Автоматизация учета в кафе-баре

 

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ НА ТЕМУ:

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА в кафе-барЕ (Ресторане)

Содержание

Введение

I. Специальная часть

. Постановка задачи

. Формализация

. Описание среды программирования

.1 Требования к техническому обеспечению

.2 Требования к программному обеспечению

. Методика разработки проекта

.1 Алгоритмизация задачи

.1.1 Описание алгоритма

.1.2 Структурная схема

.2 Программирование

.3 Аномалии и защитное программирование

.4 Тестирование и отладка

. Анализ результатов решения

. Инструкция пользователю

II. Экономическая часть

III. Заключение

IV.Литература

Введение

Кафе (Ресторан) <<Домбай>> предлагает всем желающим возможность вкусно и недорого перекусить, выпит в уютной обстановке чашечку ароматного кофе, посмотреть телевизор, насладиться приятной музыкой.

В этом кафе могут предложить разнообразное меню и вкусные коктейли. Все блюда из свежих качественных продуктов. Профессиональные повара покормят быстро и вкусно.

Кафе предлагает:

Горячие и холодные напитки

Мороженое

Горячие и холодные закуски.

Недорогие комплексные обеды

Принимаются заявки на корпоративное обслуживание (вместимость зала до 40 человек).

Кафе-бар работает более 5 лет и, конечно, накопила большой опыт в этой деятельности, а также высокий объем информации, для которой необходима систематизация.

Создание автоматизированного учета в баре в кафе-баре <<Домбай>> позволит сделать работу данного заведения более эффективной, упростит ввод и поиск нужной в работе информации, а также, соответственно, повысит уровень дохода кафе-бара.

Необходимо разработать программное приложение (посредством 1С), которое позволит вести автоматизированный учет в ресторане.

I. Специальная часть

. Постановка задачи

Задача дипломного проекта - разработать конфигурацию в среде «1С: Предприятие 8» для учета клиентов в кафе-баре, которая позволит:

·Автоматизировать процедуру учета в баре.

·Вводить и хранить данные о израсходованном количестве безалкогольных и спиртных напитков.

·Формировать и выводить на печать документы для оформления и отчетные формы.

2. Формализация

Для решения, поставленной задачи необходимо провести формализацию задачи, как необходимый этап разработки задачи, который заключается в построении структуры справочников, схемы взаимосвязей документов со справочниками и описания алгоритмов обработки.

Структурная схема исполнения программы:

Схема 1. Структурная схема исполнения программы

Как правило, разработка проекта реализации задачи выполняется в несколько этапов, начиная с анализа той информации, которая является выходной (формы, отчеты). Только после выяснения структуры и состава этой информации, можно сделать вывод о структуре и составе справочников. Какие измерения и ресурсы необходимо создать в регистрах оперативного учета, данными какого характера будут заполняться, проводиться документы.

На следующем этапе уточняется структура полей в справочниках и документах, определяются правила ввода информации.

Затем происходит возврат к проектированию запросов для форм и отчетов, проектируются формы документов и отчетов. Уточняться измерения и ресурсы в регистрах оперативного учета.

На заключительном этапе создаются различные пользовательские меню, журналы документов, различные дополнительные обработки, определяются права пользователей. В процессе отладки и доработки, возможен возврат на любой этап процесса разработки.

В следующих разделах пояснительной записки все объекты задачи рассматриваются более подробно. Основные особенности ведения учета задаются (настраиваются) в конфигураторе.

Отчеты, входящие в конфигурацию, позволяют оперативно получать необходимые регистры учета и представлять информацию в удобном для анализа виде.

. Описание среды программирования

«1C: Предприятие 8» является универсальной системой для автоматизации ведения учета. Она может поддерживать различные системы учета, различные методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности. Система программ «1C:Предприятие 8» предназначена для решения широкого спектра задач автоматизации учета и управления, стоящих перед динамично развивающимся предприятиями.

«1С: Предприятие» является гибкой настраиваемой системой, с помощью которой можно решать широкий круг задач в сфере автоматизации деятельности предприятий. Специфические алгоритмы конфигурации описываются в системе «1С:Предприятие» при помощи программной компоненты Конфигуратор в программных модулях, содержащих тексты на встроенном языке системы.

Встроенный язык системы «1С: Предприятие» предназначен для описания (на стадии разработки конфигурации) алгоритмов. Результатом конфигурирования является Конфигурация, которая представляет собой модель предметной области.

Конфигурацией в системе «1С: Предприятие» называется совокупность трех взаимосвязанных составных частей:

Структуры метаданных

Набора пользовательских интерфейсов

Набора прав

Метаданными в системе «1С: Предприятие» называется совокупность объектов метаданных, настроенных на хранение и обработку информации о хозяйственной деятельность конкретного предприятия.

Под объектами метаданных понимается формальное описание группы понятий предметной область со сходными характеристиками и одинаковым предназначением.

Рассмотрим объекты метаданных, используемых в дипломном проекте:

Справочники - предназначены для работы с постоянной и условно постоянной информацией. Примерами справочников в дипломом проекте являются списки стран, предоставляемых туров, организаций -туроператоров, работающих с агентством, сотрудников и др.

Перечисления - используются для описания постоянных наборов значений, не изменяемых для конкретной конфигурации. На этапе конфигурирования можно описать практически неограниченное количество видов перечислений. В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения.

Типичным примером перечислений, использованном в дипломном проекте, является тип клиентов (физические лица, юридические лица).

Документы - предназначены для хранения основной информации обо всех событиях, происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, прочие подобные события.

Отчеты и обработки - для описания отчетов и процедур произвольной обработки на этапе конфигурирования может быть создано неограниченное количество форм отчетов. Каждая форма имеет свой диалог настройки, который позволяет определить набор параметров формирования отчетов.

Регистры (компонента «Оперативный учет»)- предназначены для анализа остатков и движений средств в системе «1С: Предприятие».

Регистр представляет собой многомерную систему хранения остатков или оборотов. Каждый регистр на этапе конфигурации описывается набором измерений и ресурсов.

Под измерением понимается набор значений, которые детализируют движения средств, и в разрезе которых хранятся остатки; под ресурсом - числовая величина, которая является количественным или суммовым значением, отражающих размер движение (остатка).

Под пользовательским интерфейсом в системе «1С: Предприятие» понимается совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных - документами, справочниками, журналами и т.д. Как правило, пользовательский интерфейс создается для конкретной категории пользователей. Цель создания интерфейса - обеспечить быстрый доступ пользователей к той информации, которая необходима им в соответствии с их обязанностями.

Под набором прав в системе «1С: Предприятие» понимается определение полномочий пользователей на работу с информацией, которая обрабатывается в системе.

Большинство объектов метаданных в системе «1С: Предприятие» могут иметь визуальное представление. В самом лучшем случае визуальное представление состоит из следующих частей:

Экранный диалог, используемый для ввода и редактирования информации, хранящейся в объекте метаданных;

Печатная форма объекта метаданных (печатных форм может быть несколько)

Модуль формы - программа на встроенном языке системы «1С: Предприятие». Как правило, модуль формы содержит алгоритм построения печатной формы объекта метаданных, а также может выполнять обработку вводимой в диалог информации для целей входного контроля, выполнения расчетов и т.п.

3.1 Требования к техническому обеспечению

Для оптимальной работы рекомендуется использовать компьютер с процессором Intel Pentium-III или выше, и не менее 128 Мб оперативной памяти.

·печатающее устройство;

·VGA-совместимый дисплей (рекомендуется SVGA дисплей).

3.2 Требования к программному обеспечению

Для работы программы необходимо, чтобы на компьютере были установлены:

·операционная Microsoft Windows 2000 или выше;

·Программа 1С:Предприятие 8 (Многопользовательская версия).

4. Методика разработки программы

.1 Алгоритмизация задачи

.1.1 Описание алгоритма

Конфигурация «Автоматизация учета кафе-бар» разрабатывалось в среде в «1C:Предприятие 8» с нуля.

В ходе разработки программного приложения был создан следующий справочник:

Справочник «Сотрудники»

Таблица.

ИдентификаторСинонимТип значенияРед-ниеОбязательное полеКод-ЧислоВ диалогеДаНаименование-СтрокаДаДолжность-СтрокаНетТелефон-СтрокаНет

Программа имеет следующие документы:

документ «Поступление от поставщика». Данный документ предназначен для отражения операций поступления товаров от поставщиков. В табличной части документа после выбора номенклатуры устанавливается закупочная цена, потом процент наценки. При этом происходит автоматический расчет продажной цены. Ее можно откорректировать до нужного значения, после чего процент наценки автоматически будет пересчитан. При установке документом новых значений покупной и продажной цены они сохраняются и используются в дальнейшем для автоматической подстановки в данные строки табличной части документа при выборе соответствующей позиции номенклатуры. Помимо оприходования товаров от поставщиков, в случае изменения продажных цен осуществляется автоматическая переоценка остатков данного вида номенклатуры по всем партиям по всем складам.

документ «Возврат поставщику» предназначен для оформления возврата товаров поставщику. Документ оформляется на основании документа «Поступление от поставщика». По нажатию кнопки производится заполнение табличной части исходя из фактических остатков полученной от поставщика партии товаров на момент оформления возврата. После этого данные табличной части могут быть откорректированы для отражения точных данных по возврату. Возможен ручной ввод возвращаемых позиций, при этом осуществляется проверка наличия выбранных позиций на дату возврата по партии документа, на основании которого осуществляется возврат.

документ «Внутреннее перемещение» предназначен для отражения операций по перемещению товаров между складами (местами хранения).

документ «Переоценка» предназначен для установки новых продажных цен и осуществления автоматической переоценки по выбранным позициям номенклатуры всех партий по всем складам.

документ «Списание» предназначен для отражения операций по списанию товаров на расходы предприятия.

документ «Инвентаризация» служит для отражения излишков и недостач, относимых на счет учета расчетов с материально ответственными лицами. Специальная обработка ежедневно автоматически создает документы инвентаризация для оприходования недостающих материалов, используемых в производстве, и товаров, которые были проданы, но которых не было на остатках. Отражение недостач и не учтенных ранее излишков происходит в день проведения инвентаризации. Такой порядок позволяет получать ежедневные отчеты об остатках товаров в разрезе номенклатуры без отрицательных остатков. Это может быть полезно, например, для предоставления сведений в банк для кредитования под залог товаров в обороте. Результаты инвентаризации при таком подходе определяются за период от предыдущей до текущей инвентаризации. В случае установки новых продажных цен документ «Инвентаризация» осуществляет переоценку всех партий по всем складам позиций номенклатуры, по которым произошло изменение продажной цены.

документ «Производство» формируется ежедневно специальной обработкой, которая заполняет его табличную часть на основании данных о проданных за день позициях произведенной продукции. Допускается вхождение одного вида продукции в состав другого вида продукции (количество уровней вложенности не ограничено). При этом списываться будут конечные товары, купленные у поставщиков или оприходованные в результате инвентаризации, которые не являются результатом производства. Для каждой позиции продукции определяется технологическая карта (которая определяет состав и количество компонентов, необходимых для ее производства) и склад, с которого будут списываться ингредиенты и на который будет приходоваться выпущенная продукция. Продукция не остается на остатках на конец дня и подлежит списанию на продажи, за счет предприятия или за счет виновных лиц. В случае установки новых продажных цен документ «Производство» осуществляет переоценку всех партий по всем складам позиций номенклатуры, по которым произошло изменение продажной цены. После проведения в табличную часть документа заносятся (перезаполняются) данные фактической себестоимости (по столбцу покупной цены) по всем позициям продукции.

документ «Технологическая карта» создается для каждой позиции продукции для отражения состава и количества используемых для ее производства ингредиентов. Существует два вида заполнения технологической карты - брутто и нетто. В первом случае заполняется брутто-количество используемых ингредиентов (например, вес неочищенного картофеля), затем указывается коэффициент потерь количества брутто для получения количества нетто (процент потери веса картофеля при очистке для получения очищенного картофеля), после чего указывается процент потери веса нетто для получения готового блюда (процент потери веса при уварке или ужарке картофеля). Вариант нетто предполагает первоначальное заполнение количества нетто, после чего, с учетом указанных коэффициентов брутто и нетто осуществляется автоматический расчет количества брутто (количество, которое будет списываться со складов) и чистого веса ингредиента в составе готового блюда.

документ «Внутреннее перемещение списание» предназначен для отражения перемещения товаров из одного ресторана (кафе, бара), в другой ресторан (кафе, бар) той же сети, но с ведением учета в отдельной информационной базе данных. Это приводит к тому, что в текущей базе данных товар уходит с остатков. При последующей консолидации данных в централизованной информационной базе данных компании осуществляется проверка соответствия списания товаров в одном подразделении и оприходования в другом.

-документ «Внутреннее перемещение поступление» ставит на приход товары, полученные из другого подразделения той же компании, ведущего учет в отдельной информационной базе данных.

Данные этого документа должны соответствовать данным документа «Внутреннее перемещение списание» перемещающего подразделения. В случае установки новых продажных цен документ «Внутреннее перемещение поступление» осуществляет переоценку всех партий по всем складам позиций номенклатуры, по которым произошло изменение продажной цены.

Документ «Ввод остатков» используется в случае начала ведения учета в информационной базе с некоторого момента, на который уже существуют остатки товаров (например, в случае перехода с другой программы ведения учета), а также в случае обрезки информационной базы. Данный документ устанавливает покупные и продажные цены номенклатуры, которые будут использоваться в дальнейшем до очередного изменения.

документ «Установка цен меню». В программе реализован учет одновременно в покупных и продажных ценах. Это касается как товаров, приобретенных у поставщиков и подлежащих перепродаже, так и товаров, используемых в производстве продукции, и самой продукции. Такой подход позволяет, во-первых, осуществлять корректный перенос информации в бухгалтерскую базу данных, в которой учет товаров ведется с использованием счета 42 «Торговая наценка», а, во-вторых, производить ценообразование продукции на основании продажных цен ингредиентов (если в отношении разных групп ингредиентов предусмотрены разные наценки). При такой организации учета очередное поступление товаров с изменением покупной цены приводит (при фиксированном проценте торговой наценки) к автоматическому пересчету продажной цены. Покупные и продажные цены меняются у товаров, подлежащих перепродаже, а также входящих в состав продукции. Изменение цен бэкофиса происходит регулярно, в то время как цены меню (цены фронтофиса) должны пересматриваться с меньшей периодичностью. В связи с этим продажные цены бэкофиса и продажные цены фронтофиса представляют собой два параллельно существующих измерения. В любой момент их можно сопоставить для получения объективной информации о необходимости изменения цен меню. Это сопоставление и установка цен производится с помощью документа «Установка цен меню». Табличная часть заполняется по нажатию кнопки данными выбранной группы номенклатуры с отражением продажных цен бэкофиса и фронтофиса. После этого существует возможность сделать цены фронтофиса равными ценам бэкофиса и произвести ручную корректировку первых.

Программа имеет следующие отчеты:

Отчет «Остатки и движения товаров ресторан». Данный отчет предоставляет возможность анализа всего товародвижения в ресторане за выбранный период, включая информацию о начальных остатках, приходе, расходе, конечных остатках. Информация предоставляется по трем видам ресурсов - продажной стоимости, покупной стоимости и количеству. Таким образом, блок числовых данных отчета представляет собой таблицу, по столбцам которой располагаются начальный остаток, приход, расход и конечный остаток, а по строкам - продажная стоимость, покупная стоимость и количество. Существует возможность перемены местами расположения указанных элементов по строкам и столбцам, а также удаления ненужных на момент формирования отчета элементов или смены порядка их следования. В качестве измерений (разрезов аналитики) выступают: организация, подразделение, склад, номенклатура, партия, регистратор. Пример отчета с измерениями склад, номенклатура, с выбором двух складов - Суши и Бара и двух позиций номенклатуры - Абсент 1 и Абсент 3 представлен ниже.

<#"448" src="doc_zip3.jpg" /> <#"302" src="doc_zip4.jpg" /> <#"333" src="doc_zip5.jpg" /> <#"541" src="doc_zip6.jpg" /> <#"631" src="doc_zip7.jpg" /> <#"justify">4.3 Аномалии и защищенное программирование

Таблица.

Описание аномалииРеакции на аномалиюСпособ защитыПопытка ввести дату меньше текущей.Дата автоматически исправляется на текущую дату.Защищено разработчикомПопытка ввести в числовое поле текстовые значения.Нет возможности ввести благодаря использованию маски ввода.Защищено разработчикомНе выбраны какие-либо значения, либо оставлены пустые поля.При попытке напечатать или провести документ, система выдает ошибку с указанием незаполненных полей.Защищено разработчиком

С целью повышения надежности функциональности программы необходимо обеспечить контроль:

Ввода корректных данных дат, конечная дата должна быть больше начальной, иначе выводиться сообщение об ошибке;

Невозможность записи данных в справочнике, если не записаны некоторые необходимые данные в окна ввода информации;

Невозможность проведения документа, если не введены или не выбраны некоторые необходимые параметр или наименования.

учет кафе программа тестирование

4.4 Тестирование и отладка

Тестирование - процесс многократного выполнения программы с целью выявления ошибок. Отладка - исправление ошибок, найденных с помощью тестирования. При тестировании должны использоваться следующие принципы:

1)Необходимой частью каждого теста должно являться описание ожидаемых результатов работы программы, чтобы можно было быстро выяснить наличие или отсутствие ошибки в ней;

2)Т.к. присутствует тот фактор, что обнаружение недостатков в своей деятельности противоречит человеческой психологии и по многим другим факторам, тестирование должно производить посторонний человек или организация;

)Должны являться правилом досконального изучение результатов каждого теста, чтобы не пропустить малозаметную на поверхностный взгляд ошибку в программе;

)Необходимо тщательно подбирать тест не только для правильных (предусмотренных) входных данных, но и для неправильных (непредусмотренных);

)При анализе результатов каждого теста необходимо проверить, не делает ли программу того, что она не должна делать;

)Следует сохранять использованные тесты (для повышения эффективности повторного тестирования программы после ее модификации или установки у заказчика);

)Следует учитывать так называемый «принцип скопления ошибок»: вероятность наличия не обнаруженных ошибок в некоторой части программы прямо пропорциональна числу ошибок, уже обнаруженных в этой части;

Хотя программа прошла тестирование успешно, в ней, тем не менее, могут содержаться ошибки, т.к.

1)программа может не соответствовать своей внешней спецификации, что в частности, может привести к тому, что в ее управляющей графе окажутся пропущенными некоторые необходимые пути;

2) не будут обнаружены ошибки, появление которых зависит от обрабатываемых данных (т.е. на одних исходных данных программа работает правильно, а на других - с ошибкой).

5. Анализ результатов решения

В соответствии с пунктом 4.4 тестирование и отладка производились непосредственно во время разработки проекта. После завершения работы над конфигурацией было еще раз произведено полное тестирование всей программы. Все найденные ошибки были успешно устранены.

Получившаяся в результате конфигурация удовлетворяет всем предъявленным требованиям, полностью работоспособна, не требует принципиальных доработок, и готов к эксплуатации.

6. Инструкция пользователю

Общие сведения о программе «Автоматизация учета ресторана». Данное программное приложение разработано для более эффективной и быстрой работы с информацией о клиентах, обработке ресторанной документации.

Программа позволяет:

·Существует возможность установки/снятия отбора документов

по автору документа, являющегося активным в списке .

·Осуществлять автоматизированный отбор нужной информации.

Достоинства программы «Автоматизация учета ресторана»:

·удобство и простота в эксплуатации;

·небольшой объём занимаемой памяти на HDD;

·оперативное обслуживание клиентов.

Запуск программы.

Запуск программы осуществляется двойным нажатием левой клавиши мыши на ярлыке программы «1С: Предприятие 8», далее необходимо

После запуска программы под этой персоной автоматически появляется диалог авторизации пользователя:

<#"431" src="doc_zip9.jpg" /> <#"justify">Работа с меню

Работа с интерфейсом включает в себя следующие элементы:

работа в форме списка документов «Чек ККМ»;

работа в форме самого документа «Чек ККМ»;

работа с сервисными формами, активизирующимися автоматически либо вызываемыми из двух предыдущих форм - форма авторизации пользователя, форма авторизации дисконтной карты, форма выбора стола, форма подбора номенклатуры, форма ввода суммы, форма выбора причины удаления позиции номенклатуры из документа.

В верхней части списка отражается активный пользователь, авторизовавшийся в системе. Реализована возможность навигации по списку документов с помощью кнопок «Вверх», «Вниз». Открытие формы активного в списке документа осуществляется путем нажатия кнопки «Открыть». Новый документ создается нажатием кнопки «Чек ККМ». При нажатии кнопки «Выход» осуществляется возврат к форме авторизации пользователя.

Существует возможность установки/снятия отбора документов по автору документа, являющегося активным в списке (реализуется нажатием кнопки «Автор»), а также возможность снятия/установки отбора документов по открытым заказам (реализуется нажатием кнопки «Стол закрыт»). Для набора прав «Официант» данные возможности заблокированы. Набор прав «Бармен» позволяет устанавливать/снимать отбор по автору. Набор прав «Администратор ресторана» может использовать обе возможности.

Документы, по которым происходит закрытие заказа (путем нажатия кнопки «OK»), становятся невидимыми в списке документов, и их просмотр становится возможен только персоной «Администратор ресторана» путем снятия отбора по открытым документам.

Форма документа «Чек ККМ» представлена ниже:

<#"531" src="doc_zip11.jpg" /> <#"310" src="doc_zip12.jpg" /> <#"487" src="doc_zip13.jpg" /> <#"justify">Заключение

Полный перенос данных в программу ведения бухгалтерского учета позволяет существенно облегчить работу бухгалтерии по отражению операций товародвижения и расчетов с поставщиками, повысить оперативность формирования бухгалтерской отчетности.

Обмен данными между двумя подсистемами программы автоматизации ресторана базируется на использовании инструментов распределенных информационных баз 1С: Предприятие 8. Это означает, что:

все данные, подлежащие переносу, собираются в одном XML-сообщении;

существует возможность автоматической архивации передаваемых данных с возможностью защиты архива паролем;

используется механизм гарантированной доставки сообщений, согласно которому отправляющий узел будет включать подлежащие передаче объекты в сообщение до тех пор, пока не получит от принимающего узла информацию о том, что сообщение, содержащее данные объекты, прочитано;

размер файлов обмена оптимизирован за счет того, что в сообщения включаются только измененные данные;

в случае, если произведено изменение конфигурации головной базы данных, в подчиненную базу данных в сообщении обмена будет автоматически передано это изменение, и только после обновления конфигурации подчиненной базы данных станет возможным чтение входящего сообщения

Срок окупаемости конфигурации 1 месяц.

Литература

·А. Михайлов, «1С. Предприятие 7.7 Системное программирование, 2-ое издание, Изд-во фирмы БХВ-Петербург,2012 г.

·Байдаков В., Дранищев В, Краюшкин А, Кузнецов И, Лавров М, Моничев А.1С: Предприятие 8.0 Описание встроенного языка. В 4-х томах.- М.: Фирма «1С», 2004. -2575с.

·Белоусов П.С., Островерх А.В. 1С: Предприятие 8.0 от 8.1. от

·Практическое пособие. - М.: ООО1С-Паблишинг, 2010. -286 с.: ил.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА ДИПЛОМНЫЙ ПРОЕКТ НА ТЕМУ: АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА в кафе-барЕ (Ресторане) Сод

Больше работ по теме: