Microsoft Access
Псковский Вольный университет
Курсовая работаAccess
студент 3 курса
Банахова Олега Святославовича
Научный консультант:
Басин Юрий Абрамович
г.Псков 1995г.
Содержание
Введение
. Access - что это такое
.1 Несколько слов о ...
.2 Таблицы
.3 Запросы
.4 Формуляры
.5 Отчеты
.6 Макросы
.7 Модули
. Построение небольшой Базы данных
3. Небольшая сравнительная характеристика
Введение
Перед тем как приступить к изучению СУБД ACCESS рассмотрим несколько основных понятий.
Данные - систематизированная и структурированная каким-либо образом информация. Существуют по крайней мере три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная.
Модели данных - представление данных и их взаимосвязей, описывающих понятия проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального, так и для логического и физического представления данных.
В данной работе мы будем рассматривать только логическое представление данных, т.е. с точки зрения прикладного программиста и пользователя. С их точки зрения данные делятся на записи, те в свою очередь делятся на поля, и между полями, а так же и между записями могут быть установлены различные связи.
Поле - основной и минимальный элемент данных.
Запись - несколько полей.
Связи - логические взаимосвязи между записями или полями.
Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей одна из которых определена как корневая. Примером иерархической модели могут служить деревья:
Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями (КЛИЕНТ - корневая запись), НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.
Дерево - ориентированный граф(граф - пара множеств, одно из которых описывает множество вершин, а другое множество связей между ними) где все вершины, кроме корня, находятся в голове только одной дуги, корень не находится в голове ни одной из дуг и связан с вершиной дерева.
Между записями в иерархии могут быть определены связи: "один ко многим", или "один к одному", где запись соответствующая элементу "один" указанной связи, определяется как исходная, а соответствующая элементу "много" - как порожденная.
Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи "много ко многим" и "много к одному", а так же здесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой.
Сетевая модель:
Где КЛИЕНТ, ЗАКАЗ, ТОРГОВЫЙ АГЕНТ являются записями, НОМЕР, ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО - поля записи КЛИЕНТ, линиями показаны связи.
Реляционная модель данных является одним из самых простых видов представления информации и самой легкой концепцией для понимания. Эта модель представляет собой данные упорядоченные в таблицы, чаше всего двухмерные. Таблицы такого вида называются отношениями (реляциями) и каждая таблица представляет собой отдельный файл.
Реляционная модель:
Каждая таблица состоит из столбов, строк каждому столбцу присвоено однозначное имя, один элемент столбца называется полем, а строка называется записью. Данный пример показывает, что и сетевая модель, и иерархическая могут быть приведены к реляционной.
Структурированные таким образом данные могут хранится в ЭВМ в виде Баз Данных. База данных может быть определена как совокупность предназначенных для машинной обработки и хранения данных, которые могут использоваться одним или несколькими пользователями.
В зависимости от рассмотренных выше моделей данных базы данных могут быть иерархическим, сетевыми и реляциоными. Дальше мы будем рассматривать только реляционные базы данных.
С базами данных неразрывно связано такое понятие как СУБД. СУБД(система управления базами данных) - программа которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование информации хранимой в базе данных. СУБД также подразделяются на иерархические, сетевые и реляционые в зависимости от данных которые они обрабатывают. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT ACCESS.
1. Microsoft Access
1.1 Несколько слов о ...
Access - это интерактивная реляционная СУБД(relational database management system - RDBMS ) для WINDOWS . Это программа, которую Вы можете использовать для хранения и извлечения данных в зависимости от отношений, которые Вы установили. Работа с ней упрощена посредством манипулятора мыши. Графические возможности оболочки производят большое впечатление при изготовлении высококачественных отчетов и распечаток. Все это благодаря поддержки True-type шрифтов и встраивания OLE-объектов(Object Linking and Embeding) в рамках среды WINDOWS. OLE - объект представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остается в своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть EXCEL - таблица, Paintbrush - иллюстрация или Sound - файл.
Новинкой программы Access является Cue Cards - Система суфлирования. Это обучающая система, предоставляющая пользователю рекомендации по выходу из реальных ситуаций при решении прикладных задач. При знании английского языка пользователь всегда сможет получить подсказку о том, что следует делать далее.также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. К примеру, можно прямо обращаться к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve без конвертирования их в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.
Теперь перейдем к более подробному рассмотрению системы Access. Основными понятиями или объектами этой системы являются: таблицы, запросы, формуляры, отчеты, макросы и модули. И конечно же главным понятием будет база данных (database).
База данных это набор данных, который связан с определенной темой или назначением. Когда Вы создаете базу данных в Microsoft Access, Вы создаете один файл, который содержит все таблицы, запросы, формуляры, отчеты и другие объекты, которые помогают Вам использовать информацию в базе данных. Для создания базы данных необходимо выполнить следующие шаги :
Microsoft Access создает пустой файл базы данных и открывает окно базы данных Database window.
Окно Базы данных:
Созданную базу данных можно наполнить объектами различного рода и выполнять операции с ними. Но с базой данных можно выполнять операции как с неделимым образованием. Все операции такого рода - операции управления базой данных - сосредоточены в меню File прикладного окна Access или в окне базы данных. Например, операция открытия базы данных включает следующие шаги:
Microsoft Access высветит окно соответствующей базы данных. При открытии базы данных можно ограничить возможные операции с базой данных только чтением и ограничить круг пользователей, имеющих доступ к базе данных только собственной персоной. Такие ограничения могут оказаться полезными, если база данных эксплуатируется в многопользовательской системе. Если необходимо только просмотреть базу данных и содержащиеся в ней объекты, но не изменять их, то при открытии базы данных необходимо активизировать контрольный индикатор Read Only (только чтение).
Если необходимо предотвратить изменения данных и объектов данной базы данных со стороны других пользователей, то при открытии базы данных необходимо установить опцию Exlusive (исключительные права).
Базу данных можно подвергнуть сжатию, для этого необходимо выбрать в меню File директиву Compact Database (сжать базу данных). Access создает копию базы данных и по-новому размещает ее на диске. После выбора сжимаемого файла в диалоговом окне сжатия базы данных появляется диалоговое окно цели сжатия(Database to Compact Into), в котором можно выбрать имя для сжатой версии базы данных. Если используется то же самое имя, и база данных оказывается успешно сжатой, то по завершении сжатия Access автоматически уничтожает исходную(несжатую) версию.
Базу данных можно зашифровать для защиты секретной информации от просмотра. Это осуществляется с помощью директивы Encrypt Database (расшифровать - Decrypt Database). В появившемся диалоговом окне выберите подлежащую шифрованию/дешифрованию базу данных и щелкните на кнопке OK. В результате откроется диалоговое окно целевого файла, где следует указать имя файла, в который будет помещен результат шифрования/дешифрования. Если используется то же самое имя и база данных была успешно зашифрована/расшифрована, то Access автоматически заменяет оригинальный файл на полученный в результате преобразования.
В некоторых ситуациях база данных может оказаться поврежденной. Для восстановления базы данных служит директива Repair Database (восстановить базу данных) в меню File. Эту операцию рекомендуется применять в целях профилактики так как Access не замечает, что база данных была повреждена. В диалоговом окне ремонта нужно ввести имя, директорию и накопитель поврежденной(или подозреваемой в повреждении) базы данных и нажать кнопку OK. После этого Access займется "починкой" заданной базы данных и спасет то, что еще можно спасти.
Если пользователь закончил работу с базой данных, то ее следует закрыть. Для этого:
Можно закрыть базу данных и с помощью двойного щелчка мышью на кнопке вызова управляющего меню окна базы данных или нажатием клавиш (Ctrl + F4).
1.2 Таблицы
Следующим шагом в построении базы данных будет ее заполнение, т.е. создание объектов и присвоение последним необходимых свойств. Какого бы типа ни были Ваши данные, Вам придется хранить их в одной или нескольких таблицах. Таким образом, первым шагом в построении базы данных будет создание таблицы.
ТАБЛИЦА - это набор записей(строк таблицы), состоящих из отдельных полей(колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.
Таблицы являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя способами:
Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.
Microsoft Access высветит диалоговое окно New Table.
Microsoft Access откроет пустое окно проектирования таблицы. Оно будет выглядеть так:
В этом окне задаются характеристики полей, составляющих запись (блок данных) базы, т.е. вводится спецификация записи. В нижней части окна Access выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге проектирования действиях.
Каждому полю, включаемому в запись, приписывается тип данных, определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных вносится в колонку Data Type, причем его можно выбрать из списка доступных типов.различает следующие типы данных полей:
Характеристики каждого поля определяются рядом параметров(свойств). Эти параметры объявляют способы обработки, сохранения и индикации данных. Параметры специфицируемого поля перечисляются в режиме проектирования в нижней части окна таблицы. Набор характеризующих поле параметров зависит от типа данных, выбранного пользователем для данного поля.
В готовую спецификацию можно вносить изменения. В частности, можно изменять параметры отдельных полей, добавлять поля в запись в нужных местах и удалять лишние. Но при этом следует постараться внести все исправления в спецификацию до начала заполнения базы данных, т.к. попытка изменить параметры полей, заполненной базы может повлечь за собой потерю или искажение данных.
Переупорядочение полей:
Microsoft Access расположит маркированное Вами поле в новом месте.
Удаление полей.
Microsoft Access удалит поле и все его данные из Вашей таблицы.
Вставка полей.
Microsoft Access вставит пустое поле над текущей строкой.
Установка первичного ключа.
У полей определенных как первичный ключ слева от строки добавится идентификатор в виде ключа.
В Access-таблицы можно встроить объекты из других поддерживающих интерфейс OLE прикладных программ и связать эти объекты с их родительскими программами.
При встраивании объекта Access сохраняет объект в таблице. Двойным щелчком мышью на объекте запускается прикладная программа, с помощью которой он был изготовлен - в ней можно произвести изменения в объекте. После завершения работы с родительской программой объект в измененной форме будет сохранен в таблице. Объект следует встраивать только в том случае, если его необходимо обрабатывать не покидая Access. Обычно речь идет об объекте , который должен стать фиксированной составной частью базы данных, но его нельзя изготовить прямо в Access, например, Paintbrush-иллюстрация на странице Access-отчета.
Если же объект, порожденный другой прикладной программой, связывается с Access-таблицей без встраивания, то объект сохраняется не в таблице, а в отдельном файле, причем формат этого файла определяется прикладной программой, с помощью которой объект был создан. В момент загрузки и открытия таблицы Access связывается с этим файлом, извлекает его содержимое и вставляет его в таблицу. Связывание объектов (а не встраивание) рекомендуется в тех случаях, когда в Access-базу необходимо включить объект, не подлежащий изменению при работе с Access. Например, речь может идти о таблице счетов, обрабатываемой Excel и используемой в нескольких Access-базах. Наличие связи этих баз с одним и тем же Excel-файлом гарантирует наличие последней версии таблицы счетов во всех этих базах. Преимущество связи заключается в том, что один оригинальный объект можно связать с несколькими Access-таблицами, и при этом его не нужно многократно подвергать сохранению.
Встраивание объектов.
Связывание объектов.
Access позволяет создавать реляционные базы данных. В реляционной базе данных пользователь может описать отношения между несколькими таблицами. Access учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных данных во время обработки запросов, формуляров и отчетов, базирующихся на нескольких таблицах.
Установка связи между таблицами.
Связанные таблицы, например, могут выглядеть так:
Таблицы, находящиеся в базе данных, созданной другой программой, можно импортировать в Access, также можно и экспортировать Access-таблицы, сохраняя их в форматах, понятных другим прикладным программам управления базами данных. Но прежде чем непосредственно приступить к импорту или экспорту, необходимо совершить соответствующие установки импорта или экспорта.
Установка опций импорта/экспорта.
Импортирование таблиц.
-Собственный формат
Текст с символом - разделителем между полями
Текст с фиксированным форматом полей
Таблицы Microsoft Excel
Таблицы Lotus 1-2-3 или 1-2-3/W
Базы данных Paradox
Файлы dBASE iii или iv
Btrieve (с файлом словаря Xtrieve)
Microsoft SQL -сервер
Экспортирование таблиц.
-таблицы Microsoft Access
базы данных Paradox
файлы dBASE iii или iv
Btrieve (с файлом словаря Xtrieve)
Microsoft SQL-сервер
1.3 Запросы
Запрос можно представить себе как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбрать из базы только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному критерию(условию) и нужна для решения конкретной задачи. Например, Вам может понадобится информация о поставщиках и поставляемых ими товарах. Вы можете создать запрос типа "Какие товары поставляют московские поставщики" или "Кто из петербургских поставщиков сигарет продал за последний квартал наибольшую партию". Результат обработки программой Access такого запроса представляет собой таблицу называемую Dynaset. В эту таблицу включены выбранные из основной таблицы(или нескольких таблиц) блоки данных, которые удовлетворяют критериям запроса. Dynaset - динамический, временный набор данных, поэтому при каждом выполнении запроса он строится вновь на основе "свежих" табличных данных.Access дает большие возможности в гибкости проектирования запросов. Вы можете:
Выделяют два типа запросов:
Запросы можно создавать с помощью Конструктора запросов. Он ускоряет проектирование нескольких специальных типов запросов:
Но для большинства общеиспользуемых запросов не нужна помощь Конструктора запросов.
Создание запроса без помощи Конструктора запросов
Окно проектирования QBE-запроса и сам QBE-запроса может выглядеть так:
Критерии отбора - это инструкции, посредством которых пользователь сообщает Access ,какие блоки данных должны отбираться по запросу и индицироваться в Dynaset. Критерии могут задаваться для одного или нескольких полей запроса.
Спецификация критерия запроса отбора.
После того как выражение введено и нажата клавиша ввода, Access проверяет корректность выражения по правилам записи критериев и нормализует запись по этим правилам.
Пользователь может воспользоваться запросом для проведения вычислений с блоками данных. Он может задать в каждом поле некоторую функцию, обрабатывающую содержимое этого поля. Результат обработки выдается в Dynaset. Функция обработки задается в строке Total, которая появляется после нажатия в пиктографическом меню кнопки с греческой литерой "сигма". Саму функцию можно выбрать в этой строке, развернув список возможных значений.
После того как запрос спроектирован, его можно выполнить, щелкнув мышью в строке пиктограмм на кнопке с восклицательным знаком или вызывая в меню Query директиву Run. Access индицирует отобранные по запросу в Dynaset блоки в виде таблицы.
С помощью структурированного языка запросов SQL в рамках Access пользователь может сформулировать сколь угодно сложные по структуре критериев и вычислений запросы. Этот же язык позволяет управлять обработкой запросов. SQL-запрос представляет собой последовательность инструкций, в которую могут включаться выражения и вызовы агрегатных функций. Начинающим пользователям рекомендуется создавать запросы в режиме проектирования, выбирая необходимые поля, критерии сортировки и функции в зоне спецификации. Для описания запросов на языке SQL нужен достаточный опыт работы с базами данных не в качестве пользователя, а в качестве программиста.
Если пользователь хочет иметь разработанный проект запроса в своем распоряжении и во время следующих сеансов работы, то он должен его сохранить с помощью директивы Save в меню File. Если проект сохраняется впервые, то после обращения к этой директиве появится диалоговое окно Save As. В нем следует назначить запросу имя, под которым он будет сохранен и включен в список запросов в окне банка данных. Имя запроса не должно совпадать с именем таблицы.
Если данный запрос уже был однажды сохранен и пользователь выбрал директиву Save, то старая версия будет заменена новым, измененным проектом запроса. Если изменения не должны испортить предыдущую версию, а должны быть сохранены в другом запросе, то следует вызвать директиву Save As и назначить сохраняемому проекту новое имя. Для сохранения табличного представления запроса следует выбрать директиву Save Query в меню File. Эта директива сохраняет изменения в проекте имеющегося запроса и заменяет предыдущую версию запроса на активную версию. Для того чтобы сохранить запрос впервые или создать копию активного запроса, Dynaset которого виден на экране, следует выбрать директиву Save Query As.
Наряду с запросами выбора, с помощью Access можно реализовать также запросы действий, параметрические запросы и запросы кросс-таблиц.
Запросы действия
С помощью запроса действия пользователь может изменять или переносить данные таблицы, а также актуализировать, добавлять или удалять группы блоков данных ,изготавливать новые таблицы из набора Dynaset. Различают четыре типа запросов действий: запрос добавления, запрос удаления, запрос актуализации и запрос создания таблицы.
Параметрические запросы
Часто используются запросы, которые представляют собой незначительно видоизмененные варианты однажды подготовленного базового запроса. Речь может идти, например, о запросе, который позволяет выбирать из базы данных телефоны клиентов определенного региона, причем сам регион задается отдельно, в диалоге. Такие запросы, параметрические, видоизменяются от случая к случаю, но незначительно. Для их реализации проектируется один параметрический запрос, в котором указывается тот критерий (критерии), который может изменяться по заказу пользователя.
Запросы кросс-таблиц.
Если необходимо объединить данные в формате строк-колонок (двумерная таблица), то следует изготовить запрос кросс-таблицы. При проектировании запроса кросс-таблицы можно указать в качестве заголовков для колонок значения некоторых полей или выражений. Запросы кросс-таблиц позволяют более компактно, чем обычные запросы, индицировать данные, объединяя однотипную информацию.
.4 Формуляры
Просмотр базы данных в виде таблицы в режиме заполнения дает пользователю возможность оценить базу как единое целое, сравнить записи и т.п. Часто, однако, возникает необходимость работы с отдельными записями базы. В этом случае присутствие на экране других записей (как это имеет место в режиме заполнения) только мешает и отвлекает. Работа с отдельными записями посредством формуляров позволяет сосредоточиться только на относящейся к делу информации.
Формуляр представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Бланк-формуляр позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. Маска-формуляр позволяет ограничить объем информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе. Речь здесь также может идти о блокировании индикации служебных или засекреченных полей.
Проще всего создать формуляр спомощью Конструктора.
В других окнах Form Wizard Вам будут предложены вопросы, и на основе Ваших ответов Конструктор создаст формуляр.
Если пользователь уверен в том, что сможет самостоятельно спроектировать формуляр без помощи Конструктора Формуляров (вполне реальная ситуация при наличии достаточного опыта), то ему следует создать пустой формуляр и затем внести в него требуемые поля, элементы оформления и управляющие элементы.
Внешний вид, структура и режимы работы отдельных управляющих элементов и формуляров определяются значениями характеристик этих объектов. Характеристики объектов доступны пользователю через окно характеристик. Для установки или изменения характеристик элемента его надлежит маркировать и из меню View вызвать директиву Properties. Можно также выполнить двойной щелчок мышью на том элементе, окно свойств которого необходимо вывести на экран.
Для индикации инструментального окна установите в меню View опцию Toolbox. Каждый инструмент, а точнее, создаваемый с его помощью элемент управления/оформления, располагает собственным окном характеристик, и в нем в виде списка представлены стандартные установки для соответствующего управляющего элемента.
Включаемые в формуляр поля можно выбрать из списка полей, который будет виден на экране после обращения к директиве Field List в менюView.
При проектировании формуляра в него можно вставить управляющие элементы. Речь идет, например, о командных кнопках, списках, иллюстрациях и пр. Каждый управляющий элемент может быть связан с некоторым объектом (полем) в таблице (или запросе), на которой базируется форма.Например, связанное с некоторым полем блока таблицы текстовое поле формуляра будет постоянно отображать содержимое "своего" поля активной записи таблицы. Выбранные и размещенные в окне проектирования формуляра элементы управления приобретают свой реальный вид только в режиме заполнения или при просмотре прототипа распечатки (режим Preview). В режиме же проектирования они обычно представлены условными обозначениями, зачастую близкими к реальному виду обозначаемых элементов.
Для размещения в формуляре несвязанного управляющего элемента следует вызвать на экран инструментальное меню (View/Toolbox), щелкнув в нем мышью на кнопке с изображением размещаемого элемента и разместить элемент в окне проектирования фиксацией курсора мыши на нужном месте в прототипе формуляра. В результате таких действий в прототип формуляра будет помещен выбранный контрольный элемент с характеристиками по умолчанию. Для создания управляющего элемента "нестандартного" размера после фиксации курсора мыши следует, не отпуская кнопку мыши, переместить ее, обозначив тем самым главную диагональ прямоугольника, охватывающего размещаемый контрольный элемент.
Существует два способа связывания контрольного элемента с полем таблицы:
Если Вы бы хотели распечатать Ваш формуляр, то сначала рекомендуется просмотреть его в виде, в котором он будет представлен на странице.
Для этого:
Для возвращения прежнего масштаба щелкните кнопкой мыши еще раз. Для распечатки формуляра необходимо:
Теперь Вы можете сохранить и закрыть формуляр.
Сохранение:
Закрытие:
Теперь формуляр стал частью Вашей базы данных.
1.5 Отчеты
Отчет это информация, которую Вы оформили в соответствии с Вашими спецификациями. Отчет позволяет извлекать и представлять данные как значимую информацию, которую Вы можете использовать и распространять. Примерами отчетов могут служить почтовые адреса, накладные, суммы продаж или списки телефонов. С помощью Microsoft Access Вы можете спроектировать отчет который представит информацию в том виде в котором Вы пожелаете. Вы можете использовать множество различных элементов проектирования, таких как текст, данные, рисунки, линии, поля и графики для создания Вашего отчета.От Вас зависит, как и какие элементы использовать для построения отчета.Access обеспечивает несколько способов получения информации из Вашей базы данных - используя запрос, формуляр или отчет.Вы можете выбрать тот метод, который наиболее подходит к решению Вашей задачи.
Например:
Отчеты также являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Вы можете создать проект отчета и сохранить его для дальнейшего использования. Проект отчета останется неизменным, но каждый раз Вы будете получать распечатку текущих данных.
Перед тем как создать отчет, подумайте о том откуда Ваш отчет будет извлекать данные. Если все данные из одной таблицы, то Ваш отчет будет основываться на этой таблице.Если же Вам необходимы данные более чем из одной таблицы, то Ваш отчет должен основываться на запросе.
Вы можете создавать отчеты как при помощи так и без помощи Конструктора Отчетов. Конструктор намного ускорит процесс создания отчета, так как он сделает за Вас основную работу.
Самый наибыстрый способ создания отчета - используя Конструктор Автоотчета.Отчет будет представлять собой единственную колонку, показывая все поля таблицы или запроса.
С помощью Конструктор Автоотчета:
С помощью Конструктора Отчета:
Без помощи Конструктора Отчета:
Microsoft Access высветит отчет в режиме проектирования. Для просмотра списка полей таблицы или запроса нажмите кнопку Field List в пиктографическом меню.
В прототип отчета в процессе проектирования можно встроить управляющие элементы. Управляющие элементы, встроенные в прототип отчета, могут использоваться для оформления заголовков, надписей и иллюстраций.
Для встраивания управляющих элементов в отчет на экране должно присутствовать инструментальное меню Toolbox (опция View/Toolbox). В инструментальном меню выбирается кнопка создаваемого управляющего элемента. После этого следует выполнить мышью щелчок в той позиции прототипа отчета, где надлежит разместить данный управляющий элемент. Access размещает выбранный элемент, приписывая ему по умолчанию стандартные значения характеристик (размер, цвет и т.п.).
Для изменения стандартных значений характеристик управляющего элемента можно обратиться к окну характеристик, предварительно маркировав настраиваемый элемент. Окно характеристик видно на экране при установленной опции View/Properties. Размер элемента и его местоположение можно изменить "прямо на месте", перемещая с помощью мыши весь элемент или его размерные манипуляторы.
Зависимый управляющий элемент в отчете связан с полем в соответствующей таблице. С помощью зависимого (связанного) управляющего элемента можно ввести данные в поле или индицировать и актуализировать их в отчете.
Связывание управляющего элемента можно выполнить одним из двух способов:
Вы можете распечатать отчет посылая его прямо на принтер или пересылая его в файл, который Вы распечатаете позже.
Печать на принтер:
Если принтер Вам недоступен Вы можете переслать отчет в файл.
Вы можете сохранить отчет двумя способами:
Сохраняя только его проект, структуру отчета, без данных.
Сохраняя результат, полный отчет - проект вместе с данными - в файле, который Вы сможете использовать в других поддерживаемых Windows приложениях, например, Microsoft Excel.
.6 Макросы
Макрокоманда представляет из себя последовательность операций, записанных в виде инструкций на специальном языке. При оработке данных часто приходится делать длинные последовательности действий. Но любые действия, операции могут быть записаны в виде макрокоманд. Вызов макрокоманд приводит к выполнению последовательности ранее описанных действий. Применение макрокоманд позволяет автоматизировать различные повторяющиеся процессы, такие как заполнение Базы, выполнение запросов, открывание различных объектов и т.д.
Последовательность операций вводится пользователем в окно проектирования макокоманд. Для создания макрокоманды в окне Базы данных нажмите кнопку Macro, а затем кнопку New. После этого откроется окно проектирования макрокоманд. Полный вид этого окна:
В окне проектирования макрокоманд каждая строка может содержать одну инструкцию в колонке Action и комментарий к ней в колонке Comment. Нужную инструкцию вы можете выбрать из предоставляемого списка.
Колонка Condition содержит условные выражения для управления процессом выполнения макрокоманды. Эта колонка не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Conditions.
Вы так же можете создать макрогруппу содержащую несколько макрокоманд. Каждая из макрокоманд будет выполнятся независимо от других макрокоманд в группе. Макрокоманды в ходящие в макрогруппу представляют собой именованные последовательности инструкций. Создать макрогруппу Вы можете так: сначала создайте макрокоманду, а затем в колонке Macro Name в первой строке задайте ей имя. Эта колонка так же не обязательна и при первоначальной загрузке окна проектирования макрокоманд она не высвечивается. Выбрать ее Вы можете в меню View выбрав опцию Macro Names.
В одном окне проектирования макрокоманд может содержаться несколько макрогрупп.
Выполнить макрокоманду Вы можете нажав на кнопку
или выбрав опцию Run Macro... в меню File.
1.7 Модули
При решении достаточно сложных задач Вы скоро столкнетесь с ограниченностью макрокоманд. Для преодоления возникших проблем Вы можете попробовать написать свою программу на встроенном в Access языке программирования - Access Basic. Он представляет из себя средство визуального программирования и является диалектом языка Visual Basic. Такая процедура оформляется как Модуль.
Модуль представляет из себя совокупность объявлений (деклараций) и последовательностей исполняемых команд (процедур, функций) записанных на язаке Access Basic.
Для создания модуля нажмите на кнопку Modul в окне Базы данных, а затем на кнопке New. Вы увидете такое окно:
Это окно представляет из себя текстовый редактор, с автоматической проверкой синтаксиса при заканчивании строки, где вы можете набирать текст своей программы состояший из переменных, операторов, вызываемых функций.Basic-код(последовательность Ваших операторов) выполняется при вызове и выполнии операции в которой используется Ваша функция, при нажатии кнопки:
2. Построение небольшой базы данных
Для того чтобы лучше понять Access построим свою Базу данных. Сначала определимся какую информацию будет содержать наша База данных. База данных может содержать информацию о чем угодно: о зарплате, о торговых поставках, о больных в поликлинике, о студентах ВУЗа, о друзьях, о книгах в вашей библиотеке. Мы постоим самую простую - о студентах какого-нибудь ВУЗа. Эта База данных будет состоять из трех взаимосвязанных таблиц:
-Номер ВУЗа.
Название ВУЗа.
-Номер факультета.
Номер ВУЗа, где находится этот факультет.
Название факультета.
-Номер студента.
Номер факультета.
студента.
На каком курсе студент.
И это далеко не полный список того что мы можем знать о студенте, но ведь мы делаем небольшую Базу и этого хватит что бы понять как строить Базу данных.
Графически это может быть представлено в виде трех таблиц:
Где стрелочками показаны связи или отношения(реляции) между таблицами (т.к. Access реляционная СУБД).
Итак, начнем.
Запускаем Access и открываем Базу данных, назовем ее Students. Сначала нам надо построить три, выше описанных таблицы. Для этого нажимаем кнопку New и начнем конструировать первую таблицу. Вводим имена поле и их типы, первой записью вы можете ввести счетчик(тип counter) записей и установить первичный ключ, но это необязательно. Access при сохранении таблицы спросит: "Создать первичный ключ?" если Вы выберите Да, то он создаст новое поле с именем ID и типом counter. Дальше нам будут нужны только поля с типами Text и Number.
Эти таблицы будут выглядеть так:
1.
.
.
Дальше нам нужно установить связи между таблицами, для этого в меню Edit выберите опцию Relationships и установите связи между полями. Для установления связи выберите нужное вам поле, укажите на него мышкой и удерживая правую кнопку мыши покажите на поле с которым Вы хотите установить связь. Но здесь есть небольшое ограничение: поля между которыми Вы хотите установить связь должны быть одного типа. После установления связей наши таблицы будут выглядеть так (в данном случае мы установили связь один ко многим):
Эти связи нам нужны для облегчения поиска и выборки информации. Например при просмотре списка университетов Access автоматически устанавливает указатель(т.е. делает запись текущей) на первую запись в таблице Faculties содержащую в поле Namber_of_univer такое же число, что и в текущем поле ID таблицы Univer.
Теперь мы можем заполнить какой-либо информацией эти три таблицы. Для этого в окне Базы Данных нажмите кнопку Open или в меню View выберите опцию Datasheet. И начинайте заполнять, поля с типом Cоunter заполняются автоматически. После заполнения, содержимое этих таблиц может выглядеть, например, так:
.
2.
.
Как вы понимаете это минимальный набор информации по этой теме, но нам и его хватит.
И так на данном этапе мы имеем Базу данных состоящую из трех связанных таблиц и содержащую некоторую информацию. Дальше нам надо как-то работать с этой Базой и в первую очередь нам надо производить поиск и выборку информации. Для этого существуют запросы.
Построим несколько запросов.
.Отсортируем таблицу student в алфавитном порядке по полю name. Для этого сделаем QBE-запрос такого вида:
И если мы просмотрим Dynaset то увидим следующую таблицу:
.Дальше нам, например, может понадобиться выбрать из списка студентов всех обучающихся на первом курсе. Для этого существуют критерии выборки. Для того чтобы осуществить нужную нам выборку нам надо в QBE-запросе в поле Criteria столбца year поставить цифру 1(это значит что из таблицы Student будут выбраны все записи у которых в поле столбца year стоит 1). И если мы просмотрим Dynaset то увидим следующую таблицу:
.Так как у нас есть несколько связанных таблиц, то мы можем сделать запрос основанный на нескольких таблицах. Например, из имеющихся у нас таблиц сделаем такую выборку: Название ВУЗа, название факультета где обучается студент, имя студента и курс, отсортированную по полям name_of_university и name. Для этого подготовим такой QBE-запрос:
И если мы просмотрим Dynaset то увидим следующую таблицу:
Таким образом вы видите что Access позволяет осуществлять различную обработку информации.
Но что Вы будете делать если в Вашу Базу данных ввод информации будет осуществляется неквалифицированным пользователем. Чтобы такие люди могли спокойно работать с вашей Базой и не видели того, что им ненужно видеть, Access предусматривает такую вещь как Формуляры. Построим один.
Из предусмотренных Access способов создания формуляров выберем самый простой - это использование Конструктора формуляров. Свой формуляр сделаем на основе запроса который мы, в свою очередь сделали на основе нескольких таблиц. Из предлагаемых формуляров выберем Single-column, дальше выберем все поля и сделаем его Shadowed. После всего этого у нас должно получиться что-то вроде этого:
В этом окне можно как редактировать так и вводить новую информацию. Помимо этого, формуляры можно распечатывать на принтере. Посмотреть как будет выглядеть данный формуляр на листе бумаге Вы можете в конце работы.
Кроме формуляров Access предоставляет специальное средство для распечатки выбранной информации - Отчеты. Отчеты отличаются от формуляров одним: в отчете нельзя редактировать данные. Давайте создадим один, но основанный только на одной таблице Univer. Для этого также воспользуемся Конструктором отчетов, т.к. это более легкий и понятный способ построения чего-либо. Для этого из предлагаемых запросов и таблиц выберем таблицу Univer, потом выберем опцию группировки Groups/Totals, порядок полей в отчете оставим такой же, сгруппируем по полю name_of_university в режиме Normal, очередность сортировки в группах сделаем по оставшемуся полу ID, выберем стиль формы отчета Presentation и расположение на листе бумаги Portrait, введем имя для отчета University и нажмем кнопку Finish. Access создаст отчет, его Вы сможете увидеть в конце работы.
Обрабатывая таким образом информацию мы часто повторяем определенные последовательности операций и для того чтобы избежать этого, а также повысить эффективность общения с Базой данных и сократить время обработки данных. Access предоставляет набор Макрокоманд. В нашей Базе есть одно такое повторяющееся действие: если при каждой загрузке Базы данных мы хотим открывать сразу все наши таблицы, запросы, отчеты или что-нибудь еще, то мы можем записать последовательность макрокоманд делающих это.
Для этого создадим окно проектирования макрокоманд, здесь каждая строка может содержать одну инструкцию в колонке Action и комментарий к ней в колонке Comment. В каждой строке колонки Action есть список макрокоманд из которого выберем нужные нам макрокоманды: Opentable(Открыть таблицу), OpenQuery(Открыть запрос), OpenReport(Открыть отчет), Minimize(Минимизировать), MsgBox(Окошко сообщения) и разобьем их на макрогруппы с именами 1, 2, 3. Первая макрогруппа будет выдавать сообщение, открывать три таблицы и минимизировать их. Вторая будет выдавать сообщение, открывать запрос и минимизировать его. Третья будет выдавать сообщение, открывать отчет и минимизировать его.
Окно проектирования макрокоманд будет выглядеть так:
Теперь чтобы запустить это, надо в меню File выбрать опцию Run Macro и выбрать из списка нужную вам макрогруппу. Например, если вы запустите первую, то сначала увидите сообщение:
Если Вы нажмете на кнопку OK, то увидите что-то вроде этого:
Наша макрогруппа отработала: открыла таблицы и минимизировала их. Если вы запустите остальные, то результат будет такой же, только открыты будут запрос и отчет.
Работая с макрокомандами Вы скоро увидете, что это довольно ограниченный инструмент управления Базой данных. Помимо макрокоманд Access имеет втроенный язык програмирования - Access Basic, этот язык представляет собой диалект языка Visual Basic . Для написания программ Access предоставляет такое средство как Модуль. Модуль представляет собой небольшой текстовый редактор с проверкой ситаксиса при завершении строки. Здесь Вы можете писать свои функции и процедуры. Access Basic, как и любой язык програмирования, имеет переменные, константы, операторы цикла, условия и набор функций для выполнения различных действий.
3. Небольшая сравнительная характеристика СУБД Clipper и Access
microsoft access база данный
Проведем небольшие сравнение этих двух СУБД. Их главное различие это то что Clipper предназначен для работы в DOS, а Access - в Windows. Существует также различие в структуре обрабатываемых данных. Access, как было сказано выше, поддерживает, без конвертирования, такие форматы как dBASE, Paradox или Btrieve. Clipper в этом отношении намного беднее, он поддерживает только dDASE формат.отличается более развитым языком программирования в этом отношении он больше похож на Си, Паскаль, чем на чисто СУБД, такую как Access, например. Конечно в Access тоже входит язык программирования Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic ), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных, но более бедный.ориетирован больше на людей не занимаюшихся программированием. Он имеет очень удобный и понятный интерфейс, очень многие операции у него автоматизированы с помощью различных Конструкторов. Так же не надо придумывать и писать свой интерфейс для своей Базы данных, надо только выбрать из уже сушествующих. Clipper в этом отношении намного беднней и не имеет таких средст автоматизации проектирования и обработки данных.
На этом основные различия заканчиваются. Так как Access и Clipper являются реляционными СУБД, то основные термины практически не отличаются. И там, и там пользователь имеет дело с таблицами, полями, записями.
Список литературы
Больше работ по теме:
Предмет: Информационное обеспечение, программирование
Тип работы: Курсовая работа (т)
Новости образования
КОНТАКТНЫЙ EMAIL: [email protected]
Скачать реферат © 2017 | Пользовательское соглашение
ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПОМОЩЬ СТУДЕНТАМ