирование массива расчетов остатков материалов происходит на
основании этого же массива, откуда берутся остатки на начало месяца и
массива движения материальных ценностей.
Промежуточный массив расчета входящего сальдо формируется на
основании массива расчета остатков материалов.
Для формирования группировочной ведомости по счету 10, используется
массив движения материальных ценностей, массив наименований материалов и
массив наименований операций движения материальных ценностей.
Для формирования оборотной ведомости а разрезе субсчетов по счету 10
используются два промежуточных массива, массив движения материальных
ценностей массив наименований операций и массив наименований материалов.
Массив движения материальных ценностей, массив наименований
материалов и массив расчета остатков материалов, необходим для
формирования ведомости движения товарно-материальных ценностей.
Для формирования ведомости наличия материалов и оборотной
ведомости по счету 10 необходимы массивы: массив наименований единиц
измерения, массив наименований материалов и массив расчета остатков.
Ведомость движения материалов в разрезе материально-ответственных
лиц формируется на основании массива наименований материально-
ответственных лиц, массива движения материалов и массива наименований
материалов.
Все результатные документы после приемки и контроля сдаются в
бухгалтерию для отчетности и хранения. В дальнейшем данные из этих
документов служат основанием для составления бухгалтерского баланса.



Заключение

Широкое использование на практике автоматизированного учета
движения материалов повышает эффективность существующего способа
решения задачи учета движения материальных ценностей, способствуют
ускоренному документообороту, рациональному использованию материальных
ценностей, выявление излишних и неиспользованных материальных ценностей.
Основной задачей учета движения материальных запасов является
контроль за сохранностью и правильное документирование всех операций по
их движению.
В представленной дипломной работе решается задача по автоматизации
учета движения материальных ценностей. Данная разработка этого
программного обеспечения ориентирована на широкий круг специалистов
бухгалтерского учета, имеющих элементарные навыки работы на персональном
компьютере.
Автоматизированная система учета движения материалов обеспечит:
систематический контроль за сохранностью материальных ценностей,
правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций по
движению материальных ценностей в процессе производства, получение
точных сведений об остатках и движении материальных ценностей,
определение фактического расхода на производство.
Реализация поставленных задач будет способствовать повышению
качества и оперативного учета материалов и обеспечения достоверности
отчетных данных.
По мере развития предприятия рекомендуется переходить к передаче
информации о поступлении материальных ценностей по каналу связи
непосредственно в электронно-вычислительную машину и выдаче ее на дисплей
в соответствующих отделах.


Литература

1. Аглицкий И. Информационные технологии и бизнес. // Эксперт
автоматизации, 1999, №29
2. Аглицкий И. Комплексная автоматизация управления предприятием: от
заказных разработок к тиражируемой. // Эксперт автоматизации, 2000, №12
3. Аглицкий И. Третье поколение российских систем автоматизации
бухгалтерского учета. // Эксперт автоматизации, 1998, №1
4. Архангельский А.Я. Программирование в Delphi4. М.: ЗАО Издательство
«БИНОМ», 1999. – 320 с.
5. Баас Р., Фервай М., Гюнтер Х. Delphi 4: полное руководство: пер. с нем. – К:
Издательская группа BHV, 1999. – 800 с.: ил.
6. Волков Н.Г. Бухгалтерский учет в строительстве. – М.: Финансы и
статистика. 1995. –240 с.: ил.
7. Галушков И.Е. Бухгалтерский учет на современном предприятии. –
Новосибирск: Экор, 2001. – 215 с.
8. Дарахвелидзе П.Г., Марков Е.П. Delphi 4. Полное руководство. – К:
Издательская группа BHV, 1998. – 522 с.: ил.
9. Карху Л. Объектно-ориентированный подход к автоматизации
технологических процессов. // Эксперт автоматизации, 1998, №12
10. Козлова Е.П., Парашутин Н.В., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский
учет. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 464 с.: ил.
11. Крамаровский А.М., осипчук В.Н., Улановский А.Г. Бухгалтерский учет в
строительстве. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 343 с.
12. Либерман Л.В. Учет материальных ценностей. М.: Финансы и статистика,
1994. – 109 с.
13. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности
организаций и Инструкция по его применению. – М.: Информационное
агентство ИПБ-БИНФА, 2004. – 176 с.
14. Полковский Л.М., Зайдман С.А., Беркович М.Е. Автоматизация учета на базе
персональных ЭВМ. М.: Финансы и статистика, 1999 Стив Тейксейра, Ксавье
Пачеко. Delphi4. Руководство разработчика. – К.; М.; СПб.: Издательский
дом "Вильямс", 1999. – 912 с.
15. Фаронов В.В., Шумаков П.В. Delphi 5. Руководство разработчика баз
данных. – М.: Нолидж, 2000. – 640 с.: ил.
16. Федоров Г.С. Проектирование и организация машинной обработки
экономической информации. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 390с.









Приложение 1



Приложение 2


Приложение 3



Приложение 4




Приложение 5





Приложение 6




Приложение 7



Приложение 8




Приложение 9




Приложение 10




Приложение 11

Больше работ по теме: