Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении "Городская больница № 40" : Диплом по Информационное обеспечение, программирование

Информационное обеспечение, программирование

Дипломы

Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении "Городская больница № 40"

Содержание

Введение

Раздел 1. Общая часть

.1 Цель разработки

.2 Анализ использования разработки

.3 Описание ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz

.3.1 Основные характеристики ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz

.3.2 Операционная система ПЭВМ Microsoft Windows XP Service Pack 2

.4 Обоснование выбора средства программирования Microsoft Access 2000

Раздел 2. Специальная часть

.1 Постановка задачи

.1.1 Назначение задачи

.1.2 Технико-математическое описание задачи

.1.3 Структура входной информации

.1.4 Структура выходной информации

.1.5 Требования к программе

.1.5.1 Требования к функциональным характеристикам

.1.5.2 Требования к надежности

.1.5.3 Требования к параметрам и составу технических средств

.2 Описание алгоритма

.3 Текст программы с описанием

.4 Описание процесса отладки

.5 Анализ результатов решения задачи

.6 Инструкция к программе

Раздел 3. Экономическая часть

.1 Определение группы сложности разрабатываемой программы

.2 Определение степени новизны разрабатываемой программы

.3 Определение степени охвата реализуемых функций разрабатываемой программы

типовыми программами на ПСВТ

.4 Определение трудоемкости разработки программы

.5 Расчет стоимости разработки программы

.6 Расчет экономической эффективности от использования разработанной программы

Раздел 4. Мероприятия по технике безопасности, противопожарной безопасности и окружающей среды

.1 Электробезопасность при эксплуатации вычислительных средств

.2 Мероприятия по противопожарной технике

Введение

За последние двадцать лет во всех сферах жизнедеятельности человека значительно возрос объём и оборот информации: экономической, финансовой, политической, духовной. Процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим использование автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные стало необычайно актуальным.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы любого предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного учёта.

В настоящие время появилась возможность автоматизировать многие процессы. Компьютерный учёт имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учёт, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода налоговой деятельности. При применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчётов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения учёта и хранения информации.

При переходе от автоматизации предметной области к созданию автоматизированных информационных систем требуется не только взаимоувязка приложений, но и качественно новый подход к организации данных. Этот подход состоит в использовании единого хранилища - базы данных. Отдельные пользователи перестают быть владельцами тех или иных данных. Все данные накапливаются и хранятся централизованно.

Важнейшим компонентом автоматизированной системы сбора, накопления и эффективного использования информации является система управления базами данных (СУБД). Программы, составляющие СУБД, включают ядро и сервисные средства. Ядро - это набор программных модулей, необходимый и достаточный для создания и поддержания БД. Сервисные программы предоставляют пользователям ряд дополнительных возможностей и услуг по обслуживанию систем баз данных. Языковые средства служат для описания БД и используются для обработки данных пользователями.

С появлением персональных компьютеров СУБД становятся наиболее популярным средством обработки информации и являются инструментальным средством проектирования банков данных для обработки больших объёмов информации. СУБД можно применять при решении задач процесса делопроизводства.

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении процесса правления. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Документ - материальный носитель информации.

Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.

Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией, предприятием, учреждением.

В зависимости от назначения документы могут выполнять различные роли. Коммуникативная функция документов обеспечивает внешние связи учреждений, организаций; информационная функция дает возможность анализировать деятельность; научно-историческая функция обеспечивает исследование истории организаций, их взаимосвязи, место и значение в обществе.

От организации делопроизводства зависят оперативность, надёжность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.

Одним из средств для правильной организации делопроизводства служит база данных, где собраны сведения о входящих и исходящих документах, сроках исполнения, другая информация, позволяющая выводить на печать журналы.

1. Общая часть

1.1Цель разработки

При проведении анализа работы отдела документационного обеспечения ГУ «Городская больница № 40» было отмечено: приход и отправка очень большого количества разнообразных документов, по запросам, и ряда организаций возникла необходимость подобрать документ, написать ответ. Создание ИС стало жизненно необходимо. В ИС будет находиться информация о входящих, исходящих и внутренних документах.

ИС автоматизации потока оборота документов в отделе документационного обеспечения в ГУ «Городская больница № 40» предназначена для учёта за приёмом и отправкой всех документов, отслеживается их исполнение. Отдел документационного обеспечения ведёт журналы, которые формируются на основе данных таблиц.

1.2 Анализ использования разработки

Применение ИС позволит автоматизировать процессы:

Учёта исходящих документов за день;
Учёта входящих документов за день;
Учёта исходящих документов за период (то есть с заданными начальной и конечной датами);
Учёта входящих документов за период;
Контроля исполнения на дату;
Контроля невыполненных документов на дату;
Подбора документа по запросам руководителей, сторонних организаций или граждан;
Поиска по типу документа;
Удаления из базы данных документов через определённый срок;
Редактирования реквизитов документов в базе;
Выполнять печать экстренных документов.

Разработанную программу можно будет использовать в любых учреждениях (типа больниц, поликлиник и т.д.) в отделах документационного обеспечения (канцеляриях).

1.3 Описание ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz

.3.1 Основные характеристики ПЭВМ IBM PC Intel Celeron 800 MHz

Персональный компьютер состоит из следующих основных устройств: системного блока, монитора, клавиатуры и мышки. В состав системного блока входят: материнская плата, процессор, оперативная память, жесткий диск, устройство для чтения CD-ROM, устройство для чтения-записи гибких дисков (дискет).

Дипломный проект разрабатывался на компьютере, имеющем следующую конфигурацию:

Процессор Intel Celeron 800 Mhz. Основу ПК составляет центральный процессор, в котором совершаются все арифметические и логические операции и который контролирует работу всех остальных устройств, входящих в ПК. Поскольку этот основной элемент выполнен в виде микросхемы, его называют микропроцессором.

Оперативная память (ОЗУ) ёмкостью 192 Мбайт DDR. Оперативная память, или оперативное запоминающее устройство (ОЗУ), в которой хранятся во время работы все работающие программы и используемые данные. Запоминающим элементом динамической памяти является конденсатор, который может находиться в заряженном состоянии, тогда в ячейку памяти записана логическая «1» или разряженном, тогда в ячейки записан логический «0». При выключении компьютера эти данные пропадают, поэтому для хранения между сеансами работы служат устройства внешней памяти.

Процессор, оперативная память, КЭШ-память и BIOS (базовая система ввода-вывода), также контроллеры ввода-вывода располагаются на материнской плате.

Материнская плата D850CB представляет собой узел, к которому непосредственно или нет, подключены все остальные компоненты компьютера. Внешняя частота, устанавливаемая на материнской плате, переключателями может выставлять от 60 до 133 МГц. Также для плат расширения используют слоты расширения с шинами, обеспечивающими передачу данными между процессором и картами расширения стандарта PCI, а также для подключения видеокарты стандарта AGP.

Жёсткий диск (винчестер) - 40 Гбайт Seagate. Устройства внешней памяти встроены в системный блок и включают в себя накопители информации. Они позволяют длительно хранить информацию, вводить и выводить ее. Основной из них - жёсткий магнитный диск или просто жёсткий диск. Его ёмкость может составлять десятки и сотни Гбайт. Скорость обращения к нему существенно выше, чем к другим типам накопителей. Это определило его обязательное присутствие в компьютере.

Флоппи-дисковод FDD 1.44 MB, 3,5 дюйма. В настоящее время в современных компьютерах используется дисковод 3,5 дюйма для гибких дисков объемом 1,44 Мбайт. Дисковод работает довольно просто. Диск вращается со скоростью 300 об/мин. При вращении диска головки могут перемещаться вперед и назад на расстояние приблизительно в один дюйм и записывать 40 или 80 дорожек. Дорожки наносятся на обе стороны диска и поэтому иногда называются цилиндрами. Для операционной системы данные на дисках ПК организованы в дорожки и секторы. Дорожки представляют собой узкие концентрические кольца на диске. Секторы - это области в виде кусков торта на диске. Накопители на гибких магнитных дисках используются также в процессе восстановления данных, которые иногда приходится извлекать из носителей более ранних версий.

CD-ROM - LG 52-скоростной. CD-ROM (Compact Disc Read-Only Memory - память только для чтения на компакт-диске). Сегодня накопитель CD-ROM - неотъемлемая часть практически любого компьютера. Оптический носитель информации CD-ROM предназначен только для чтения; на нем может храниться до 650 Мбайт данных, что соответствует примерно 333 тыс. страниц текста, 74 минутам высококачественного звучания или их комбинации. Кроме того, новые 80-минутные диски содержат уже до 737 Мбайт данных. Сегодня выпущено сотни тысяч наименований разнообразных тематических дисков - от статистических данных до обучающих игр для дошкольников. Множество мелких и крупных частных фирм и государственных организаций выпускают собственные компакт-диски со сведениями, представляющими интерес для специалистов в определенных областях.

Монитор SAMSUNG SyncMaster 765 MB. 17-дюймовый монитор с зерном 0,24 имеющий практически плоский кинескоп и поддерживающий режимы вплоть до 1600 на 1200 точек, при частоте кадровой развертки 70 Гц. Для вывода информации и контроля за работой программ служит дисплей, называемый также монитором, он позволяет постоянно контролировать работу.

Для ручного ввода информации и управления работой программ служит клавиатура Logitech. Информация вводится также от устройства внешней памяти. Дополнительными средствами управления программами являются манипуляторы.

Мышь - Genius POWER SCROLL. Для работы со многими современными программами практически обязательным является использование мыши. Мышь - манипулятор, представляет небольшую коробочку с двумя/тремя кнопками, которые называются указательными устройствами, т.к. они позволяют указать на те или иные элементы на экране.

Все устройства и их характеристики представлены в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Основные характеристики ПЭВМ Intel Celeron 800 Mhz

Наименование устройстваНазваниеХарактеристики1231.Материнская платаD850CBЧастота шины 100 MHz2. ПроцессорIntel Celeron 800 МhzЧастота 800MHz3. Оперативная памятьDDRЁмкость 192 Мбайт4. Жёсткий диск (винчестер)SeagateЁмкость 40 Гбайт5. Флоппи-дисководFDD 1.44 MBЁмкость 1,44 Мбайт6. CD-ROMLG 52-скоростнойМаксимальная скорость 52X7. МониторSAMSUNG SyncMaster 765 MBРазмер по диагонали: 17 Максимальное разрешение: 1600 * 1200 Частота: 70 Гц8. КлавиатураLogitech101 клавишаПродолжение таблицы 1.19. МышьGenius POWER SCROLL - оптическая мышь2 клавиши

1.3.2 Операционная система ПЭВМ Microsoft Windows XP Service Pack 2

Среди всех системных программ, с которыми приходится иметь дело пользователям, особое место занимают операционные системы (ОС). ОС управляет компьютером, запускает программы, обеспечивает защиту данных, выполняет различные сервисные функции по запросам пользователя и программ. Каждая программа пользуется услугами ОС, а потому может работать только под управлением той ОС, которая обеспечивает для нее эти услуги.

В основе операционной системы Windows® XP Professional лежит основной программный код, используемый в Windows 2000 и Windows NT® Workstation. Благодаря этому коду, называемому ядром NT или новым ядром Windows, операционная система Windows XP становится более эффективной, безопасной и стабильной по сравнению с системами Windows Me, Windows 98 и Windows 95. Пользователи, работавшие в прошлом с этими операционными системами, смогут по достоинству оценить огромное преимущество, которым обладает Windows XP: даже если происходит сбой в программе, компьютер в большинстве случаев продолжает работать.

Преимущества нового ядра Windows:

Эффективная и гибкая технология операционной системы, включающая преимущества многозадачности, отказоустойчивости и защиты системной памяти, благодаря которым предотвращаются и устраняются возникающие в процессе работы неполадки и поддерживается устойчивость системы.

Возможность восстановления проделанной пользователем работы во многих случаях, когда сбой программы произошел до того, как было выполнено сохранение соответствующего документа.

Защита системной памяти позволяет предотвратить воздействие написанных с ошибками программ на устойчивость работы компьютера.

Кроме того, во время установки нового программного обеспечения в большинстве случаев не потребуется перезапускать Windows XP, как это было необходимо в более ранних версиях Windows.

В Windows XP существует защита системных файлов, которая обеспечивается по следующим направлениям:

Защита файлов операционной системы Windows XP. Основные системные файлы Windows XP защищены от перезаписи, которая может произойти в процессе установки новых программ. Если произошла перезапись файла, служба защиты файлов Windows восстановит его правильную версию.

Блокирование драйверов, содержащих ошибки. На веб-сайте Windows Update корпорации Microsoft размещена регулярно обновляемая база драйверов устройств, в которой содержатся также сведения об известных неполадках. Перед установкой нового оборудования рекомендуется посетить веб-сайт Windows Update, чтобы получить необходимые сведения о нем. Функция блокирования некачественных драйверов (Defective Driver Blocking), используемая в Windows XP, предотвращает установку драйверов, о которых известно, что они вызывают появление ошибок.

В операционной системе Windows® XP Professional упрощены процессы установки и использования новых устройств благодаря поддержке новейших технологических стандартов современного оборудования. Пользователь может больше внимания уделять своей основной работе и затрачивать меньше усилий на настройку и устранение неполадок при установке нового оборудования.

Функции Windows XP, упрощающие установку устройств:

Самонастройка устройств (Plug and Play), имеющаяся в операционной системе Windows XP, используется для поиска нового оборудования и установки соответствующего драйвера. В Windows XP включены драйверы для значительно большего количества устройств, чем в Windows 2000 Professional.

С помощью функции автозапуска Windows XP определяется вид содержимого, хранящегося на новых устройствах, и тип носителя (например, Zip-диски или компакт-диски). В зависимости от вида содержимого - графика, музыка или видео - функция автозапуска открывает программу, предназначенную для работы с соответствующим типом файлов.

Поддержка большего числа устройств и технологий в Windows XP позволяет:

Наиболее полно использовать потенциальные возможности DVD и компакт-дисков благодаря имеющейся в Windows XP собственной поддержке чтения и записи дисков DVD-RAM и чтения новейшего стандарта Universal Disk Format (UDF) 2.01 для DVD.

Записывать компакт-диски с помощью устройство записи, не прибегая к помощи программного обеспечения независимых производителей, а используя процедуру перетаскивания и соответствующие мастеры.

Использовать расширенные клавиатуры PS/2 и USB-устройства ручного ввода, имеющие дополнительные клавиши для функций работы с мультимедиа, просмотра веб-страниц, управления электропитанием и других функций.

Воспользоваться преимуществами новых USB-микрофонов, применяемых при работе с приложениями, разработанными для организации конференций и IP-телефонии. USB-микрофоны снабжены функцией Acoustic Echo Cancellation (AEC), предназначенной для подавления эха и других внешних шумов, мешающих проведению разговора.

Применять беспроводные сетевые устройства, избавляющие от необходимости создавать сети сложной конфигурации.

Использовать мониторы высокого разрешения, способные отображать до 200 точек на дюйм (200 dpi).

Работать с многофункциональными устройствами, объединяющими в себе возможности, например, сканера, факса и принтера.

Кроме того, в операционной системе Windows XP поддерживаются широко известные, надёжные стандарты оборудования, такие как IrDA (Infrared Data Association), USB (Universal Serial Bus) и высокоскоростная шина IEEE 1394.

В операционной системе Windows® XP Professional можно запускать сотни приложений. Даже если программа не поддерживается Windows XP Professional, можно настроить систему для запуска приложения в режиме эмуляции. В этом режиме можно запускать программы, совместимые с Windows NT® 4.0, Windows 95, Windows 98 или Windows Me. Это позволяет использовать в Windows XP старые программы без значительного замедления их работы.

Обновления к программному обеспечению, которые создаются поставщиками ПО для обеспечения совместимости своих продуктов с операционной системой Windows XP Professional, будут публиковаться на веб-сайте Windows Update. Обновив приложение, можно перенастроить систему для запуска этого приложения без использования режима эмуляции.

Одним из основных преимуществ операционной системы Windows® XP Professional является поддержка файловой системы NTFS. Под файловой системой подразумевается способ именования, хранения и упорядочивания файлов на компьютере. Благодаря возможности шифровать файлы и папки, и устанавливать запрет на доступ к ним использование файловой системы NTFS повышает безопасность компьютера. Файловая система NTFS безопасна и надежна. Она обеспечивает более высокое быстродействие, чем файловые системы FAT16 и FAT32, используемые в Windows Me, Windows 98 и Windows 95.

Преимущества файловой системы NTFS.

Технология шифрованной файловой системы (Encrypting File System - EFS), используемая в операционной системе Windows XP, помогает защитить важные данные. Файл, зашифрованный с помощью технологии EFS, может быть открыт только тем пользователем, который его зашифровал. Особенно удобно использовать эту технологию на переносных компьютерах. В случае, если такой компьютер будет потерян или украден, никто не сможет получить доступ к файлам, хранящимся на жестком диске.

Технология EFS может применяться для шифрования локальных файлов и папок. Кроме того, предоставляются новые возможности для совместной работы с шифрованными файлами и для отключения программ дешифровки данных. Операционная система Windows XP Professional упрощает системным администраторам управление шифрованной файловой системой с помощью групповых настроек и служебных программ, запускаемых из командной строки.

Файловая система NTFS обеспечивает более высокую степень сжатия информации, а также полную поддержку разделов и файлов большого размера.

Операционная система Windows XP поддерживает три файловые системы: NTFS, FAT16 и FAT32, поэтому на одном компьютере можно запускать не только Windows XP, но и более ранние версии Windows, используя конфигурацию с двойной загрузкой.

Средства ограничения работы приложений, включенные в операционную систему Windows® XP Professional, помогают защитить компьютер от вирусов и вредоносных программных кодов, распространяемых, например, по электронной почте и через Интернет.

С помощью средств ограничения работы приложений можно:

Сделать работу приложения строго контролируемой. Можно самому решить, как, когда и где может запускаться код, или же вообще запретить работу какого-либо конкретного кода на данном компьютере.

Вызывающий подозрения код можно изолировать в специальной области до тех пор, пока не будет установлена его безопасность. Таким образом, можно использовать программное обеспечение даже в том случае, если отсутствует полная уверенность в его безопасности («песочница» предотвращает повреждение системы непроверенным программным кодом).

Кроме того, средства ограничения работы приложений защищают от пораженных вирусами вложений в сообщения электронной почты, действуя, в том числе, на вложенные файлы, сохраняемые во временной папке, и даже на внедренные в тело письма объекты и сценарии (макросы).

Встроенные в Windows XP средства также защищают и компьютеры, подключенные к интернету, в том числе:

от ссылок URL и UNC, которые могут запускать браузер Internet Explorer или другое приложение и загружать веб-страницу, содержащую опасный внедренный макрос;

от опасных элементов управления ActiveX™, загружаемых из интернета.

Системный администратор компании может использовать средства ограничения работы приложений, чтобы разрешить запуск только проверенных антивирусом приложений. Кроме того, администратор может разрешить выполнение только тех макросов, которые содержат подпись авторизации. Это воспрепятствует запуску макровирусов, к которым, например, относится широко известный вирус ILOVEYOU.VBS, распространяющийся по электронной почте.

Протокол проверки подлинности Kerberos 5. В операционной системе Windows XP Professional секретный ключ проверки подлинности (личные данные пользователя) может быть заменен паролем, протоколом Kerberos или смарт-картой, если компьютер оснащен соответствующим устройством для обработки смарт-карт. Протокол Kerberos версии 5 обеспечивает возможность взаимной проверки подлинности между клиентом (пользователем, компьютером или используемой службой) и сервером. Этот метод, применяемый серверами для проверки подлинности клиентов, является очень эффективным и может использоваться даже в очень больших и сложных сетях.

Брандмауэр интернет-подключений. В течение многих лет для защиты больших корпоративных сетей от хакерских атак используются брандмауэры. В операционную систему Windows XP включен брандмауэр интернет-подключений (Internet Connection Firewall), обеспечивающий такой же высокий уровень безопасности также для домашней сети и сети малого предприятия.

Поиск файлов и информации на компьютере, в локальной сети и в интернете должен быть быстрым и удобным. В операционной системе Windows® XP Professional процесс поиска усовершенствован с помощью дополнения Search Companion, осуществляющего объединение задач поиска, оптимизацию наиболее типичных сценариев поиска и предоставляющего возможности для уточнения критериев поиска.

Например, если требуется найти текстовый документ, не обязательно знать расширение имени файла или полное название документа. Вместо этого можно выполнить поиск по приблизительному времени, когда документ использовался в предыдущий раз, или по любой части имени файла. При использовании дополнения Search Companion для поиска информации в интернете можно вводить запрос поиска на естественном языке. Search Companion предложит наиболее эффективный способ выполнения поиска и отправит запрос в интернет-службы, которые с наибольшей вероятностью смогут получить нужный вам результат.

Операционная система Windows XP включает два средства, упрощающих перенос файлов и параметров. Каждое из этих средств ориентировано на определенную категорию пользователей и предназначается для использования в определённых ситуациях.

Мастер переноса файлов и параметров. Предназначается для пользователей домашних компьютеров и сотрудников небольших офисов. Это средство также может использоваться в корпоративных сетях, в тех случаях, когда сотрудники, осуществляющие переход на новый компьютер, должны осуществить перенос файлов и параметров самостоятельно, без помощи отдела информационных технологий или службы технической поддержки.

- USMT (User State Migration Tool). Это средство предназначено для администраторов, выполняющих массовое развертывание операционной системы Windows XP Professional в корпоративной среде. USMT предоставляет те же функциональные возможности, что и мастер переноса файлов и параметров, однако позволяет выполнять миграцию для большого числа пользователей. Благодаря этому средству администраторы могут осуществлять точную настройку некоторых параметров (например, вносить изменения в реестр), работая в режиме командной строки.

1.4 Обоснование выбора средства программирования Microsoft Access 2000

Программная разработка «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40» создана при помощи СУБД (Системы управления базами данных) Microsoft Access 2000, т.к. Microsoft Access - это не только мощная, гибкая и простая в использовании СУБД, но и система для разработки работающих с базами данных приложений. С помощью Access можно создать приложение, работающее в среде Windows полностью соответствующее потребностям по управлению данными. Используя запросы, можно выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов. Формы и отчеты «наследуют» свойства базовой таблицы или запроса, так что в большинстве случаев указываются форматы, условия назначения и некоторые другие характеристики данных только один раз. К числу наиболее мощных средств Access относятся разработки объектов - Мастера, которые можно использовать для создания таблиц, запросов различных типов форм и отчётов, просто выбрав с помощью мыши нужные опции. Чтобы полностью автоматизировать работу приложений, с помощью макросов Access легко связывает данные с формами и отчётами. Можно создать большинство приложений, не написав ни единой строки программы, но если необходимо создать что-то совершенное, то на этот случай Microsoft Access предоставляет мощный язык программирования - Visual Basic for Application.

Все средства СУБД Access позволяют создавать приложения, работающие не только с его базой данных, но и с другими наиболее распространенными базами данных. Созданное приложение может работать непосредственно с файлами dBase, с базами данных Paradox и любой базой данных, поддерживающей ODBC. Можно также легко импортировать данные из текстовых файлов, документов текстовых процессоров и электронных таблиц (и экспортировать данные в них).

В пакете Microsoft Office, куда включён MS Access, содержатся текстовый редактор MS Word, табличный процессор MS Excel, средство для разработки презентаций MS PowerPoint, почтовый клиент MS Outlook, редактор веб-страниц MS FrontPage. Для работы в Accesse достаточно использовать приложения пакета, а сторонние устанавливать необязательно.

База данных (БД) - это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях и явлениях), относящихся к определенной теме или задаче, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и любой ее части. Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов - атрибуты. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей, в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся повторяющиеся или разные значения атрибутов.

Для работы с данными используются СУБД. Основные функции СУБД - это определение данных (описание структуры данных), обработка данных и управление данными. Прежде чем заносить данные в таблицу, нужно определить структуру этих таблиц. Под этим пониманием не только описание наименований и типов полей, но и ряд других характеристик (формат, критерии проверки вводимых данных). Кроме описания структуры таблиц, обычно задают связи между таблицами. Связи в реляционных базах данных определяются по совпадению значений полей в разных таблицах.

Связи могут быть трёх типов: «один-ко-многим», «многие-ко-многим», «один-к-одному». В связи типа «один-ко-многим» одной записи в таблице, может соответствовать несколько записей в другой таблице. В связи типа «многие-ко-многим», как одной записи в первой таблице, может соответствовать несколько записей второй таблицы, так и во второй таблице может соответствовать несколько записей первой таблицы. Связь типа «один-к-одному», такой тип отношений встречается гораздо реже. Как правило, это бывает в двух случаях: запись имеет большое количество полей, и тогда данные об одном типе объектов разносятся по двум связанным таблицам, или нужно определить дополнительные атрибуты для некоторого количества записей в таблице, тогда создается отдельная таблица для этих дополнительных атрибутов, которая связывается отношением «один-к-одному» с основной таблицей.

Любая СУБД позволяет выполнять четыре простейшие операции с данными:

Добавлять в таблицу любое количество записей;

Удалить из таблицы любое количество записей;

Обновить значения некоторых полей в одной или нескольких записях;

Найти одну или несколько записей по заданному условию.

Для выполнения этих операций используется механизм запросов. Результатом выполнения запросов является либо отобранное по определенным критериям множество записей, либо изменение в таблицах. Запросы к базе данных формулируются на специально созданном для этого языке. Который так и называется язык структурированных запросов (Structured Query Language - SQL).

Работа в Microsoft Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. После этого с помощью форм, отчетов и макросов можно определять действия над этими данными.

Таблицы - это основной объект Access. Каждая таблица содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте, а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов. Строки таблицы называются записями, все записи имеют одинаковую структуру - они состоят из полей. Каждое поле в записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных. Все записи имеют одни и те же поля, только в них содержатся различные значения атрибутов.

Типы данных, используемые в Microsoft Access для создания таблиц:

Текстовый - текст или комбинация текста и чисел, например, адрес, а также числа, не требующие вычислений, например, номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. Содержит до 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы, позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов определяется свойство Размер поля.

Поле MEMO - длинный текст или числа, например, пометки или описание. Содержит до 64000 символов.

Числовой - числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции. Для определения числового типа определите свойство Размер поля. Содержит до 1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации.

Дата/время - хранит данные о дате и/или времени. Содержит до 8 байт.

Денежный - значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 - в дробной.

Счётчик - автоматическая вставка последовательных или случайных чисел при добавлении записи. Содержит до 4 байт. 16 байт только для репликации кодов.

Логический - поля, содержащие только одну или два значения, таких как «да/нет», «истина/ложь», «вкл/выкл». Содержит 1бит.

Объекты OLE - объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать присоединенную рамку объекта. До 1 Гб.

Гиперссылки - поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа путь UNC, либо URL. До 64000 символов.

Мастер подстановок - создаёт поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. Размер такой же, как и размер ключевого поля, которое также является мастером подстановок, обычно 4 байта.Access позволяет настраивать большое количество спецификаций практически для всех типов полей, что позволяет облегчить дальнейшее использование базы данных. Например, при написании данной программы мною для повышения надежности работы системы и для удобства оператора для ввода данных в некоторых полях были использованы поля со списком. Данные для создания динамических списков содержатся во вспомогательных таблицах или запросах. Всё, что требуется от оператора в данном случае - это выбрать значение из списка и если данные в списке отсутствуют можно вручную вписать другое значение для поля.

Для каждой таблицы задается ключевое поле. Это обеспечивает уникальность каждой записи в таблице для избежания дублирования. Microsoft Access по умолчанию предлагает создавать ключевое поле в виде счётчика записей. Это не всегда удобно, поэтому ключевое поле следует задавать исходя из общей структуры данных, содержащихся в базе.

В Microsoft Access существует два основных режима работы с таблицами: режим Таблицы и режим Конструктора. В режиме Таблицы осуществляется работа с данными находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т.п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т.е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. Существует также дополнительный режим - режим предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Запрос - объект программы Microsoft Access, с помощью которого из базы данных извлекаются записи, отвечающие заданным условиям. Чаще всего используются запросы на выборку, результатом выполнения которых является набор записей, собранных в таблице. Запрос может строиться на основе одной или нескольких таблиц. Запрос позволяет выбрать необходимые данные, отсортировать их, произвести вычисление, получить результат в виде таблицы. В Microsoft Access может быть создано несколько типов запросов:

Запрос на выборку - выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом выполнения такого запроса является таблица, которая существует до закрытия запроса.

Запрос на создание таблицы - основан на запросе выборки. Результат выполнения запроса сохраняется в новой таблице.

Запрос на обновление, добавление, удаление - запросы действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблице.

Запросы позволяют отсортировать, применить фильтрацию и т.д. При помощи запроса можно удалять записи сразу из нескольких таблиц одновременно. Их можно использовать для создания полей со списками. На их основе можно создавать формы и отчёты.

Формы и отчёты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчётах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находятся в таблицах), так что Microsoft Access предоставляет полную свободу действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные - достаточно создать дополнительную форму или отчёт, использующие те же самые данные. Если нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связи между определенным формами и отчётами или для выполнения определённых действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы.

Макросами называют набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определённые операции, такие как открытие форм или печать отчетов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчет. Макрос может быть как собственным макросом, состоящим из последовательности макрокоманд, так и группой макросов. В некоторых случаях для решения, должна ли в запущенном макросе выполняться определенная макрокоманда, может применяться условное выражение.

Модуль - это набор объявлений и процедур на языке Visual Basic для приложений собранных в одну программную единицу. Существует два основных типа модуля: модули класса и стандартные модули.

Модули форм и модули отчётов являются модулями класса связанными с определенной формой или отчётом, они часто содержат процедуры обработки событий, запускаемых в ответ на событие в форме или отчёте. Процедуры обработки событий используются для управления поведением формы или отчета и их откликом на событие, например, такие как нажатие кнопки. При создании первой процедуры обработки события для формы или отчёта автоматически создаётся связанный с ней модуль формы или отчёта. В процедурах модулей форм и отчётов могут содержаться вызовы процедур, добавленных в стандартные модули.

В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом, а также часто используемые процедуры, которые могут быть запущены из любого окна базы данных.Access является настольной СУБД реляционного типа, которая имеет все необходимые средства для выполнения перечисленных выше функций. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.

Так как Microsoft Access является современным приложением Windows, можно использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange, динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding, связь и внедрение объектов). DDE позволяет осуществлять обмен данными между Access и любыми другими поддерживающими DDE приложениями. В Access можно при помощи макросов или Access Basic осуществлять динамический обмен данными с другими приложениями. OLE является более усовершенствованным средством Windows, которое позволяет установить связь с объектами другого приложения или внедрить какие-либо объекты в БД Access. Такими объектами могут быть картинки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других, поддерживающих OLE приложений Windows.

В отличие от других СУБД, Access хранит всю информацию в одном файле, хотя и распределяется по разным таблицам.

В Microsoft Access можно просматривать, изменять и удалять данные прямо в таблицах. Однако иногда удобнее использовать для этого специально созданные экранные формы, которые могут иметь как табличный вид, когда в форме отображается сразу несколько записей, так и отображать одну запись в виде некоторого бланка. В формах можно отображать информацию сразу из нескольких таблиц. В этом случае в основе формы будет не таблица, а запрос. Запрос позволяет объединять данные из нескольких связанных таблиц, выполнять вычисления над данными из других столбцов таблицы, добавлять, изменять и удалять записи в таблицах. При этом в большинстве случаев не нужно изучать язык Access SQL, т.к. запросы создаются очень просто с помощью конструктора. При любой обработке данных из нескольких таблиц используются однажды заданные связи между таблицами. Можно сконцентрировать усилия на решении информационных проблем, не затрачивая сил на построение сложной системы, которая отслеживает в базе все связи между структурами данных. В Microsoft Access имеется также простое и в то же время богатое возможностями средство графического задания запроса - так называемый «запрос по образцу» (QBE, query by example), которое используется для задания данных, необходимых для решения некоторой задачи. Используя для выделения и перемещения элементов на экране стандартные приемы работы с мышью в Windows и несколько клавиш на клавиатуре, можно буквально за секунды построить довольно сложный запрос. В то же время всегда можно посмотреть тот запрос, который сформирует Access в результате интерактивного процесса конструирования.

Для того чтобы можно было анализировать хранящуюся в базе данных Access информацию, создаются разные отчёты, которые позволяют извлекать нужные данные, группировать и сортировать их в нужном виде, вычислять итоговые значения по группам и в целом по всем отобранным записям. Отчёты могут быть дополнены рисунками, диаграммами, содержательными комментариями, могут быть выведены на печать, преобразованы в документ Word или опубликованы в Web.

Формы и отчёты можно использовать для задания форматов вывода данных на экран и дополнительных вычислений, что очень похоже на работу с электронными таблицами. Но в этом случае содержащиеся в формах и отчётах форматы и инструкции по проведению вычислений отделены от данных (находящиеся в таблицах), так что имеется полная свобода действий в использовании данных, не меняя при этом сами данные, - достаточно создать дополнительную форму или отчёт, использующие те же самые данные. Если нужно автоматизировать некоторые действия, то для установления связей между определенными формами и отчётами или для выполнения определенных действий в качестве отклика на некоторое событие (например, изменение данных в некотором поле формы) можно без особого труда создать макросы. Если нужны более модифицированные средства, например библиотечные утилиты Windows, можно написать процедуру на Access Basic.

Для выполнения всех перечисленных операций Access предлагает большое количество Мастеров и Построителей, которые помогут быстро научиться работать с данными и добиваться желаемых результатов.

2. Специальная часть

.1 Постановка задачи

.1.1 Назначение задачи

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или отдельные его этапы. Автоматизированное продвижение документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

·более быстрый оборот документов в больнице;

·сокращение трудоёмкости обработки документов;

·повышение оперативности и эффективности выполнения должностных обязанностей;

·повышение качества принимаемых решений;

·автоматическое составление сводок, отчётов, справок и реестров по запросам организаций и граждан, которые представлены в приложении;

·быстрый и результативный поиск документов как по одному атрибуту, так и по совокупности атрибутов;

·автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат - повышение исполнительской дисциплины;

·автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.

Организация наглядного и понятного интерфейса позволит упростить работу по документообороту и даст возможность использования программной разработки руководителю отдела документационного обеспечения и его сотрудникам. Разрабатываемая программа позволит оптимизировать работу отдела документационного обеспечения, то есть сотрудники быстрее подбирают документы по запросам организаций и граждан. Для этого документоведу достаточно ввести данные в запрос базы данных по заданным реквизитам и будут выведены нужные сведения о документе. К тому же по уже введённым данным за определённый период отдел формирует отчёты. Использование базы позволит существенно снизить трудоёмкость этой работы, просто введя дату (даты) для формирования соответствующего отчёта за временной промежуток.

программирование access отладка надежность

2.1.2 Технико-математическое описание задачи

Программа «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40» будет использовать алгоритмы поиска в базе данных нужных сведений. Для этого составляются запросы на выборку, которые ищут нужную информацию в таблицах по введённым данным. Введённые данные сравниваются с имеющимися в таблице и если значения совпали, то выводится информация в виде таблицы или в форме. При этом выводится информация, которая имеет отношение к введённым данным в запрос. Схема документооборота представлена на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 - Оборот документов в отделе документационного обеспечения.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки внешними источниками информации (руководителями, специалистами, служащими) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).

Различают три основных потока документов:

? входящий (поступающий в учреждение документы),

? исходящий (отправляемые из учреждения документы),

? внутренний (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).

Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

В подразделениях формируются исходящие документы.

Движение документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях для исполнителей и в ежегодном организационном приказе по учреждению.

Отдел документационного обеспечения обрабатывает следующие документы:

-благодарность;

-директива;

-жалобы;

-задание администрации;

-задание Комитета Здравоохранения;

-закон;

-запрос;

-заявления;

-извещение;

-информационное письмо;

-контрольная карта;

-личные заявления;

-обращение;

-письмо;

-план;

-постановление;

-предписание;

-приказ;

-протокол;

-распоряжение;

-реабилитация;

-рекомендации;

-решение;

-служебная записка;

-телефонограмма;

-телеграмма;

-требование;

-указ.

Приказ (по основной деятельности) - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказ - это основной распорядительный документ. Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеют обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Их издают предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.

Письмо - обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Телеграмма - документы, выделяемые по способу передачи (по телеграфу).

Телефонограмма - обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передаётся по телефону, записывается получателем).

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Протокол - документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Также целью программы является ведение журналов. Каждый журнал в базе данных формируется на основе ранее созданного отчёта. Отчёты формируются по ранее сделанным запросам, после чего данные из заполненных таблиц записываются в соответствующие поля. Журналы ведутся на соответствующие даты, которые должен ввести документовед. Когда журналы сформируются, их выводят на печать. Распечатанные журналы подшиваются в специальные папки.

Часто возникает необходимость найти сведения о документе по соответствующим запросам организаций или граждан. Для этого в программе необходимо реализовать функции поиска по входящему или исходящему номеру и типу документа. Документовед должен ввести в базу какой-либо номер и тип документа, после чего также формируется отчёт, по которому выводятся все данные по реквизитам соответствующего документа. Эту информацию можно вывести на печать.

2.1.3 Структура входной информации

Структура входных документов представлены в таблице 2.1.

Формы входных документов представлены в ПРИЛОЖЕНИИ А.

Таблица 2.1 - Структура входных документов

Наименование входного документаРеквизитыТип данных123Новые документы№ входящийТекстовыйДата поступленияДата/времяОткудаТекстовыйТип документаТекстовыйНомер документаТекстовыйДата документаДата/времяКраткое содержание документаТекстовыйИсполнительТекстовыйДата исполненияДата/времяИсполненТекстовыйисходящий № документаТекстовыйдата отправленияДата/времяИсходящие документыисх номерТекстовыйДата отправленияДата/времяКуда(адрес, факс)ТекстовыйСодержаниеТекстовыйИсполнительТекстовыйВид отправления:ТекстовыйНаличие копииТекстовый№ входящийТекстовыйТип документаКод документаТекстовыйтип документаТекстовый

2.1.4 Структура выходной информации

Формы выходных документов представлены в ПРИЛОЖЕНИИ Б.

Создаваемая база данных предоставляет возможность формирования выходной информации, как на экран, так и в виде печатного документа (отчёта).

Выходные документы - отчёты будут формироваться по запросам сотрудников отдела документационного обеспечения. Структура выходных документов, формируемых данной программой, представлена в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Структура выходных документов

Наименование выходного документаРеквизитыТип данных123Журнал входящих документов за деньДатаДата/времяВходящий номерТекстовыйОткудаТекстовыйТип документаТекстовый№ документаТекстовыйДата документаДата/времяНазвание документаТекстовыйУстановленная дата исполненияДата/времяИсполнительТекстовыйДата исполненияДата/времяЖурнал исходящих документов за деньДата отправленияДата/времяИсходящий номерТекстовыйДата отправленияДата/времяКуда (адрес, факс)ТекстовыйСодержаниеТекстовыйИсполнительТекстовыйНаличие копииЛогическийВид отправленияТекстовый№ входящийТекстовыйДата документаДата/времяЖурнал входящих документов за периодДатаДата/времяВходящий номерТекстовыйОткудаТекстовыйТип документаТекстовый№ документаТекстовыйДата документаДата/времяНазвание документаТекстовыйУстановленная дата исполненияДата/времяИсполнительТекстовыйДата исполненияДата/времяНе исполненные документы на датуДатаДата/времяУстановленная дата исполненияДата/времяВходящий номерТекстовыйОткуда прибыл документТекстовыйТип документаТекстовыйНомер документаТекстовыйДата принятия документаДата/времяКраткое содержание документаТекстовыйИсполнительТекстовыйДата исполненияДата/времяЭкстренный документ№ входящийТекстовыйОткудаТекстовыйТип документаТекстовыйНомер документаТекстовыйДата документаДата/времяНазвание документаТекстовыйДата исполненияДата/времяИсполнительТекстовый

2.1.5 Требования к программе

.1.5.1 Требования к функциональным характеристикам

Разработка по ведению базы данных документооборота в отделе документационного обеспечения должна осуществлять:

Ввод, корректировку и удаление данных;

Вывод отчётов по запросу пользователя на экран и печать;

Печать журналов.

Разработка должна обеспечивать ввод и вывод данных о документах в удобной форме, легко расширяемой, быть простой в использовании, обеспечивать устойчивую работу с любыми исходными данными. Для удобства пользователя должен быть обеспечен ввод данных формами в поля, содержимое которых хранится в таблицах. Данный способ ввода данных предполагает работу с клавиатурой и мышью. При вводе некорректных данных в поле программа не должна заканчивать свою работу, а выдаст сообщение об ошибке и предложит повторить ввод.

2.1.5.2 Требования к надёжности

Для надёжности ввода и редактирования информации программа должна обеспечиваться удобным интерфейсом экранных форм, где и происходит ввод и редактирование информации. В программе должна быть предусмотрена возможность ввода данных через справочники (для динамических меню в формах)

Для сохранения имеющейся информации в базе данных необходимо регулярно проводить резервное копирование всей базы на другие носители информации в случае отказа работы операционной системы, жёсткого диска, заражения вирусами и другими неисправностями как технических, так и программных средств.

2.1.5.3 Требования к параметрам и составу технических средств

Для нормального функционирования программной разработки необходимо обеспечить:

Объём жёсткого диска не менее 2 Гб;

Оперативная память объемом не менее 64Мб;

Стандартный видеоадаптер с памятью не менее 4 Мб;

Место, занимаемое Windows XP 1,5 Гб;

Стандартная клавиатура и мышь;

Стандартный дисковый накопитель;

Стандартное устройство чтения дисков;

Сетевая карта;

Монитор.

2.2 Описание алгоритма

Схема алгоритма разрабатываемой программы представлена в приложении В на рисунке В.1. При получении почты отдел документационного обеспечения проводит сортировку. После сортировки полученные документы либо регистрируются, а рекламные письма - не подлежат регистрации и носят справочный характер.

Зарегистрированным документам присваивается входящий номер, его данные по реквизитам вносят в базу данных. Производится сортировка на информационные документы и документы к исполнению. Информационные документы направляются в соответствующие подразделения.

Производится сортировка документов к исполнению, которые подразделяются на документы, требующие ответа и поступающие на резолюцию главному врачу. На документы, которым требуется ответ, отдел направляет запрос в соответствующее подразделение. В подразделении формируется ответ, отдел получает его оттуда, присваивается исходящий номер и его реквизиты вносятся в базу данных, при необходимости информация выводится на печать.

Документы, требующие исполнения после резолюции главного врача, передаются на резолюцию соответствующему исполнителю. Отдел осуществляет контроль за исполнением: при неисполнении документа в срок, отдел напоминает о необходимости исполнения. Документ исполнен - отметка об исполнении вносится в базу данных, при необходимости информация выводится на печать.

2.3 Текст программы с описанием

Программа «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40» написана с помощью средств программирования MS Access 2000. Для разработки приложений Access предоставляет большое количество Мастеров и Построителей. Программа дипломного проекта разрабатывалась без непосредственного программирования на VBA, с использованием стандартных Мастеров и Построителей.

Разработка предназначена для автоматизации оборота документов в отделе документационного обеспечения. С помощью этой программы можно производить ввод данных о документах в базу данных, затем на их основе искать информацию о документах, выводить отчёты.

В ходе выполнения дипломного проекта для правильной организации работы были разработаны таблицы БД:

-Исходящие - для ввода, просмотра и редактирования всех исходящих документов в базе данных;

-Входящие документы - для ввода, просмотра и редактирования всех входящих документов в базе данных;

-Тип документа - для ввода, просмотра и редактирования конкретных типов документов в базе данных;

-Элементы кнопочной формы - выводит все составные части главной кнопочной формы.

Для обеспечения вывода информации БД «Документооборот» имеет в своём составе следующие запросы:

-Исходящие за день - производится выборка данных из таблицы «Исходящие» по полю «Дата отправления». Критерий отбора запроса - введённая дата по этому полю, текст запроса приведён в приложении Г.

-Исходящие за период - производится выборка данных из таблицы «Исходящие» по полю «Дата отправления». Критерий отбора запроса - введённые начальная и конечная даты выбранного периода по этому полю, текст запроса приведён в приложении Г.

-Контроль на дату - выбираются данные в таблице «Входящие» по всем входящим документам по полю «Установленная дата исполнения». Критерий отбора запроса - введённая дата по этому полю, текст запроса приведён в приложении Г.

-Не выполненные на дату - выбираются данные в таблице «Входящие» по всем входящим документам по полю «Установленная дата исполнения», дата в котором больше введённой даты. Критерий отбора запроса - введённая дата по этому полю, текст запроса приведён в приложении Г.

-Работа за день - выводятся данные в таблице «Входящие» по всем входящим документам по полю «Дата поступления». Критерий отбора запроса - введённая дата по этому полю, текст запроса приведён в приложении Г.

-Работа за период - выводятся данные в таблице «Входящие» по всем входящим документам по полю «Дата поступления». Критерий отбора запроса - введённые начальная и конечная даты выбранного периода, текст запроса приведён в приложении Г.

-Удаление - производится удаление данных в таблице «Входящие» по всем входящим документам по полю «Дата принятия документа». Критерий отбора запроса - введённая в это поле дата, текст запроса приведён в приложении Г.

-Номер входящего документа - производится выборка по входящему номеру документа для вывода информации о документе, текст запроса приведён в приложении Г.

Для удобного ввода информации в таблицы и её отображения (например, итоги выполнения какого-либо запроса) БД «Документооборот» имеет в своём составе следующие формы:

-Кнопочная форма - служит для просмотра всех форм и отчётов, причём в программе можно установить параметр открытия форм: для изменения и добавления.

oВ формах для изменения данные отображаются по всем полям заполняемой таблицы. Чаще используются для исправления ошибок, введённых ранее.

oВ формах для добавления открывается сразу чистая форма для дальнейшего ввода данных пользователем.

-Редактирование входящих - позволяет вносить изменения и правки в таблицу «Входящие» по каждому входящему номеру документа, текст формы приведён в приложении Г.

-Редактирование исходящих - позволяет вносить изменения и правки в таблицу «Исходящие» по каждому исходящему номеру документа, текст формы приведён в приложении Г.

-Исходящие - обеспечивает ввод данных в таблицу «Исходящие», текст формы приведён в приложении Г.

-Исполняются - форма предназначена для отслеживания исполнения документа конкретным исполнителем, текст формы приведён в приложении Г.

-Меню - форма содержит справочную информацию о БД, загружается самой первой, содержит кнопку для входа пользователя в программу, текст формы приведён в приложении Г.

-Новые документы - служит для ввода данных в таблицу «Входящие», текст формы приведён в приложении Г.

-Тип документа - обеспечивает ввод и изменение названий документов в одноимённой таблице, текст формы приведён в приложении Г.

-Экстренный документ - обеспечивает вывод информации по введённому исходящему номеру о данном документе, текст формы приведён в приложении Г.

В БД используются и подчинённые формы:

-Подчинённая форма Новые документы - используется в формах «Редактирование входящих», «Редактирование исходящих» и «Исполняются» для вывода информации из таблицы «Входящие».

Для вывода информации БД «Документооборот» имеет в своём составе следующие отчёты:

-Журнал учёта входящих документов за период - отчёт формируется на основе запроса «Работа за период».

-Исходящие за день - отчёт формируется на основе запроса «Исходящие за день».

-Исходящие за период - отчёт формируется на основе запроса «Исходящие за период».

-Контроль на дату - отчёт формируется на основе запроса «Контроль на дату».

-Не выполненные - отчёт формируется на основе запроса «Не выполненные».

-Поиск по типу документа - отчёт формируется на основе запроса «Поиск по типу документа».

-Работа за день - отчёт формируется на основе запроса «Работа за день».

-Экстренный документ - отчёт формируется на основе запроса «Номер входящего документа».

Для выполнения действий над объектами базы данных созданы следующие макросы:

-Макрос Autoexec, исполняется сразу же при открытии файла базы данных. Он открывает форму «Меню». Макрос состоит из 4-х команд:

1.ВыводНаЭкран;

2.ПесочныеЧасы - после выполнения 1-й команды отображаются песочные часы;

.Свернуть - после песочных часов всё сворачивается;

.ОткрытьФорму - после выполнения сворачивания происходит открытие формы «Меню».

-Макрос «Вход в базу данных» закрывает макрос Autoexec, всё сворачивается, после чего открывается главная кнопочная форма. Она изображена в приложении Д на рисунке Д.1.

1.Закрыть - закрывается форма «Меню»;

2.Свернуть - после закрытия всё сворачивается;

.ОткрытьФорму - после сворачивания открывается форма «Кнопочная форма»

-Исполнение

.ОткрытьФорму - открывается форма «Исполняются»

2.НаЗапись - данные, которые вводятся в форму, записываются в таблицу «Входящие»

.ОбновитьОбъект - после записи производится обновление данных в форме «Исполняются»

-РЕДАКТИРОВАНИЕ

1.ОткрытьФорму - открывается подчинённая форма «Новые документы» на изменение

2.НаЗапись - данные заполняются в форму и записываются в таблицу «Входящие»

.ОбновитьОбъект - выполняется обновление данных в форме «Новые документы»

-Новые документы

1.ОткрытьФорму - открывается форма «Подчинённая форма Новые документы» для добавления;

2.НаЗапись - данные вводятся в форму и производится запись в таблицу «Входящие документы»

.ОбновитьОбъект - происходит обновление данных в форме «Подчинённая форма Новые документы»

-Удаление

1.ОткрытьТаблицу - открывается таблица «Входящие» на изменение;

2.ОбновитьОбъект - происходит обновление данных в таблице «Входящие»

2.4 Описание процесса отладки

При создании разработки «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40» в процессе отладки серьёзных ошибок не было, так как она разрабатывалась в среде СУБД MS Access с использованием стандартных средств разработки объектов - мастеров. Используя мастера, можно сделать все необходимые таблицы, запросы, различные типы форм и отчётов. Они создаются простым выбором необходимых настроек.

При отладке в основном приходилось исправлять неправильные названия полей и типов данных в таблицах. В запросах прежде всего неверное определение критерия отбора и вывода нужных данных из таблиц. В формах - несоответствие надписей и полей для ввода, чтобы избежать ошибок пользователем. Все отчёты сделаны на основе созданных таблиц и запросов, поэтому ошибок почти не было. Ошибки были лишь в несоответствии надписей и полей.

Почти все ошибки были выявлены в результате выполнения контрольного примера. Он приведён в приложении Ж. Для проверки были введены данные в таблицы «Входящие» (таблица Ж.1), «Исходящие» (таблица Ж.2) и «Тип документа». Результаты выполнения запросов представлены:

Ø«Исходящие за день» в таблице Ж.3. Для проверки в появляющееся поле введена дата 15.01.2007 и в отобраны все исходящие документы, отправленные в этот день;

Ø«Исходящие за период» в таблице Ж.4. Для проверки в появляющиеся поля введены даты 09.01.2007 и 15.01.2007 и отобраны все исходящие документы, отправленные в этот период;

Ø«Контроль на дату» в таблице Ж.5. Для проверки в появляющееся поле введена дата 09.01.2007 и отобраны документы, находящиеся на контроле;

Ø«Невыполненные на дату» в таблице Ж.6. Для проверки в появляющееся поле введена дата 09.01.2007 и отобраны записи по невыполненным документам;

Ø«Номер входящего документа» в таблице Ж.7. Для проверки в появляющееся поле введён номер входящего документа и отобраны записи по этому документу;

Ø«Работа за день» в таблице Ж.8. Для проверки в появляющееся поле введена дата 31.01.2007 и отобраны все входящие документы, соответствующие дате;

Ø«Работа за период» в таблице Ж.9. Для проверки в появляющееся поле введены даты 09.01.2007 и 25.01.2007 и отобраны все входящие документы, соответствующие датам периода.

2.5 Анализ результатов решения задачи

По данным контрольного примера произведено тестирование программы в соответствии с требованиями к ней.

Для правильного ввода используются стандартные средства, которые есть в MS Access:

Динамическое меню - Динамическое меню предназначено для уменьшения ошибок пользователя при вводе, в некоторое поле введен фиксированный список значений, то есть ему остается только выбрать необходимое значение в поле.

Проверка соответствия типа данных - Проверка соответствия типов данных позволяет исключить возможность введения неверных данных, которые могли бы нарушить нормальное функционирование некоторых составных частей системы.

Маска ввода - Маска ввода позволит задавать для поля формат, по которому будут вводиться данные. Она является более наглядным и удобным средством для ввода данных типа дата/время.

Средства обеспечения целостности и согласованности данных, которые не дают производить такие изменения, после которых данные могут оказаться не согласованными.

Для контрольного примера заполнены все таблицы для выборки её в запросах БД. Данные представлены в приложении Ж.

Основные решения задачи представлены в запросах. Информация в них полностью соответствует критерию отбора данного запроса и представлены в приложении Г.

Главный результат решения задачи - возможность осуществления документооборота в отделе документационного обеспечения с обработкой документов электронными средствами. Программа позволяет пользователям вводить данные о входящих и исходящих документах, которые поступают в базу данных. Используя запросы и отчёты, любые данные можно вывести на монитор или принтер. Посредством отчётов отслеживается исполнение документов исполнителями.

Программа предоставляет пользователям мощный интеллектуальный интерфейс. Для удобства пользователей на отчёты вынесены поля в соответствии с поясняющими надписями.

2.6 Инструкция к программе

Для работы программы необходим компьютер, совместимый с IBM PC, требования к аппаратуре смотрите выше и приложение MS ACCESS 2000 и выше.

Для открытия приложения следует выполнить следующий порядок действий:

·Включить компьютер;

·Загрузить Windows;

·Открыть ярлык на рабочем столе на файл с базой данных «Документооборот» (на рабочем столе отображается со стандартным значком Microsoft Access и стрелкой в левом нижнем углу; на него вынесена надпись «Документооборот»);

Ввод данных осуществляется из форм. Все формы показаны в приложении Д. Для удобства пользователя на форму вынесены указывающие кнопки:

-Кнопка поиска изображена на форме с биноклем;

-Кнопка для перехода на первую запись формы изображена со стрелкой вверх;

-Кнопка для перехода на последнюю запись формы изображена со стрелкой, указывающей вниз;

-Кнопка для перехода на предыдущую запись изображена со стрелкой, указывающей влево;

-Кнопка для перехода на следующую запись изображена со стрелкой, указывающей вправо;

-Кнопка для добавления записи в форму изображена со знаком плюс в кавычках;

-Кнопка для удаления записи в форме изображена со значком в виде корзины;

-Кнопка для закрытия формы изображена со значком закрывающейся двери.

При открытии откроется форма меню автозагрузки, где представлена справочная информация о подсистеме электронного документооборота. Затем нажимаете на кнопку «Вход в базу данных» и открывается главная кнопочная форма базы данных. Главная кнопочная форма изображена на рисунке Д.1. На главную кнопочную форму нанесены 4 кнопки с поясняющими надписями:

üВвод/просмотр формы «Отдел документационного обеспечения»;

üВвод/просмотр других сведений;

üПросмотр отчётов;

üВыход.

При выборе пункта меню «Ввод/просмотр формы «Отдел документационного обеспечения» открывается кнопочная форма с 6-ю кнопками. Эта форма изображена на рисунке Д.2.

1)«Просмотр формы «Отдел документационного обеспечения»;

-При нажатии на эту кнопку открывается форма «Исполняются». Форма «Исполняются» изображена на рисунке Д.5. Форма предназначена для редактирования данных по входящим документам.

Для этого необходимо в поле «Входящий документ», которое находится вверху справа на форме ввести номер входящего документа, ниже в полях будет выводиться информация по соответствующим реквизитам и пользователь получает возможность их изменять.

2)«Ввод новых документов «Отдел документационного обеспечения»;

При нажатии на эту кнопку открывается форма «Новые документы» для добавления новых документов. Форма «Новые документы» представлена на рисунке Д.6. Пользователь должен в этой форме ввести данные во все поля по соответствующим реквизитам. В полях, где вводится дата, для удобства пользователя и уменьшения вероятности ошибок используются маски ввода. В поле «№ входящий» пользователь не сможет ввести номер входящего документа дважды, потому что в таблице это поле индексируется без допуска совпадений.

3)«Внесение изменений в документы «Отдел документационного обеспечения»;

При нажатии на эту кнопку открывается форма «Редактирование» для редактирования данных в документе по соответствующим реквизитам. Форма «Редактирование» показана на рисунке Д.7. Для этого достаточно ввести номер конкретного входящего документа, после ввода которого можно изменять данные по соответствующему документу.

4)«Ввод исходящих документов»;

При нажатии на эту кнопку открывается форма «Исходящие» для добавления новых исходящих документов. Форма «Исходящие» представлена на рисунке Д.8. Для заполнения пользователь вводит исходящий номер документа, после чего вводит данные по всем реквизитам документа в форме. Также необходимо ввести номер входящего документа, данные о котором выведутся в соседней форме.

5)«Редактирование «Исходящих»;

При нажатии на эту кнопку открывается форма «Редактирование исходящих» для редактирования. Форма «Редактирование исходящих» изображена на рисунке Д.9. Для изменения данных по исходящим документам пользователю необходимо ввести номер документа. В полях выводится

6)«Переход в главную кнопочную форму».

При нажатии на эту кнопку открывается главная кнопочная форма.

При выборе пункта меню «Ввод/просмотр других сведений» открывается кнопочная форма с 2-мя кнопками. Эта кнопочная форма изображена на рисунке Д.3.

1)«Ввод/просмотр формы «Тип документа»;

При нажатии на эту кнопку открывается форма «Тип документа». Форма «Тип документа» представлена на рисунке Д.8. Для изменения достаточно поменять данные на правильные новые типы документов.

2)«Переход в главную кнопочную форму».

При нажатии на эту кнопку открывается главная кнопочная форма.

При выборе пункта меню «Просмотр отчётов» открывается кнопочная форма с 8-ю кнопками. Вид этой кнопочной формы изображён на рисунке Д.4. Все отчёты показаны в приложении Е.

1)«Просмотр отчёта «Журнала входящих документов за день»;

При нажатии на эту кнопку открывается отчёт «Работа за день». Данный отчёт изображён на рисунке Е.1. Для этого пользователю необходимо ввести в появляющееся поле дату и будут выведены документы, полученные на заданный день

2)«Просмотр отчёта «Журнал учета входящих документов за период»;

При нажатии на эту кнопку открывается отчёт «Журнал учета входящих документов за период». Этот отчёт изображён на рисунке Е.2. Сначала появляются 2 поля для ввода начальной и конечной дат, после чего будут выведены все входящие документы на заданный период.

3)«Просмотр отчёта «Контроль на дату»;

При нажатии на эту кнопку сначала появляется сообщение, куда пользователь должен ввести дату, после чего будет выведен отчёт «Контроль на дату» о документах, находящихся на контроле отдела. Форма отчёта изображена на рисунке Е.3.

4)«Просмотр отчёта «Не исполнен на дату»

При нажатии на эту кнопку открывается отчёт «Не выполненные». Данный отчёт изображён на рисунке Е.4.

При нажатии на эту кнопку сначала появляется сообщение для ввода даты, после чего выводится отчёт «Невыполненные» об исполнителях и документах, которые не выполнены или выполняются на данный момент.

5)«Печать «Экстренный документ»;

При нажатии на эту кнопку открывается отчёт «Экстренный документ». Форма отчёта показана на рисунке Е.5. Для этого пользователю необходимо ввести входящий или исходящий номер документа в появляющееся сообщение, после чего выводятся все данные по реквизитам нужного документа.

6)«Просмотр отчёта «Исходящие за день»;

При нажатии на эту кнопку открывается отчёт «Исходящие за день». Этот отчёт показан на рисунке Е.6. Для этого пользователю необходимо ввести в появляющиеся окна дату и будут выведены документы, отправленные на заданный день.

7)«Просмотр отчёта «Исходящие за период»

При нажатии на эту кнопку открывается отчёт «Исходящие за период». Форма отчёта изображена на рисунке Е.7. Сначала появляются два окна для ввода начальной и конечной дат пользователем, после чего будут выведены все исходящие документы на заданный период.

8)«Переход в главную кнопочную форму».

При нажатии на эту кнопку открывается главная кнопочная форма.

При выборе пункта «Выход» база данных автоматически закрывается.

В случае сбоя программы перезагрузить компьютер и повторить действия по порядку.

3. Экономическая часть

.1 Определение группы сложности и трудоёмкости разработки программы

Одной из наиболее важных проблем при определении трудозатрат на разработку ПС является оценка его сложности.

Сложность разрабатываемого ПС ВТ учитывается по 2 основным и 4 дополнительным характеристикам, отражающим сложность следующих компонентов ПС ВТ; языковой интерфейс, ввод - вывод, организация данных, режим работы, операционная и техническая среда.

Исходные данные для определения сложности приведены в таблице 3.1 и 3.2.

Таблица 3.1 - Группы сложности ПС ВТ

ГруппаХарактеристика ПС ВТ12IПС ВТ, обладающие одной или несколькими из следующих характеристик: > наличие мощного интеллектуального языкового интерфейса высокого уровня с пользователем; > режим работы в реальном времени; > обеспечение телекоммуникационной обработки данных; > машинная графика; > многомашинные комплексы; > обеспечение распараллеливания вычислений.IIПС ВТ, обладающие одной или несколькими из следующих характеристик: > оптимизационные расчеты; > обеспечение ПС ВТ на изменения структур данных; > настройка ПС ВТ на нестандартную конфигурацию ТС; > обеспечение переносимости ПС ВТ; > реализация особо сложных инженерных и научных расчетов.IIIПС ВТ, не обладающие перечисленными выше характеристиками.

Путём сравнения определяется группа сложности разработки, а далее с учётом приведенных коэффициентов повышения сложности ПС ВТ (табл. 3.2) рассчитывается коэффициент повышения сложности разработки.

Таблица 3.2 - Значения коэффициентов повышения сложности ПС ВТ

Дополнительные характеристики ПС ВТЗначения Кол-во121. Функционирование ПС ВТ в расширенной операционной среде (связь с другими ПС)0,082. Интерактивный доступ0,063. Обеспечение хранения, введение и поиск данных в сложных структурах0,074. Наличие у ПС ВТ одновременно нескольких характеристик из таблицы «Группы сложности ПС ВТ» (табл. 3.1): - двух характеристик - трех характеристик - свыше трех характеристик 0,12 0,18 0,26

С учетом повышения сложности ПС ВТ в соответствии с данными таблицы 3.2 рассчитывается коэффициент повышения сложности (Кп.сл.) по формуле (3.1):

Кп.сл. = I + Е Ксл. по дополнительным (дополнительной) характеристикам (3.1)

Кп. сл. = 1 + 0,08 + 0,06 + 0,07 + 0,26 = 1,48

3.2 Определение степени новизны

Также большое значение для определения трудозатрат имеет степень новизны ПС ВТ, которая учитывается за счет введения в расчеты трудозатрат коэффициента новизны (Кн.). Значения коэффициента новизны представлены в таблице 3.3.

Таблица 3.3 - Значение поправочного коэффициента, учитывающего степень новизны ПС ВТ.

Код степени новизныСтепень новизныИспользованиеЗначе ние Кн.Нового типа ЭВМНовой ОС12345АПринципиально новые ПС ВТ, не имеющие доступных аналогов+ ++ +1,75 1,6 1,2 1,0БПС ВТ, являющиеся развитием определенного параметрического ряда+ ++ +1,0 0,9 0,8ВПС ВТ, являющийся развитием определенного параметрического ряда, т.е. использование разработки не требует новых типов ЭВМ и новой ОС--0,7(+) - означает, что использование требует новых разработок ЭВМ и (-) - означает, что использование не требует новых разработок ЭВМ и

3.3 Определение степени охвата реализуемых функций типовыми программами

Кроме того, на этапе РП (рабочий проект) при определении трудозатрат этого этапа необходимо учитывать степень использования в разработке типовых (стандартных) программ за счет введения поправочного коэффициента КС, показанного в таблице 3.4.

Таблица 3.4 - Значения коэффициента использования в разработке типовых программ ПС ВТ

Степень охвата реализуемых функций разрабатываемого ПС ВТ типовыми (стандартными) программами ПС ВТЗначение Кс 12От 60% и выше0,6От 40% до 60%0,7От 20% до 40%0,8До 20%0,9Типовые программы не используются1,0

Выбранный поправочный коэффициент сложности этой разработки равен = 0,7, так как она охватывает от 40 до 60 процентов типовых программ ПС ВТ.

3.4 Определение трудоёмкости разработки программ

На основании изложенного определяют трудозатраты на весь процесс разработки внедрения ПС ВТ по формуле (3.2)

То = Кп.сл. * Тр (3.2)

где То - общая трудоёмкость разработки, чел./дн.; Кп.сл. - коэффициент повышения сложности;

Тр. - нормативная трудоёмкость, чел./дн. (см. справочную таблицу)

То = 115 * 1,48 = 170

Распределение общей трудоёмкости разработки по стадиям разработки реализуется при помощи таблицы 3.5

Таблица 3.5 - Значение коэффициентов удельных весов трудоемкости стадий разработки ПС ВТ

Код степе ни новиз ныСтепень новизныСтадии разработкиЗначен ие КнЗначе ние Кс без ЭП и ТП12345АПринципиально новые ПС ВТ, не имеющие доступных аналоговТехническое задание Эскизный проект Технический проект Рабочий проект Внедрение0,11 0,09 0,11 0,55 0,140,16 0,65 0,19БПС ВТ, являющиеся развитием определенного параметрического рядаТехническое задание Эскизный проект Технический проект Рабочий проект Внедрение0,10 0,08 0,09 0,58 0,150,14 0,66 0,2ВПС ВТ, являющиеся развитием определенного параметрического рядаТехническое задание Эскизный проект Технический проект Рабочий проект Внедрение0,09 0,07 0,07 0,61 0,160,12 0,67 0,21

Трудоёмкость каждой стадии разработки ПС ВТ определяется по формулам:

Ттз = Кттз * Кн * То (чел./дн.) - на этапе техн. задания (3.3)

Тэп = Ктэп * Кн *То (чел./дн.) - на этапе эскизн. проекта (3.4)

Ттп = Кттп * Кн *То (чел./дн.) - на этапе техн. проекта (3.5)

Трп = Ктрп * Кн * Кс * То (чел./дн.) - на этапе рабочего проекта (3.6)

Твн = Ктвн * Кн *То (чел./дн.) - на этапе внедрения (3.7)

Ттз, Тэп, Ттп, Трп, Твн - трудоемкость соответствующих стадий ПС ВТ (чел./дн.)

Кттз, Ктэп, Кттп, Ктрп, Ктвн - коэффициенты уд. весов трудоемкости этапов в общей трудоемкости разработки ПС ВТ (табл. 3.5)

Кн - поправочный коэффициент, учитывающий степень новизны ПС ВТ

Кс - поправочный коэффициент, учитывающий степень использования в разработке типовых (стандартных) программ

То - общая трудоемкость разработки, чел./дн. (формула 3.2)

Ттз = 0,09 * 0,7 * 170 = 11

Тэп = 0,07 * 0,7 * 170 = 8

Ттп = 0,07 * 0,7 * 170 = 8

Трп = 0,61 * 0,7 * 0,7 * 170 = 51

Твн = 0,16 * 170 * 0,7 = 19

Результаты расчетов сводятся в таблицу 3.6.

Таблица 3.6 - Трудоёмкость на стадиях разработки ПС ВТ

Код стадииСтадии разработкиТрудоемкость чел./дн.123ТЗТехническое задание11ЭПЭскизный проект8ТПТехнический проект8РПРабочий проект51ВНВнедрение19Всего:Разработка программы ПС ВТ97

3.5 Расчёт стоимости разработки программы

Стоимость разработки программных средств ВТ может быть определена, как и стоимость любого товара по статьям калькуляции себестоимости.

Себестоимость - это затраты на производство и сбыт изделия. По калькуляции себестоимости определяется производственная себестоимость, полная и цена реализации по договорам. Калькуляция состоит из прямых и косвенных затрат. К прямым относятся материальные и трудовые затраты, которые определяются прямым счетом на данное изделие, остальные затраты определяются косвенно, т.е. посредством процента. Таблица калькуляции приведена в таблице 3.7

Таблица 3.7 - Калькуляция себестоимости разработки «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40»

Статьи калькуляцииВсего (руб.)В т.ч. по стадиямТЗЭПТПРПВН12345671. Материальные затраты1 2002. Спецоборудование1 3603. Фонд оплаты труда в т.ч.49 2165760762139062579398713.1 прямая з./плата41 0143.2 премии8 2033.3 дополн. з./плата4. Единый социальный налог (ЕСН)12 7965. Накладные расходы59 0606. Итого производственная себестоимость123 6327. Внепроизводственные расходы8 6548. Полная себестоимость132 2879. Плановая прибыль26 45710. Налог на добавленную стоимость23 81211. Цена реализации по прямым договорам182 555

Расчёт статей калькуляции себестоимости выполняется последовательно. Результаты расчётов заносятся в таблицу 3.7 «Калькуляция себестоимости разработки». Расчёт материальных затрат приведен в таблице 3.8

Таблица 3.8 - Расчёт материальных затрат

Наименование материальных ценностейКол-во (шт./рулонов)Цена за един, (руб.)Всего (руб.)в т.ч. по стадиямТЗЭПТПРПВН1234567891. Флэш-память12502502. Спец. бумага11501503. Картридж1800800Итого:1200Расчёт затрат на спецоборудование сводится к определению суммы затрат, связанных с использованием технических средств (стоимость машинного времени, м.ч.) и продолжительностью отладки программы на стадиях технического проекта и рабочего проекта.

Количество времени = 19 * 8 = 152 чел/дн * 0,45 = 68 часов

Расходы на спецоборудование = 68 час * 20 руб. = 1360 руб.

Оплата труда, которая включается в калькуляцию, определяется по трудоёмкости разработки (таблица 3.6). Для этого необходимо эту трудоёмкость (по стадиям разработки) распределить по удельным весам (таблица 3.6) по исполнителям. Расчёт заносится в таблицу 3.10.

Таблица 3.9 - Соотношения по трудоемкости выполняемых работ по исполнителям (в процентном соотношении)

Категории исполнителейЭтапы разработки и внедрения ПС ВТТЗЭПТПРПВН123456Руководитель205-55Инженер-математик5035102525Инженер-системотехник3035102020Инженер-программист25503050Оператор2010Группа оформления5Группа устройств подготовки данных105

Расчёт прямой зарплаты выполняется в соответствии с трудозатратами конкретного исполнителя и его среднедневной ставкой.

«Итого» по горизонтали и вертикали таблицы должны быть равны друг другу.

Величина премиальных выплат устанавливается юридическим лицом в зависимости от многих факторов, в т.ч. от качества работы отдельных исполнителей, эта величина определяется по «Положению премиальных выплат».

Дополнительная зарплата устанавливается в размере 5 - 7% от суммы прямой зарплаты и премии.

Единый социальный налог является налогом работодателя. Ставка налога - 26%. Базой налогообложения является фонд оплаты труда работающих. В калькуляции себестоимость разработки указывается в статье 3.

Величина накладных расходов жестоко завязана со спецификой организации, выполняющей разработку программного продукта, для расчетов дипломного проекта наиболее приемлемым является величина накладных расходов 120 - 200% от ФОТ.

Величина налоговой прибыли определяется товаропроизводителем в процентах от суммы затрат - полной себестоимости, однако, необходимо иметь в виду, что в настоящее время разработка программного продукта является высокорентабельным видом деятельности. Плановая прибыль может составлять 20 - 25% от полной себестоимости. Размеры НДС и методология расчета этого налога определяется действующими законами РФ и инструкциями ГНС. В дипломном проекте рассчитывается, как 18% от базы. База определяется разностью - полной себестоимости и материальных затрат по таблице 3.7.

3.6 Расчёт экономической эффективности от использования разработанной программы

Применение программы «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40» позволит хранить сведения о поступающих и отправляемых документах в электронном виде, предназначена для работников отдела документационного обеспечения (2 документоведа и начальник отдела). Программа за счёт применения электронных средств обработки информации позволяет экономить рабочее время, так как производится отбор информации в базе данных, а не на бумажных носителях.

Одна из задач разрабатываемой программы - подбор документов по запросам организаций или граждан. Для этого сотруднику отдела достаточно ввести входящий или исходящий номер и/или тип документа в соответствующий запрос и информация по документу будет найдена в течение нескольких секунд. Подбор документов составляет в среднем 15 минут, а с применением программы будет составлять не более минуты.

Далее рассчитывается экономическая эффективность за год. В расчете используется показатель эффективности:

Заработная плата определена по средствам экономии трудоёмкости:

D Т = Т ст. - Т н, где (3.9)

D Т - экономия трудоемкости в чел.днях

Т ст. - время выполнения работы без использования ПС ВТ за год

Т ст. - 15 минут

Т н. - время выполнения работы с использования ПС ВТ за год

Т н. - 1 минута

((15-1)*30*22*12)/60 = 1848 часов

Э у.г. = 1848 * 46 = 85008 руб

Таблица З.10 - Расчёт величины прямой зарплаты

Категории исполнителейСредняя дневная ставка, рубТЗЭПТПРПВНИтого (руб.):Трудозатраты ч/днз/пл руб.Трудозатраты ч/днз/пл руб.Трудозатраты ч/днз/пл руб.Трудозатраты ч/днз/пл руб.Трудозатраты ч/днз/пл руб.Руководитель455210000182003115914322773Инженер-математик432623753120913451355065205111486Инженер-системотехник43231425312091345104405416419025Инженер-программист4320028644172715660710410213300Оператор3410000254551739002284Группа оформления364000000392700927Группа УПД364000012913927001218Итого:11480083464832555121269198226410142. Срок окупаемости затрат, которые имели место при проектировании и разработке ПС ВТ.

D То = 1848 *1,2 = 2217,6

D Э з.пл. = 46* 2217,6 = 102010 руб

Рэ = 102010 * 4% = 4080

Т ок. = К / Э у.г., где (3.11)

Т ок. - срок окупаемости затрат (лет)

К - затраты на создание ПС ВТ, которые равны в работе цене реализации по договорам.

Т ок = 182155/(102010 - 4080) = 1,9 года

Расчётную величину Т ок. следует сравнить с нормативной Тн ок. = 5 лет.

Т ок. расчётная <= Тн ок.

,9 <= 5

3. Годовая экономическая эффективность (Э к) определяется по формуле:

Эг = Эу.г.-Ен*К, где (3.12)

Ен - нормативный коэффициент эффективности затрат (устанавливается по отраслям промышленности). Е н = 0,2

Эг = 85008 - 0,2 * 182555 = 48497 руб

Экономические расчёты показали, что использование разработки «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40» - экономически целесообразно.

Плакат ТЭП выполняется на формате А1.

Демонстрационный плакат «Технико-экономические показатели» разработки ПС ВТ представлен в таблице 3.11.

Таблица 3.11 - Технико-экономические показатели.

Наименование показателяЕдиница измеренияЧисловая характеристика1231. Размер программыМегабайт42. Оперативная память не менееМегабайт643. Трудоемкость разработкичел. дн.974. Коэффициент повышения сложности разработки-1,485. Коэффициент степени новизны-0,076. Коэффициент пользования типовых программ ПС ВТ0,77. Полная себестоимость разработкируб.1825558. Срок окупаемости затратлет.1,99. Экономическая эффективность разработкируб..48497

4. Мероприятия по технике безопасности, противопожарной безопасности и окружающей среды

.1 Электробезопасность при эксплуатации вычислительных средств

Общие требования безопасности.

Настоящая инструкция регламентирует основные требования безопасности для работников (пользователей), занятых эксплуатацией персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и видеодисплейных терминалов (ВДТ).

К работам на ПЭВМ и ВДТ допускаются:

.1 Лица не моложе 18 лет, прошедшие обязательное при приеме на работу медицинское освидетельствование на предмет пригодности для работы на ЭВМ. ПЭВМ и ВДТ в соответствии с требованием приказа Минздрава РФ № 90 и Госкомсанэпиднадзора РФ № 280/88;

.2 Прошедшие вводный инструктаж по технике безопасности и обучение безопасным приемам и методам труда на рабочем месте;

.3 Прошедшие курс обучения принципам работы на ЭВМ, ПЭВМ и ВДТ с использованием конкретного программного обеспечения.

Работа на ПЭВМ относится к категории работ, связанных со следующими опасными и вредными производственными факторами:

Физическими:

·Повышенным уровнем электромагнитного излучения;

·Повышенным уровнем рентгеновского излучения;

·Повышенным уровнем ультрафиолетового излучения;

·Повышенным уровнем инфракрасного излучения;

·Повышенным уровнем статического электричества;

·Повышенным или пониженным уровнем освещенности;

·Повышенным уровнем ослеплённости;

·Неравномерностью распределения яркости в поле зрения;

·Повышенной яркостью светового изображения;

Химическими:

·Повышенным содержанием в воздухе рабочей зоны двуокиси углерода, озона, аммиака, фенола, формальдегида и полихлорированных бифенилов.

Психофизиологическими:

·Постоянным напряжением зрения;

·Постоянным напряжением внимания;

·Длительными статическими нагрузками;

·Большим объёмом информации, обрабатываемой в единицу времени.

На основании требований п. 10.3. Санитарных правил и норм «Гигиенические требования к видеодисплейным терминалам, персональным электронно-вычислительным машинам и организация работ» СанПиН 2.2.2.542-96. утверждённых постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ № 14 от 14 июня 1996 г., «женщины со времени установления беременности и в период кормления ребёнка грудью к выполнению всех видов работ, связанных с использованием ВДТ и ПЭВМ не допускаются».

Пользователи ВДТ и ПЭВМ во время работы должны пользоваться средствами индивидуальной защиты:

экранными защитными фильтрами класса «полная защита»;

специальными спектральными очками.

Требования безопасности перед началом работы.

. Перед началом работы пользователь должен:

.1 Отрегулировать освещенность на рабочем месте, убедиться в достаточной освещенности и отсутствии отражений на экране, отсутствий встречного светового потока, протереть специальной салфеткой поверхность экрана и защитного фильтра, периодически протирать системный блок, монитор и клавиатуру;

1.2Проверить правильность подключения оборудования в электросеть. Убедиться в наличии защитного заземления и подключению экранного проводника к корпусу процессора;

1.3Убедиться в отсутствии дискет в дисководах процессора персонального компьютера.

. Пользователю запрещается приступать к работе при:

.1 Отсутствии защитного экранного фильтра;

.2 Отключенном заземляющем проводнике защитного фильтра;

.3 Отсутствии защитного заземления устройства ПЭВМ и ВДТ.

.4 Отсутствии углекислотного или порошкового огнетушителя и аптечки первой помощи;

.5 Нарушении гигиенических норм размещения ВДТ.

Требования безопасности во время работы:

1 Оператор во время работы должен:

1.1В течение всего рабочего дня содержать в порядке и чистоте рабочее место;

1.2 Держать открытыми все вентиляционные отверстия устройств;

.3 Отключать питание компьютера, если во время перерыва в работе на ПЭВМ оператор вынужден находиться в непосредственной близости от видеотерминала (менее 2-х метров);

.4 При работе с текстовой информацией выбирать наиболее физиологичный режим представления черных символов на белом фоне;

.5 Соблюдать установленные режимом рабочего времени регламентированные перерывы в работе для выполнения рекомендованных упражнений для глаз, шеи, рук, туловища и ног;

1.6Соблюдать расстояние от глаз до экрана ВДТ с диагональю до 15 дюймов в пределах 60-80 см., с диагональю 21 дюйм до 150 см.

2 Пользователю во время работы запрещается:

.1 Касаться одновременно экрана монитора и клавиатуры;

.2 При включении питания прикасаться к задней панели системного блока (процессора);

.3 Переключение разъемов интерфейсных кабелей периферийных устройств при включенном питании;

2.4Загромождать верхние панели устройств бумагами и посторонними предметами;

2.5 Допускать захламленность рабочего места бумагой в целях недопущения накапливания органической пыли;

.6 Допускать попадание влаги на поверхность системного блока, монитора, рабочую поверхность клавиатуры, дисководов, принтеров и других устройств;

.7 Включать сильно охлажденное оборудование;

.8 Производить самостоятельное вскрытие и ремонт оборудования;

.9 Превышать величину количества обрабатываемых символов свыше 30 тыс. за 4 часа работы.

4.2 Мероприятия по противопожарной безопасности

1 В случае возникновения аварийной ситуации пользователь должен:

1.1При обнаружении человека, попавшего под напряжение, немедленно освободить его от действия тока путем отключения электропитания и до прибытия врача оказать потерпевшему первую медицинскую помощь;

1.2Во всех случаях обнаружения разрыва провода питания, неисправности заземления и других повреждений электрооборудования, появления запаха гари, подачи сигнала источника бесперебойного питания, немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации руководителю и дежурному электрику;

1.3При любых случаях сбоя в работе технического оборудования или программного обеспечения немедленно вызвать представителя инженерно-технической службы эксплуатации вычислительной техники;

1.4При возгорании оборудования отключить питание и принять меры к тушению очага пожара при помощи углекислотного или порошкового огнетушителя, вызвать пожарную команду и сообщить о происшествии руководителю работ;

1.5В случае появления рези в глазах, резком ухудшении видимости - невозможности сфокусировать взгляд или навезти его на резкость, появлении боли в пальцах и кистях рук, усилении сердцебиения, немедленно покинуть рабочее место, сообщить руководителю работ и обратиться к врачу.

Заключение

Знания операционной системы и умение работать с персональным компьютером, умение использовать возможности Microsoft Access, полученные за период обучения в СПКМП, помогли самостоятельно решить поставленные задачи, по написанию и отладке программы «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40».

Результатом дипломной разработки является программа ведения документооборота в отделе документационного обеспечения.

Разработка «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40» позволит увеличить оперативность получения информации обо всех документах.

Система проста в использовании, так как взаимодействует с пользователем с помощью различных меню.

Приложение А

Формы входных документов

Новые документы

№ входящийДата поступленияОткудаТип документаНомер документаДата документаКраткое содержание документаИсполнительДата исполненияИсполненИсходящий № документаДата отправленияРисунок А.1 - Документ «Новые документы»

Исходящие документы

исх номерДата отправленияКуда (адрес,факс)СодержаниеИсполнительВид отправления:Наличие копии№ входящийРисунок А.2 - Документ «Исходящие документы»

Тип документа

Код документатип документаРисунок А.3 - Документ «Тип документа»

Приложение Б

Формы выходных документов

Журнал входящих документов за день: (Дата)

Входящий номерОткудаТип документа№ документаДата документаНазвание документаУстановленная дата исполненияИсполнительДата исполненияРисунок Б.1 - Документ «Журнал входящих документов за день»

Журнал исходящих документов за день: (Дата)

Исходящий номерДата отправленияКуда (адрес, факс)СодержаниеИсполнительНаличие копииВид отправления№ входящийДата документаРисунок Б.2 - Документ «Журнал исходящих документов за день»

Не исполненные документы на дату: (Дата)

Установленная дата исполнения№ Вход.Откуда прибыл документТип документаНомер документаДата принятия документаКраткое содержание документаИсполнительДата исполненияРисунок Б.3 - Документ «Не исполненные документы на дату»

Экстренный документ

№ входящийОткудаТип документаНомер документаДата документаНазвание документаДата исполненияИсполнительПодписьРисунок Б.4 - «Экстренный документ»

Приложение В

Схемы алгоритмов

Рисунок В.1 - Схема алгоритма программы «Автоматизация оборота документов в отделе документационного обеспечения в государственном учреждении «Городская больница № 40»

Приложение Г

Текст программы

Форма «Документ»

Option Compare DatabaseSub Кнопка34_Click()Error GoTo Err_Кнопка34_Click.GoToRecord , , acFirst_Кнопка34_Click:Sub_Кнопка34_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка34_ClickSubSub Кнопка35_Click()Error GoTo Err_Кнопка35_Click.GoToRecord , , acLast_Кнопка35_Click:Sub_Кнопка35_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка35_ClickSubSub Кнопка36_Click()Error GoTo Err_Кнопка36_Click.GoToRecord , , acPrevious_Кнопка36_Click:Sub_Кнопка36_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка36_ClickSubSub Кнопка37_Click()Error GoTo Err_Кнопка37_Click.GoToRecord , , acNext_Кнопка37_Click:Sub_Кнопка37_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка37_ClickSubSub Кнопка38_Click()Error GoTo Err_Кнопка38_Click.GoToRecord , , acNewRec_Кнопка38_Click:Sub_Кнопка38_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка38_ClickSubSub Кнопка39_Click()Error GoTo Err_Кнопка39_Click.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70_Кнопка39_Click:Sub_Кнопка39_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка39_ClickSubSub Кнопка40_Click()Error GoTo Err_Кнопка40_Click.Close_Кнопка40_Click:Sub_Кнопка40_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка40_ClickSub

Форма «Исполняются»

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer).Caption = Me.OpenArgsSub

Private Sub Просмотр_Click()IsNull([входящий документ]) Then"Необходимо ввести номер входящего документа."

DoCmd.GoToControl "входящий документ".Visible = FalseIfSubSub подчиненная_форма_строевой_Enter()

Me![входящий документ] = [строевой]![входящий документ]

End SubSub Кнопка100_Click()Error GoTo Err_Кнопка100_Click.Close_Кнопка100_Click:Sub_Кнопка100_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка100_ClickSub

Форма «Исходящие»Compare DatabaseSub №_входящий_BeforeUpdate(Cancel As Integer)SubSub Кнопка20_Enter()SubSub Кнопка24_Click()Error GoTo Err_Кнопка24_Click.PreviousControl.SetFocus.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 10, , acMenuVer70_Кнопка24_Click:Sub_Кнопка24_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка24_ClickSubSub Кнопка25_Click()Error GoTo Err_Кнопка25_Click.GoToRecord , , acFirst_Кнопка25_Click:Sub_Кнопка25_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка25_ClickSubSub Кнопка26_Click()Error GoTo Err_Кнопка26_Click.GoToRecord , , acLast_Кнопка26_Click:Sub_Кнопка26_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка26_ClickSubSub Кнопка27_Click()Error GoTo Err_Кнопка27_Click.GoToRecord , , acPrevious_Кнопка27_Click:Sub_Кнопка27_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка27_ClickSubSub Кнопка28_Click()Error GoTo Err_Кнопка28_Click.GoToRecord , , acNext_Кнопка28_Click:Sub_Кнопка28_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка28_ClickSubSub Кнопка29_Click()Error GoTo Err_Кнопка29_Click.GoToRecord , , acNewRec_Кнопка29_Click:Sub_Кнопка29_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка29_ClickSubSub Кнопка30_Click()Error GoTo Err_Кнопка30_Click.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70_Кнопка30_Click:Sub_Кнопка30_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка30_ClickSubSub Кнопка31_Click()Error GoTo Err_Кнопка31_Click.Close_Кнопка31_Click:Sub_Кнопка31_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка31_ClickSubSub Кнопка32_Click()Error GoTo Err_Кнопка32_Click.Close_Кнопка32_Click:Sub_Кнопка32_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка32_Click Sub

Форма «Кнопочная форма»

Option Compare DatabaseSub Form_Open(Cancel As Integer)

' Minimize the database window and initialize the form.

' Move to the switchboard page that is marked as the default..Filter = "[ItemNumber] = 0 AND [Argument] = 'По умолчанию' ".FilterOn = TrueSubSub Form_Current()

' Update the caption and fill in the list of options..Caption = Nz(Me![ItemText], "")SubSub FillOptions()

' Fill in the options for this switchboard page.

' The number of buttons on the form.conNumButtons = 8con As Objectrs As ObjectstSql As StringintOption As Integer

' Set the focus to the first button on the form,

' and then hide all of the buttons on the form

' but the first. You can't hide the field with the focus.![Option1].SetFocusintOption = 2 To conNumButtons("Option" & intOption).Visible = False("OptionLabel" & intOption).Visible = FalseintOption

' Open the table of Switchboard Items, and find

' the first item for this Switchboard Page.con = Application.CurrentProject.Connection= "SELECT * FROM [Switchboard Items]"= stSql & " WHERE [ItemNumber] > 0 AND [SwitchboardID]=" & Me![SwitchboardID]= stSql & " ORDER BY [ItemNumber];"rs = CreateObject("ADODB.Recordset").Open stSql, con, 1 ' 1 = adOpenKeyset

' If there are no options for this Switchboard Page,

' display a message. Otherwise, fill the page with the items.

If (rs.EOF) Then![OptionLabel1].Caption = "На странице кнопочной формы нет элементов"

Else(Not (rs.EOF))("Option" & rs![ItemNumber]).Visible = True("OptionLabel" & rs![ItemNumber]).Visible = True("OptionLabel" & rs![ItemNumber]).Caption = rs![ItemText].MoveNextIf

' Close the recordset and the database..Closers = Nothingcon = NothingSubFunction HandleButtonClick(intBtn As Integer)

' This function is called when a button is clicked.

' intBtn indicates which button was clicked.

' Constants for the commands that can be executed.conCmdGotoSwitchboard = 1conCmdOpenFormAdd = 2conCmdOpenFormBrowse = 3conCmdOpenReport = 4conCmdCustomizeSwitchboard = 5conCmdExitApplication = 6conCmdRunMacro = 7conCmdRunCode = 8conCmdOpenPage = 9

' An error that is special cased.conErrDoCmdCancelled = 2501con As Objectrs As ObjectstSql As StringError GoTo HandleButtonClick_Err

' Find the item in the Switchboard Items table

' that corresponds to the button that was clicked.con = Application.CurrentProject.Connectionrs = CreateObject("ADODB.Recordset")= "SELECT * FROM [Switchboard Items] "= stSql & "WHERE [SwitchboardID]=" & Me![SwitchboardID] & " AND [ItemNumber]=" & intBtn.Open stSql, con, 1 ' 1 = adOpenKeyset

' If no item matches, report the error and exit the function.(rs.EOF) Then"Ошибка при чтении таблицы Switchboard Items.".Closers = Nothingcon = NothingFunctionIfCase rs![Command]

' Go to another switchboard.conCmdGotoSwitchboard.Filter = "[ItemNumber] = 0 AND [SwitchboardID]=" & rs![Argument]

' Open a form in Add mode.conCmdOpenFormAdd.OpenForm rs![Argument], , , , acAdd

' Open a form.conCmdOpenFormBrowse.OpenForm rs![Argument]

' Open a report.conCmdOpenReport.OpenReport rs![Argument], acPreview

' Customize the Switchboard.conCmdCustomizeSwitchboard

' Handle the case where the Switchboard Manager

' is not installed (e.g. Minimal Install).Error Resume Next.Run "ACWZMAIN.sbm_Entry"

If (Err <> 0) Then MsgBox "Команда недоступна."

On Error GoTo 0

' Update the form..Filter = "[ItemNumber] = 0 AND [Argument] = 'По умолчанию' ".Caption = Nz(Me![ItemText], "")

' Exit the application.conCmdExitApplication

' Run a macro.conCmdRunMacro.RunMacro rs![Argument]

' Run code.conCmdRunCode.Run rs![Argument]

' Open a Data Access PageconCmdOpenPage.OpenDataAccessPage rs![Argument]

' Any other command is unrecognized.

Case Else

MsgBox "Неизвестная команда."Select

' Close the recordset and the database..Close_Exit:Error Resume Nextrs = Nothingcon = NothingFunction_Err:

' If the action was cancelled by the user for

' some reason, don't display an error message.

' Instead, resume on the next line.(Err = conErrDoCmdCancelled) ThenNext

Else"Ошибка при выполнении команды.", vbCritical

Resume HandleButtonClick_ExitIf Function

Форма «Новые документы»

Option Compare DatabaseSub Кнопка24_Click()Error GoTo Err_Кнопка24_Click.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70_Кнопка24_Click:Sub_Кнопка24_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка24_ClickSubSub Кнопка28_Click()SubSub Кнопка31_Click()Error GoTo Err_Кнопка31_Click.Close_Кнопка31_Click:Sub_Кнопка31_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка31_ClickSubSub Кнопка32_Click()Error GoTo Err_Кнопка32_Click.PreviousControl.SetFocus.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 10, , acMenuVer70_Кнопка32_Click:Sub_Кнопка32_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка32_ClickSubSub Кнопка33_Click()Error GoTo Err_Кнопка33_Click.GoToRecord , , acFirst_Кнопка33_Click:Sub_Кнопка33_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка33_ClickSubSub Кнопка34_Click()Error GoTo Err_Кнопка34_Click.GoToRecord , , acLast_Кнопка34_Click:Sub_Кнопка34_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка34_ClickSubSub Кнопка35_Click()Error GoTo Err_Кнопка35_Click.GoToRecord , , acPrevious_Кнопка35_Click:Sub_Кнопка35_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка35_ClickSubSub Кнопка36_Click()Error GoTo Err_Кнопка36_Click.GoToRecord , , acNext_Кнопка36_Click:Sub_Кнопка36_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка36_ClickSubSub Кнопка37_Click()Error GoTo Err_Кнопка37_Click.GoToRecord , , acNewRec_Кнопка37_Click:Sub_Кнопка37_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка37_ClickSubSub Кнопка38_Click()Error GoTo Err_Кнопка38_Click.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70_Кнопка38_Click:Sub_Кнопка38_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка38_ClickSub

Форма «Подчинённая»Compare DatabaseSub Кнопка30_Click()Error GoTo Err_Кнопка30_Click.PreviousControl.SetFocus.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 10, , acMenuVer70_Кнопка30_Click:Sub_Кнопка30_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка30_ClickSubSub Кнопка31_Click()Error GoTo Err_Кнопка31_Click.GoToRecord , , acFirst_Кнопка31_Click:Sub_Кнопка31_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка31_ClickSubSub Кнопка32_Click()Error GoTo Err_Кнопка32_Click.GoToRecord , , acLast_Кнопка32_Click:Sub_Кнопка32_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка32_ClickSubSub Кнопка33_Click()Error GoTo Err_Кнопка33_Click.GoToRecord , , acPrevious_Кнопка33_Click:Sub_Кнопка33_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка33_ClickSubSub Кнопка34_Click()Error GoTo Err_Кнопка34_Click.GoToRecord , , acNext_Кнопка34_Click:Sub_Кнопка34_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка34_ClickSubSub Кнопка35_Click()Error GoTo Err_Кнопка35_Click.GoToRecord , , acNewRec_Кнопка35_Click:Sub_Кнопка35_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка35_ClickSubSub Кнопка36_Click()Error GoTo Err_Кнопка36_Click.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70_Кнопка36_Click:Sub_Кнопка36_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка36_Click

End Sub

Форма «Поиск»Sub Form_Open(Cancel As Integer).Caption = Me.OpenArgsSub

Private Sub Просмотр_Click()IsNull([входящий документ]) Then"Необходимо ввести номер входящего документа."

DoCmd.GoToControl "входящий документ".Visible = FalseIfSubSub подчиненная_форма_строевой_Enter()

Me![входящий документ] = [строевой]![входящий документ]

End SubSub Кнопка101_Click()Error GoTo Err_Кнопка101_Click.Close_Кнопка101_Click:Sub_Кнопка101_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка101_Click

End Sub

Форма «Редактирование входящих»Sub Form_Open(Cancel As Integer).Caption = Me.OpenArgsSub

Private Sub Просмотр_Click()IsNull([входящий документ]) Then"Необходимо ввести номер входящего документа."

DoCmd.GoToControl "входящий документ".Visible = FalseIfSubSub подчиненная_форма_строевой_Enter()

Me![входящий документ] = [строевой]![входящий документ]

End SubSub Кнопка100_Click()Error GoTo Err_Кнопка100_Click.Close_Кнопка100_Click:Sub_Кнопка100_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка100_Click

End Sub

Форма «Редактирование исходящих»

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer).Caption = Me.OpenArgsSub

Private Sub Просмотр_Click()IsNull([входящий документ]) Then"Необходимо ввести номер входящего документа."

DoCmd.GoToControl "входящий документ".Visible = FalseIfSub Sub подчиненная_форма_строевой_Enter()![входящий документ] = [строевой]![входящий документ]Sub

Форма «Тип документа»Compare DatabaseSub Кнопка4_Click()Error GoTo Err_Кнопка4_Click.PreviousControl.SetFocus.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 10, , acMenuVer70_Кнопка4_Click:Sub_Кнопка4_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка4_ClickSubSub Кнопка5_Click()Error GoTo Err_Кнопка5_Click.GoToRecord , , acFirst_Кнопка5_Click:Sub_Кнопка5_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка5_ClickSubSub Кнопка6_Click()Error GoTo Err_Кнопка6_Click.GoToRecord , , acLast_Кнопка6_Click:Sub_Кнопка6_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка6_ClickSubSub Кнопка7_Click()Error GoTo Err_Кнопка7_Click.GoToRecord , , acPrevious_Кнопка7_Click:Sub_Кнопка7_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка7_ClickSubSub Кнопка8_Click()Error GoTo Err_Кнопка8_Click.GoToRecord , , acNext_Кнопка8_Click:Sub_Кнопка8_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка8_ClickSubSub Кнопка9_Click()Error GoTo Err_Кнопка9_Click.GoToRecord , , acNewRec_Кнопка9_Click:Sub_Кнопка9_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка9_ClickSubSub Кнопка10_Click()Error GoTo Err_Кнопка10_Click.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70_Кнопка10_Click:Sub_Кнопка10_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка10_ClickSubSub Кнопка11_Click()Error GoTo Err_Кнопка11_Click.Close_Кнопка11_Click:Sub_Кнопка11_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка11_ClickSub

Форма «Экстренный документ»Compare DatabaseSub Кнопка18_Click()Error GoTo Err_Кнопка18_Click.PreviousControl.SetFocus.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 10, , acMenuVer70_Кнопка18_Click:Sub_Кнопка18_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка18_ClickSubSub Кнопка19_Click()Error GoTo Err_Кнопка19_Click.GoToRecord , , acFirst_Кнопка19_Click:Sub_Кнопка19_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка19_ClickSubSub Кнопка20_Click()Error GoTo Err_Кнопка20_Click.GoToRecord , , acLast_Кнопка20_Click:Sub_Кнопка20_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка20_ClickSubSub Кнопка21_Click()Error GoTo Err_Кнопка21_Click.GoToRecord , , acPrevious_Кнопка21_Click:Sub_Кнопка21_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка21_ClickSubSub Кнопка22_Click()Error GoTo Err_Кнопка22_Click.GoToRecord , , acNext_Кнопка22_Click:Sub_Кнопка22_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка22_ClickSubSub Кнопка23_Click()Error GoTo Err_Кнопка23_Click.GoToRecord , , acNewRec_Кнопка23_Click:Sub_Кнопка23_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка23_ClickSubSub Кнопка24_Click()Error GoTo Err_Кнопка24_Click.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70_Кнопка24_Click:Sub_Кнопка24_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка24_ClickSubSub Кнопка25_Click()Error GoTo Err_Кнопка25_Click.Close_Кнопка25_Click:Sub_Кнопка25_Click:Err.DescriptionExit_Кнопка25_Click

End Sub

Текст запроса «Исходящие за день»исходящие.[исх номер], исходящие.[Дата отправления], исходящие.[Куда(адрес,факс)], исходящие.Содержание, исходящие.Исполнитель, исходящие.[Наличие копии], исходящие.[Вид отправления], исходящие.[№ входящий], исходящие.[дата документа]исходящие(((исходящие.[Дата отправления])=[Дата]));

Текст запроса «Исходящие за период»исходящие.[исх номер], исходящие.[Дата отправления], исходящие.[Куда(адрес,факс)], исходящие.Содержание, исходящие.Исполнитель, исходящие.[Наличие копии], исходящие.[Вид отправления], исходящие.[№ входящий], исходящие.[дата документа]исходящие(((исходящие.[Дата отправления]) Between [Начало] And [Конец]));

Текст запроса «Контроль на дату»входящие.[уровень документа], входящие.[входящий документ], входящие.[Дата поступления], входящие.[тип документа], входящие.[номер документа], входящие.[Дата принятия документа], входящие.[название документа], входящие.[установленная дата исполнения], входящие.[Фамилия Имя Отчество], входящие.[дата исполнения]входящие(((входящие.[установленная дата исполнения])=[Дата]));

Текст запроса «Невыполненные на дату»входящие.[входящий документ], входящие.[уровень документа], входящие.[тип документа], входящие.[номер документа], входящие.[Дата принятия документа], входящие.[название документа], входящие.[установленная дата исполнения], входящие.[Фамилия Имя Отчество], входящие.[дата исполнения]входящие(((входящие.[установленная дата исполнения])<=[дата]) AND ((входящие.[дата исполнения]) Is Null));

Текст запроса «Номер входящего документа»входящие.[входящий документ], входящие.[уровень документа], входящие.[тип документа], входящие.[номер документа], входящие.[Дата принятия документа], входящие.[название документа], входящие.[установленная дата исполнения], входящие.[Фамилия Имя Отчество]входящие(((входящие.[входящий документ])=[Введите номер документа]));

Текст запроса «По датам»входящие.[установленная дата исполнения], входящие.[дата исполнения], входящие.[Дата поступления], *входящие(((входящие.[Дата поступления]) Between [Начало] And [Конец]));

Текст запроса «Поиск по типу документа»входящие.[входящий документ], входящие.[уровень документа], входящие.[Дата поступления], входящие.[номер документа], входящие.[Дата принятия документа], входящие.[название документа], входящие.[Фамилия Имя Отчество], входящие.[установленная дата исполнения], входящие.[дата исполнения], входящие.[тип документа], Count(входящие.[входящий документ]) AS [Count-входящий документ]входящиеBY входящие.[входящий документ], входящие.[уровень документа], входящие.[Дата поступления], входящие.[номер документа], входящие.[Дата принятия документа], входящие.[название документа], входящие.[Фамилия Имя Отчество], входящие.[установленная дата исполнения], входящие.[дата исполнения], входящие.[тип документа](((входящие.[Дата принятия документа])=[Введите дату]) AND ((входящие.[тип документа])=[документ]));

Текст запроса «Работа за день»входящие.[уровень документа], входящие.[входящий документ], входящие.[Дата поступления], входящие.[тип документа], входящие.[номер документа], входящие.[Дата принятия документа], входящие.[название документа], входящие.[установленная дата исполнения], входящие.[Фамилия Имя Отчество], входящие.[дата исполнения]входящие(((входящие.[Дата поступления])=[Дата]));

Текст запроса «Работа за период»входящие.[уровень документа], входящие.[входящий документ], входящие.[Дата поступления], входящие.[тип документа], входящие.[номер документа], входящие.[Дата принятия документа], входящие.[название документа], входящие.[установленная дата исполнения], входящие.[Фамилия Имя Отчество], входящие.[дата исполнения]входящие(((входящие.[Дата поступления]) Between [Forms]![Период отчета]![Начало] And [Forms]![Период отчета]![Конец]));

Приложение Д

Формы для ввода базы данных

Редактирование входящих

Рисунок Д.1 - Форма «Редактирование входящих»

Редактирование исходящих

Рисунок Д.2 - Форма «Редактирование исходящих»

Исполняются

Рисунок Д.3 - Форма «Исполняются»

Исходящие

Рисунок Д.4 - Форма «Исходящие»

Меню

Рисунок Д.5 - Форма «Меню»

Новые документы

Рисунок Д.6 - Форма «Новые документы»

Тип документа

Рисунок Д.7 - Форма «Тип документа»

Формы отчётов

Рисунок Д.8 - Отчёт «Журнал учёта входящих документов за период»

Рисунок Д.9 - Отчёт «Исходящие за день»

Рисунок Д.10 - Отчёт «Исходящие за период»

Рисунок Д.11 - Отчёт «Контроль на дату»

Рисунок Д.12 - Отчёт «Не исполненные на дату»

Рисунок Д.13 - Отчёт «Работа за день»

Рисунок Д.14 - Отчёт «Экстренный документ»

Больше работ по теме:

Автоматизация поиска информации для приема и отправки деталей в цехе гальванических покрытий
Диплом
Автоматизация процесса абонентского учета и биллинга с помощью единой информационной системы на примере ОАО "Челябэнергосбыт"
Диплом
Автоматизация процесса учета персонала в компании "Центр Кадровых Технологий"
Диплом
Автоматизация процесса формирования туристического маршрута
Диплом
Автоматизация учета выпускаемой продукции ЧУП "Калинковичский молочный комбинат"
Диплом

Предмет: Информационное обеспечение, программирование

Тип работы: Диплом

Новости образования

Российский государственный социальный университет реорганизует сеть своих филиалов
22 Июля 2016 16:26
Более 70 представителей крупных вузов АСЕАН подтвердили участие в форуме во Владивостоке
22 Июля 2016 12:51
Абызов: публикация первичных статсведений снизит бюрократическую нагрузку на школы
22 Июля 2016 11:53
В Чечне свыше 200 школьников сдали ЕГЭ с результатом свыше 90 баллов - министр
22 Июля 2016 05:36
Замглавы Минобрнауки РФ: задача сократить число людей с высшим образованием не стоит
21 Июля 2016 20:19

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]

Скачать Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ