Активность секретаря в приемной управляющего

 

Содержание

Введение 2
§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря 5
§2 Служба с посетителями в приемной 11
§3 Знание деловых бесед 19
§4 Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя 22
§5 Отнощения с руководителем 29
§6 Отнощения в коллективе 32
§7 Условный офис 35
Заключение 40
Литература 42
Прибавление 1 43
Прибавление 2 45
Прибавление 3 47


Вступление
Секретарь, ассистент управляющего - это личико фирмы. Нередко конкретно сообразно профессионализму и манерам этого сотрудника осуждают о фирмы в целом. Представляя компанию во наружной деловитый среде, секретарь, ассистент управляющего передают корпоративную культуру фирмы.
В конце 80-х - истоке 90-х годов, с приходом"дикого капитализма" и появлением в нашей стране первых предпринимателей, проистекает резкое"омоложение" профессии. Юному руководителю, поэтому, требуется юный секретарь. Л. А. Кондрашова:"И вот возникает новейший тип в профессии. Это прекрасная, юная персона, пользующаяся, почаще только, заступничеством собственного руководителя, провождающая его на приемах и презентациях(т. к. обладает иностранными языками), отлично понимающая базы этикета. Она исполняет почти все многофункциональные повинности, тотчас и не присущие предоставленной профессии" [1].
Действенный, проф секретарь с неплохими деловыми манерами может проявить важную содействие собственному руководителю и улучшить его профессиональную активность.
В задачки секретаря вступает организационная, коммуникативная, сервисная и очень много остальных функций. Действенный секретарь обязан мочь: отдавать информацию наружным и внутренним покупателям, существовать устойчивым к неопределенности, блюсти деловитый манера, профилактировать стресс и др. Сообразно понятию Е. Ишутиной, нынешний секретарь -"Это активный и здравомыслящий ассистент шефа, владеющий всеми проф навыками, важными для кабинета, принимающий решения в пределах собственной компетенции и при необходимости снимающий управление на себя" [5]. Е. Скриптунова, М. Рогожин и М. Стенюков указывают на мультифункциональность и разностороннюю развитость современного секретаря [8;9;10]. Н. В. Воржаевая направляет интерес на поднятие требований к секретарю в связи с переменами информационного места сообщества [1].
Фактически все создатели(Скриптунова Е. , Зельцерман К. , Рогодин М. , Стенюков М. , Ишутина Е. )подмечают огромное смысл роли секретаря в действенной работе управляющего и самой организации вцелом.
За крайние годы специальность секретаря претерпела значительные конфигурации. Ежели не так давно секретаря принято было именовать"лицом компании", то сейчас его уже разрешено сопоставить с правой рукою управляющего, регулирующей разные производственные процессы. В нашей стране грубо увеличился спрос на обученных секретарей. Это соединено в первую очередность с происхождением огромного численности структур.
Исходя из вышесказанного, мишень нашей работы исследование деловитости секретаря в приемной управляющего, с учетом современных критерий деловитости.
Задачки:
1. Исследование теоретических источников сообразно данному вопросцу;
2. Обсуждение практичного прибавления вопросца;
3. Анализ эффективности деловитости секретаря, выводы на базе разбора.
Способы, применяемые в работе: анализ теоретических источников, надзор, опрашивание, разговор.
Объектом изучения является проф активность секретаря.
Предметом изучения являются пути оптимизации проф деловитости секретаря.
Догадка изучения такая: при разработке нужных критерий проф деловитости секретаря наблюдается позитивная динамика в организации управленческой деловитости компании.

§1 Организация рабочего места и рабочего времени секретаря
Секретарь-референт - это специальность, которая подключает в себя очень много функций. Бессчетные и многообразные повинности современного секретаря-референта разрешено(с достаточной ступенью условности)подразделить на две огромные группы:
- функции сообразно документационному обеспечению управления;
- функции сообразно этак именуемому бездокументному обслуживанию управляющего.
Исполняя функции сообразно документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и внедрением документов в текущей деловитости организации. Следует подметить, что в негосударственных структурах, в каком месте трудятся секретари-референты, выделенное делопроизводственное подразделение, как верховодило, не формируется, функции сообразно делопроизводственному обслуживанию скапливаются в секретариате. Совместно с тем рабочее пространство секретаря-референта традиционно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным снабжением. Это дозволяет нормально, с меньшими затратами рабочего времени осуществить делопроизводственное сервис, сочетая его с исполнением иных бессчетных повинностей [1;10].
К функциям секретаря-референта сообразно бездокументному обслуживанию относятся: организация приема гостей, телефонное сервис, снабжение рабочего спокойствия управляющего, контакты с персоналом компании и внимание о гостях компании, организация встреч и переговоров управляющего, подготовка командировок управляющего, организация и роль в работе совещаний, контроль выполнения поручений управления, организация рабочего дня управляющего, сохранение времени, организация рабочего места управляющего, контроль за исправностью и верной эксплуатацией оргтехники [1;10]
Приемная это центр работы компании, так как от такого, как организована служба в приемной зависит эффективность работы управляющего.
Огромное смысл владеет разумная организация рабочего места секретаря, зоны его трудящийся деловитости, оснащенной важными средствами для исполнения должностных повинностей.
Общественная площадь приемной, в каком месте располагаться секретарь - референт, обязана существовать в пределах 12-16 кв. м. При выборе размеров площади нужно учесть последующие причины:
1)подходы к мебели и оборудованию;
2)расстановку мебели и оснащения;
3)надобность - в отдельных вариантах - особенных критерий;
4)вероятность установки вспомогательного оснащения [8].
Организация рабочего места - это система мероприятий сообразно оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их многофункциональному размещению. Не считая такого, организация рабочего места подразумевает учет антропометрических данных исполнителя и снабжение соответственных нормам критерий труда [1].
Осмотрим вариант организации рабочего места секретаря на образце образовательного учреждения(ОУ).
Приемная располагаться конкретно перед кабинетом управляющего. Рабочее пространство секретаря в приемной располагаться слева от входа, и размещено этак, чтоб разрешено было просто созидать всех входящих. В приемной находятся предметы, нужные для работы: рабочий стол, оргтехника, шкаф и сейф для сохранения документов. Для сотворения комфортной атмосферы, в углах приемной размещены огромные растения, оформленные в декоративные кашпо. Конкретно перед рабочей зоной секретаря располагаться зона для приема гостей, в каком месте размещена комфортная мебель для ожидания.
Рабочее пространство оборудовано компом, монитор которого владеет тонкий экран. Все элементы компа размещены на особых подставках и полках стола, для рационального избавления рабочего места стола. Тут же располагаться мини-АТС, оргтехника.
На стенках приемной размещены лицензия на преимущество ведения образовательной деловитости, аттестат о гос аккредитации и аттестации учреждения. В холе перед приемной располагаться информативный щит, в каком месте представлены учредительные бумаги: Утомившись ОУ, Критерии внутреннего трудового распорядка, права и повинности обучающихся и родителей, остальные локально-нормативные акты, регламентирующие активность ОУ. Еще тут размещена демонстрационная ячейка с информационными материалами, извещающими об главных заслуги учреждения, его служащих и учеников. На стене холла размещена информация об образовательных услугах, предоставляемых ОУ, а еще о доп платных услугах и стоимостях на их. В холе ОУ располагается информативный бюллетень «Другой вестник», который дает понятие не лишь об официальных мероприятиях, однако и веселительных, объявления, анонсы и почти все иное та информация, которая несомненно поможет гостю собрать понятие об ОУ и скоротать время ожидания.

Служба секретаря-референта современной русской компании владеет свою специфику [1;10]:
- огромное обилие задач со важными различиями в их сообразно ступени трудности, значимости и т. д. ;
- очень яркий рабочий день;
- надобность делать синхронно некоторое количество работ;
- неизменные сверхурочные, внезапные поручения, надобность в случае безотлагательно работы оставаться опосля окончания рабочего дня;
- особенные условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.
Точная организация рабочего места дозволит без бесполезных издержек времени отыскать подходящий акт, навести всякую справку, исполнить всякую операцию с документами и существенно более поспеть за день. Потому, для оптимального применения рабочего времени огромное смысл владеет планирование деловитости секретаря.
Неплохим ассистентом при планировании рабочего дня может работать индивидуальный комп. На базаре программных товаров предлагается немало увлекательных разработок, какие дают в приказ юзера: календарь, телефонный справочник, список заданий, блокнот и т. п. более известной является информационная система Microsoft Outlook. Данная програмка предоставляет очень много способностей для действенной организации рабочего времени секретаря и его управляющего. Microsoft Outlook способствует действовать с известиями, контактными личиками, просматривать совокупные бумаги, а еще дозволяет намереваться встречи, поездки и осуществить исполнение заданий, прослеживать активность свою и служащих [8;11].

Чин рабочего дня секретаря(на образце ОУ).
830- доход на работу
845-просмотр входящей корреспонденции
900-оперативное совещание при начальнике(приобретение поручения на день)
1000- служба с документами(подготовка писем, текущих документов)
1200-отправка исходящей документации(сообразно факсу, e-mail, с курьером)
1300-обеденный перерыв
1400-работа с управляющим(подпись документов, подготовка проектов документов и т. д. )
1600-проверка исполнения плана работы на нынешний день, внесение корректив, собирание плана работы на последующий день, подготовка плана мероприятий для руководителя
В движение дня ответы на телефонные звонки, прием гостей, исполнение экстренных поручений руководителя
1730-завершение работы, исключение оргтехники, испытание окон, чистка документов на свои места.
Естественно, такое планирование является пробным, этак как любой день может записывать свои коррективы, однако предоставленного распорядка дня секретарь держится для оптимального применения собственного рабочего времени.

Выдержка

Литература

Купить работу за 1490 руб.

Взаимоотношения с руководителем могут строиться по-разному. Например, секретарь образовательного учреждения должен быть в курсе всех передвижений директора в те

Больше работ по теме:

ДЕЛОРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ.
Курсовая, стр. 39, Ульяновск (2009), цена: 1490 руб.
Автоматизация технологического процесса изготовления питьевых сливок.
Курсовая, стр. 21, Саратов (2007), цена: 1490 руб.
Создание сыра в критериях небольшого личного компании.
Курсовая, стр. 58, Москва (2007), цена: 1490 руб.
ПРОИЗВОДСТВО ХИТОЗАНА.
Курсовая, стр. 76, Владивосток (2005), цена: 1490 руб.
Инновационные системы организации делопроизводства.
Курсовая, стр. 40, Москва (2008), цена: 1490 руб.

Предмет: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Тип работы: Курсовая

Страниц: 49

ВУЗ, город: не указан

Год сдачи: 2008

Цена: 1490 руб.

Новости образования

КОНТАКТНЫЙ EMAIL: MAIL@SKACHAT-REFERATY.RU

Скачать реферат © 2018 | Пользовательское соглашение

Скачать      Реферат

ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ