Автоматизация учета продажи товаров на примере магазина детских товаров "Аистенок"

 

Содержание

Введение

Раздел 1. Предпроектный анализ объекта автоматизации

.1 Описание предметной области

.2 Функции организации структуры

.3 Описание потоков данных и бизнес процессов

.3.1 Общее описание интерфейса BPwin

.3.2 Создание новой модели

.3.3 Установка цвета и шрифта объектов

.3.4 Рекомендации по рисованию программ

.4 Обзор и анализ существующих проектных решений, их достоинства и недостатки

.5 Обоснование необходимости разработки информационной системы

Раздел 2. Системное проектирование информационных систем

.1 Разработка концепции архитектуры построения и платформы реализации

.1.1 Предполагаемые задачи и функции

.2 Перечень SQL - запросов

.3 Техническое обеспечение ИС

Заключение

Литература

Приложение

Введение

Торговля - обширнейшая область предпринимательской деятельности и сфера приложения труда - получила в последние годы новые импульсы своего развития. От рядовых спекулятивных торговых операций и "челночно-палаточного бизнеса" многие предприниматели перешли уже к более высокой стадии торговой деятельности, организовав индивидуальные или коллективные предприятия. Менеджерам таких предприятий приходится ежедневно сталкиваться с множеством проблем организационного, экономического и финансового характера, которые приходится решать интуитивно, методом "проб и ошибок", приобретая постепенно практический опыт.

Торговля является одной из крупнейших отраслей экономики любой страны как по объему деятельности, так и по численности занятого в ней персонала, а предприятия этой отрасли являются наиболее массовыми. Деятельность торговых предприятий связана с удовлетворением потребностей каждого человека, подвержена влиянию множества факторов и охватывает широкий спектр вопросов организационно-технологического, экономического и финансового характера, требующих повседневного решения. Динамическая конкурентная среда, новые условия ведения бизнеса предъявляют повышенные требования к организации управления на торговом предприятии.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы современных торговых предприятий, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.

Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею.

Таким образом, при применении компьютера количество переходит в качество: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

В данном курсовом проекте исследуется автоматизация учета продажи товаров на примере магазина детских товаров «Аистенок».

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование торговых операций, подготовки стандартных документов для внешней среды.

Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Раздел 1. Предпроектный анализ объекта автоматизации

.1 Описание предметной области

Розничная торговая сеть классифицируется по двум признакам: стационарности и товарно-ассортиментному профилю. По первому признаку розничная торговая сеть разделяется на:

стационарную (магазины);

полустационарную (павильоны, палатки, ларьки, киоски);

передвижную (развозная и разносная).

По второму признаку розничная торговая сеть разделяется на:

смешанную (торгующую товарами одной или двух-трех групп или комплексов);

специализированную(торгующую отдельными подгруппами и видами товаров);

универсальную(торгующую всеми группами или продовольственных или непродовольственных товаров)

Предметной областью является магазин детских товаров «Аистенок» ИП «Макарова».

«Аистенок» основан в 2000 году, как магазин детских товаров. В течение года компания вышла на лидирующие позиции Тюменской области.

По состоянию на 10 апреля 2014 года были открыты 3 точки данного магазина. Одна из них находится в городе Заводоуковск, Тюменской области. Ассортимент насчитывает до 5 000 наименований товаров, из которых около 75% составляет детская одежда. Большое внимание уделяется сотрудничеству с местными производителями и поставщиками, что позволяет оперативно решать вопросы обеспечения сетей магазинов свежими товарами местного производства. Магазины предлагают покупателям оптимальный ассортимент ходовых товаров повседневного спроса по сниженным розничным ценам.

Магазин имеет несколько секций, в которых реализуются торговля детскими игрушками, гигиеническими средствами, колясками, автомобильными креслами, одеждой и обувью.

1.2 Функции и организация структуры

Директор предприятия действует на принципах единоначалия и осуществляет следующие функции:

oбез доверенности действует от имени предприятия в отношениях со всеми предприятиями, учреждениями, организациями;

oимеет право подписи всех правовых, бухгалтерских документов предприятия;

oпринимает на работу работников предприятия;

oутверждает по согласованию с курирующим органом администрации города штатное расписание предприятия;

oиздает приказы и распоряжения, обязательные для исполнения всеми работниками предприятия;

oорганизует обеспечение сохранности имущества предприятия, обеспечивает ведение бухгалтерского учета и отчетности;

oраспоряжается имуществом предприятия в пределах, установленных уставом;

oобеспечивает безопасные условия труда работников;

oобеспечивает выполнение обязательств по договорам.

Бухгалтер и его обязанности заключаются в следующем:

§выполнение работ по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций (учет основных средств, материально-производственных запасов, затрат на производство, продажи продукции, результатов хозяйственно-финансовой деятельности, расчеты с поставщиками и заказчиками, а также за предоставленные услуги и т.п.);

§участие в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины, рациональное использование ресурсов;

§прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготовка их к счетной обработке;

§отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, материально-производственных запасов и денежных средств;

§составление отчетных калькуляций себестоимости продукции (работ, услуг), выявление источников образования потерь и непроизводительных затрат, подготовка предложений по их предупреждению;

§начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, платежей в банковские учреждения, оплаты труда рабочим и служащим, других выплат и платежей, а также отчисление средств на материальное стимулирование работников организации;

§обеспечение внутренних и внешних пользователей бухгалтерской отчетности сопоставимой и достоверной бухгалтерской информацией по соответствующим направлениям (участкам) учета;

§участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности организации по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии;

§участие в мероприятиях по совершенствованию документооборота, разработке и внедрении прогрессивных форм и методов бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники, проведении инвентаризаций денежных средств и материально-производственных запасов;

§подготовка данных по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности;

§выполнение работ по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, внесение изменений в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных;

§оформление и подготовка бухгалтерских документов в соответствии с установленным порядком.

Продавец-консультант должен знать:

§- качества и свойства продаваемого товара, дополнительных услуг, предоставляемых отделом игрушек;

§- условия продажи, обмена товара клиентам;

§- принципы и подходы работы с клиентами;

§-правила работы с кассовым аппаратом;

§-порядок приема и сдачи денежных средств;

§-правила внутреннего трудового распорядка;

§-нормативные акты, действующие в отделе, правила торговли;

§-законодательство о труде, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, закон о «Защите прав потребителей»;

На продавца-консультанта возлагаются следующие функции:

§ Осуществлять продажу товара, аксессуаров к нему.

§ Осуществлять сбор, сдачу и хранение денежных средств, вести учетную документацию.

§Организовывать процесс продажи в соответствии с основными критериями продажи (выдача чека, дисконтной карты, предложение записать в книгу постоянных клиентов, упаковка в фирменный пакет).

§ Вести учет товара в журнале «Регистрация продаж»

§ Решать конфликтные ситуации с покупателями.

Рис.1 На данном рисунке представлена схема персонала.

1.3 Описание потоков данных и бизнес процессов

.3.1 Общее описание интерфейса BPwin 4.1

Таблица 1. Описание элементов управления основной панели инструментов BPwin 4.1

Элементы управленияОписаниеСоответствующий пункт менюСоздать новую модельFile/NewОткрыть модельFile/OpenСохранить модельFile/SaveНапечатать модельFile/PrintВызвать генератор отчетов Report BuilderTools/Report BuilderВыбор масштабаView/ZoomМасштабированиеView/ZoomПроверка правописанияTools/SpellingВключение и выключение навигатора модели Model ExplorerView/Model ExplorerВключение и выключение дополнительной панели инструментов работы с ModelMartModelMart

BPwin имеет достаточно простой и интуитивно понятный интерфейс пользователя, дающий возможность аналитику создать сложные модели при минимальных усилиях.

При запуске BPwin по умолчанию появляется основная панель инструментов, палитра инструментов (вид которой зависит от выбранной нотации) и, в левой части, навигатор модели - Model Explorer. Функциональность панели инструментов доступно для основного меню BPwin (табл. 1.).

1.3.2 Создание новой модели

При создании новой модели возникает диалог, в котором следует указать, будет ли создана модель заново, или она будет открыта из файла либо из хранилища ModelMart, внести имя модели и выбрать методологию, в которой будет построена модель.

Как было указано выше, BPWin поддерживает три методологии - IDEF0, IDEF3, DFD, каждая из которых решает свои специфические задачи. В BPWin возможно построение смешаных моделей, т.е. модель может содержать отновременно как диаграммы IDEF0, так и диаграммы IDEF3 и DFD. Состав палитры инструментов изменяется автоматически, когда происходит переключение с одной нотации на другую, поэтому палитра инструментов будет рассмотрена позже.

После щелчка по кнопке OK появляется диалог Properties for New Models, в который следует внести свойства модели.

Модель в BPwin рассматривается как совокупность работ, каждая из которых оперирует некоторым набором данных. Работа изображается в виде прямоугольников, данные - в виде стрелок. Если щелкнуть по любому объекту модели левой кнопкой мыши, появляется всплывает контекстное меню, каждый пункт которого соответствует редактору какого-либо свойства объекта. автоматизация программа поток данные

1.3.3 Установка цвета и шрифта объектов

Пункты контекстного меню Font и Color вызывают диалог Arrow Properties или Activity Properies для установки шрифта (в том числе его размера и стиля) и цвета объекта. В нижней части вкладки Font диалогов Arrow Properties и Activity Properies находятся группа опций Apply setting to, позволяющих изменить шрифт для всех работ или стрелок на текущей диаграмме, в модели, и группа Global, позволяющая изменить шрифт одновременно для всех элементов модели.

Кроме того, BPwin позволяет установить шрифт по умолчанию для объектов определенного типа на диаграммах и в отчетах. Для этого следует выбрать меню Model/Default Fonts, после чего появляется следующее каскадное меню, каждый пункт которого служит для установки шрифтов для определенного типа объектов:

·Context Activity - работа на контекстной диаграмме;

·Context Arrow - стрелки на контекстной диаграмме;

·Decomposition Activity - работы на диаграмме декомпозиции;

·Decomposition Arrow - стрелки на диаграмме декомпозиции;

·Node Tree Text - текст на диаграмме дерево узлов;

·Frame User Text - текст, вносимый пользователем в каркасе диаграмм;

·Frame System Text - системный текст в каркасе диаграмм;

·Text Blocks - текстовые блоки;

·Parent Diagram Text - текст родительской диаграммы;

·Parent Diagram Title Text - текст заголовка родительской диаграммы;

·Report Text - текст отчетов.

1.3.4 Рекомендации по рисованию диаграмм

В реальных диаграммах к каждой работе может подходить и от каждой может отходить около 10 стрелок. Если диаграмма содержит 6-8 работ, то она может содержать 30-40 стрелок, причем они могут сливаться, разветвляться и пересекаться. Такие диаграммы могут стать очень плохо читаемыми. В IDEF0 существуют соглашения по рисованию диаграмм, которые призваны облегчить чтение и экспертизу модели. Некоторые из этих правил BPwin поддерживает автоматически, выполнение других следует обеспечить вручную:

·Прямоугольники работ должны располагаться по диагонали с левого верхнего в правый нижний угол (порядок доминирования). При создании новой диаграммы декомпозиции BPwin автоматически располагает работы именно в таком порядке. В дальнейшем можно добавить новые работы или изменить расположение существующих, но нарушать диагональное расположение работ по возможности не следует. Порядок доминирования подчеркивает взаимосвязь работ, позволяет минимизировать изгибы и пересечения стрелок.

·Следует максимально увеличивать расстояние между входящими или выходящими стрелками на одной грани работы. Если включить опцию Automatically space arrows на вкладке Layout диалога Model Properties (меню Model/Model Properties), BPwin будет располагать стрелки нужным образом автоматически.

·Следует максимально увеличить расстояние между работами, поворотами и пересечениями стрелок.

·Если две стрелки проходят параллельно (начинаются из одной и той же грани одной работы и заканчиваются на одной и той же грани другой работы), то по возможности следует их объединить и назвать единым термином.

·Обратные связи по входу рисуются "нижней" петлей, обратная связь по управлению - "верхней".(BPwin автоматически рисует обратные связи нужным образом. Его можно "обмануть", но лучше этого не делать.

·Циклические обратные связи следует рисовать только в случае крайней необходимости, когда подчеркивают значение повторно используемого объекта. Принято изображать такие связи на диаграмме декомпозиции. BPwin не позволяет создать циклическую обратную связь за один прием. Если все же необходимо изобразить такую связь, следует сначала создать обычную связь по входу, затем разветвить стрелку, направить новую ветвь обратно ко входу работы-источника и, наконец, удалить старую ветвь стрелки выхода.

·Следует минимизировать число пересечений, петель и поворотов стрелок. Это ручная и, в случае насыщенных диаграмм, творческая работа.

·Если нужно изобразить связь по входу, необходимо избегать "нависания" работ друг над другом. В этом случае BPwin изображает связи по входу в виде петли, что затрудняет чтение диаграмм.

(Рис.2) Описание потоков данных и бизнес процессов магазина «Аистенок».

1.4 Обзор и анализ существующих проективных решений, их достоинства и недостатки

«1С:Торговля и склад»

Наиболее популярными системами, используемыми в настоящее время для автоматизации торговой и складской деятельности предприятий в России, являются программы «1С:Торговля и склад» и «1С:Управление торговлей».

"1С: Торговля и склад" предназначена для учета любых видов торговых операций. Благодаря гибкости и настраиваемости система способна выполнять все функции учета - от ведения справочников и ввода первичных документов до получения различных ведомостей и аналитических отчетов.

"1С: Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия и позволяет:

§вести раздельный управленческий и финансовый учет;

§вести учет от имени нескольких юридических лиц;

§вести партионный учет товарного запаса с возможностью выбора метода списания себестоимости (FIFO, LIFO, по средней);

§вести раздельный учет собственных товаров и товаров, взятых на реализацию;

§оформлять закупку и продажу товаров;

§производить автоматическое начальное заполнение документов на основе ранее введенных данных;

§вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками, детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

§выполнять резервирование товаров и контроль оплаты;

§вести учет денежных средств на расчетных счетах и в кассе;

§вести учет товарных кредитов и контроль их погашения;

§вести учет переданных на реализацию товаров, их возврат и оплату;

При использовании программы "1С: Торговля и склад" пользователь может:

§задать для каждого товара необходимое количество цен разного типа, хранить цены поставщиков, автоматически контролировать и оперативно изменять уровень цен;

§работать с взаимосвязанными документами;

§выполнять автоматический расчет цен списания товаров;

§быстро вносить изменения с помощью групповых обработок справочников и документов;

§вести учет товаров в различных единицах измерения;

§получать самую разнообразную отчетную и аналитическую информацию о движении товаров и денег;

§автоматически формировать бухгалтерские проводки для 1С: Бухгалтерии.

"1С: Торговля и склад" содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:

§возможность запрещения пользователям "прямого" удаления информации;

§специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;

§возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;

§установка запрета на редактирование печатных форм документов;

§"запирание" системы пользователем при временном прекращении работы.

Система 1С: Торговля и склад наряду со своими плюсами имеет ряд недостатков:

1.требует больших денежных затрат на приобретение;

2.установить систему 1С: Торговля и склад может не любой пользователь;

.для работы с системой персонал должен пройти специализированные курсы.

Client Shop

В данный момент в магазине «Аистенок» пользуются такой программой как Client Shop - система автоматизации торговли.Shop - простая, но функциональная программа для розничных магазинов. Функционал программы покрывает потребности 90% различных видов розничных магазинов.

Простой интерфейс, система подсказок и справки позволяет даже неопытным пользователям освоить программу примерно за час.

Программа подходит как для автоматизации небольших розничных магазинов, киосков, ресторанов, так и для автоматизации розничных торговых сетей с филиалами <#"justify">Основные возможности программы для магазинов Client Shop:

Занесение товаров, продажа и возврат. Дисконтные карты.

Продажа товаров в долг, по предоплате.

Поиск товаров по различным характеристикам и их совокупности.

- Поддержка сканеров штрих-кодов <#"justify">OPER-Торговля

OPER-Торговля - достаточно удобная в использовании программа для учета наличия и движения товара в одной или нескольких торговых точках на рынке, в бутиках, торговых отделах или небольших непродовольственных магазинах. Здесь содержатся все основные операции, которые позволят наглядно, быстро и доступно управлять торговым процессом, а именно: Приход, Продажа, Перемещение, Списание, Переоценка, Просмотр остатков, Просмотр товара по торговым точкам, Движения по товару, Возврат товара, Отчеты, Печать ценников, Прайс-лист и др. OPER-Торговля очень проста в освоении и не потребует много времени на обучение работы с ней как у собственника торговых точек, так и непосредственно продавцов и реализаторов. Можно сказать, что OPER-Торговля будет одним из самых оптимальных программных решений для ведения хозяйственной торговой деятельности частного предпринимателя или небольшой коммерческой фирмы.

Программа Oper-Торговля поможет Вам организовать простой торговый учет "для себя". Не требует специальных навыков ведения учета и обслуживания компьютерными специалистами. Программу можно скопировать на флешку и запустить на любом компьютере или ноутбуке.
Программа разрабатывалась для учета товаров в одной или нескольких торговых точках на вещевом рынке, в бутиках, торговых отделах или в небольших, непродовольственных магазинах.
Программа простая в освоении и использовании. Содержит такие операции как :

Приход,

Продажа,

Перемещение,

Списание,

Переоценка,

Просмотр остатков,

Просмотр товара по торговым точкам,

Движения по товару,

Возврат товара,

Отчеты,

Печать ценников,

Прайс-лист.

Язык:Русский
Операционные системы: Windows
Согласитесь, разработанная под конкретное предприятие АИС будет значительно лучше соответствовать целям и задачам. Отчеты будут более индивидуальные и конечные результаты автоматизации будут более успешными. Недостатки разработки АИС это конечно сроки и стоимость. В прочем, стоимость не всегда оказывается выше - например, при покупке большого количества лицензий, которые необходимо ежегодно продлевать. К примеру, если взять за основу трехлетний период, то разработка АИС может быть дешевле, чем внедрение готового продукта.

1.5 Обоснование необходимости разработки информационной системы

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека, и процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

В магазине «Аистенок» внедрена и автоматизированная система управления товарными запасами, благодаря чему повышается их оборачиваемость.

При помощи ЭВМ в магазине «Аистенок» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес. Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы обработки информации (АСОИ) в данном случае - повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку функционирование блока выписки документов связано с очень большим информационным потоком. Кроме того, АСОИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать и информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т.п.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Моя разработка позволит автоматизировать деятельность предприятия без денежных затрат на приобретение и установку программного обеспечения. Приложение можно установить через Интернет бесплатно. Программа устанавливается за несколько секунд, не требует больших компьютерных ресурсов, проста в эксплуатации и сопровождении. Это позволит быстро и без лишних затрат обучить работе в программе персонал.

Раздел 2. Системное проектирование информационной системы

2.1 Разработка концепции архитектуры построения и платформы реализации

Данная информационная система будет спроектирована в базе данных, с помощью Access 2007.- это, прежде всего, система управления базами данных (СУБД). Как и другие продукты этой категории, она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющихся операций (таких, как ведение счетов, учет, планирование). С помощью Access можно разрабатывать простые и удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. Access - мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows. Можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в Access и наоборот; можно создать проект формы в Access и вставить его в конструктор форм. Базы данных - это особые структуры. Информация, которая в них содержится, очень часто имеет общественную ценность. Нередко с одной и той же базой работают тысячи людей по всей стране. От информации, которая содержится в некоторых базах, может зависеть благополучие множества людей. Поэтому целостность содержимого базы не может и не должна зависеть ни от конкретных действий некоего пользователя, забывшего сохранить файлы перед выключением компьютера, ни от перебоев в электросети.

Выбранная мной программа Microsoft Office Access 2007 предназначена для создания и управления базами данных. Кроме четкого контроля над большим объемом информации, она обеспечивает возможность совместной работы пользователей и реализует разнообразные способы представления и использования собранных данных. В последние годы популярность баз данных возрастает, а области их применения расширяются. Одновременно повышается интерфейс к программе.

Сильные черты программы являются: удобный набор средств разработчика и интуитивная понятность работы, возможность получить профессиональный результат, высокая совместимость и интеграция ее баз данных с другими программами и форматами файлов.

Работая в Access 2007, мы имеем удобную рабочую среду, позволяющую контролировать данные на различных уровнях: от содержания конкретной записи в самой "маленькой" таблице до схемы межтабличных связей, от запроса, отражающего данные одного поля, до средств, создающих новые таблицы или заменяющих в них данные. Дойдя до создания структурно продуманных форм, мы получим законченное приложение, обеспечивающее совместную работу пользователей.

2.1.1 Предполагаемые задачи и функции

Автоматизированная информационная система решает следующие задачи:

все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи информации;

полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе;

- значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации.

В информационной системе предполагается наличие следующих функций:

ввод и редактирование информации о поставщиках и поставках товаров (поставки);

ввод и редактирование данных о товарах;

формирование на основе данных о поставках и продажах следующих отчетов:

перечень товаров, закупленных в отчетный месяц на базах (количество, наименование);

перечень проданных товаров;

СУБД Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2007 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями.

Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных.

С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.

Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.

Страницы - это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2000 и Access 2003. В более ранних версиях Access такие страницы доступа к данным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещённой на сервере.

Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определённая макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путём выбора нужных макрокоманд.

Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчётов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определённые действия над объектами.

Первым этапом и самым главным этапом в процессе проектирования и создания базы данных, является разработка инфологической модели.

Цель инфологического моделирования - обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности (любой различимый объект (объект, который мы можем отличить от другого), информацию о котором необходимо хранить в базе данных), связи между ними и их атрибуты.

Ключ - минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся.

Связь - ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных - это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними определенные связи.

(Рис.3) Связь таблиц в Accsses

Структура таблиц

В таблицах данные распределяются по столбцам (которые называют полями) и строкам (которые называют записями). Все данные, содержащиеся в поле таблицы, должны иметь один и тот же тип. Каждое поле таблицы характеризуется наименованием, типом и шириной поля. При задании типа данных поля можно также указать размер, формат и другие параметры, влияющие на отображение значения поля и точность числовых данных. Основные типы данных:

-Текстовый. Текст или числа не требующие проведения расчётов.

-МЕМО. Поле этого типа предназначено для хранения небольших текстовых данных (до 64000 символов). Поле этого типа не может быть ключевым или проиндексированным.

Числовой. Этот тип данных содержит множество подтипов. От выбора подтипа (размера) зависит точность вычислений.

Счётчик. Уникальные, последовательно возрастающие числа, автоматически вводящиеся при добавлении новой записи в таблицу.

Логический. Логические значения, а так же поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений.

-Денежный. Денежные значения и числовые данные, используемые в математических вычислениях.

-Дата/Время. Дата и время хранятся в специальном фиксированном формате.

Таблицы базы данных детского магазина в режиме конструктора:

ЗаказИмя поляТип данныхКод заказаЧисловойКод товараЧисловойКод поставщикаЧисловойДата заказаДата/времяКоличествоТекстовойЕдиница измеренияТекстовойРис.4

В данной таблице «Заказ», в режиме конструктора представлены столбцы: код заказа, код товара, код поставщика, дата заказа, количество, единица измерения. С помощью этой таблицы, мы можем контролировать заказы данного магазина.

Товар-обувьИмя поляТип данныхКод товараЧисловойНаименованиеТекстовойЕдиница измеренияТекстовойЦена продажиЧисловойЗакупочная ценаЧисловойРазмерТекстовойРис.5

В данной таблице «Товар-обувь», в режиме конструктора представлены столбцы: код товара, наименование, единица измерения, цена продажи, закупочная цена, размер. Благодаря этой таблице, мы можем проследить весь товар данного отдела, а именно обуви, вплоть до размера какой либо вещи .

ПоступлениеИмя поляТип данныхКод поставкиЧисловойКод поставщикаТекстовойКод товараТекстовойДата поставкиДата/времяКоличествоТекстовойСумма поставкиТекстовойРис.6

В данной таблице «Продажа» , в режиме конструктора представлены столбцы: код продажи, код товара, количество, сумма продажи, дата продажи, размер. С помощью данной таблицы мы можем вести учет всей проданной продукции.

ПоставщикиИмя поляТип данныхКод поставщикаЧисловойНаименование поставщикаТекстовойАдресТекстовойТелефонЧисловойКоличествоТекстовойСумма поставкиТекстовойРис.7

В данной таблице «Поступление», в режиме конструктора представлены следующие столбцы: код поставки, код поставщика, код товара, дата поставки, количество, сумма поставки. С помощью данной таблицы мы можем контролировать все поступления товара в данный магазин детских товаров.

Товар - вещиИмя поляТип данныхКод товараЧисловойНаименование ТекстовойЕдиница измеренияТекстовойЦена продажиЧисловойЗакупочная ценаТекстовойРазмерТекстовойРис.8

В данной таблице «Поставщик» , в режиме конструктора представлены столбцы: код поставщика, наименование поставщика, адрес, телефон, поставщик. С помощью данной таблицы мы можем регулировать , либо изменять поставки какого-либо поставщика.

Товар - химические средстваИмя поляТип данныхКод товараЧисловойНаименование ТекстовойЕдиница измеренияТекстовойЦена продажиЧисловойЗакупочная ценаЧисловойРис.9

В данной таблице «Товар - вещи» , в режиме конструктора представлены столбцы: код товара, наименование, единица измерения, цена продажи, закупочная цена, размер. Благодаря этой таблице, мы можем проследить весь товар данного отдела, а именно детских вещей, вплоть до размера какой либо вещи.

В данной таблице «Товар - химические средства», в режиме конструктора представлены столбцы: код товара, наименование, единица измерения, цена продажи, закупочная цена. Благодаря этой таблице, мы можем проследить весь товар данного отдела, а именно химических товаров.)

В приложении будут представлены копии экранов таблиц с записями.

Формы

Форма - это оболочка таблицы или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс. Использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование и просмотр данных, хранящихся в таблице или получаемых с помощью запросов.

В разработанной базе данных создано 2 формы. Некоторые из них созданы в режиме Конструктора, а какие-то при помощи Мастера форм. Но само просто и удобно создавать формы через Мастера форм, так как сначала создается форма, а затем она редактируется в Конструкторе форм. Причем Мастер форм может создавать и сложные формы, включающие в себя подчиненные формы.

В данной Базе Данных в наличие имеются следующие формы:

)Форма Поставки товаров является всеобъемлющей, потому что при помощи ее можно сразу произвести добавление и изменение сразу в 4 таблицы (Поставщики, Поступление, Товар).

Рис.11 Форма «Поставки товаров»

)Кнопочная форма База данных магазина детских товаров (рис.12) является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм. Создать кнопочную форму позволяет специальное средство Access - диспетчер кнопочных форм.

Рис.12 Кнопочная форма «База данных детского магазина»

Отчёты

В MS Access получать твердые копии результатов обработки данных можно путем распечатки таблиц, запросов и форм, представленных в виде отчетов. Отчет - это тип объектов в Access, который используется для просмотра и печати данных. Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в Базе Данных. Главное назначение отчета - формирование выходных документов, которые будут представлять собой копию форм реальных документов предприятия, с которыми непосредственно работает пользователь.

Одним из способов создания отчета является, создание отчета с помощью мастера отчетов, а затем необходимые коррективы, возможно, внести, находясь в режиме конструктора. В данной базе были созданы следующие отчеты.

?Отчет Продажи по отделам (Рис.13), который предоставляет информацию о проданных товаров в магазине.

Рис.13 Отчет Продажи по отделам

2.2 Перечень SQL-запросов

Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

запрос SQL для получения только нужных полей в нужной последовательности:

SELECT dt, product_id, amountm_income;

DISTINCT используется для исключения повторяющихся записей и получения множества уникальных записей:

SELECT DISTINCT product_idm_income;

ORDER BY используется для сортировки (упорядочивания) записей по значениям определенного поля. Имя поля указывается за инструкцией ORDER BY:

SELECT *

FROM m_income

ORDER BY price;

используется для проверки принадлежности некоторому диапазону значений. Пример запроса SQL, выводящий информацию о товарах, поступивших между 1-м и 30-м июнем 2011 года:

SELECT *m_income INNER JOIN m_product m_income.product_id=m_product.id dt BETWEEN #6/1/2011# And #6/30/2011#;

2.3 Техническое обеспечение ИС

. Операционная система Microsoft Windows XP с пакетом обновления (SP2) или более поздняя версия или Microsoft Windows Server 2003 или более поздняя версия

. ПК с процессором 500 МГц или более, 256 или более МБ ОЗУ; дисковод для DVD-дисков; ПК с процессором 1 ГГц и 512 МБ ОЗУ (или более мощный компьютер) необходим для работы с Microsoft Office Word 2007 с диспетчером контактов

. Жесткий диск. Для установки необходимо 2ГБ; часть этого объема будет освобождена после установки, когда исходный установочный файл будет удален

. Разрешение экрана Минимум 800x600 точек; рекомендовано 1024x768 или более

Заключение

В данной курсовой работе была создана автоматизированная информационная система магазина «Аистенок», которая смогла бы автоматизировать деятельность, связанную с деятельностью продажи товара. В автоматизированной информационной системе «Аистенок» необходимо предусмотреть сбор и внесение всех необходимых данных, которые в дальнейшем будут необходимы для работы всей системы.

Автоматизированная информационная система (АИС) должна выполнять сбор данных, заполнять все необходимые справочники, документы, отчеты и отбор в базе данных, а так же следить за тем, чтобы введенные данные были точны и правильно оформленные.

Когда поступает новая информация, программист заносит все данные в базу данных магазина «Аистенок». Разработанная система должна автоматизировать работу магазина. Система должна позволять программисту осуществлять проверку необходимых данных, а также возможность внесения корректировок, просмотр всех справочников, журналов и отчетов. Вся информация в виде отчета должна иметь возможность распечатки на принтере.

В начале работы была разработана база данных «Magazin». Затем в среде Accses было создано приложение, позволяющее работать с системой.

В него входят:

справочники, позволяющие добавлять и удалять записи и производить поиск необходимой информации;

журналы, позволяют добавлять, удалять информацию о поступлении, продажи и заказа товара, а также производить поиск;

отчеты, которые выводят необходимую информацию пользователю;

справка по работе с системой, помогающая пользователю освоить работу в АИС «Аистенок».

В приложении разработано поисковая система, которая производит поиск информации по установленному отбору.

Литература

1.Гофман В. Работа с базами данных в Delphi. С-Пб: БХВ-Петербург 2001

2.Фаронов В. Программирование баз данных в Delphi 7. Учебный курс С-Пб: Питер 2006

3.А.М. Вендров. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2005. - 352 с. электронный вариант

4.Смирнова Г.Н. и др. Проектирование экономических информационных систем: Учебник - М. Финансы и статистка, 2006. электронный вариант

.А.М. Вендров. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: Учебное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2007 электронный вариант

.Венчковский Л.Б. Разработка сложных программных изделий. - электронный вариант.

.Шлеер. Технология разработки программного обеспечения. Электронный вариант.

.Буч Г. Объектно - ориентированный анализ. Электронный вариант

Приложение

Приведены копии экранов таблиц с записями:

(Рис.14 Таблица «Заказ»)

(Рис15. Таблица «Товар-обувь»)

(Рис.16 Таблица «Продажа».)

Рис.17 Таблица «Поступление»

Рис.18 Таблица «Поставщик».

Рис.19 Таблица «Товар-вещи».

Рис.20 Таблица «Товар-химические вещества».

Форма «Отчет по дате »

Содержание Введение Раздел 1. Предпроектный анализ объекта автоматизации .1 Описание предметной области .2 Функции организации структуры .3 О

Больше работ по теме: