Автоматизация процессов документооборота на предприятии ООО "Пермский фанерный комбинат"

 

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Пермский государственный педагогический университет»


факультет Информатики и экономики







Выпускная квалификационная работа

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «ПЕРМСКИЙ ФАНЕРНЫЙ КОМБИНАТ»





Работу выполнила:

студентка 1253 группы

Гончар Инна Алексеевна






Пермь 2011


Оглавление


Введение

Глава I. Теоретические основы документооборота на предприятии

.1 Документооборот. Понятие

.1.1 Потоки документов, процесс движения документов на предприятии (жизненный цикл документа)

.1.2 Цели автоматизации документооборота организации

.1.3 История развития информационных систем в управлении документами

.2 Классификация автоматизированных систем документооборота

.2.1 Назначение СЭД

.2.2 Классификация СЭД по определенным характеристикам

.2.3 Основной рынок систем электронного документооборота

.2.4 Преимущества от использования СЭД

.3 Общая характеристика деятельности компании ООО «ПФК»

.3.1 Основные цели и направления деятельности компании ООО «ПФК»

.3.2 Правовая и организационная структура ООО «ПФК»

Глава II. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО «Пермский фанерный комбинат»

.1 Анализ системы документооборота в компании ООО «ПФК»

.1.1 Характеристика объекта автоматизации. Описание процессов предметной области

.1.2 Проблемы существующих процессов работы с документами

.1.3 Обоснование необходимости приобретения СЭД для автоматизации процессов документооборота, требования к решению

.2 Выбор стратегии автоматизации процессов документооборота на предприятии ООО «ПФК»

.2.1 Выбор СЭД для ООО «ПФК»

.3 Внедрение системы электронного документооборота на ООО «Пермский фанерный комбинат»

.3.1 Технические требования и описание архитектуры системы

.3.2 Информационная модель PayDox

.3.3 Порядок внедрения

Глава III. Обоснование экономической эффективности проекта по внедрению СЭД «PayDox» на предприятии ООО «ПФК»

.1 Экономическое обоснование

.2 Расчет основных затрат

.3 Расчет экономии после внедрения СЭД «PayDox» на ООО «ПФК»

.4 Расчет показателей экономической эффективности инвестиционного проекта

Заключение

Список литературы

Приложения



Введение


В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления.

В последнее время все больше предприятий сталкиваются с проблемой улучшения управляемости компании: улучшение контроля и ускорение бизнес-процессов, улучшение возможности их отслеживания, оптимизация рабочего времени, экономия трудозатрат, повышение производительности труда и так далее. Единственным способом реализации подобных задач является внедрение автоматизированной системы.

Применение современных информационных технологий имеет важное значение для оптимизации внутренних процессов организации, оперативного доведения информации до исполнителей, улучшения взаимодействия подразделений и отдельных исполнителей в процессе работы с документами, контроля исполнения документов и поручений, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, то есть, в конечном счете, способствует более оперативному и качественному решению вопросов, которым посвящены документы. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе. В ООО «ПФК» - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.

Информационной базой дипломной работы явились фактические материалы, опубликованные в научной литературе и периодической печати, а также материалы, собранные непосредственно в ООО «ПФК».

Объектом исследования является комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в сфере документооборота в ООО «ПФК».

Предметом исследования выступают программные средства, позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот.

Целью работы является автоматизация процессов документооборота масштаба организации.

Реализация поставленной цели обусловила необходимость решения следующих задач:

·рассмотрение структуры рынка программных продуктов в области электронного управления документацией;

·назначение, классификация, сравнение и характеристика данных продуктов;

·информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии;

·разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией;

·внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия;

·адаптация системы под требования ООО «ПФК»;

·расчет экономической эффективности внедрения СЭД.



Глава I. Теоретические основы документооборота на предприятии


.1 Документооборот. Понятие


На смену классическому «бумажному» делопроизводству приходит электронный документооборот, который ведется с использованием особого класса информационных систем - систем электронного документооборота.

Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки.[3]

При организации документооборота предприятие сталкивается со следующими основными понятиями:

документ - это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;

первичный документ - это документ, включающий в себя исходную информацию;

вторичный документ - это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

электронный документ (ЭД) - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, подписанных электронной цифровой подписью (ЭЦП), включая обязательные реквизиты документа;

электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

архивный документ - документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

официальный документ - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

электронный документооборот (обращение электронных документов) - совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;

регистрация документов - фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации;

индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.[4, 9]

Как правило, документы различаются по типам носителей информации (рис. 1.1). [25]


Рис. 1.1 Типы документов и их взаимодействие


Для восприятия ЭД требуются специальные технические средства (экран монитора, принтер), программные средства, чтобы пользователь увидел документ в понятном для него виде. ЭД не привязаны жестко к определенному носителю информации, как это было ранее с бумагой. ЭД обладает рядом преимуществ по сравнению с бумажным документом:

-простотой внесения изменений,

-использованием заранее заготовленных форм документов, оперативностью при передаче документа по электронной почте,

-возможностью архивации,

-защиты их от несанкционированного доступа.

Структура ЭД состоит из двух частей: общей (содержание документа и информация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись). Ключ электронной подписи позволяет установить отсутствие утраты, искажения или подделки информации в электронном документе, а также подделки подписи обладателя электронной цифровой подписи. В соответствии с законом ЭД на машиночитаемом носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. [25]


.1.1 Потоки документов, процесс движения документов на предприятии (жизненный цикл документа)

Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов (таблица 1.1):

) Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.[22]

) Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).[23]

) Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.


Таблица 1.1 Традиционная работа с документами в организации без использования автоматизированной системы документооборота

Форма документаДокументопотоквходящей информациивнутренних документовисходящей информацииЭлектронные документыСообщения электронной почты, факсимильная информацияСообщения в корпоративной сети, факсыОтветы и письма по электронной почте, факсимильная информацияБумажные документыПисьма, договоры и контракты, законодательные акты, нормативные документы, периодические издания, Книги, рекламаПриказы, инструкции, отчеты, служебные записки, командировочные документы, бухгалтерские документыПисьма, договоры и контракты, пресс - релизы

От правильной постановки делопроизводства в организации зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления.

Делопроизводство в организациях имеет три основные системы:

. централизованную;

. децентрализованную;

. смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры организации.

При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всей организации службе или у секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел и др.), что позволяет значительно повысить качество их обработки.

При децентрализованной системе все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно [8].

При смешанной системе делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях.

Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Процесс движения документов от момента их создания (получения) до момента передачи в архив можно представить в виде схем, приведенных ниже (рис. 1.2).


Поступление документов на предприятиеСортирование документовРегистрация документовПередача документов руководителю предприятия (руководителям структурных подразделений)Принятие решений руководителемНаправление документов на исполнениеИсполнение документовТекущее хранение документовПередача документов в архивРис. 1.2 Жизненный цикл документа


.1.2 Цели автоматизации документооборота организации

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

Необходимость автоматизации документооборота продиктована проблемами, возникающими в работе компаний всех организационно-правовых форм, которые по сути своей идентичны:

·потеря документа, либо его долгий поиск (большой объем документации;

·поиск документов в рамках организации затруднен из-за децентрализованной регистрации);

·задержки прохождения и исполнения документов (сложные схемы согласования документов и человеческий фактор);

·фактическая бесконтрольность исполнения (отсутствие информации об исполнении и исполнителе в реальном времени);

·проблемы контроля исполнения документа (отсутствие или плохая организация упреждающего контроля;

·неисполнение документов или задержка их исполнения); избыточность документооборота (в т.ч. дублирование документов);

·большой штат сотрудников, работающих с документами (рутинные технологические операции) и др.

Цели автоматизации документооборота организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, довольно схожи и заключаются в следующем:

·повышение качества и оперативности управления, и как следствие этого обеспечение конкурентоспособности предприятия на рынке;

·объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений организации, включая территориально-удаленные;

·обеспечение оперативного, и в то же время разграниченного доступа к информационным (документационным) ресурсам организации;

·снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов, и как следствие, получение экономического эффекта;

·заложение основы постепенного перехода к электронному документообороту на предприятии, работа на перспективу.

Достижение поставленных целей возможно посредством решения задач автоматизации документооборота организации, которые условно можно систематизировать по следующим областям:

Подготовка и оформление документов.

·повышение качества и оперативности подготовки документов, создаваемых в организации;

·унификация процесса работы с документами на всех этапах его существования;

Организация документооборота и исполнения документов.

·исключение дублирования ввода информации о документе на различных этапах работы с ним (процесс регистрации)

·исключение возможности потери документа (создание документальной базы организации);

·упорядочение документооборота организации (упрощение схем прохождения документов - маршрутизация);

·повышение оперативности и качества работы исполнителей с документами;

·сокращение сроков исполнения и прохождения документов;

·своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах (исключение дублирования работы над одним и тем же документом);

Организация контроля исполнения документов.

·объединение документационных потоков всех подразделений организации (в том числе территориально-удаленных);

·оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;

·обеспечение отслеживания этапов прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними (исполнения);

Организация хранения документов, поисковая система.

·обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним;

·обеспечение возможности оперативного поиска и организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

·обеспечение оперативного поиска и подборки документов (материалов) по тематическому набору реквизитов;

Таким образом, суммируя все выше сказанное можно сделать вывод: автоматизация документационного обеспечения управления организации, вне зависимости от организационно-правовых форм, ввиду комплексного подхода к решению проблем документооборота, повышает оперативность управления, эффективность работы ее сотрудников, а, следовательно, приводит к повышению конкурентоспособности на рынке.


.1.3 История развития информационных систем в управлении документами

Огромное увеличение объемов информации и большие изменения спроса информации стали предъявлять новые требования к организации информационно-документационного обслуживания в организации. Стали меняться требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом их стали называть службой управления (или менеджмента) информационно-документационными ресурсами, в нашей стране - службой документационного обеспечения управления (ДОУ).

История развития информационных систем в управлении и цели их использования на разных периодах представлена в табл. 1.2.

Процессы, обеспечивающие работу информационных систем, условно можно представить в виде схемы (рис. 1.3).


Рис. 1.3 Процессы в информационной системе


Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом.


Таблица 1.2 История развития ИС в управлении

Период времениКонцепция использования информацииВид информационных системЦель использования1960-1970Подготовка отчетовУправленческие информационные системы для производственной информацииУскорение процесса подготовки отчетности1970-1980Управленческий контрольСистемы поддержки принятия решения. Системы для высшего звена управления.Выработка наиболее рационального решения1980-2010Стратегическая информацияСтратегические информационные системы. Автоматизированные офисыВыживание и процветание организации

Сегодня состояние информационных технологий можно охарактеризовать:

·наличием большого объема баз данных, содержащих информацию о деятельности организации;

·созданием технологий, обеспечивающих интерактивный доступ пользователя к информационным ресурсам;

·расширением функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих обработку информации, созданием локальных многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения;

·включением в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем и других технологических средств. [5]



1.2Классификация автоматизированных систем документооборота


В настоящее время в России используется большое количество информационных систем для автоматизации документооборота в организации. Изначально такое программное обеспечение было заимствовано у иностранных производителей, но его приходилось постоянно адаптировать под российскую действительность. Исходя из этого, и начали появляться программы, написанные специально для российского бизнеса.


.2.1 Назначение СЭД

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.

Главное назначение СЭД - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.


.2.2 Классификация СЭД по определенным характеристикам

Вопрос классификации автоматизированных систем документооборота достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В настоящее время используется несколько видов классификаций. Например, «существующие автоматизированные системы документооборота (при этом некоторые из указанных систем могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями) можно классифицировать на следующие типы:

. Системы, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM).

Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. Наиболее известными разработчиками EDMS-систем являются компании Documentum (система Documentum), FileNet (системы Panagon и Watermark) и др.

2. Корпоративные системы (enterprise-centric EDM).

Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных систем аналогичны функциям систем, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные автоматизированные системы не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных систем занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др.

. Системы управления содержимым (content management systems).

Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Определенный уровень управления Web-содержимым предлагают также компании FileNet, Tower и Identitech.

. Системы управления информацией (information management systems) - порталы.

Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции. Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

. Системы управления изображениями/образами (imaging systems).их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др.

. Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Системы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др.»[10].

Возможна классификация автоматизированных систем документооборота:

oпо месту разработки и используемой платформе;

oпри использовании технологического подхода;

oс использованием функционального признака;

oпри использовании проектного подхода;

oс использованием иерархического признака;

oпри сочетании классификации способов реализации и классификации инструментальных средств;

oпри применении комплексного подхода. [7]

Таким образом, при выборе системы электронного документооборота необходимо определить тип и уровень автоматизированных систем, отвечающих требованиям организации, исходя из предложенных классификационных группировок. Скорее всего, это будет гибридная система, так как в условиях российской действительности организациям требуется часто использовать специфические функции в делопроизводстве.


.2.3 Основной рынок систем электронного документооборота

В настоящее время на отечественном рынке представлено несколько десятков программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота.

Чтобы выявить наиболее актуальные сегодня для заказчика критерии IT-решения, рассмотрим тенденции для выбора СЭД. Информация о СЭД взята из свободных источников, доступных для массового читателя и оценивает IT-решения как наиболее подходящие под запросы потребителя на сегодняшний день.

Тенденции и критерии для отбора СЭД

Основными тенденциями для выбора СЭД являются следующие:

Выбор комплексных систем управления корпоративным содержанием (ECM). Компании с небольшим бюджетом на IT-решения стремятся извлечь максимальную пользу от инвестиций во внедрение, поэтому выбирают продукт с необходимым набором функций, следуя четкой цели оптимизировать бизнес-процессы, а не только упорядочить документооборот;

Интеграция, адаптация и масштабирование являются важным условием при вложении средств в систему. Заказчик сегодня не может позволить себе внедрение, чтобы попробовать и не использовать затем систему в работе: она должна быть совместима с имеющимся ПО и обеспечивать единое информационное поле, при этом должна оставаться возможность настроить «под себя» и развить корпоративную систему со временем;

Доступная стоимость и окупаемость проекта по внедрению корпоративной системы. Еще два года назад важным считалась именно окупаемость, а теперь доступность проекта по стоимости становится лидирующей.

Таким образом, можно выделить следующие критерии, которые являются наиболее значимыми сегодня при выборе СЭД [2]:

-Функционал СЭД

-Простота работы в СЭД

-Невысокие затраты на обслуживание

-Доступная стоимость

«Игроки» рынка СЭД

Для краткого обзора существующих на российском рынке СЭД были взяты наиболее известные системы, занимающие лидирующие позиции, активно развивающие функционал продукта, тем самым завоевывая новых клиентов. Информацию об этих СЭД можно найти в различных открытых источниках.

БОСС-Референт. Разработчик «БОСС - Референт» входит в группу компаний АйТи. Предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Существует на рынке с 1996 года. Преимуществами системы являются использованием платформы IBM Lotus, высокотехнологичной архитектурой и длительным опытом внедрения.

ДЕЛО. Разработчик - «Электронные Офисные Системы». Представляет собой промышленное решение для обеспечения автоматизации процессов делопроизводства. Выпущена в 1996 году. Первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

ЕВФРАТ-Документооборот. Разработчик - «Cognititve Technologies». Система позволяет реализовать разные схемы автоматизации работы с документами и автоматизировать ключевые бизнес-процессы организации. Существует на рынке с 1997 года. К основным преимуществам разработчики относят возможность использовать систему как коробочное, так и проектное решение.

МОТИВ. Разработчик - «Мотив». Система представляется как инструмент управления предприятием. На рынке с 2004 года. Одним из основных преимуществ является сочетание в себе возможностей систем различных классов и понятный функционал.. Разработчик - «DIRECTUM». Представляет собой систему электронного документооборота и управления взаимодействием. На рынке с 2003 года. К преимуществам относят широкую функциональность и простые принципы работы.. Разработчик - «DocsVision», компания выделилась из «Digital Design». Система электронного документооборота, позволяющая решить задачи управления документами и процессами. Разрабатывается с 1998 года. Преимущества системы заключаются в разнообразии приложений и возможности развития функционала.. Разработчик - «Ланит». Технологическая платформа для создания информационно-технологических решений. Разрабатывается с 1996 года. Среди главных преимуществ: функциональность и масштабируемость.Business. Система эффективного управления bb workspace (издание Corporate Business) предназначено для комплексной, сквозной автоматизации: документооборота, бюджетирования, взаимодействия с клиентами в коммерческих организациях.. Электронный Документооборот PayDox - это реализованный на web-технологиях корпоративный портал, использующий электронный документооборот как инструментальную базу с широким набором стандартных необходимых каждому предприятию функций и неограниченными возможностями расширения и интеграции. [6]


.2.4 Преимущества от использования СЭД

По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД:

·Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%;

·Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов.

Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; снижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести:

·Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);

·Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);

·Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;

·Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;

·Улучшение контроля за исполнением документов.[6]



1.3 Общая характеристика деятельности компании ООО «ПФК»


.3.1 Основные цели и направления деятельности компании ООО «ПФК»

Пермский Фанерный Комбинат входит в состав группы «СВЕЗА».

Производство «СВЕЗА» организовано на пяти российских комбинатах:

·УИФК, Ленинградская область

·Фанплит, Костромская область

·Новатор, Вологодская область

·ПФК, Пермская область

·МФК, Костромская область

Цель «СВЕЗА» - стать лидером в производстве лиственной фанеры и инновационным лидером в отрасли.

С 2007 по 2010 год объемы производства фанеры «СВЕЗА» увеличились почти вдвое, а ДСтП/ЛДСтП - в 3,5 раза.


Таблица 1.3 Ключевые показатели производства «СВЕЗА»

Показатель 2010200920082007 Объем продаж фанеры, м3 585 000557 000 536 000318 000 Объем продаж ДСтП/ ЛДСтП, м2 292 000303 000 89 570 83 950

Целями деятельности Общества является расширение рынка товаров и услуг, а также получение прибыли.

Основными видами деятельности ООО «ПФК» являются:

·производство клееной фанеры,

·древесностружечных плит,

·синтетических смол.

А также предметом деятельности ООО «ПФК» является: оптовая торговля лесоматериалами, исследование конъюнктуры рынка, реализация, ремонт и обслуживание станков, машин и механизмов, транспортные услуги, инвестирование совместных проектов с другими фирмами, издание газет и прочие виды издательской деятельности, разработка и внедрение программного продукта, образование для взрослых, финансовый лизинг, деятельность столовых при предприятии, внедрение новой техники, опытно-конструкторские и научно-исследовательские работы, лесозаготовка, лесопереработка, организация автотранспортного обслуживания, оказание платных юридических услуг, налоговое консультирование, правовое консультирование и прочее.

Общество осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Комбинат выпускает фанеру березовую и осиновую общего назначения, хвойную конструкционную, для авто-, вагоно- и контейнеростроения из березового шпона, ламинированную, облицованную с одной или двух сторон бумагосмоляной пленкой на основе фенолформальдегидной смолы. На сегодняшний день производство практически безотходное. Из отходов производства комбинат производит древесностружечные плиты с обычной и мелкоструктурной поверхностью размером 3500 х 1750 мм и толщиной 16 мм.[26]


.3.2 Правовая и организационная структура ООО «ПФК»

Общество с ограниченной ответственностью «Пермский фанерный комбинат» (в дальнейшем «ООО ПФК») действует в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и Федерального закона от 08.02.1998 г. №14-ФЗ, «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Общество является коммерческой организацией.

Местонахождение «ООО ПФК» - Пермская обл., Нытвенский р., п. Уральский. Основанием приобретения местонахождения «ООО ПФК» является свидетельство о государственной регистрации предприятия №281 от 12.07.1996 г.

Участниками «ООО ПФК» являются: юридические лица и граждане РФ, иностранные юридические лица и граждане, международные организации.

Уставной капитал ООО «ПФК» на 28.11.2009 г. равен 109 332 (сто девять тысяч триста тридцать два) рубля и составлен из минимального размера имущества.

Органами управления ООО «Пермский фанерный комбинат» являются:

·общее собрание участников,

·генеральный директор.

Органом контроля за финансово - хозяйственной деятельностью «ООО ПФК» является профессиональный аудитор, не связанный имущественными правами с «ООО ПФК».

Ревизионная комиссия избираются общим собранием участников в порядке, предусмотренном уставом Общества и положениями об общем собрании участников и ревизионной комиссии.

Высшим органом «ООО ПФК» является Общее собрание участников.

К компетенции Общего собрания участников относятся:

·Определение основных направлений деятельности Общества;

·Изменение устава общества;

·Избрание генерального директора и досрочное прекращение его полномочий;

·Утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских отчетов.

Руководство текущей деятельностью «ООО ПФК» осуществляется единоличным органом общества - Генеральным директором. К компетенции генерального директора относятся все вопросы руководства текущей деятельностью общества, осуществляет документооборот на предприятии, определяет организационную структуру «ООО ПФК», организует выполнение решений общего собрания участников.

Функционально Генеральному директору подчиняется: технический директор, осуществляющий руководство техническими службами комбината и определяет техническую и технологическую стратегию.

В подчинении технического директора - заместитель по техническому обеспечению, заместитель по охране труда и окружающей среде, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям, возглавляющие службы и отделы соответствующих направлений.

Директору по экономике и финансам напрямую подчиняются два заместителя: по экономике и финансам, а также главный бухгалтер.

Напрямую Генеральному директору подчиняются Директор по персоналу, Начальник службы качества, Начальник службы информационных технологий и телекоммуникаций (ИТиТ), Директор по обеспечению бизнеса, Начальник службы материально-технического снабжения, Начальник службы лесообеспечения, Начальник службы логистики.

В подчинении Директора по персоналу находятся возглавляющие отдела кадров и социальных вопросов, отдела труда и заработной платы, Юридического и Административно-хозяйственного отделов.

Юридический отдел осуществляет контроль и функции по работе с партнерами, изучение и визирование контрактов договоров, осуществляет работу претензионного и судебно-арбитражного профиля.

Директор по производству, подчиняющийся линейно генеральному директору комбината руководит:

1)Отделом обеспечения качества и ассортимента;

2)Цехами основного производства:

·цех подготовки и подачи сырья в производство,

·цех по производству фанеры форматом 1525 х 1525 мм,

·цех по производству фанеры форматом 2440 х 1220 мм,

·цех по производству древесностружечных плит,

·цех по производству смол.

На директора по производству возложена задача по своевременному доведению до начальников цехов и мастеров смен заказа, который необходимо выполнить в определенные сроки и в соответствии с заложенными контрактами внутреннего рынка и на экспорт. Кроме того, через своих исполнителей он контролирует равномерность загрузки мощностей предприятия, докладывает руководству предприятия о своевременности выполнения (задания) заказов.

Оперативное устранение причин простоев, поломок и неисправностей он организует через технического директора и его службы.

Внешнеэкономическая и сбытовая деятельность осуществляется ООО «СВЕЗА».

Общая численность управленческого персонала комбината 267 человек. Из них: руководителей 118, специалистов 143, служащих 6.

Анализ управления и организации его работы приводит к выводу, что на предприятии структура с ярко выраженным линейно-функциональным характером.[26]



Рис. 1.4 Схема структурного управления ООО «Пермский фанерный комбинат» на 10.01.2011 года

Глава II. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО «пермский фанерный комбинат»


2.1 Анализ системы документооборота в компании ООО «ПФК»


.1.1 Характеристика объекта автоматизации. Описание процессов предметной области

Движение документов в ООО «ПФК» с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот ООО «ПФК».

Документооборот должен отвечать следующим требованиям:

·целенаправленное регулирование оперативного прохождения документов;

·оправданное перемещение документа (с целью исключить возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью);

·максимальное единообразие в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов.

Документооборот в ООО «ПФК» осуществляется в виде потоков документов между:

1)теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководитель предприятия, специалисты и квалифицированные служащие);

)пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь)

Можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь, адресована руководителю (от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - инженеру, бухгалтерии и конкретным исполнителям.

. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых от одного сотрудника другому (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.).

. Документопоток исходящих документов - информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)


.1.2 Проблемы существующих процессов работы с документами

В ходе моделирования процессов работы с документами были идентифицированы следующие проблемы (табл. 2.1):



Таблица 2.1 Проблемы существующих процессов документооборота

Определение проблемыСледствие проблемыОтсутствие регламента и инструкции документооборота · Отсутствие единого структурированного делопроизводительного циклаОтсутствие централизованной регистрации документов организации. Документы могут регистрироваться специалистом АХО, так и непосредственно в подразделениях. Некоторые виды документов (например, докладные записки) не регистрируются вовсе.· Отсутствие оперативного доступа к документам, имеющим хождение в организации. · Усложненные механизмы получения оценок по объемам документооборота организации · Затруднение контроля за прохождением и исполнением документов · Невозможность совместной работы с документами.Большой объем бумажных документов Поступающие документы передаются для рассмотрения, визирования или исполнения на бумажном носителе. Доставка документов внутренним адресатам осуществляется курьером.· Увеличение сроков согласования и исполнения документов · Увеличение сроков поиска документов · Высокая вероятность утери документов · Сложность отслеживания местонахождения документа · Невозможность совместной работы с документами; · Увеличение затрат на хранение, тиражирование и доставку документов.Недостаточно эффективные механизмы контроля исполнения документов и поручений Сроки исполнения документов и поручений контролируются специалистами отдела документационного обеспечения и аппарата управления. Исполнителям направляются сводки неисполненных документов за период.· Сложность оперативного напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов и поручений · Сложность получения оперативной оценки по исполнительской дисциплине · Увеличение вероятности нарушения сроков исполнения документов и поручений.


Объектом автоматизации являются процессы работы с документами. В данном разделе приводятся описания процессов, построенные совместно со специалистами ООО «ПФК».

В результате взаимодействия со специалистами менеджмента качества предприятия был разработан регламент и инструкция документооборота.

Ниже приведены выдержки из этих документов.

.Обработка входящей корреспонденции

·В среднем, в отдел поступает 40-60 входящих писем ежедневно.

·Регистрационный номер - порядковый с начала календарного года.

·Входящие документы в день поступления сортируются документоводом в Административно-хозяйственном отделе (АХО), регистрируется в журнале «Входящей документации» и передается на рассмотрение генеральному директору либо директорам по функциональным вопросам, а также может быть отправлен «В дело», если по нему не требуется предпринимать каких-либо действий.

·Руководитель рассматривает документ и ставит на него визу, содержащее поручение для исполнения.

·После предварительного рассмотрения документы возвращаются в АХО и дальше поступают с отметкой в структурные подразделения.

·Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждого подразделения.

·Контроль сроков исполнения документов осуществляется руководителями структурных подразделений. Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, возлагается на исполнителей.

·Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение срока документируется: проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменение регистрируются в журнале учета.

·Приостанавливать исполнение документов, а также изменять их исполнение имеет право только Генеральный директор ООО «ПФК».

2.Обработка исходящей корреспонденции

·Обработка и отправка документов осуществляется централизованно, в АХО.

·Кроме этого исходящие документы могут регистрироваться в структурных подразделениях, при этом каждое подразделение имеет свое обозначение например, 79-бух, 34-снаб.

·Документы, предназначенные для отправки, принимаются с сопроводительным письмом полностью оформленные, подписанные, регистрируются в журнале исходящих документов.

·За подготовку исходящего документа (проект ответа, информация о проделанной работе) отвечает исполнитель. Исполнитель - согласовывает проект ответа с заинтересованными лицами ООО «ПФК» и передает проект Секретарю генерального директора.

·Секретарь Генерального директора готовит проект к докладу и передает на подпись Генеральному директору.

·После подписания, документ передается на регистрацию в АХО. АХО осуществляет рассылку документа адресату.

·Контроль за исполнением документа возлагается на исполнителя документа.

·Для контролируемых исходящих документов, по которым ожидается получение ответа, выделятся специальная графа в журнале регистрации по срокам исполнения, приблизительный срок ответа на письмо проставляется на копии, которая остается у исполнителя.

3.Обработка распорядительных документов (приказы, распоряжения)

·Регистрация приказов по производственной деятельности осуществляется в канцелярии АХО, приказы по личному составу и кадровые - регистрируются в отделе кадров и социальных вопросов согласно номенклатуре дел.

·Контроль исполнения приказов и распоряжений ведется исполнителем.

·Непосредственными исполнителями поручений по документам являются руководители и специалисты структурных подразделений, которые отвечают за фактическое исполнение документов в установленные сроки.

·Для ознакомления приказ передается в «бумажном» виде через курьера.

4.Обработка указаний (поручений)Генерального директора

·Генеральный директор дает указание (поручение), фиксируемое секретарем генерального директора.

·Указание (поручение) передается исполнителю и ставится на контроль в канцелярии АХО.

·Исполнитель готовит проект или исполняет поручение и готовит ответ об этом.

·Исполненное поручение (в виде отчета о проделанной работе) передается секретарю генерального директора для доклада Генеральному директору и снятия с контроля.

·По результатам доклада Генеральному директору указание (поручение) или снимается с контроля (с соответствующей отметкой об этом в журнале регистрации указаний (поручений)), или возвращается исполнителю «на доработку»

·Ответственными исполнителями поручений являются руководители подразделений.

5.Обработка договоров и дополнительных соглашений

·В АХО регистрируются все договоры кроме договоров подряда (регистрируются в кадровой службе). Допускается самостоятельная регистрация договоров в подразделениях.

·Регистрационный номер договора формируется по маске: №п/п - индекс подразделения

·Договор согласуется и утверждается по следующей схеме: Руководитель подразделения, инициировавшего договор - юридический отдел- директор по экономике и финансам - главный бухгалтер - директор по безопасности - начальник экономического отдела

·Подписанные договоры хранятся в главной бухгалтерии.

6.Регистрация доверенностей

·В АХО регистрируются доверенности на передачу полномочий на определенный срок.

·Контролируются сроки действия доверенностей.

7.Обработка докладных (служебных) записок

·Исполнитель на основе информации, поступившей или имеющейся у него, принимает решение о написании служебной (докладной) записки на имя Генерального директора с каким-либо предложением.

·Исполнитель разрабатывает служебную (докладную) записку и представляет ее Секретарю генерального директора.

·Секретарь генерального директора докладывает о данном документе Генеральному директору.

·После резолюции генерального директора служебная (докладная) регистрируется в канцелярии АХО и передаётся для исполнения.

8.Организация совещаний (заседаний правления)

·Протоколы заседаний, совещаний при Генеральном директоре составляются секретарем Генерального директора, утверждаются и номеруются в пределах календарного года.

·Поручения по этим документам ставятся под контроль.

·Ответственными исполнителями могут быть должностные лица, назначенные генеральным директором, руководители подразделений.

9.Снятие документа с контроля

·После исполнения документа его снимают с контроля. На документах лицом снявшим с контроля, делается отметка «В дело» и ставится подпись и дата.

·Документ считается исполненным и снимается контроля только после полного решения всех поставленных в нем задач и уведомление об этом всех заинтересованных организаций и лиц.

·Промежуточный ответ, как и запрос по исполнительному документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.

·Документы, представленные на подпись генеральному директору ООО «ПФК» и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.

·Исполненные входящие (копии) контрольные документы представляются в канцелярию АХО вместе с копией ответа или другими документами, свидетельствующими об исполнении.

·Основанием для снятия с контроля поручений руководства ООО «ПФК» является документ, свидетельствующий об исполнении, который предоставляется в канцелярию АХО.

·Для снятия с контроля распорядительных документов ООО «ПФК» руководитель структурного подразделения предоставляет отчет о проделанной работе, после этого документ снимается с контроля с резолюцией генерального директора.

·Документ снимается с контроля, если он признан утратившим силу.

·Руководители структурных подразделений обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения.

В результате информационного исследования процессов документооборота на предприятии были составлены схемы движения документов (маршруты). Они отображены в Приложении 1 (Маршруты движения документов).

На основе перечисленной выше информации составлены алгоритмы движения документов (оперограммы). Они представляют более детализированную информацию об описании процессов документооборота по сравнению с маршрутами. Оперограммы процессов документооборота приведены в Приложении 2 (Оперограммы процессов документооборота).


2.1.3 Обоснование необходимости приобретения СЭД для автоматизации процессов документооборота, требования к решению

Рассмотрим необходимость автоматизации в масштабах ООО «ПФК».

Затраты на работу с документами складывается из нескольких моментов. Это время на составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения и доведения до исполнителя. Проведём анализ количества документов обращаемых в организации, определим их основные потоки.

В результате просмотра журнала регистрации в приёмной организации у секретаря и анализа полученной информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по каждому виду документа в динамике по годам (табл. 2.2). Из таблицы можно определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по годам.


Таблица 2.2 Анализ структуры документооборота

Наименование документаКоличество документовТемпы роста, %20092010в 2009 к 2010Входящие1475184420,0Исходящие1684230326,9Договора31745426,7Внутренние1845232420,6Итого в год:5321692523,2


При рассмотрении последней таблицы, где анализируется структура документооборота видно, что потоки документов в течение 2010 года возросли в среднем на 24,2%.

В ООО «ПФК» чаще всего используются следующие документы:

a.Приказ

b.Распоряжение.Договор.Служебная записка

Ниже, в следующей таблице произведён анализ объёма документооборота в течение одного года на примере 2010 года (таблица 2). Здесь разбивка происходит помесячно для выявления количества документов, обращающихся в месяц.


Таблица 2.3 Выявление объема документооборота 2010 г.

МесяцыВиды документовИтогоВходящиеИсходящиеДоговораВнутренниеЯнварь5326656147522Февраль11126043153567Март7031143165589Апрель9524128182546Май8022023221544Июнь6013977206482Июль4917392176490Август8014833202463Сентябрь11215231229524Октябрь3613110233410Ноябрь458326179333Декабрь53179482315115153Кол-во документов в месяц, среднее498

В результате проведённого анализа в этом подразделе выявлено, что количество документов растет и в среднем в месяц составляет 498.

В результате попытки автоматизировать частично документооборот за счет электронной рассылки с помощью Microsoft Outlook выявлено общее снижение потока документов, а также повышение оперативности ознакомления с документами и принятия управленческих решений. Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости дальнейшего совершенствования системы документооборота и внедрения современных информационных комплексных систем.

Перечислим ряд аргументов в пользу автоматизации бизнес-процессов и документооборота ООО «ПФК»:

. Оптимизация учета. Автоматизируются бизнес-процессы и документооборот предприятия. Исключается дублирование документов.

. Снижение издержек. Увеличивается интенсивность труда, снижаются требования к количеству и качеству ресурсов, необходимых для организации учета на предприятии. Например, после введения частичного документооборота было выявлено, что издержи на бумагу уменьшились.

. Оперативность обработки данных. Увеличивается скорость внесения информации в базу и обработка данных в базе. Новый документ после заведения в справочник моментально доступен для ознакомления. Документы оперативно попадают в систему и регулируют деятельность предприятия.

. Возможность построения распределенных систем учета. Решает актуальные задачи консолидированного учета в случае, если организация состоит из нескольких, территориально разнесенных подразделений, которые должны обмениваться данными и управляться из центра.

. Возможность гибко настраивать систему учета, а не подстраиваться под нее. Разграничение прав доступа на просмотр, на согласование

. Накопление, хранение и обработка данных по работе предприятия. Система автоматизации позволяет хранить, обрабатывать и анализировать данные за любой промежуток времени.

Спецификация требований (требования к решению)

В настоящем разделе представлены различные требования к системе автоматизации процессов документооборота, определенные по результатам анализа требований, предъявляемых к современным СЭД. [1, 21, 24, 27]

Требования описывают предполагаемые принципы функционирования системы автоматизации процессов документооборота (далее - Система), её взаимодействия с пользователем.

В ходе внедрения системы электронного документооборота (СЭД) предприятие преследует следующие цели:

-Объединение в единый делопроизводственный цикл всех структурных подразделений предприятия с целью оптимизации и эффективного их взаимодействия;

-Оперативность доведения документов до исполнителя;

Сокращение количества операций по доступу, формированию, поиску, доставке документов;

Исключение дублирования работы по вводу информации на различных этапах работы с документами;

Повышение степени сохранности документов;

Сокращение времени на принятие и внедрение управленческих решений: согласования приказов, распоряжений;

Повышение исполнительской дисциплины;

Обеспечение взаимодействия с филиалами в рамках единого информационного пространства;

Возможность формирования аналитических отчетов по хранилищу (базе данных) документов;

Объединение в единый информационный блок всей документации предприятия.

Приведены следующие типы требований:

1.Функциональные требования: Описывается функциональность и свойства системы автоматизации документооборота, необходимые для решения задач предметной области.

2.Пользовательские требования: Приводятся требования к пользовательскому интерфейсу, быстродействию и надежности системы, обучению пользователей.

.Системные и инфраструктурные требования: Приводятся требования к инфраструктуре, программному обеспечению, необходимые для нормального функционирования системы автоматизации документооборота.

.Сведения о пользователях: Приводится описание пользователей в системе электронного документооборота. Один пользователь может выполнять в системе сразу несколько ролей.

Функциональные требования

Для наглядного восприятия требования разносятся по следующим смысловым таблицам:

ввод и регистрация документов

маршрутизация и контроль исполнения

аналитика и управление

архив

информационная безопасность

общие характеристики

1.Ввод и регистрация документов:

Автоматизация работы канцелярии является отправной точкой развертывания системы электронного документооборота на предприятии. Под автоматизацией канцелярии понимается автоматизация работы с документами в соответствии с правилами отечественного делопроизводства.

Это позволяет сделать документооборот компании эффективным средством управления применительно к специфике российских предприятий. В таблице «Ввод и регистрация документов» отображаются «делопроизводственные» возможности рассматриваемых систем.


Таблица 2.4 Ввод и регистрация документов

Ведение РК документовВедение номенклатуры делПрисоединение файловСканирование документовСовместимость ПО, обеспечивающим распознавание образов документовРегистрация документов из электронной почтыРегистрация на основе существующего документаСопровождение бумажных и электронных документовКонтроль заполнения обязательных полей в РКПроверка на дублирование при регистрацииИспользование справочниковДобавление новых справочниковСоздание и изменение словарей и справочниковПоддержка иерархических справочниковОбработка документов, имеющих ссылки, перекрестные ссылкиСоздание своих РК (графический дизайнер)Наличие шаблонов создаваемых документовВедение истории работы с документами

.Маршрутизация и контроль исполнения

Одной из главных задач, стоящих перед СЭД, является управление процессами движения и обработки документов. В современных СЭД имеются средства моделирования процессов документооборота и поддержка управления потоками работ (технология workflow). Развитые возможности системы по организации различных схем движения документов позволяют обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в процессе выполнения работ по документам, существенно сократить время согласования документов и принятия решений, контролировать выполнение заданий по документам.



Таблица 2.5 Маршрутизация и контроль исполнения

Поддержка последовательной и параллельной маршрутизации документов и задачРабота с типовыми маршрутами (регламенты)Работа со свободными маршрутамиВозможность изменения (расширения и сокращения) маршрута движенияНаличие визуального редактора процессов обработки документовАвтоматическая блокировка документа, взятого на редактированиеУведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по эл. почте)Автоматизация процесса приема/отказа поручений к исполнениюНастройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предупредительный контрольОперативный контроль за рассмотрением документовКонтроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной организации

.Аналитика и управление

Повышение эффективности предприятия после внедрения СЭД достигается, главным образом, за счет появляющихся возможностей по обработке и анализу информации. В таблице «Аналитика и управление» приведем оценки возможностей систем, которые позволяют повысить прозрачность работы для руководства предприятия (оценка загруженности сотрудников и отделов, оценка эффективности основных бизнес-процессов и др.) и многократно сократить количество рутинной работы, выполняемой рядовыми сотрудниками (поиск документов, подготовка различных справок и отчетов).


Таблица 2.6 Аналитика и управление

Поиск по всем атрибутам РК (диапазоны)Осуществление различных видов поиска в одном запросе (логический поиск)Наличие полнотекстового поиска по РК к документуПоддержка морфологии русского языкаНаличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранениемОбеспечение оперативной модификации шаблонов поискаНаличие в системе генератора отчетовПолучение отчетов и справок по исполнительской дисциплинеВозможность создания и сохранения шаблонов отчетов с помощью визуального редактора

4.Архив

Документы, по которым закончено выполнение всех поручений и пройдены все этапы согласования, выходят из активного обращения. Но это не означает, что работа с этими документами для организации закончена. Архивные документы являются частью базы опыта и знаний компании; и важно обеспечить с ними эффективную работу. Для этого возможность организации электронного архива должна быть реализована в рамках самой СЭД или отдельного модуля.


Таблица 2.7 Архив

Списание в архивВедение архивовПоиск по архивуВедение архивных хранилищ электронных образов документовВедение отдельной архивной базы документовОбеспечение учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архивеОбеспечение оптимизации хранения данных

.Информационная безопасность

Важность обрабатываемой в СЭД информации предъявляет особые требования к обеспечению безопасного функционирования системы. Наибольший эффект видится в использовании комплексных средств защиты, предполагающих как технологические, так и методические меры. В таблице «Информационная безопасность» будет дана оценка средств безопасности, реализованных в исследуемых СЭД.


Таблица 2.8 Информационная безопасность

Гибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли)Наличие программных средств контроля целостности документовОрганизация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию)Применение ЭЦП

6.Общие характеристики

Таблица 2.9 Общие характеристики

Полнофункциональный толстый клиентПолнофункциональный тонкий клиент Поддержание территориального распределенного режима работыНаличие API (application programming interface)Демонстрационная версия

7.Стоимость


Таблица 2.10 Стоимость

Стоимость лицензий для одновременной работы 50 пользователей, использующих полный функционал системыСтоимость обученияСтоимость технической поддержки за 1 годСтоимость обновления системыСтоимость реализации дополнительных функций «под заказчика»

Пользовательские требования

Время обучения пользователей

Время, необходимое для обучения пользователей основным принципам работы с Системой не должно превышать 12 часов.

Среднее время отклика для типичных задач

При наличии необходимых навыков работы с Системой, среднее время, затрачиваемое пользователем для решения предметных задач должно составлять:

  • Заполнение регистрационно-контрольной карточки - 2-2,5 мин.;
  • Заполнение карточки электронного документа (с привязкой файла) - 2 мин.;
  • Поиск документа в базе данных по заданным критериям - 5-10 сек;
  • Ввод резолюции руководителя в РК - 1-2 мин.;

Доступность

Система должна быть доступна пользователю на протяжении всего рабочего дня

Среднее время безотказной работы

Среднее время безотказной работы Системы должно быть не менее 12 часов в сутки.

Одновременная работа пользователей

Система должна позволять вести одновременную работу числу пользователей, равному количеству приобретенных лицензий системы.

Руководство пользователя

Руководство пользователя Системы должно содержать информацию об основных функциях системы и их использовании для решения поставленных задач.

Пользовательский интерфейс

Должен быть прост и удобен в выполнении базовых операций пользователя.

Системные и инфраструктурные требования

Базовое программное обеспечение системы

Требования к серверу

·Процессор Pentium 4 Xeon 2000 МГц или более мощный;

·Оперативная память - от 2 Гб

·Жесткие диски - от 3 дисков. Размер свободного места зависит от объема документов, хранящихся в системе.

Требования к клиентскому рабочему месту

Минимальные ресурсы, необходимые для работы системы автоматизации процессов документооборота:

·Персональный компьютер с процессором Celeron® с тактовой частотой 1,6 ГГц или более мощный;

·Оперативная память - 1Гб и более.

Рекомендуемое свободное пространство на жестком диске - 20 Гб.

Для работы через Internet требуется наличие Microsoft Internet Explorer 9.0 и выше.

Рекомендуется наличие настольного или сетевого сканера для получения электронных образов бумажных документов, помещаемых в Систему.

Сведения о пользователях. Роли пользователей.


Таблица 2.11 Руководитель организации

Описание· Руководитель организацииФункции· Наложение резолюции на документ · Согласование документов · Утверждение документов · Выдача поручений · Поиск документов и поручений · Получение отчетов по исполнительской дисциплинеТребованияНавыки работы с офисными приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы».Используемые модули· «Документооборот», · «Бизнес-процессы».

Таблица 2.12 Руководитель подразделения

ОписаниеРуководитель подразделенияФункции· Согласование документов · Создание документов в системе · Исполнение поручений · Выдача поручений · Организация согласования документов · Поиск документов и поручений · Получение отчетов по исполнительской дисциплинеТребованияНавыки работы с офисными приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы».Используемые модули· «Документооборот», · «Бизнес-процессы».


Таблица 2.13 Специалист административно-хозяйственного отдела (АХО)

Описание· Руководитель АХО; · Специалист АХО;Функции· Регистрация документов в журналах · Ввод образов документов в систему · Создание документов в системе · Ведение номенклатуры дел · Ввод резолюций руководства · Выдача поручений (по резолюции) · Контроль исполнения поручений · Поиск документов и поручений · Исполнение поручений · Информационная рассылка документов · Получение отчетов по документообороту · Получение отчетов по исполнительской дисциплине · Замещение пользователя («Руководитель организации»)ТребованияНавыки работы с офисными приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы», «Контроллер».Используемые модули· «Документооборот», · «Бизнес-процессы», · «Контроллер».

Таблица 2.14 Секретарь руководителя организации

Описание· Секретарь руководителя организацииФункции· Планирование совещаний · Создание проекта повестки совещания · Рассылка проекта повестки · Создание проекта протокола совещания · Ввод решений совещания · Выдача поручений (по решениям совещания) · Контроль исполнения решений совещанияТребованияНавыки работы с офисными приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы», «Контроллер», «Case Management».Используемые модули· «Документооборот», · «Бизнес-процессы», · «Контроллер», · «Case Management».

Таблица 2.15 Специалист подразделения

Описание· Руководитель подразделения · Специалист подразделенияФункции· Создание документов в системе · Ввод образов документов в систему · Исполнение поручений · Организация согласования документов · Поиск документов и поручений · Замещение пользователя («Руководитель подразделения»)ТребованияНавыки работы с офисными приложениями на среднем уровне Обучение работе с конфигурациями «Документооборот», «Бизнес-процессы».Используемые модули· «Документооборот», · «Бизнес-процессы».

На основе анализа требований, приведенных выше, можно выделить базовые требования, которые необходимы для функционирования качественной системы электронного документооборота.

Таким образом, СЭД должна решить следующие задачи, являющиеся минимальными требованиями для выбора системы:

·Поддержка принятия управленческих решений (автоматизация процессов согласования и утверждения управленческих решений);

·Автоматизация организационно-распорядительной документации (делопроизводства): управление входящей и исходящей корреспонденцией, служебными записками, приказами, распоряжениями, договорами;

·Организация системы контроля процессов прохождения и исполнения документов;

·Использование электронно-цифровой подписи для организации юридически значимого документооборота;

·Полноценная удаленная работа вне локальной сети предприятия через web-браузер;

·Создание электронного архива всех документов предприятия;

·Возможность интеграции с другими системами и приложениями, используемыми на предприятии (интеграция с MS Office, с подсистемой управления производством).

Кроме того, стоимость системы не должна превышать заданной суммы.


.2 Выбор стратегии автоматизации процессов документооборота на предприятии ООО «ПФК»


.2.1 Выбор СЭД для ООО «ПФК»

Исследование проводилось на основе открытой информации, представленной на сайтах компаний разработчиков в сети Интернет [11-20], демо-версий, а также в результате контактов с представителями СЭД.

Так как определяющим критерием в выборе СЭД для предприятия является цена, проанализируем стоимость наиболее известных систем, занимающих лидирующие позиции на российском рынке.

При этом будут рассмотрены те системы, которые удовлетворяют минимальным требованиям предприятия. Так как системы, которые не отвечают минимальным требованиям, принципиально не могут рассматриваться для внедрения на ООО «ПФК».


Рис. 2.1 Российский рынок СЭД

Таблица 2.16 Стоимость СЭД

Босс-РеферентЕвфрат-ДокументооборотДелоМотивPayDoxDocsVisionDIRECTUMLanDoxCorporate BusinessСтоимость лицензий для одновременной работы 100 пользователей, использующих полный функционал системы1 155 000753 500837 500558 800480 000830 5001 068 512927 712556 000Стоимость обучения 2-х администраторов-4 9508 7386 93013 20066 0003 960-9 900Стоимость технической поддержки за 1 год231 000150 70056 34827 133049 500213 70518 5629 900Стоимость обновления системы--15 12568 75077 000--5 500Стоимость реализации дополнительных функций «под заказчика»--55 00033 00033 00044 00022 00044 00027 500ИТОГО:1 386 000891 150957 586640 988594 9501 067 0001 115 842990 274608 800


На основании таблицы, приведенной выше, выбор системы для ООО «ПФК» сужается до 3 систем:

·«Мотив»

·«CorporateBusiness»

·«PayDox»

Эти системы находятся в пределах стоимости, заданной предприятием.

Далее приводится сравнение СЭД по функциональным требованиям, на основе которого будет выбрана система, внедрение которой и будет для OOO «ПФК» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.

При этом используются следующие значения:

- возможность не реализована,

,5 - реализация с помощью стороннего ПО, дополнительного ПО разработчика или неполная реализация возможности,

1- возможность реализована.


Таблица 2.17 Регистрация и ввод документов

Corporate BusinessPayDoxМотивВедение РК документов111Ведение номенклатуры дел111Присоединение файлов111Сканирование документов0,50,50Совместимость ПО, обеспечивающим распознавание образов документов0,50,50Регистрация документов из электронной почты010Регистрация на основе существующего документа001Сопровождение бумажных и электронных документов0,50,50,5Контроль заполнения обязательных полей в РК111Проверка на дублирование при регистрации010Использование справочников111Добавление новых справочников0,511Создание и изменение словарей и справочников011Поддержка иерархических справочников111Обработка документов, имеющих ссылки, перекрестные ссылки110Создание своих РК (графический дизайнер)110Наличие шаблонов создаваемых документов010Ведение истории работы с документами110Суммарный балл1115,59,5

Таблица 2.18 Маршрутизация и контроль исполнения

Corporate BusinessPayDoxМотивПоддержка последовательной и параллельной маршрутизации документов и задач111Работа с типовыми маршрутами (регламенты)111Работа со свободными маршрутами0,510,5Возможность изменения (расширения и сокращения) маршрута движения0,511Наличие визуального редактора процессов обработки документов0,501Автоматическая блокировка документа, взятого на редактирование010Уведомление сотрудников о поступлении в их адрес документов и задач (системные либо по эл. почте)0,511Автоматизация процесса приема/отказа поручений к исполнению010Настройка напоминаний и уведомлений о приближении, нарушении сроков исполнения документов, предупредительный контроль110,5Оперативный контроль за рассмотрением документов111Контроль за рассмотрением, исполнением документов и поручений в распределенной организации100 Суммарный балл797

Таблица 2.19 Аналитика и управление

Corporate BusinessPayDoxМотивПоиск по всем атрибутам РК 111Осуществление различных видов поиска в одном запросе (логический поиск)00,50Наличие полнотекстового поиска по РК к документу111Поддержка морфологии русского языка001Наличие шаблонов поиска с иерархическим или классифицируемым их хранением0,50,50,5Обеспечение оперативной модификации шаблонов поиска111Наличие в системе генератора отчетов0,50,50,5Получение отчетов и справок по исполнительской дисциплине111Возможность создания и сохранения шаблонов отчетов с помощью визуального редактора000,5Суммарный балл55,55

Таблица 2.20 Архив

Corporate BusinessPayDoxМотивСписание в архив111Ведение архивов0,50,50,5Поиск по архиву0.510,5Ведение архивных хранилищ электронных образов документов0,510,5Ведение отдельной архивной базы документов00,50Обеспечение учета, контроля движения и сроков хранения дел и документов в архиве000Обеспечение оптимизации хранения данных0,50,50,5Суммарный балл34,53

Таблица 2.21 Информационная безопасность

Corporate BusinessPayDoxМотивГибкое разграничение прав доступа (группы доступа, роли)10,50,5Наличие программных средств контроля целостности документов0,50,50,5Организация резервного копирования базы данных (в том числе по расписанию)111Применение средств шифрования00,50Применение сертифицированных средств криптозащиты010Применение ЭЦП111 Суммарный балл3,54,53

Таблица 2.22 Общие характеристики

Corporate BusinessPayDoxМотивПолнофункциональный клиент100Полнофункциональный тонкий клиент 011Поддержание территориального распределенного режима работы010Наличие API (application programming interface)100Демонстрационная версия011Суммарный балл232

Как показано в таблицах, все представленные системы стараются идти в ногу со временем и поэтому обладают почти всеми необходимыми функциональными возможностями.

На основе полученных данных, сформирована таблица «Комплексная оценка функциональных возможностей систем».

Комплексная оценка функциональности систем определяется как сумма баллов по всем таблицам.


Таблица 2.23 Комплексная оценка функциональных возможностей систем

Corporate BusinessPayDoxМотивРегистрация и ввод документов1115,59,5Маршрутизация и контроль исполнения797Аналитика и управление55,55Архив34,53Информационная безопасность3,54,53Общие характеристики232Суммарный балл31,54229,5

На основании сводной таблицы сформирована диаграмма «Итоговая оценка функциональных возможностей».


Рис. 2.2 Итоговая оценка функциональности СЭД



Чем выше общий балл, тем более сбалансирован функционал системы и тем вероятнее эта система относится к «идеальному» решению выбора СЭД для ООО «ПФК».

Таким образом, из всех систем наилучшие показатели у системы PayDox. Это означает, что внедрение этой системы и будет для OOO «ПФК» наиболее эффективным способом организации оперативного управления.

Стратегия автоматизации

Понятие «стратегии автоматизации» обычно означает выбор того набора бизнес-процессов, действий или операций, которые совершаются сотрудниками, клиентами и партнерами или другими участниками внешней среды при взаимодействии с компанией для достижения поставленных целей.

Будет применена стратегия автоматизации по участкам, которая представляет собой процесс автоматизации документооборота отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Этот способ этот способ был выбран так как: инвестиционные ресурсы ООО «ПФК» недостаточны для решения задачи автоматизации документооборота в полном объеме; существуют участки, где применение СЭД дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала; технология работы или иные условия не позволяют обходиться без применения автоматизированных систем документооборота.


.3 Внедрение системы электронного документооборота на ООО «Пермский фанерный комбинат»

автоматизация электронный документооборот

2.3.1 Технические требования и описание архитектуры системы

ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Сервер: PayDox устанавливается на компьютер с ОС семейства Windows: Windows XP Professional, Windows Vista Home Premium и выше, Windows 7 Home Premium и выше, Windows Server 2003, Windows Server 2008 и Windows Server 2008 R2.

Рабочие места могут быть под любой ОС: Windows, Linux, Mac OS. Система использует web-интерфейс, пользователи работают через обычный браузер (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari).

Система PayDox разработана полностью на интернет технологиях. Для работы с системой необходим web-браузер, без установки дополнительного программного обеспечения на компьютерах пользователей.


Рис. 2.3 Трехуровневая архитектура системы


Организация системы - трехуровневая. Тонкий клиент на рабочем месте пользователей - Internet браузер, сервер приложений - web-сервер, сервер БД в качестве подсистемы хранения и обработки информации.


.3.2 Информационная модель PayDox

КОНФИГУРАЦИИ СИСТЕМЫ PAYDOX

Конфигурации системы - это сформированные или предустановленные варианты функционирования системы для разных типов функциональности или разных категорий пользователей. Использование функциональности конфигураций позволяет сформировать необходимый функционал для различных видов приложений или разных ролей пользователей.


Таблица 2.24 Конфигурации системы «PayDox»

КонфигурацияПредназначениеФункциональность«Канцелярия»Конфигурацию удобно использовать для работы сотрудников, которые занимаются регистрацией входящей и исходящей документации· Заведение карточек документов · Поиск документов в системе · Календарь событий по документам · Учет и регистрация входящих и исходящих документов · Контроль утверждения и исполнения документов · Создание и контроль резолюций по документам«Ознакомление»Предназначена для сотрудников, которые должны только знакомиться с документами и не участвуют в процессе подготовки и согласования· Ознакомление«Контролер»Предназначена для рабочего места сотрудника, который должен следить за исполнением документов и прохождением процесса согласования документов· Контроль утверждения и исполнения документов · Создание и контроль резолюций по документам · Контроль исполнения задач и поручений · Контроль исполнения этапов длительных договоров и проектов · Календарь событий по документам · Управление резолюциями«Документооборот»Предназначена для рабочих мест сотрудников, которые участвуют в подготовке, согласовании и утверждении документов.· Согласование и утверждение документов · Ознакомление сотрудников с документами · Контроль исполнения задач и поручений · Контроль исполнения этапов длительных договоров и проектов · Отчеты · Рецензирование документов · Управление резолюциями · Учет, контроль исполнения платежей · Ведение истории работы сотрудников с документами · Календарь событий по документам«Бизнес-процессы»Предназначена для рабочих мест сотрудников, которые должны структурировать бизнес-процессы и автоматизировать управление бизнес-процессами предприятия· моделирование бизнес-процессов · контроль исполнения и мониторинг бизнес-процессов · формирование отчетов в различных форматах


Используя функционал программных настроек системы, можно формировать свои собственные конфигурации на платформе PayDox для работы только с определенными функциями системы или определенными группами документов, а также формировать различные рабочие места системы для различных групп пользователей.

Список доступных конфигураций указывается в переменной VAR_PossibleApplicationTypes настроечного файла PayDox\TEXTANSI.txt. Конфигурация, устанавливаемая по умолчанию, указывается в переменной VAR_ApplicationType.

Переключение между доступными конфигурациями системы пользователи осуществляют простым выбором нужной функциональности в выпадающем меню слева на любой странице системы.


Рис. 2.4 Выбор конфигурации


СТРУКТУРА ДОКУМЕНТА

Документ в PayDox состоит из карточки документа и возможных к нему источников внешних данных. Карточка документа содержит набор реквизитов, необходимость каждого из которых указывается в настройке для категории данного документа. Кроме того, к документу может быть присоединен один или несколько источников внешних данных, которые представляют собой таблицы дополнительных реквизитов, и, например, могут описывать некоторую таблицу в документе.

Если документ имеет подчиненные документы, то для каждого подчиненного документа заводится отдельная карточка, соответствующая его типу. В карточке подчиненного документа указывается индекс родительского документа. При просмотре карточки родительского документа система выдает список всех подчиненных документов с гиперссылками на карточки этих документов.

К документу можно приложить любое количество файлов. Документ может иметь файл образа документа, например, сканированное изображение утвержденного, содержащего все необходимые подписи и печати документа, или файлы MS Word, MS Excel или файлы любых других форматов, например, звуковые или видео-файлы. Также для всех документов данной категории в системе может быть настроен файл образца документа в формате MS Word, используя который, можно автоматически получать из системы на компьютер пользователя нужный документ в MS Word, содержащий данные из карточки документа. Данные из карточки документа автоматически «на лету» подставляются в вызываемый с web-сервера пользователем документ MS Word. Полученный MS Word документ можно распечатать и подписать в обычном порядке. При наличии необходимости хранить в системе образы подписанных бумажных документов файл образа документа можно загрузить в систему.



Рис. 2.5 Модель документа системы


.3.3 Порядок внедрения

Внедрение системы включает несколько этапов:

.Установка выбранной системы на сервер.

Установка на рабочие места ПО не нужна, так как для работы в PayDox используется web-интерфейс, пользователи работают через обычный браузер (MS Internet Explorer, Mozilla Firefox, Apple Safari).

.Первоначальная настройка системы.

Первоначальная настройка предполагает комплекс следующих действий:

2.1.Настройка контекстного поиска;

2.2.Настройка связи с MsWord;

2.3.Настройка автоматической рассылки e-mail;

2.4.Настройка программного агента;

2.5.Первоначальная настройка справочников системы:

·Категории документов

·Пользователи

·Подразделения

·Должности

·Номенклатура дел

3.Доработка и адаптация системы под требования ООО «ПФК».

4.Обучение персонала.

Необходимо ознакомить пользователей с функционалом системы посредством презентаций, регламента электронного документооборота.

После произведенных действий запустить тестовую эксплуатацию системы.

Календарный план работ по внедрению СЭД PayDox представлен в виде таблицы.


Таблица 2.25 Календарный план работ по внедрению системы PayDox в ООО «ПФК»

№Вид работДата началаДата завершения1Информационное исследование процессов документооборота в организации, их анализ, структуризация и оптимизация.10.01.2011 г.10.03.2011 г.2 Настройка и адаптация Системы. 11.03. 2011 г.11.05.2011 г.3Тестовая эксплуатация Системы.12.05.2011 г.12.08. 2011 г.

Внедрение конфигураций СЭД PayDox в ООО «ПФК» следует произвести в следующем порядке:

ü«Документооборот»

ü«Ознакомление»

ü«Канцелярия»

ü«Контроллер»

ü«Бизнес-процессы»

Таким образом, разработанный проект автоматизация документооборота дает возможность руководителям ООО «ПФК» использовать новые методы управления, которые значительно повышают уровень управляемости организацией и позволяют быстрее реагировать на внешние изменения. Это в свою очередь приводит к значительному сокращению требуемого количества персонала и времени, повышает удовлетворенность работой, уменьшая количество рутинных ручных операций, ускоряет и оптимизирует управляющие воздействия и обратную связь на предприятии, влияя, таким образом, на его прибыльность и эффективность работы.

.УСТАНОВКА СИСТЕМЫ

Запустить установочный файл PayDoxSetup.

Перед установкой следует убедиться, что запущен IIS (Internet Information Services). Если IIS не запущен, то программа установки сообщит об ошибке. Если IIS отсутствует на компьютере, то IIS нужно установить с инсталляционного диска Windows.

Для инсталляции PayDox необходимо выделить отдельный IP-адрес (адрес сервера в корпоративной локальной сети, при этом необходимо убедиться, что функциональность ASP (Active Server Pages) включена.

После установки запустить систему можно кликнув мышью на созданную на рабочем столе пиктограмму PayDox, либо указать в браузере адрес web-узла PayDox, заданного при установке.

.ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ НАСТРОЙКА СИСТЕМЫ PAYDOX

2.1.НАСТРОЙКА КОНТЕКСТНОГО ПОИСКА

Для работы полнотекстового контекстного поиска по содержимому присоединенных файлов документов, сообщений, бизнес-процессов и файлового архива необходимо настроить службу индексирования Windows.

Для этого сначала нужно проверить, включена ли служба индексирования.

Далее в создать каталог Paydox и добавить в него папки Paydox\MessageFiles\, Paydox\DocFiles\ и Paydox\FileStorage\


Рис. 2.6 Добавление в каталог Paydox папок Paydox\MessageFiles\, Paydox\DocFiles\ и Paydox\FileStorage\


НАСТРОЙКА ПОЛНОТЕКСТОВОГО ПОИСКА

Полнотекстовый поиск по файлам документов в PayDox реализован с использованием Indexing Service.

Для функционирования полнотекстового поиска необходимо:

·включить автоматический старт Indexing Service после каждой загрузки операционной системы;

·добавить в Indexing Service новый каталог с именем PayDox и расположением, например, в директории PayDox\Index;

·в каталоге PayDox сервиса Indexing Service добавить ссылку на директорию, указанную в переменной Application("PathDocFiles") в файле Global.asa, содержащую загруженные файлы системы;

·перезапустить Indexing Service

·в файле Global.asa установить значение переменной Application("IsFullIndexSearch") = True

2.2.НАСТРОЙКА СВЯЗИ С MS WORD

Настройка связи с MS Word необходима, если используется функциональность, позволяющая при выдаче документов Word из карточки «на лету» подставлять в выдаваемый на компьютер пользователя файл Word реквизиты карточки документа. Такая возможность полезна для автоматического формирования стандартных документов - счетов, счетов-фактур, накладных, писем, договоров и т.п.

2.3.НАСТРОЙКА АВТОМАТИЧЕСКОЙ РАССЫЛКИ E-MAIL УВЕДОМЛЕНИЙE-mail Клиент - функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с PayDox через e-mail без использования web-браузера.

Если предполагается использовать функциональность PayDox по автоматической рассылке e-mail уведомлений, то необходимо установить SMTP Service.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВНЕШНЕГО SMTP-СЕРВЕРА ДЛЯ ОТПРАВКИ E-MAIL УВЕДОМЛЕНИЙ

Для отправки e-mail уведомлений используется внешний SMTP-сервер вместо используемого по умолчанию Windows Default SMTP Virtual Server. Для настройки на использование внешнего SMTP-сервера в файле Global.asa необходимо указать ваши значения для следующих переменных:("IsNotUseDefaultSMTPVirtualServer") = "Y" - Указывает необходимость использования внешнего SMTP-сервера. Если указать значением пустую строку, то будет использоваться Windows Default SMTP Virtual Server

Application("SMTPServer")= "mail.seversta****l.com" - адрес внешнего SMTP-сервера("SMTPServerPort") = 25 - используемый порт("SMTPConnectionTimeout") = 30 - таймаут установки соединения в секундах("SMTPAuthenticate") = 1 - механизм аутентификации, 1- Basic, 2- NTLM("SendUserName") = "administrator" - логин (имя почтового ящика)("SendPassWord") = " administrator " - пароль("SMTPUseSSL") = False - использовать ли SSL

2.4.НАСТРОЙКА ПРОГРАММНОГО АГЕНТА

Программный агент - программа, предназначенная для автоматического запуска для выполнения периодических (повторяющихся) действий. На данный момент такими действиями могут быть:

·автоматическое создание периодических документов (например, карточек еженедельных отчетов)

·проверка приходящих в PayDox e-mail уведомлений

·автоматическая отправка e-mail уведомлений пользователям о наступлении сроков исполнения или истечении сроков действия документов

Код программного агента находится в файле PayDox\Agent\Agent.asp. В этом файле расположены вызовы всей периодически выполняемой в системе функциональности. Здесь же можно изменить периодичность вызова этой функциональности. Вызов самого агента находится в файле PayDox\Agent\Agent.vbs и периодичность его запуска необходимо настроить.

Очевидно, что периодичность вызова агента должна быть не меньше, чем периодичность вызова функциональности с наименьшим периодом вызова. Т.е., если функциональность проверки приходящих e-mail сообщений должна вызываться 1 раз в 5 минут, то запуск агента, вызывающего все другие и в том числе эту функциональность, должен делаться с не меньшей частотой.

Так как скрипт PayDox\Agent\Agent.asp представляет собой ASP-код, выполняемый на сервере PayDox, он должен быть запущен под MS Internet Explorer. Этот запуск и осуществляет модуль PayDox\Agent\Agent.vbs. Такой запуск необходимо осуществлять периодически и автоматически, поэтому такой автоматический запуск модуля PayDox\Agent\Agent.vbs необходимо настроить в Windows Task Scheduler (Планировщик заданий).

Итак, новая задача создается и добавляется в расписание Windows.

Для того, чтобы запустить MS Internet Explorer, вызывающий, в свою очередь, скрипт PayDox\Agent\Agent.asp необходим программный код.

Программный код модуля PayDox\Agent\Agent.vbs :


Option ExplicitError Resume NextIEIE = CreateObject("InternetExplorer.Application").Visible = False.Navigate("#"justify">Программный код модуля PayDox\Agent\Agent.asp

Программный код модуля PayDox\Agent\Agent.asp содержит исполняемый код, предназначенный для периодического автоматического исполнения.

Код для проверки даты и времени предыдущего запуска агента:


If Application("SendNotifications")<>"" ThenDateDiff("d", Application("SendNotifications"), Now) >= 1 Then

'Функция выполняется только если с момента последнего запуска прошло больше 1 дня

Call SendNotifications("SendNotifications") = NowIfSendNotifications("SendNotifications") = Now

End If


Данный код определяет, было ли что-то записано в переменную Application("SendNotifications") ранее. Если нет, то он запускает процедуру рассылки e-mail уведомлений Call SendNotifications. Если да, то проверяет, прошел ли с момента предыдущего запуска 1 день, если да, то запускает процедуру рассылки e-mail уведомлений Call SendNotifications и сохраняет текущую дату и время в переменную Application("SendNotifications") для проверки при последующем запуске агента.

2.5.ПЕРВОНАЧАЛЬНАЯ НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКОВ СИСТЕМЫ

НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА «КАТЕГОРИИ ДОКУМЕНТОВ»

Справочник категорий документов позволяет настроить систему на используемые в организации категории документов.

Новые категории заносятся в справочник категорий документов вместе с данными о необходимых для данной категории реквизитах и образцах выходных документов в формате MS Office, одинаковых для всех документов данной категории.

НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА «ПОЛЬЗОВАТЕЛИ»

Справочник пользователей содержит информацию о сотрудниках организации и их уровнях доступа к системе. Пользователи имеют уникальный ID, который позволяет однозначно идентифицировать пользователя как в системе, так и другими пользователями.

НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА «ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ»

Справочник подразделений содержит информацию о подразделениях предприятия (отделах, управлениях, филиалах). Информация о принадлежности документа подразделению предприятия указывается в карточке документа.

Наименования подразделений формируются в виде «<предприятие>/ <подразделение>/ <подчиненное подразделение>», например

«ООО «ПФК»/ Бухгалтерия», разделителем служит знак «/».

НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА «ДОЛЖНОСТЕЙ»

Справочник должностей содержит информацию об используемых на предприятии названиях должностей.

НАСТРОЙКА СПРАВОЧНИКА «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ»

Работа с Номенклатурой Дел как со стандартным справочником системы позволяет добавлять записи к Номенклатуре Дел, редактировать информацию о Делах и вносить информацию о действиях с Делами в поле «Примечание».

Справочник «Номенклатура Дел» может быть вызван при редактировании документов, например, для того, чтобы вставить в поле «Номер Дела» документа информацию о номере Дела.

В форме редактирования справочника «Номенклатура Дел» можно изменить данные и в поле «Срок хранения» занести информацию о нормативном сроке хранения документов данного дела - вручную либо из справочника.

Результаты работ по настройке справочников отображены в Приложении 4 (Результаты работ по настройке справочника)

ДОРАБОТКА СИСТЕМЫ ПОД ТРЕБОВАНИЯ ООО «ПФК».

Система «PayDox» представляет собой хорошо проработанную систему, в которой учтены все необходимые требования для достижения целей внедрения СЭД. Тем не менее, любая программа требует доработки под нужды той или иной организации. Поэтому используемая система должна быть достаточно гибкой, чтобы вносимые изменения не нарушали ее целостность.

В процессе доработки системы были внесены следующие изменения в ASP-файлы:

.В настроечный файл DBUpdateBefore.asp добавлен код, не дающий активировать документ, если к нему не приложены файлы;

2.В настроечный файл UserShowDoc.asp добавлен код, не дающий утвердить подчиненный документ до родительского;

.В настроечный файл UserShowListComments.asp добавлен код запрета удаления файла через 10 мин после загрузки;

.В настроечный файл UserChangeDocSetValues.asp добавлен код для указания запрета редактирования некоторых полей некоторой категории документа для некоторых пользователей;

.В настроечные файлы UserChangeDocSetValues.asp, UserShowDoc.asp добавлены коды для назначения порядка следования реквизитов карточки документа при выводе и редактировании соответственно;

.В настроечный файл UserChangeDocSetValues.asp добавлен код для автоматического назначения индекса документа.

Полное описание программных кодов представлено в Приложении 3.

Настроечные ASP - файлы находятся в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначены для кода функций, написанных на языке VBScript.

Настроечные ASP - файлы позволяют адаптировать систему под потребности заказчика, при этом обновления системы не затрагивают код настроечных ASP - файлов, что позволяет сохранить пользовательские настройки при проведении обновлений.

Работы, произведенные в рамках доработки системы, позволили оптимизировать и облегчить работу специалистов, участвующих в делопроизводстве.

.ОБУЧЕНИЕ ПЕРСОНАЛА.

Ознакомление пользователей с функционалом системы посредством презентаций, регламента электронного документооборота.

После произведенных действий запущена тестовая эксплуатация системы.

В результате этапов внедрения СЭД в ООО «ПФК»:

·произведена доработка системы под требования ООО «ПФК», выполнены программные настройки системы.

·доработан регламент работы с системой электронного документооборота PayDox.

·обучены руководители подразделений и специалисты, задействованные в тестовой эксплуатации системы.

·запущено 20 мест СЭД «PayDox» в канцелярии и подразделениях с целью автоматизации централизованного учета документов и контроля исполнения поручений.

·база данных СЭД «PayDox» аккумулировала сведения более чем о 150 зарегистрированных документах за апрель-май 2011г., их электронные копии и истории их исполнения.

В СЭД «PayDox» были реализованы такие задачи, как регистрация поступающей и отправляемой документации, служебной переписки между подразделениями, переход на электронный «безбумажный» корпоративный документооборот и контроль исполнения документов и поручений руководства ключевых подразделений.



Глава III. Обоснование экономической эффективности проекта по внедрению СЭД «PayDox» на предприятии ООО «ПФК»


.1 Экономическое обоснование


Любая коммерческая организация стремится увеличить свою прибыль. Данное увеличение достигается различными способами, одним из которых является модернизация информационно-технической базы предприятия.

Внедрение системы электронного документооборота «PayDox» во многом способствует увеличению прибыли организации за счет автоматизации процессов документооборота.

В свою очередь, это значительно снижает степень загруженности персонала выполнением рутинных операций, что приводит к сокращению временных затрат на выполнение работ каждого из сотрудников. А также сокращается степень потребления бумаги при внедрении этой системы.

Основной задачей проведения экономического исследования по внедрению СЭД «PayDox» является определение показателей экономической эффективности.

Целью проводимых расчетов является определение сроков окупаемости внедряемой системы.


.2 Расчет основных затрат


К основным затратам относятся затраты, связанные с подготовительными работами на внедрение программного продукта (анализ рынка, разработка технической документации, обучение персонала), непосредственно покупка СЭД, а также пуско-наладочные работы (приведение в соответствие технических средств).

Совокупность основных затрат на внедрение СЭД «PayDox» приведена в таблице 3.1.

Таблица 3.1 Затраты на внедрение СЭД «PayDox»

№Статья затратСумма, руб.1Приобретение программного обеспечения, 100 лицензий594 9502Обучение сотрудников, 2 чел26 4003Приобретение комплекса технических средств (КТС)04Работы по внедрению СЭД74 541,16Итого:695 891,16

Основной статьей расходов при внедрении программного продукта является покупка программного обеспечения данного продукта. Затраты на приобретение лицензий СЭД «PayDox» для одновременной работы 100 пользователей, использующих полный функционал системы составляет 695 891,16 руб. В данную сумму входит серверная часть продукта и конкурентные лицензии, а также стоимость технической поддержки на 1 год.

Кроме основного программного продукта для функционирования системы необходимо наличие дополнительного программного обеспечения (MS SQL Server). Данное ПО уже имеется в наличии у организации, соответственно затрат на его приобретение не требуется.

Сопровождением программного продукта занимаются обученные по направлению «Администрирование СЭД «PayDox»» сотрудники ООО «ПФК». Вследствие чего, все затраты на сопровождение системы ограничиваются обучением сотрудников администрированию продукта. Стоимость обучения 2 администраторов составит 16 400 руб.

Работы по внедрению СЭД будут организованы силами специалистов отдела ИТТ, в сроки, установленные ООО «ПФК» (2 мес.). 74 541,16 руб.

Затраты на оплату труда работников занятых во внедрении проектного решения включают в себя заработную плату сотрудников, участвующих непосредственно в установке и отладке системы, а также сотрудников, проводящих обучение.




ЗФОТВ=17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)+ 17000*2*(1+1/12)*(1+0,015)=74 541,16 руб.

где ОВi - оклад j-го сотрудника, участвующего во внедрении проектного решения, руб./мес.; ОВi =17 000.

ТОВПji - общее время на внедрение проектного решения, затрачиваемое j-м сотрудником, мес.; ТОВПji= 2 мес.Д - коэффициент дополнительной заработной платы работников, занятых внедрением проекта; kД= 1/12.У - региональный коэффициент. kУ =15%.

Дополнительного приобретения компьютеров или других КТС не требуется, следовательно, затраты равны 0.

Суммировав все вышеперечисленные статьи расходов, получаем, что стоимость внедрения СЭД «PayDox» составляет 695 891,16 рублей.


.3 Расчет экономии после внедрения СЭД «PayDox» на ООО «ПФК»


Внедрение системы электронного документооборота вызывает ряд предсказуемых эффектов, которые делятся на 2 группы: прямые и косвенные.

Схема, иллюстрирующая планируемую эффективность внедрения СЭД, изображена на рис 3.1.



Рис. 3.1 Экономическая эффективность внедрения СЭД «PayDox»


Начнем с оценки прямой экономии средств. Она включает стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.

Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из данных по закупке офисной бумаги на предприятии. В месяц в ООО «ПФК» закупается 10 пачек бумаги (2 коробки), из них, в среднем, тратится 84%, что составляет 8,4 пачки/мес. В среднем, 1 пачка стоит 140 руб. Итак, получим месячные расходы на бумагу: 8,4*140=1176 руб./мес.

Теперь оценим стоимость сбереженного рабочего времени.

По данным статистических исследований средний % рабочего времени, которое сотрудники офиса тратят на рутинную обработку документов - 60%. (таблица 3.2). [Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox]


Таблица 3.2 Затраты рабочего времени на обработку документов

На поиск и ожидание поступления документов20%На согласование и утверждение документов20%На передачу документов между подразделениями10%На подготовку стандартных отчетов о движении документов10%

При использовании «PayDox»:

·на поиск документов тратятся не часы, а секунды или минуты; ожидания документов не требуется - документы одновременно доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

·процесс согласования и утверждения документов становится прозрачен и происходит в режиме реального времени

·время на передачу документов между подразделениями не тратится вообще - карточки и файлы документов в режиме реального времени доступны всем имеющим к ним право доступа сотрудникам

·подготовка стандартных отчетов о движении документов делается одним нажатием кнопки.

·Отсутствие ключевых сотрудников в офисе в связи с командировками не останавливает работу с документами - «PayDox» обеспечивает возможность удаленной работы с документами, как через web-браузер, так и по электронной почте.

Средний % экономии времени на вышеперечисленные виды обработки документов при использовании «PayDox» - 30%.[Экономическая эффективность внедрения системы электронного документооборота PayDox] Соответственно, использование «PayDox» может экономить 30%*60%=18% рабочего времени.

До внедрения системы электронного документооборота «PayDox» на ООО «ПФК» распространением и рассылкой документов занимались курьеры: в заводоуправлении - 1 человек, в производственных цехах - 2 человека. После внедрения - необходимость в данных сотрудниках была исключена.

Оценим ежемесячные затраты на сотрудников, работающих курьерами. Расчет произведен по формуле (3.1):


ЗПМ=?ЗПМi

ЗПМi=ПЗПМi+СВМi, (3.1)


где ЗПМ - ежемесячные затраты, связанные с финансированием сотрудников;

ЗПМi - ежемесячные затраты, связанные с финансированием одной ставки;

ПЗПМ - полная ежемесячная зарплата сотрудника;

СВМ - ежемесячные страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.

На статью «полная заработная плата» относится заработная плата сотрудников, которая является суммой основной заработной платы, дополнительной заработной платы, а также надбавки по районному коэффициенту. Расчет полной ежемесячной заработной платы производим по формуле (3.2):


ПЗПМ=ОЗПМ+ДЗПМ+НРКМ, (3.2)


где ПЗПМ - полная ежемесячная зарплата сотрудника;

ОЗПМ - основная ежемесячная зарплата;

ДЗПМ - дополнительная ежемесячная зарплата;

НРКМ - ежемесячная надбавка по районному коэффициенту.

На статью «дополнительная зарплата» относятся выплаты, предусмотренные законодательством за непроработанное время: оплата отпусков, оплата за выполнение государственных и общественных заданий и прочие. Ежемесячная дополнительная заработная плата равна 1/12 от основной заработной платы, так как отпуск работнику оплачивается исходя из среднего значения основной заработной платы за год. Расчет дополнительной заработной платы производится по формуле (3.3).


ДЗПМ=ОЗПМ/12, (3.3).


Основная заработная плата курьера в заводоуправлении ООО «ПФК», в среднем, составляет 12 000 руб., в производственных цехах 9 000 руб. Подставляя данные значения в формулу(3.3), получим:

ДЗПМ1=12 000/12=1 000 руб.;

ДЗПМ2=9 000/12=750 руб.

Статья «надбавка по районному коэффициенту» содержит в себе процентную надбавку к заработной плате в зависимости от той местности, где используется система. Расчет надбавки по районному коэффициенту производится по формуле (3.4):


НРКМ=ОЗПМ*РК, (3.4)


Где РК - районный коэффициент.

Основная заработная плата курьера в заводоуправлении ООО «ПФК», в среднем, составляет 12 000 руб., в производственных цехах 9 000 руб. Районный коэффициент для Пермского края составляет 15%. Подставляя в формулу, получим:

НРКМ1=12 000*0,15= 1 800 руб.

НРКМ2=9 000*0,15= 1 350 руб.

Подставляя данные в формулу (3.2), находим полную ежемесячную заработную плату:

ПЗПМ1=12000+1000+1800=14 800 руб.

ПЗПМ2=9000+750+1350=11 100 руб.

К статье «страховые взносы в государственные внебюджетные фонды» относятся обязательные отчисления на социальные нужды по установленным законодательством РФ нормам органам государственного социального страхования, обязательного медицинского страхования, а также Пенсионному фонду РФ. Страховые взносы определяются в процентном отношении по затратам на оплату труда персонала. Расчет страховых взносов производится по формуле (3.5):


СВМ=ПЗПМ*ССВ, (3.5)


Где СВМ - страховые взносы;

ССВ - ставка страховых взносов.

Величина ставки страховых взносов составляет 34%.

Подставляя значения в формулу (3.5), получим:

СВМ1=14800*0,34=5 032 руб.

СВМ2=11100*0,34=3 774 руб.

Подставляя в формулу (3.1), получим:

ЗПМ1=14800+5032=19 832 руб.

ЗПМ2=11100+3774=14 874 руб., тогда

ЗПМ=19832+14874+14874=49 580 руб.

Учитывая, что в связи с внедрением СЭД будет исключена необходимость в курьерах, получим ежемесячную экономию в 49 580 руб.

Суммировав стоимость экономии средств на бумагу (1176 руб.) и на финансирование курьеров (49 580руб.), получим, что внедрение СЭД влечет за собой ежемесячную экономию в 50 756 руб.


.4 Расчет показателей экономической эффективности инвестиционного проекта


Экономическая эффективность инвестиционного проекта характеризуется системой показателей, отражающих соотношение затрат и финансовых результатов реализации проекта. Затраты и результаты проекта в расчетах экономической эффективности выражаются в виде денежного потока CF (CashFlow),который рассчитывается по формуле (3.6):

i=ЧПi+АОii, (3.6)


Где ЧПi - чистая прибыль в i-ом году,

АОi - амортизационные отчисления в i-ом году от новых активов (вводимых за счет инвестиций),

Иi - инвестиции в планируемом году.

При оценке экономической эффективности инвестиций соизмерение денежных потоков, образующихся в различные моменты времени, осуществляется путем их приведения (дисконтирования) к планируемому году.

Ставка годового дисконта рассчитывается по формуле (3.7):

=((1+R)*(1+I)*(1+B)-1), (3.7)


Где R - минимальная безрисковая норма доходности в год, доли ед.- среднегодовой темп инфляции на протяжении периода расчета проекта, доли ед.- дополнительное страхование от рисков (технических, политических, финансовых), доли ед.

Минимальная безрисковая норма доходности равна 8%.

По данным Центрального Банка Российской Федерации предполагаемое среднегодовое значение темпов инфляции составит 9,5%.

Так как внедрение СЭД «PayDox» имеет низкую степень риска, коэффициент B принимает значение 3%.

В итоге получаем следующее значение ставки годового дисконта:=((1+0,08)*(1+0,095)*(1+0,03)-1=0,04

Для удобства расчетов используют коэффициент дисконтирования ?t, определяемый при постоянной ставке годового дисконта как (3.8):


?t=1/(1+D)t, (3.8)


где t - номер шага расчета (t=0,1,2,…T и T - горизонт расчета).

Приведение к базисному периоду времени производится путем умножения затрат и результатов на ?t.

Для определения экономической эффективности инвестиций используют следующую систему показателей:

Чистый дисконтированный (приведенный) поток NPV (Net present value)- сумма дисконтированных годовых денежных потоков (CF) за весь период расчета проекта (3.9):


, (3.9)


Где D - ставка (норма) дисконта, %;- период расчета, лет;- порядковый номер года.

Дисконтированный срок окупаемости инвестиций DPB (Discounted payback period) - выражается в единицах времени и является количественной оценкой промежутка времени, в течении которого происходит полное возмещение инвестиций, т.е. времени от начала реализации ИП до момента, когда дисконтированная сумма поступлений денежных средств от реализации ИП достигает величины инвестиций (т.е. до момента, когда нарастающий NPV достигает нулевого значения) (3.10):


=0 (3.10)



Индекс доходности (прибыльности) PI (Profitability index) - является относительной величиной и показывает во сколько раз суммарные дисконтированные доходы, в результате реализации ИП, превышают инвестиции планируемого года (3.11):


, (3.11)


Внутренняя норма рентабельности (IRR - Internal rate of return) - измеряется в процентах и отражает среднегодовую доходность на вложенный капитал. Для проектов, связанных созданием новых производственных мощностей предприятия за счет его собственных средств, внутренняя норма рентабельности рассчитывается путем определения такого значения ставки дисконтирования, при котором чистый приведенный поток за весь период расчета ИП принимает нулевое значение (3.12):


(3.12)


Затраты на внедрение СЭД «PayDox» составили 695891,16 руб.

Расчет ЧДД (на период) приведен в таблице 3. 3:



Таблица 3.3 Расчет ЧДД

МесяцКапитальные затратыэкономияДенежный потокat (D=0,03)ЧДДС учетом дисконтированияБез учета дисконтирования0695 891,160-695891,161,00-695891,16-1265000,00-695891,16150 75650 7560,9750756,00-645135,16-645135,16250 75650 7560,9449277,67-595857,49-594379,16350 75650 7560,9247842,40-547930,23-543623,16450 75650 7560,8946448,93-499840,59-492867,16550 75650 7560,8645096,05-451597,89-442111,16650 75650 7560,8443782,57-403210,91-391355,16750 75650 7560,8142507,35-354687,95-340599,16850 75650 7560,7941269,27-306036,79-289843,16950 75650 7560,7740067,26-257264,81-239087,161050 75650 7560,7438900,25-208378,95-188331,161150 75650 7560,7237767,23-159385,72-137575,161250 75650 7560,7036667,21-110291,31-86819,161350 75650 7560,6835599,24-61101,51-36063,161450 75650 7560,6634562,37-11821,8114692,841550 75650 7560,6433555,7037542,6465448,841650 75650 7560,6232578,3586986,96116204,841750 75650 7560,6131629,46136506,59166960,841850 75650 7560,5930708,21186097,18217716,84695 891,16913608913 608719015,51


По данным, расположенным в таблице, полученным в ходе расчета параметров финансово-инвестиционного профиля проекта, рассчитаем основные показатели экономической эффективности инвестиционных вложений:

ЧДД=719015,51 руб.

ИД=1,03

Срок окупаемости составляет 14,2 мес.

Рассматривая полученные данные как основные показатели экономической эффективности инвестиционного проекта, можно сделать вывод, что проект экономически эффективен, так как ЧДД > 0 и ИД> 1.

В рамках данного раздела были рассмотрены вопросы обоснования целесообразности внедрения СЭД «PayDox». Была рассмотрена экономическая эффективность инвестиционного проекта. На основании результатов этих исследований были рассчитаны следующие показатели эффективности инвестиционного проекта:

Чистый дисконтированный доход составляет 719015,51 руб.

Индекс доходности равен 1,03.

Срок окупаемости системы составил 14,2 мес.

Анализируя полученные показатели можно сделать вывод о том, что инвестиционный проект рентабелен (ЧДД > 0 и ИД> 1) при сроке эксплуатации не менее 15 месяцев.



Заключение


Использование информационных технологий для управления предприятием делает компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Целью дипломной работы является внедрение системы электронного документооборота на предприятии ООО «ПФК».

В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:

Был рассмотрен рынок существующих программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота.

Выполнен анализ процессов документооборота на предприятии ООО «ПФК». В результате чего выявлены проблемы существующих процессов работы с документами. Для решения данных проблем разработаны регламент и инструкция, которые содержат правила обработки и согласования документов на ООО «ПФК», а также сформулированы требования, которым должна удовлетворять СЭД. На основе этих требований проведено сравнение систем автоматизации документооборота.

Проведенный сравнительный анализ систем электронного документооборота показал, что СЭД «PayDox» является наиболее подходящей системой для внедрения в ООО «ПФК».

Для внедрения системы была выбрана стратегия перехода на новую систему оперативного управления деятельностью и разработан порядок внедрения, который включает следующие этапы: установка выбранной системы; первоначальная настройка системы, доработка и адаптация системы под требования ООО «ПФК»; обучение персонала. В процессе доработки системы были выполнены программные настройки ASP-файлов.

Проведен расчет экономической эффективности внедрения СЭД «PayDox». На основании расчетов были получены следующие показатели эффективности инвестиционного проекта:

Чистый дисконтированный доход составляет 719015,51 руб.

Индекс доходности равен 1,03.

Срок окупаемости системы составил 14,2 мес.

Полученные показатели говорят о том, что инвестиционный проект рентабелен (ЧДД > 0 и ИД> 1) при сроке эксплуатации не менее 18 месяцев.

Результатом выполненной работы явилось тестовое внедрение в компании, запущено 20 мест СЭД «PayDox» в канцелярии и подразделениях с целью автоматизации централизованного учета документов и контроля исполнения поручений; база данных СЭД «PayDox» аккумулировала сведения более чем о 150 зарегистрированных документах за апрель-май 2011 г., их электронные копии и истории их исполнения.

В дальнейшем планируется приобретение 100 лицензий СЭД «PayDox» и внедрение системы в промышленную эксплуатацию.

Таким образом, цель дипломной работы достигнута.



Список литературы


1.Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации/ И.Л. Артамонова // Секретарское дело. - 2006. - №3. - С 23-26.

2.Баласанян В.Э. Какой должна быть автоматизированная система документационного обеспечения управления/Делопроизводство. 2004. №1.

.Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Мир связи. 2002. - №12.

.Баласанян. В.Э. Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием// Секретарское дело. 2002. №2.

.Белая, Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ / Т. Р. Белая // Делопроизводство. - 2007. - №3. - С.40-47

.Горячая десятка российских систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">.Ефремова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства: попытка анализа и классификации // Секретарское дело. 2000. - №4 - с. 41.

.Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие/ М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2 изд. - М.: ИНФРА-М. - 2006. - 339 с.

.Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; составитель М.Т. Лихачев // Справ. Пособие. - М.: Экономика. - 2007. - 271 с.

.Мировой рынок систем электронного документооборота. К.Т. Глинских. [Электронный ресурс]. - 2009. - Режим доступа: #"justify">.О системе Directum [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">.О системе CorporateBusiness [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">.О системе DocsVision [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">.О системе LanDocs [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">.О системе PayDox [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">.О системе Workflow - Организация успеха [Электронный ресурс].- 2011. - Режим доступа: #"justify">.О системе БОСС-Референт [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">.О системе Дело [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">.О системе ЕВФРАТ-Документооборот [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">.О системе Мотив [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">.Пестрецов А.А. Сравнительный анализ программных систем делопроизводства и документооборота для автоматизации российских органов государственной власти, предприятий и учреждений: Метод. пособие. - М.: СИФ ВНИИДАД, 1998. - 38 с.

.Подолина, О. Жизненный цикл входящего документа в системе электронного документооборота / О. Подолина // Секретарское дело. - 2009. - №3. - С.26-27

.Подолина, О. Жизненный цикл исходящих документов / О. Подолина // Секретарское дело. - 2008. - №11. - С.44-46

24.Рынок ПО: Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">25.Серова, Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления / Г. Серова // Секретарское дело. - 2008. - №1. - С30-43

26.Устав ООО «ПФК».

.Учебный курс: Сравнение лучших СЭД 2010. [Электронный ресурс]. - 2011. - Режим доступа: #"justify">Приложение 1


Маршруты движения документов.

Подготовка и согласование исходящих писем

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования исходящих писем.

Условия и ограничения:

1.В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2.В маршрут можно вложить только электронный документ с типом карточки «письма исходящие (официальные)».

.Руководитель для согласования документа определяется по указанному пользователю отделу.

.Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором при настройке маршрута.

.Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного документа.











Подготовка и согласование входящих писем

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования входящих писем.

Условия и ограничения:

1.В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2.В маршрут можно вложить только электронный документ с типом карточки «письма входящие (официальные)».

.Руководитель для согласования документа определяется по указанному пользователю отделу.

.Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором при настройке маршрута.

.Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного документа.











Подготовка и согласование приказов и распоряжений

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования приказов и распоряжений.

Условия и ограничения:

1.В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2.В маршрут можно вложить только электронный документ с типом карточки «приказы».

3.Руководитель для согласования документа определяется по указанному пользователю отделу.

.Список руководителей подразделений, согласующие документ определяется инициатором перед стартом задачи.

.Первый руководитель, утверждающий документ, определяется инициатором перед стартом задачи.

.Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором при настройке маршрута.

.Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного документа.














Подготовка и согласование служебных записок

Цель: Автоматизация процесса подготовки и согласования служебных записок.

Условия и ограничения:

1.В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2.В маршрут можно вложить только электронный документ с типом карточки «служебная записка».

.Руководитель подразделения пользователя для согласования документа определяется по указанному пользователю отделу.

.Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором при настройке маршрута.

.Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного документа.










Согласование договоров и дополнительных соглашений

Цель: Автоматизация процесса согласования договоров и дополнительных соглашений.

Условия и ограничения:

1.В маршрут можно вложить только один электронный документ.

2.В маршрут можно вложить только электронный документ с одним из указанных типов карточки: «договор входящий», «договор исходящий», «дополнительное соглашение входящее», «дополнительное соглашение исходящее».

.Руководитель подразделения исполнителя определяется по указанному пользователю отделу.

.Финансовый директор, начальник юридического отдела, главный бухгалтер, директор по безопасности - определяются Администратором при настройке маршрута.

.Курирующий руководитель, утверждающий документ, определяется инициатором перед стартом задачи.

.Специалист АХО, регистрирующий документ, определяется Администратором при настройке маршрута.

.Маршрут заканчивает работу только после регистрации электронного документа.
















Приложение 2


Оперограммы процессов документооборота





Приложение 3


Примеры кодов, используемых для доработки Системы.

1.Данный код не дает активировать документ, если к нему не приложены файлы.

В настроечный файл DBUpdateBefore.asp добавляем код:


'Не давать активировать документ, если к нему не прикреплены файлы

If UCase(Request.ServerVariables("URL")) = UCase("/MakeActive.asp")

Then 'Страница активации документаRequest("Active")<>"" Then 'Активация

If InStr(UCase(Session("CurrentClassDoc")), UCase("Договоры"))

= 1 Then 'Ограничение по категорииdsTemp1 = Server.CreateObject("ADODB.Recordset")

'Создаем рекордсет

'Проверяем только основные версии файлов

sSQL = "select * from Comments where DocID = " && "'" & MakeSQLSafeSimple(Request("DocID"))

& "' and CommentType = 'FILE' and (Subject is NULL or Subject

<> 'ESIGNATURE') and Amount = 0".CursorLocation = 3.Open sSQL, Conn, 3, 1, &H1.ActiveConnection = Nothing= FalsedsTemp1.EOF Then("Message") = Session("Message") & VbCrLf &

"<font color=red>Ошибка!</font> Нет приложенных

файлов"= True 'Устанавливаем флаг ошибки

End If.Close 'Закрываем рекордсетbError Then

'Делаем редирект на страницу просмотра документа,

чтобы предотвратить запись в БД.Redirect GetURL("showdoc.asp", "?docid=",

Request("DocID")) & "&template=" &(Request("template"))IfIfIf

End If


Файл DBUPDATEBEFORE.ASP - добавление пользовательского кода перед произведением изменений в БД PAYDOX.

Этот файл находится в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначен для размещения пользовательского кода, который должен выполняться после занесения пользователем значений в формы ввода, отправки этой информации на сервер и непосредственно перед произведением соответствующих изменений в базе данных PayDox.

2.Данная настройка не дает утверждать подчиненный документ до родительского.

В настроечный файл UserShowDoc.asp добавляем код:


If InStr(UCase(Session("CurrentClassDoc")), UCase("Дополнительное соглашение")) > 0'Если категория - доп. соглашениеdsTemp = Server.CreateObject("ADODB.Recordset") 'Создаем

рекордсет= "select * from Docs where DocID = " & sUnicodeSymbol & "'" &

MakeSQLSafeSimple(S_DocIDParent) & "'" 'Запрос для получения записи

родительского документа.Open sSQL, Conn, 3, 1, &H1 'Открываем рекордсет на чтениеnot dsTemp.EOF Then 'Если родительский документ найден

If CStr(dsTemp("NameApproved")) = "" Then 'Родительский

документ не утвержден

'Прячем кнопку утвердить

If InStr(VAR_ButtonsNotToShow & ",", "ClickApprove,") = 0_ButtonsNotToShow = VAR_ButtonsNotToShow &

"ClickApprove,"If

'Прячем кнопку отказать в утверждении

If InStr(VAR_ButtonsNotToShow & ",", "ClickRefuseApp,") =

Then_ButtonsNotToShow = VAR_ButtonsNotToShow &

"ClickRefuseApp,"If'Утвержден

'Показываем кнопки

VAR_ButtonsNotToShow = Replace(VAR_ButtonsNotToShow &

",", "ClickApprove,", "")_ButtonsNotToShow = Replace(VAR_ButtonsNotToShow &

",", "ClickRefuseApp,", "")IfIf.Close 'Закрываем рекордсет

End If


Файл USERSHOWDOC.ASP - обработка данных перед выводом карточки документа и назначение порядка следования реквизитов карточки документа при просмотре карточки документа.

Этот файл находится в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначен для обработки данных перед выводом карточки документа и назначения порядка следования реквизитов карточки документа при выводе.

Используемые переменные:- категория документа- перечень реквизитов карточки документа (полей таблицы Docs)в порядке их вывода в карточке документа

3.Данная настройка запрещает удаление файла через 10 мин после загрузки.

Необходимо запретить пользователям удалять прикрепленные файлы документа, даже если они сами их прикрепили. При этом бывает ситуация, когда прикреплен не тот файл, что нужен, и его нужно сразу удалить и прикрепить новый. Этот пример как раз для такого случая - 10 мин после загрузки файл можно будет удалить, а потом это сможет сделать только администратор.

В настроечный файл UserShowListComments.asp добавляем код:

not IsAdmin() Then 'Если пользователь не является администратором

If UCase(MyCStr(dsComments("CommentType"))) = "FILE" Then

'Комментарий из раздела ФайлыUCase(Left(MyCStr(dsComments("SpecialInfo")) & " ", 4)) <>

"RESP" Then 'Комментарий не является ответным на другой

комментарийDateDiff("n", dsComments("DateCreation"), Now()) > 10

Then 'Если комментарий создан более 10 мин назад_CanDeleteComment = "N" 'запрещаем удалять

комментарий_CanDeleteComment = "" 'работают системные

правила разрешения удаления

End IfIfIfIf


Файл USERSHOWLISTCOMMENTS.ASP - управление списком вывода записей таблицы comments

Этот файл находится в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначен для управления списком вывода записей таблицы Comments, содержащих информацию, выводимую под карточкой документа - комментарии, информацию о файлах документа, историю согласования, исполнения и т.п.

Для управления списком вывода записей таблицы Comments используются следующие переменные:- объект, представляющий рекордсет таблицы Comments для данного документа. Файл UserShowListComments.asp расположен внутри цикла перебора записей таблицы Comments, соответственно курсор рекордсета dsComments последовательно устанавливается на все записи.

Таким образом, анализируя поля текущей записи рекордсета dsComments можно принимать решение о том, показывать ли данную запись текущему пользователю, а также разрешать ли текущему пользователю удалять данную запись.

4.Данный код предназначен для указания запрета редактирования некоторых полей некоторой категории документа для некоторых пользователей.

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:



'указываем, что запрет не относится к операции создания документа, а

только к операции редактирования документаRequest("create") <> "y" Then

'указываем категорию документа, для которой будем регулировать

право редактирования некоторых полейCurrentClassDoc="Договоры" Then

'указываем пользователей с логинами User1 и User2, для которых

будем регулировать право редактирования некоторых полей

If Session("UserID")="User1" or Session("UserID")="User2" Then

'указываем, что поле Подразделение запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное значение

равно его текущему значению_Department_Set=S_Department

'указываем, что, если текущее значение поля Подразделение

является пустым, то данное поле не показывать пользователю

в форме редактированияS_Department="" Then=""

End If

'указываем, что поле Контрагент запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное

значение равно его текущему значению

S_PartnerName_Set=S_PartnerName

'указываем, что, если текущее значение поля Контрагент

является

пустым, то данное поле не показывать пользователю в форме

редактированияS_PartnerName="" Then=""

End If

'указываем, что поле Приоритет запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное

значение равно его текущему значению_Rank_Set=S_Rank

'указываем, что, если текущее значение поля Приоритет

Является

пустым, то данное поле не показывать пользователю в форме

редактированияS_Rank="" Then=""

End If

'указываем, что поле Дата исполнения запрещено редактировать

(является предустановленным) и его предустановленное значение

равно его текущему значению_DateCompletion_Set=S_DateCompletion

'указываем, что, если текущее значение поля Дата исполнения

является пустым, то данное поле не показывать пользователю

в форме редактированияS_DateCompletion="" Then=""IfIf 'Session("UserID")="User1" or Session("UserID")="User2"If 'CurrentClassDoc="Договоры"If 'Request("create") <> "y"


Файл USERCHANGEDOCSETVALUES.ASP - выбор предустановленных значений полей карточки документа, запрет редактирования некоторых полей карточки документа, назначение порядка следования реквизитов карточки документа при редактировании.

Этот файл находится в каталоге PayDox\UserASP\ и предназначен для кода, задающего определенные значения для карточки документа, которые пользователь не может изменить. В частности, таким образом можно задать в зависимости от условия, значения полей:

·«Имя утверждающего»

·«Имя ответственного»

·«Имя контролера»

·«Список согласующих»

·«Список ознакомления с документом»

·«Список имеющих право редактирования документа»

·«Наименование подразделения»

Можно использовать следующие стандартные переменные для задания предустановленных значений:

S_DocID_Set - индекс документа_NameAproval_Set - имя утверждающего_NameResponsible_Set - имя ответственного_NameControl_Set - имя контролера_ListToReconcile_Set - список согласующих

S_ListToReconcile_Comment - комментарий к списку согласующих, отображающийся при редактировании непосредственно над ним.

5.Данный код используется для назначения порядка следования реквизитов карточки документа при редактировании.

Для категории документа «Договоры» установить следующий порядок следования реквизитов карточки документа при выводе: 1 - индекс документа, 2 - подразделение, 3 - краткое содержание, остальные реквизиты выводить в порядке, предусмотренном по умолчанию. \

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:

Case CurrentClassDoc"Договоры" ' - категория документа, для которой задается

порядок следования реквизитов="DocID,Department,Description"

End Select


6.Код, позволяющий установить следующий порядок следования реквизитов карточки документа категории «Договоры» при выводе. 1 - индекс документа, 2 - подразделение, 3 - краткое содержание, остальные реквизиты выводить в порядке, предусмотренном по умолчанию.

Код примера, размещаемый в файле UserShowDoc.asp:

Case CurrentClassDoc"Договоры" ' - категория документа, для которой

задается порядок следования реквизитов="DocID,Department,Description"

End Select


7.Пример кода для автоматического назначения индекса документа.

Для категории документа «Договоры» установить следующий алгоритм определения индекса нового документа:

·шаблон документа ДYYMMDD-N, где YY - год, MM - месяц, DD - день, N - порядковый номер документа за текущий день,

·пользователь (кроме администратора) при создании документа не может этот номер изменить.

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:


If Request("create")="y" ThenS_ClassDoc="Договоры"Set dsTemp =.CreateObject("ADODB.Recordset").Open "select count(*) as N from Docs where="Договоры"YEAR(DateCreation)=YEAR(GETDATE()) and(DateCreation)=MONTH(GETDATE()) and(DateCreation)=DAY(GETDATE())", Conn, 3, 1, &H1Not dsTemp.EOF Then=CStr(dsTemp("N")+1)="1"If.Close_DocID="Д"+Trim(Mid(CStr(Year(Date))+" ",

))+CStr(Month(Date))+CStr(Day(Date))+ "-"+NNot IsAdmin() Then_DocID_Set=S_DocIDIfIfIf


8.Код, позволяющий при создании новой карточки категории «Договора» определять список согласующих в зависимости от поля «Вид деятельности».

Значение поля «Список согласующих» брать из пользовательского справочника «Группы пользователей» из поля N2 из строки, в которой значение поля N1 равно полю «Вид деятельности» создаваемой карточки.

Код, размещаемый в файле UserChangeDocSetValues.asp:

Request("create") = "y"'если создается новая карточкаS_ClassDoc="Договора"'если эта карточка категории «Договора»S_ActDoc<>""'если поле «Вид деятельности» этой карточки непусто

'значение поля «Список согласующих» брать из пользовательского

справочника_ListToReconcile=GetUserDirValue("Группы пользователей",

S_ActDoc, 1, 2)

'S_ListToReconcile_Set=S_ListToReconcile 'если запретить

пользователю редактировать это полеIf

End IfIf



Приложение 4


Результаты работ по настройке справочников.



Добавление пользователя в систему




Результат настройки справочника «Пользователи»



Результат настройки справочника «Должности»



Результат настройки справочника «Подразделения»



Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Пермский государственный педаг

Больше работ по теме:

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение

Скачать      Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ